Freitagmittag im Handwerksbetrieb: Auf dem Schreibtisch der Personalabteilung stapeln sich zerknitterte Stundenzettel. Manche sind mit Kaffee befleckt, bei anderen fehlt die Unterschrift, und wieder andere sind schlicht unleserlich. Jetzt beginnt das mühsame Puzzle: War der Mitarbeiter am Dienstag auf Montage im Ausland? War das Nachtarbeit? Und wie viele Stunden Reisezeit fallen an?

Für viele KMUs im Service- und Montagebereich ist das der wöchentliche Realitätscheck. Dabei gibt es längst Lösungen, die dieses Chaos beenden. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du mit einer Zeiterfassung Monteure App und der passenden Software Lohnzuschläge automatisch berechnest und Deine HR-Abteilung massiv entlastest.

Warum die Lohnabrechnung bei Monteuren so komplex ist

Im Gegensatz zum Büroangestellten mit festen 9-to-5-Zeiten ist der Arbeitsalltag im Außendienst dynamisch. Monteure arbeiten an wechselnden Orten, zu unterschiedlichen Zeiten und unter variablen Bedingungen. Für die Lohnbuchhaltung bedeutet das Schwerstarbeit, denn jeder Tag kann anders aussehen.

Die größte Herausforderung liegt oft in der Abgrenzung: Wann endet die Reisezeit und wann beginnt die Arbeitszeit? Gilt die Fahrtzeit als Lenkzeit oder als Ruhezeit auf dem Beifahrersitz? Dazu kommen variable Bestandteile wie Spesen für den Verpflegungsmehraufwand, Nachtzuschläge bei Notdiensteinsätzen oder Feiertagsarbeit.

Das Kernproblem ist jedoch meist nicht die Komplexität an sich, sondern die Art der Erfassung. Die "Zettelwirtschaft" führt zu Übertragungsfehlern, fehlenden Belegen und oft auch zu Diskussionen mit Mitarbeitern. Wenn Zettel erst Wochen später abgegeben werden, erinnert sich niemand mehr präzise an den Arbeitsbeginn vor Ort.

Ein Kenjo-Kunde beschrieb diese Herausforderung kürzlich sehr treffend:

"Wir haben vier unterschiedliche Mitarbeitergruppen. Da sind einmal Monteure, die überwiegend unterwegs sind. Da gibt es ganz viele variable Vergütungsbestandteile wie Zuschlag, Aufschlag, Überstunden etc."

Genau diese Variabilität macht die manuelle Abrechnung so fehleranfällig.

Welche Lohnzuschläge im Außendienst wichtig sind

Bevor wir zur technischen Lösung kommen, lohnt ein Blick auf die fachlichen Grundlagen. Welche Zuschläge sind für Monteure eigentlich relevant? Hierbei muss zwischen gesetzlichen Pflichten und freiwilligen oder tariflichen Leistungen unterschieden werden.

Besonders interessant für KMUs sind die steuerfreien Sfn-Zuschläge (Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit). Sie sind ein beliebtes Mittel zur Mitarbeiterbindung, da sie netto beim Monteur ankommen, ohne die Lohnnebenkosten des Arbeitgebers unnötig in die Höhe zu treiben.

Hier ein Überblick über die gängigsten Zuschlagsarten im Außendienst:

Hinweis: Dies stellt keine Rechtsberatung dar. Bitte prüfe die steuerlichen Details immer mit Deinem Steuerberater.

Die Brücke schlagen: Von der App in die Lohnbuchhaltung

Wie bekommst Du diese komplexen Regeln nun in den Griff, ohne jeden Monat tagelang Excel-Tabellen zu wälzen? Die Antwort liegt in der Automatisierung. Eine moderne Lohnzuschläge berechnen Software verknüpft die Erfassung vor Ort direkt mit der Lohnabrechnung.

Schritt 1: Digitale Erfassung via Smartphone

Anstatt Zeiten auf Papier zu notieren, nutzen Deine Monteure eine Zeiterfassung Monteure App. Mit einem Klick auf "Start" beginnt die Arbeitszeit. Pausen werden ebenso einfach erfasst. Das Smartphone haben Deine Mitarbeiter ohnehin immer dabei.

Schritt 2: Automatische Kategorisierung

Hier passiert die Magie: Die Software im Hintergrund kennt die Regeln. Sie erkennt anhand des Datums und der Uhrzeit automatisch: "Aha, das war ein Sonntag" oder "Hier wurde nach 23 Uhr gearbeitet". Auch Überstunden werden basierend auf den hinterlegten Arbeitszeitmodellen automatisch berechnet.

Schritt 3: Übergabe an die Payroll

Am Monatsende exportierst Du die fertig berechneten Lohnarten einfach an Dein Lohnbüro oder DATEV. Kein Abtippen, keine Rechenfehler.

Geolocation und digitale Stempeluhren

Ein häufiger Streitpunkt ist der genaue Arbeitsort. Moderne Apps nutzen Geolocation-Daten beim Ein- und Ausstempeln. Das schafft Vertrauen und dient als objektiver Nachweis gegenüber Kunden (für die Rechnung) und dem Finanzamt (für steuerfreie Reisekosten). Du weißt genau, wann Dein Mitarbeiter auf der Baustelle angekommen ist.

Vorteile der automatisierten Zuschlagsberechnung

Warum solltest Du in eine Software investieren? Ganz einfach: Es rechnet sich – sowohl finanziell als auch nervlich. Die Automatisierung bringt Vorteile für alle Beteiligten.

Zusätzlich sorgt die Software für die Einhaltung gesetzlicher Pausen- und Höchstarbeitszeiten, da sie Warnmeldungen ausgeben kann, wenn Grenzen überschritten werden. Das schützt Dich als Geschäftsführer vor Haftungsrisiken.

Checkliste: Darauf solltest Du bei der Softwarewahl achten

Der Markt für Personalverwaltungssoftware ist groß. Wenn Du speziell nach einer Lösung für variable Vergütung und Zuschläge im Außendienst suchst, sollten folgende Punkte auf Deiner Checkliste stehen:

• Intuitive Bedienung: Die App muss so einfach sein, dass jeder Monteur sie ohne Schulung bedienen kann. Große Buttons, klare Sprache.
• Flexibles Zuschlags-Management: Kannst Du eigene Regeln für Deine Reisekostenabrechnung Monteure hinterlegen? (z. B. "Ab der 9. Stunde 25% Aufschlag").
• Schnittstellen: Funktioniert der Datenexport zu Deinem Lohnbüro oder DATEV reibungslos?
• Plattformunabhängigkeit: Läuft die App sowohl auf Android als auch auf iOS?
• Digitale Urlaubs- und Abwesenheitsplanung: Idealerweise ist die Zeiterfassung direkt mit dem Urlaubsplaner verknüpft.

Zusammenfassung

Die manuelle Berechnung von Zuschlägen bei Monteuren ist nicht nur ein Zeitfresser, sondern auch eine ständige Fehlerquelle. Wer heute noch Stundenzettel abtippt, verliert wertvolle Ressourcen. Die digitale Zeiterfassung via App bildet die Basis für korrekte Daten. Spezialisierte Software wandelt diese Zeitdaten dann automatisch in die korrekten Lohnarten um und beachtet dabei Steuerfreiheiten und Zuschläge.

Das Ergebnis: Mehr Rechtssicherheit, weniger Diskussionen mit Mitarbeitern und eine massive Entlastung Deiner Personalabteilung.

Nächster Schritt für Deine Personalverwaltung

Du möchtest die Abrechnung Deiner Monteure und Außendienstler vereinfachen und Dich endlich von der Zettelwirtschaft verabschieden?

Mit Kenjo digitalisierst Du nicht nur die Zeiterfassung, sondern automatisierst auch komplexe Lohnstrukturen und Zuschläge. So haben Deine Mitarbeiter mehr Zeit für den Kunden und Du mehr Sicherheit in der Abrechnung.