Elektronische Entgeltersatzleistung (EEL): Definition & Überblick

Du fragst dich, was Elektronische Entgeltersatzleistung (EEL) genau ist und warum das Thema auch für dich als HR-Verantwortlicher oder Lohnabrechner so wichtig ist? Kurz gesagt, EEL ist das digitale Meldeverfahren für alle Zahlungen, die statt deines regulären Gehalts fließen – also zum Beispiel Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Elterngeld oder Pflegeunterstützungsgeld. Anstelle von Papierformularen erzeugst du eine standardisierte Datei im DTA EEL-Format und übermittelst sie elektronisch an die entsprechenden Krankenkassen, Familien- oder Pflegekassen.

Deine Vorteile auf einen Blick:

• Geschwindigkeit: Meldungen werden sofort digital übermittelt – keine Postlaufzeiten.

• Automatische Validierung: Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen schon beim Upload.

• Standardisierung: Einheitliches Datenformat, das Fehler reduziert und Nachfragen minimiert.

• Digitaler Nachweis: Alle Quittungen und Logs sind revisionssicher archiviert.

In diesem Guide zeige ich dir Schritt für Schritt den kompletten Ablauf, die rechtlichen Grundlagen und jede Menge Best Practices, damit du das EEL-Verfahren sicher und effizient in deinem Unternehmen umsetzt. Lass uns direkt loslegen!

Was ist die Elektronische Entgeltersatzleistung (EEL)?

EEL steht für das maschinelle Meldeverfahren aller Entgeltersatzleistungen. Unter Entgeltersatzleistungen fallen Zahlungen, die deinen Mitarbeitenden statt des regulären Arbeitsentgelts zustehen, zum Beispiel:

• Krankengeld, wenn jemand länger krankgeschrieben ist

• Mutterschaftsgeld, rund um die Geburt

• Elterngeld, während der Elternzeit

• Pflegeunterstützungsgeld, wenn Angehörige betreut werden

Früher hast du für jede Zahlung aufwändige Papierformulare ausgefüllt und per Post verschickt. Heute erzeugt deine Lohn- oder HR-Software eine DTA EEL-Datei (XML oder EDIFACT) mit allen Pflichtangaben: Versichertennummer, Leistungsnummer, Leistungszeitraum, Entgeltbetrag und spezifische Schlüsselzahlen. Nach dem Upload erhältst du eine elektronische Quittung, die dir sofort Rückmeldung über den Status („OK“ oder Fehlerliste) gibt. Das bedeutet: Du korrigierst Fehler direkt in der Software und sendest neu – ohne zusätzliche Briefmarken oder Laufzeiten.

Mit EEL stellst du sicher, dass Mitarbeitende ihre Leistungen pünktlich erhalten und du keine Bußgelder wegen fehlerhafter oder verspäteter Meldungen riskierst.

Entgeltbescheinigung vs. elektronische Entgeltbescheinigung

Bevor du komplett ins EEL-Verfahren eintauchst, lohnt sich ein Blick auf den Unterschied zwischen der klassischen Entgeltbescheinigung und der modernen elektronischen Entgeltbescheinigung:

1. Klassische Entgeltbescheinigung (Papier):

• Erstellung: Du füllst ein vorgefertigtes PDF oder Formular per Hand oder digital aus.

• Versand: Dokument ausdrucken, unterschreiben, abstempeln, frankieren und per Post verschicken.

• Aufwand & Risikofaktoren: Jeder manuelle Schritt – vom Ausfüllen bis zum Frankieren – ist fehleranfällig. Falsche Daten führen zu Rückläufern und erneutem Versand.

• Bearbeitungszeit: Postlaufzeit plus interne Prüfzyklen können Tage oder Wochen dauern.

2. Elektronische Entgeltbescheinigung (EEL-Datei):

• Automatisierung: Deine HR-Software erstellt automatisch eine standardisierte DTA EEL-Datei mit allen notwendigen Feldern (Versichertennummer, Leistungsnummer, Zeitraum, Entgelt usw.) im XML- oder EDIFACT-Format.

• Übertragung: Datei wird per TLS-gesichertem Webservice oder Secure-FTP direkt an die Annahmestelle verschickt – kein Ausdrucken mehr nötig.

• Plausibilitätsprüfung: Beim Upload prüft das System Vollständigkeit und Logik, Rückmeldungen kommen binnen Stunden.

• Vorteile: Deutlich schnellere Bearbeitung und Auszahlung, geringere Fehlerquote, digitale Archivierung ohne Papierchaos und lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Mit der elektronischen Variante sparst du nicht nur Zeit, sondern erhöhst auch die Prozesssicherheit und Transparenz in deinem HR-Workflow.

Gesetze & Vorschriften

Damit du EEL rechtskonform einsetzen kannst, musst du einige gesetzliche und technische Vorgaben kennen:

1. § 107 SGB IV

   • Regelt die Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Meldedaten an die Sozialversicherung.

   • Verankert die Verantwortung der Arbeitgeber für Fristwahrung und Datenvollständigkeit.

2. DTA EEL-Standard

   • Einheitliches Austauschformat (XML/EDIFACT) für ­Entgeltersatzmeldungen.

   • Version 12 seit dem 1. Januar 2024 im Einsatz; Version 13 (mit erweiterten Schlüsselzahlen) ab Q4 2025 geplant.

   • Definiert Header-Daten, Datensatzstrukturen, Pflichtfelder und Schlüsselnummern.

3. Technische Spezifikationen

   • Datenübertragung ausschließlich per Secure-FTP oder Webservice (SOAP/REST) mit TLS-Verschlüsselung.

   • Regelmäßige Software-Updates nötig, um neue DTA-Versionen und Sicherheitspatches einzuspielen.

4. Datenschutz & DSGVO

   • Mitarbeiterdaten sind hochsensibel – setze Zertifikate, verschlüsselte Übertragungswege und Zugangskontrollen ein.

   • Führe Protokolle, um im Falle einer Prüfung alle Übertragungen und Quittungen nachvollziehen zu können.

5. Aktualität & Dokumentation

   • Lade dir regelmäßig die neuesten Technischen Spezifikationen beim GKV-Spitzenverband herunter.

   • Dokumentiere alle Prozessschritte und Änderungen in einem internen Handbuch oder Wiki.

So stellst du sicher, dass dein EEL-Verfahren nicht nur technisch, sondern auch rechtlich auf solidem Fundament steht.

Welche Entgeltersatzleistungen fallen unter EEL?

Im EEL-Verfahren werden folgende Leistungen elektronisch gemeldet:

• Krankengeld (ab dem 7. Krankheitstag)

• Mutterschaftsgeld (6 Wochen vor bis 8 Wochen nach der Entbindung)

• Elterngeld (bis zu 14 Monate, anteilig auf Eltern verteilt)

• Pflegeunterstützungsgeld (für pflegende Angehörige)

• Arbeitslosengeld im Teilmeldeverfahren

Kurz-Checklist für jede Meldung:

1. Leistungstyp auswählen und Leistungsnummer (z. B. 201 = Krankengeld, 301 = Mutterschaftsgeld) richtig zuordnen

2. Leistungszeitraum (Beginn & Ende) definieren

3. Brutto-Entgeltbetrag berechnen

4. Relevante Schlüsselzahlen ergänzen (z. B. Kinderzahl, Abwesenheitsgrund)

Jede Leistung hat spezifische Leistungsnummern und Schlüsselzahl-Codes. Achte darauf, in deiner Software die richtigen Nummern zu hinterlegen – fehlerhafte Codes führen zur Ablehnung deiner Datei und verzögern den gesamten Prozess.

DTA EEL – So funktioniert das Meldeverfahren

Der EEL-Ablauf lässt sich in fünf zentrale Schritte gliedern:

1. Datenexport aus der HR-/Lohnsoftware

   • Mitarbeiter auswählen, Versichertennummern prüfen und persönliche Daten aktualisieren.

   • Leistungstyp und Leistungszeitraum eingeben.

   • Entgeltbetrag berechnen und ggf. Besonderheiten (z. B. Teilzeit, Mehrfachbeschäftigung) berücksichtigen.

2. Generierung der DTA EEL-Datei

   • Software erstellt eine XML- oder EDIFACT-Datei mit:

     • Header (SenderID, EmpfängerID, Erstellungsdatum)

     • Datensätze mit Pflichtfeldern und Schlüsselzahlen

     • Checksumme zur Datenintegrität

3. Übertragung an die Annahmestelle

   • Wahlweise per Secure-FTP oder Webservice (SOAP/REST).

   • TLS 1.2/1.3 sorgt für verschlüsselte, vertrauenswürdige Verbindung.

   • Automatisierte Sendeprotokolle dokumentieren jeden Schritt.

4. Plausibilitätsprüfung & elektronische Quittung

   • Die Annahmestelle validiert die Datei auf Struktur und Inhalt.

   • Quittungsstatus innerhalb weniger Stunden:

     • OK: Datei wird an den Leistungsträger weitergeleitet.

     • Fehler: Liste der fehlerhaften Datensätze mit genauen Fehlermeldungen.

5. Weiterleitung und Auszahlung

   • Nach erfolgreicher Prüfung leitet die Kasse die Daten an den jeweiligen Leistungsträger (Familienkasse, Pflegekasse, Arbeitsagentur) weiter.

   • Mitarbeitende erhalten ihre Zahlungen pünktlich auf ihr Konto.

Infografik (ALT: “Prozess Elektronische Entgeltersatzleistung”)
Zeichne ein Dreieck oder Flussdiagramm mit den Stationen:
HR-Software → Annahmestelle → Leistungsträger

Mit diesem strukturierten Ablauf vermeidest du manuelle Fehler, minimierst Rückfragen und beschleunigst die Auszahlung spürbar.

Fristen & Timing der EEL-Meldungen

• Automatischer Versand: Viele Systeme verschicken automatisch zum definierten Termin.

• Puffer einplanen: Bereite deine Daten frühzeitig vor, um Rückfragen zu vermeiden.

• Fristüberschreitung vermeiden: Verspätete Meldungen führen zu Zahlungsverzögerungen und möglichen Bußgeldern.

• Reminder: Richte interne Erinnerungen 1–2 Wochen vor Ablauf der Frist ein.

Mit einem klaren Zeitmanagement und automatisierten Prozessen stellst du sicher, dass alle Meldungen fristgerecht bei den Annahmestellen ankommen.

Wer empfängt meine EEL-Meldung?

Je nach Leistungsart landen deine Meldungen bei unterschiedlichen Empfängern:

• Krankenkassen – für Krankengeld und Mutterschaftsgeld

• Familienkassen – für Elterngeld

• Pflegekassen – für Pflegeunterstützungsgeld

• Agentur für Arbeit – für das Teilmeldeverfahren Arbeitslosengeld

Jede Annahmestelle verwendet eine eindeutige Empfänger-ID. Sorge dafür, dass deine Software diese IDs stets aktuell hat – falsche IDs führen zu Ablehnungen und Verzögerungen. In der Regel kannst du die IDs direkt aus den technischen Spezifikationen des GKV-Spitzenverbands importieren oder manuell pflegen.

Pflichtfelder & Schlüsselzahlen im DTA EEL

Damit deine DTA EEL-Datei akzeptiert wird, müssen folgende Felder und Codes korrekt ausgefüllt sein:

Viele HR- und Lohnsysteme bieten vordefinierte Mappings an, die dir helfen, die richtigen Codes zu wählen und Tippfehler zu vermeiden. Implementiere zudem eine interne Plausibilitätsprüfung, die vor dem Versand sicherstellt, dass alle Pflichtfelder gefüllt sind und die Formate stimmen.

Ausnahmen im EEL-Verfahren

Nicht immer läuft alles über den Standard:

• Organ- und Pflegeversicherungs­geld: Abweichende Leistungsnummern und zusätzliche Felder

• Zeitwertkonten-Fälle: Mehrfachbeschäftigung und variable Entgeltbestandteile

• EU-Auslandsfälle: Sonderregelungen für grenzüberschreitende Sachverhalte

Für diese Ausnahmen empfiehlt es sich, regelmäßig die Ergänzungstabellen und Sonderkapitel aus den Technischen Spezifikationen des GKV-Spitzenverbands zu prüfen. Lege in deinem System eigene Templates oder Workflows für Sonderfälle an, damit du im Bedarfsfall schnell reagieren kannst.

7 Best Practices für eine fehlerfreie EEL-Meldung

1. Daten­synchronisation täglich: Halte HR- und Lohnsysteme automatisch abgeglichen.

2. Interne Plausibilitätschecks: Lass dein System vor dem Versand alle Pflichtfelder prüfen.

3. Vorlagen & Templates: Standardisiere Meldungen je Leistungstyp.

4. Regelmäßige Schulungen: Informiere dein Team zu neuen DTA-Versionen und gesetzlichen Änderungen.

5. Backup & Archivierung: Speichere Originaldateien und Quittungen automatisiert in einem geschützten Archiv.

6. Monitoring & Alerts: Setze automatische Benachrichtigungen bei Quittungsfehlern auf.

7. Dokumentation zentral: Pflege ein internes Wiki für Sonderfälle und wiederkehrende Fragen.

Mit diesen Maßnahmen reduzierst du Fehler, beschleunigst Abläufe und stellst garantiert fristgerechte Meldungen sicher.

Häufige Fragen zur Elektronischen Entgeltersatzleistung

1. Muss ich als Kleinbetrieb EEL nutzen?
Ja, ab 10 Mitarbeitern ist das Verfahren verpflichtend und keine Option mehr.

2. Was passiert bei Fristüberschreitung?
Verzögerte Zahlungen für Mitarbeitende, Rückfragen und mögliche Bußgelder drohen.

3. Kann ich mehrere Leistungen in einer DTA-Datei bündeln?
Ja, DTA EEL erlaubt mehrere Datensätze pro Datei – einfach pro Datensatz Leistung und Zeitraum definieren.

4. Wie oft wird der DTA-Standard aktualisiert?
In der Regel jährlich zum 1. Januar; Zwischenversionen können bei dringenden Änderungen erscheinen.

5. Wie sichere ich sensible Mitarbeiterdaten?
Nutze ausschließlich TLS-verschlüsselte Übertragungswege, dokumentiere Zugriffe und Quittungen gemäß DSGVO.

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