Verpflegungsmehraufwand: Definition, Berechnung und Kürzungsmöglichkeiten

Wenn Deine Arbeitnehmer auf Geschäftsreise gehen, steht ihnen je nach Land oder Stadt und Dauer der Geschäftsreise ein bestimmter Betrag steuerfrei zur Verfügung: Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand. Damit sollen die zusätzlichen Ausgaben ausgeglichen werden, die ihnen entstehen, wenn sie unterwegs essen oder auswärts schlafen müssen.

Diese Pauschalen werden auch "Tagespauschalen” genannt. Das Bundesfinanzministerium definiert diese und andere Vorschriften für die Abrechnung von berufsbedingten Dienstreisen mindestens einmal im Jahr neu. Diese Änderungen müssen für eine korrekte Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. Wir von Kenjo haben Dir als Arbeitgeber die wichtigsten Informationen zum "Verpflegungsmehraufwand" zusammengefasst.

Was ist ein Verpflegungsmehraufwand?

Geschäftsreisende erhalten ein Tagesgeld pro Kalendertag als Ausgleich für zusätzliche Ausgaben für Mahlzeiten während der Geschäftsreise. Die Höhe des Tagesgeldes richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit von zu Hause und nach dem Schwerpunkt der Aufgabe des Geschäftsreisenden.

Die Höhe der Verpflegungspauschale in Deutschland:

• Pro vollem Kalendertag Abwesenheit: 28 EUR
• Bei eintägigen Reisen und einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: EUR 14
• Bei mehrtägigen Reisen für den Abreise- und den Rückreisetag, wenn der Reisende auswärts untergebracht ist: je EUR 14

Erhält der Geschäftsreisende die Option auf freie Verpflegung, werden 20% (5,60 EUR) für das Frühstück und jeweils 40% für Mittag- und Abendessen (11,20 EUR) vom Tagegeld abgezogen. Bei Vollpension gibt es kein restliches Tagesgeld. Das gilt auch, wenn die Verpflegungsgebühren in den erstattungsfähigen Reisekosten, im Übernachtungsgeld oder in zusätzlichen Ausgaben (z. B. Mahlzeiten während eines Fluges) enthalten sind.

Dauert die Dienstreise länger als 14 Tage am selben auswärtigen Dienstort, wird das Tagesgeld ab dem 15. Tag um 50% gekürzt.

Wann hat man Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?

Der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand besteht in der Regel dann, wenn eine Dienstreise angetreten wird und sich Dein Arbeitnehmer auswärts aufhält. Dies bedeutet, dass Dein Arbeitnehmer seine Wohnung oder seine regelmäßige Arbeitsstätte für eine bestimmte Zeit verlässt und an einem anderen Ort tätig wird. Für die Dauer der Abwesenheit können dem Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen entstehen, die er steuerlich geltend machen kann. 

Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich auf die zusätzlichen Kosten für Verpflegung, die durch die Abwesenheit entstehen, also beispielsweise für Frühstück, Mittagessen und Abendessen. In Deutschland gibt es für Inlands- und Auslandsreisen unterschiedliche Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, die je nach Dauer und Zielort der Reise variieren.

Was ist der Unterschied zwischen Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschale?

Der Unterschied zwischen Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschale liegt in der Art und Weise, wie die Kosten für die Verpflegung während einer Dienstreise steuerlich berücksichtigt werden.

Der Verpflegungsmehraufwand umfasst die tatsächlichen Kosten, die einem Arbeitnehmer während einer Dienstreise für die Verpflegung entstehen. Hierbei handelt es sich um eine Art Kostenersatz, da der Arbeitnehmer durch die Abwesenheit von seiner Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte zusätzliche Verpflegungskosten hat. Der Verpflegungsmehraufwand wird in der Regel durch eine Pauschale pro Tag oder halben Tag berechnet und vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet.

Die Verpflegungspauschale hingegen ist ein Steuerfreibetrag, der Deinem Arbeitnehmer automatisch zusteht, wenn er sich aus beruflichen Gründen an einem anderen Ort aufhält. Die Verpflegungspauschale wird unabhängig von den tatsächlichen Kosten für die Verpflegung gewährt und dient dazu, die mit der Dienstreise verbundenen Verpflegungskosten pauschal abzudecken. Auch hier gibt es in der Regel unterschiedliche Pauschalen für Inlands- und Auslandsreisen, die je nach Dauer und Zielort der Reise variieren.

Zusammenfassend kann man sagen, dass der Verpflegungsmehraufwand die tatsächlich entstandenen Kosten für die Verpflegung während einer Dienstreise umfasst, während die Verpflegungspauschale eine pauschale Erstattung der Verpflegungskosten darstellt, die unabhängig von den tatsächlichen Kosten gewährt wird.

Worauf muss man beim Verpflegungsmehraufwand achten?

Beim Verpflegungsmehraufwand gibt es einige wichtige Punkte, auf die man achten sollte:

• Zeitliche Begrenzung: Der Verpflegungsmehraufwand kann nur für die Dauer der Abwesenheit geltend gemacht werden. Bei Inlandsreisen beträgt die Höchstdauer 3 Monate, bei Auslandsreisen hingegen 6 Monate.
• Reiseziel: Je nach Zielort können unterschiedliche Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand gelten. Es ist wichtig, sich im Vorfeld über die jeweiligen Pauschalen zu informieren und diese korrekt zu berücksichtigen.
• Nachweis: Um den Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen zu können, müssen die tatsächlich entstandenen Kosten nachgewiesen werden. Hierzu sollten Belege über die Verpflegungskosten (z.B. Kassenbons, Rechnungen) aufbewahrt werden.
• Kürzungen: Unter bestimmten Umständen kann der Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden, z.B. wenn Du als Arbeitgeber bereits eine Mahlzeit gestellt hast oder Dein Arbeitnehmer keine zusätzlichen Kosten für die Verpflegung hatte.
• Berücksichtigung anderer Vergütungen: Der Verpflegungsmehraufwand wird in der Regel steuerfrei von Dir als Arbeitgeber erstattet. Dabei ist jedoch zu beachten, dass der Verpflegungsmehraufwand mit anderen Vergütungen, wie z.B. dem Kilometergeld, zusammengefasst wird. Hierdurch kann es dazu kommen, dass der Verpflegungsmehraufwand steuerpflichtig wird.
• Dokumentation: Um mögliche Rückfragen des Finanzamts beantworten zu können, sollten alle Angaben zum Verpflegungsmehraufwand genau dokumentiert werden. Hierzu gehören z.B. die genauen Reisedaten, die berechneten Pauschalen und die tatsächlich angefallenen Kosten.

Insgesamt ist es wichtig, sich im Vorfeld über die genauen Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand zu informieren und bei der Abrechnung sorgfältig vorzugehen, um mögliche Fehler oder Probleme zu vermeiden.

Verpflegungsmehraufwand Deutschland 2024

Die Höhe der Verpflegungspauschale in Deutschland berechnet sich nach der Dauer der Reise. Hier eine übersichtliche Liste:

Verpflegungsmehraufwand Ausland 2024

Hier findest Du als Arbeitgeber Informationen über die Höhe des Auslandstagegeldes pro Kalendertag bei 24-stündiger Abwesenheit und länger. Auf der Seite “SIS Online Nachrichten Steuerrecht” sind die Kosten pro Land und in Bezug auf die Pauschalbeträge für Verpflegungsmehr­aufwendungen bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag, für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag aufgelistet.

Verpflegungsmehraufwand Deutschland 2025

Im Jahr 2025 werden die Sachbezugswerte für Verpflegung in Deutschland voraussichtlich erhöht. Der monatliche Wert für Verpflegung soll von 313 Euro auf 333 Euro steigen. Für die einzelnen Mahlzeiten ergeben sich pro Kalendertag folgende Beträge:

• Frühstück: 2,30 Euro (2024: 2,17 Euro)
• Mittagessen: 4,40 Euro (2024: 4,13 Euro)
• Abendessen: 4,40 Euro (2024: 4,13 Euro)
  
  

• Für das Frühstück sind es 69 Euro (im Vergleich zu 65 Euro im Jahr 2024).
• Das Mittag- und Abendessen schlagen jeweils mit 132 Euro zu Buche (gegenüber 124 Euro im Vorjahr).

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand berechnet?

Der Verpflegungsmehraufwand wird in der Regel pauschal berechnet und ist abhängig von der Dauer der Dienstreise und dem Reiseziel.

Für Inlandsreisen gibt es eine Staffelung, die wie folgt aussieht:

• Bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
• Bei Abwesenheit von mehr als 14 Stunden: 28 Euro
• Bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: 28 Euro für den An- und Abreisetag, 14 Euro für jeden vollen Kalendertag dazwischen

Für Auslandsreisen gibt es je nach Land und Region unterschiedliche Pauschalen. Diese können zum Beispiel auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen eingesehen werden.

Es ist zu beachten, dass der Verpflegungsmehraufwand nur für volle Kalendertage oder halbe Tage (bei Abwesenheit von weniger als 8 Stunden) gezahlt wird. Der An- und Abreisetag zählt in der Regel als halber Tag. Zudem kann der Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden, wenn der Arbeitgeber bereits eine Mahlzeit gestellt hat oder der Arbeitnehmer keine zusätzlichen Kosten für die Verpflegung hatte.

Es ist wichtig, dass der Arbeitnehmer die tatsächlich entstandenen Kosten durch Belege nachweisen kann. Werden die Pauschalen überschritten, können die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Wichtig ist jedoch, dass der Arbeitnehmer den Nachweis erbringt und die Belege aufbewahrt.

Es ist zu beachten, dass der Verpflegungsmehraufwand nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für Selbständige und Freiberufler gelten kann. Hierbei gelten jedoch teilweise abweichende Regelungen, die individuell zu prüfen sind.

Wann kann der Pauschalsatz gekürzt werden? 

Der Pauschalsatz für den Verpflegungsmehraufwand kann gekürzt werden, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit stellt oder der Arbeitnehmer keine zusätzlichen Kosten für die Verpflegung hat. In diesem Fall darf der Arbeitnehmer den Pauschalsatz nur anteilig für die Mahlzeiten, die ihm nicht gestellt wurden oder für die er zusätzliche Kosten hatte, geltend machen.

Wer zahlt den Verpflegungsmehraufwand?

Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand haben Deine Angestellten, sobald sie eine Dienstreise unternehmen und normalerweise erstattest Du als Arbeitgeber dann den Verpflegungsmehraufwand.

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand versteuert?

Sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen können in Höhe der gesetzlichen Pauschalen von Dir als Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden.

So hilft Dir Kenjo

Egal ob Deine Arbeitnehmer im Außendienst arbeiten oder nur ab und zu auf Dienstreise gehen: Irgendwann ist Deine Firma so groß, dass Prozesse wie den Verpflegungsmehraufwand zu berechnen Dir über den Kopf wachsen. Dies hat nicht nur mit der Größe Deines Unternehmens zu tun, sondern auch mit der Komplexität von Reisebuchungen.

Abhilfe schafft da Kenjo: Mit unserer digitalen All-In-One HR-Lösung kriegst Du Deine Reiseprozesse in den Griff, sparst wertvolle Zeit und Geld und steigerst nebenbei noch die Mitarbeiterzufriedenheit. Buche jetzt eine Demo mit unserem Expertenteam oder teste Kenjo noch heute 14 Tage lang gratis.