Alles was du über Reisekostenabrechnung wissen musst - inklusive kostenlose Vorlage

Nach einer Geschäftsreise bleibt es Deinen Mitarbeitern oft nicht erspart, eine Reisekostenabrechnung erstellen zu müssen. Auf den ersten Blick scheint die Abrechnung schnell erledigt zu sein, doch bei der Erstellung gibt es einige Dinge zu beachten. In unserem Artikel erfährst Du alles, was Du über Reisekostenabrechnungen wissen musst. Zusätzlich unterstützt Kenjo Dich mit einer Reisekostenabrechnung Vorlage, damit Du Dich nicht selbst mit der Erstellung rumplagen musst.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung ist ein physisches oder digitales Dokument, das alle relevanten Ausgaben einer Dienstreise dokumentiert, einschließlich der ausgegebenen Beträge, des Datums und der Dauer der Reise. Einer Reisekostenabrechnung werden in der Regel auch die Originalbelege beigefügt, damit das Unternehmen bei einer Steuerprüfung die Ausgaben nachweisen kann. 

Bei Reisekosten kann es sich zum Beispiel um Übernachtungs- und Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten handeln. Die Abrechnung ist für Dich als Arbeitgeber wichtig, da Unternehmen Reisekosten steuerlich geltend machen können oder die Mitarbeiter ihre Ausgaben von Dir über die Reisekostenabrechnung erstattet bekommen.

Müssen Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Dementsprechend bist Du als Unternehmer auch nicht verpflichtet, Deinen Mitarbeitern die Reisekosten oder Übernachtungspauschalen zu erstatten. Tust Du dies nicht, können Deine Arbeitnehmer die Kosten über ihre Einkommensteuererklärung absetzen.

Der Normalfall ist aber, dass Du dem Arbeitnehmer die Kosten für Dienstreisen erstattest. In diesem Fall müssen sie dann eine Reisekostenabrechnung abgeben. Wichtig dabei ist zu beachten, dass nicht jede auswärtige Tätigkeit eine Dienstreise ist. Es liegt im Ermessen des Unternehmens, die Regeln für die Reisekostenabrechnung festzulegen.

Was zählt zu den Reisekosten?

Bevor man eine Reisekostenabrechnung aufsetzt, ist es wichtig zu wissen, welche Kosten alle inkludiert sind. Zu den Reisekosten zählen z.B. Flug- und Fahrtkosten (also Transportleistungen allgemein), Übernachtungskosten und Verpflegungskosten. Alle weiteren Kosten sind dann den Reisenebenkosten zuzuordnen. Siehe dazu unser Kapitel “Reisenebenkosten”.

Was zählt als Dienstreise?

Zu den Geschäftsreisen werden alle Reisetätigkeiten gezählt, die aus beruflichen Gründen getätigt werden. Vom Finanzamt werden alle Reisen, die außerhalb des steuerlichen Wohnsitzes stattfinden, die länger als ein gewöhnlicher Arbeitstag dauern und bei denen Deine Mitarbeiter auswärts schlafen müssen, als Dienstreisen definiert. Sie dürfen also nicht zu Hause übernachten, um die Kosten später erstattet oder von der Steuer absetzen zu können. Reisen zu Seminaren, Tagungen und beruflichen Veranstaltungen zählen ebenfalls dazu. Bei Kundenterminen in derselben Stadt handelt es sich hingegen nicht um eine Geschäftsreise.

Welche Vorgaben gibt es bei der Reisekostenabrechnung?

Obwohl es keine formalen Anforderungen an die Reisekostenabrechnung gibt, und sie theoretisch auch per Hand geschrieben werden kann, sollte im Optimalfall ein standardisiertes Dokument erstellt werden, welches folgende Informationen enthält:

• Wer hat die Geschäftsreise unternommen (Name, Abteilung, Steuernummer)?
• Wie lange hat die Reise gedauert?
• Wann hat die Reise begonnen und wann hat sie geendet? (Datum)
• Was war das Ziel der Reise?
• Was war der Zweck der Reise?
• Welche Nebenkosten gab es?

Die Reisekostenabrechnung muss von dem jeweiligen Mitarbeiter unterschrieben werden. Außerdem sind alle Belege für die entstandenen Kosten beizufügen. Sind keine Belege mehr vorhanden, kann in Ausnahmefällen ein sogenannter "Eigenbeleg" beigefügt werden.

Was gilt als Eigenbeleg?

Wenn man bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung bemerkt, dass eine Rechnung oder eine Quittung verlorengegangen ist oder nicht ausgestellt wurde, kann man als Ersatz einen Eigenbeleg erstellen. Dieser wird vom Finanzamt als Ersatzbeleg anerkannt. Auf dem Eigenbeleg sollten Arbeitnehmer angeben, wie viel bezahlt wurde, wofür die Rechnung ausgestellt wurde und wann und an wen der Betrag gezahlt wurde.

Reisekostenabrechnung Vorlage

Wenn innerhalb eines Unternehmens noch keine Reisekostenabrechnung Vorlage vorliegt, weil das Unternehmen noch nicht lange besteht oder noch nie eine Reisekostenabrechnung erstellt wurde, ist es aufwendig, eine Abrechnung zu erstellen. Es fehlen die nötigen Informationen oder die Zeit, um die Reisekostenabrechnung Vorlage zu erstellen. Abhilfe schafft dabei Kenjo! 

Unsere Reisekostenabrechnung Vorlage beinhaltet alle wichtigen Informationen, an denen Du Dich orientieren kannst. Die Formulierungen können entweder übernommen oder noch  angepasst werden. Lade noch heute unsere kostenlose Reisekostenabrechnung Vorlage herunter.

Was sind Reisenebenkosten?

Zu den Reisenebenkosten zählen alle Kosten, die im Rahmen einer Reise entstehen, aber nicht zu den Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungskosten gehören. Zu den Reisenebenkosten gehören laut Bundesfinanzministerium folgende Posten:

1. Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
2. Telekommunikation und Schriftverkehr 
3. Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen
4. Verlust von auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände
5. Private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können 

Ausgaben, die privater Natur sind, gehören nicht zu den Reisenebenkosten.

Welche Reisekosten kann man erstatten?

Bei der Frage, welche Reisekosten erstattet werden, muss zwischen verschiedenen Sachverhalten unterschieden werden. So werden z.B. Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten ohne Abzug erstattet. Anders verhält es sich bei der Verpflegung, für die eine Pauschale gezahlt wird. Diese orientiert sich an der Dauer der Tätigkeit. Ähnlich verhält es sich bei Auslandsreisen, da auch hier eine Pauschale gezahlt wird. Die Höhe dieser Summe variiert je nach Reiseland. Wichtig: Die Erstattung der Reisekosten ist steuerfrei.

Was sind Reisekostenpauschalen?

Im Zusammenhang mit den Reisenebenkosten ist auch immer wieder von der Reisekostenpauschale die Rede. Doch woraus besteht diese Reisekostenpauschale genau? Auf der einen Seite besteht sie aus dem Verpflegungsmehraufwand und auf der anderen Seite aus den Übernachtungskosten. Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich auf die Kosten, wenn der Arbeitnehmer sich außerhalb der gewohnten Umgebung aufgrund einer Dienstreise befindet und er deshalb höhere Ausgaben hat. 

Daher wird ein Pauschalbetrag gezahlt. Wenn es sich z.B. um eine eintägige Auswärtstätigkeit handelt und die Abwesenheit von der Wohnung oder der Tätigkeitsstätte mehr als 8 Stunden beträgt, liegt der Pauschalbetrag bei 14 Euro. Für Übernachtungen erhalten Dienstreisende pauschal 20,00 Euro, wenn keine oder geringere Kosten als 20,00 Euro entstanden sind.

Reisekostenpauschale 2022 für Dienstreisen im Inland

Um die Verpflegungspauschale zu erhalten, muss ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen mehr als 8 Stunden auf Dienstreise sein und selbst für die Verpflegungskosten aufkommen. Wenn der Arbeitgeber die Kosten für die Verpflegung übernimmt, wird die Pauschale reduziert.

Bei der Verpflegungs- und Übernachtungspauschale sehen die Werte wie folgt aus:

• Mehr als 8 Stunden: 14 €
• Ab 24 Stunden: 28 €
• An- und Abreisetag: 14 € pro Tag
  
  

Wie kann Kenjo Dir helfen

Das Erstellen von Reisekostenabrechnungen nimmt innerhalb von Unternehmen oft einen großen Platz ein. Mit Hilfe von Kenjo, der Full-Service-Lösung für die HR-Welt, können Unternehmen jetzt nicht nur ihre Prozesse verschlanken, sondern gleichzeitig auch das Personalwesen entlasten und den Fokus auf wichtige Themen wie Recruiting und Performance-Management legen. 

Im Bereich des Recruitment deckt Kenjo von den Bewerbungen, über die Bewerbungsgespräche, bis hin zur Einarbeitung den gesamten Weg einer Bewerbung ab. Sobald der Bewerber im Unternehmen arbeitet, kann er dann mit Hilfe des Performance-Managements seine Stärken zur Geltung bringen. Teste Kenjo noch heute 14 Tage kostenlos.

Disclaimer:

Wir möchten betonen, dass sämtliche Inhalte auf unserer Website, einschließlich möglicher Rechtsbeiträge, ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken dienen und keine rechtliche Beratung im eigentlichen Sinne darstellen. Die bereitgestellten Informationen ersetzen keine persönliche und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre individuelle Situation abgestimmt ist. Wir übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen.