Die 5 besten Personalsuche Softwares im Vergleich (2025)

Der Erfolg Deines Unternehmens hängt von den Fähigkeiten und der Leistungsstärke Deiner Mitarbeitenden ab. Um die besten Talente zu finden, ist viel Zeit und Mühe erforderlich – Ressourcen, die Dir als HR-Manager oft nicht in vollem Umfang zur Verfügung stehen. Eine effiziente Personalsuche-Software vereinfacht den Prozess, die am besten geeigneten Kandidaten zu identifizieren. Wir stellen Dir die beste Personalsuche Software vor!

Hier erfährst Du alles, was Du über Personalsuche-Softwares wissen musst: Von der Frage, was Personalsuche ist, über die wichtigsten Vorteile und Funktionen einer Personalsuche Software bis hin zu den aktuell besten Lösungen auf dem Markt.

Was ist Personalsuche?

Personalsuche umfasst weit mehr als nur das Verfassen einer Stellenanzeige. Deine zukünftigen Mitarbeitenden sind entscheidend für das Wachstum und den Erfolg Deines Unternehmens – sie müssen daher sorgfältig ausgewählt werden. Um qualifizierte Kandidaten zu finden und anzusprechen, ist es essenziell, dass Deine Stellenausschreibung eine möglichst große Reichweite erzielt und als attraktiv wahrgenommen wird. Anschließend folgt ein strukturiertes Management des gesamten Suchprozesses. Hierbei spielt die beste Personalsuche Software eine zentrale Rolle!

Was sind die Phasen im Personalsuche-Prozess?

Der Prozess der Personalsuche, ehemals als Recruiting bezeichnet, gliedert sich in verschiedene Phasen:

Anforderungs-Analyse und Stellenausschreibung

Um direkt die passenden Kandidaten anzusprechen, solltest Du die gesuchten Anforderungen genau definieren und wichtige Informationen zur zu besetzenden Position bereitstellen. Beantworte dazu Fragen wie:

• • Welche Fähigkeiten und Qualifikationen sind erforderlich?

  • Welches Aufgabengebiet soll abgedeckt werden?

  • In welcher Abteilung wird die neue Arbeitskraft eingesetzt?

  • Was macht Dein Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber?

Personalsuche

Um möglichst viele Kandidaten zu erreichen, ist es wichtig, auf diversen Jobportalen präsent zu sein. Präsentiere Dein Unternehmen über soziale Medien und veröffentliche gleichzeitig Deine Stellenausschreibung. So können potenzielle Kandidaten Dein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber wahrnehmen. Auch ein modernes Karriereportal auf Deiner Website spielt dabei eine entscheidende Rolle, da viele Bewerbungen direkt über die firmeneigene Seite eingehen.

Kandidatensichtung und -auswahl

In dieser Phase werden die eingegangenen Bewerbungsunterlagen geprüft – ein Prozess, der oft als Screening bezeichnet wird. Anhand der zuvor definierten Anforderungen kannst Du die besten Kandidaten auswählen. Im anschließenden Vorstellungsgespräch lernst Du die potenziellen Mitarbeitenden persönlich kennen und entscheidest, wer ideal zu Deinem Unternehmen passt.

Jobangebot und Einstellung

Hast Du Deine Favoriten ermittelt, erhält der ausgewählte Kandidat ein Jobangebot. Hierbei können auch Gehaltsverhandlungen stattfinden. Sobald beide Seiten zustimmen, wird der Arbeitsvertrag unterzeichnet und der neue Mitarbeitende beginnt im Unternehmen.

Onboarding

Die Integration des neuen Mitarbeiters ist entscheidend für einen erfolgreichen Abschluss des Personalsuche-Prozesses. Die ersten Tage und Wochen bestimmen, wie zufrieden die neue Arbeitskraft ist – und damit auch ihre langfristige Leistung. Gelingt das Onboarding nicht, muss der Prozess neu gestartet oder ein alternativer Kandidat berücksichtigt werden.

Was ist eine Personalsuche Software?

Die beste Personalsuche Software ist ein spezialisiertes Tool, das Unternehmen bei der Verwaltung und Durchführung des gesamten Personalbeschaffungsprozesses unterstützt. Sie wird von HR-Teams eingesetzt, um den Prozess von der Stellenausschreibung bis hin zur Einstellung zu optimieren. Typische Funktionen einer solchen Software sind:

• Stellenanzeigenveröffentlichung: Deine Ausschreibungen werden automatisch auf verschiedenen Jobportalen, Karrierewebsites und sozialen Medien veröffentlicht.

• Kandidatendatenmanagement: Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Kandidatenprofilen, inklusive Lebensläufen, Bewerbungsstatus und direkter Kommunikation.

• Kandidatensuche: Automatisierte Suchfunktionen, die Kandidaten anhand von Kriterien wie Qualifikation, Erfahrung und Standort identifizieren.

• Bewertung und Vergleich: Tools zur Bewertung und Kommentierung von Kandidaten, um die besten Talente auszuwählen.

• Termin- und Interviewmanagement: Planung und Koordination von Vorstellungsgesprächen inklusive automatischer Einladungen.

• Berichterstattung und Analyse: Detaillierte Auswertungen zu Kennzahlen wie Zeit bis zur Einstellung, Kosten pro Einstellung und Erfolgsquoten.

• Integrationen: Nahtlose Verbindung zu anderen HR-Systemen, wie etwa Bewerber-Tracking-Systemen (ATS) oder Onboarding-Plattformen.

Der Einsatz einer Personalsuche Software macht den gesamten Prozess effizienter, spart Zeit und Kosten und verbessert letztlich die Qualität Deiner Einstellungen.

Was sind die Vorteile einer Personalsuche Software?

Der Personalsuche-Prozess kann zeit- und arbeitsintensiv sein. Doch die beste Personalsuche-Software unterstützt Dich in allen Schritten und vereinfacht den gesamten Prozess erheblich. Die Vorteile einer Personalsuche-Software sind vielfältig:

Zeit und Geld mit einer Personalsuche Software sparen

Die Personalsuche wird häufig als langwieriger und kostspieliger Prozess wahrgenommen – doch mit einer intelligenten Software verkürzt sich die Suche durch automatisierte Abläufe erheblich. Weniger manueller Aufwand führt zu geringeren Kosten, sodass Du Dich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren kannst.

Stellenanzeige leicht gemacht

Mit einer breiten Auswahl an Vorlagen für Deine Stellenanzeige hilft Dir die Software, Deine Ausschreibungen optimal zu veröffentlichen. Unterstützt durch hilfreiche Textvorschläge und professionelle SEO-Tools wird die Sichtbarkeit Deiner Anzeige gesteigert. So wird der Prozess der Erstellung und Verbreitung von Stellenanzeigen wesentlich effektiver, und qualifizierte Kandidaten werden gezielt angesprochen.

Unkompliziertes Screening mit einer Personalsuche Software

Eine Vielzahl an Lebensläufen und Bewerbungen muss nicht überwältigend sein. Die Software ordnet alle eingehenden Unterlagen in übersichtliche Kategorien, sodass Du sofort den kompletten Überblick behältst. Automatisierte Filter und Kategorisierungen identifizieren relevante Kandidaten schnell und effizient – das vereinfacht den Auswahlprozess und erhöht die Qualität der finalen Entscheidungen.

Automatisierte E-Mail-Beantwortung

Vorformulierte E-Mail-Vorlagen erleichtern Dir den Kommunikationsprozess erheblich. So erhalten alle Bewerber automatisch die wichtigsten Informationen zu den nächsten Schritten, ohne dass Du jede Nachricht einzeln beantworten musst. Diese automatisierte E-Mail-Beantwortung verkürzt Reaktionszeiten, beschleunigt den Bewerbungsprozess und sorgt dafür, dass jeder Kandidat eine professionelle, individuelle Rückmeldung erhält.

Sichtbarkeit und Online-Präsenz erhöhen mit einer Personalsuche Software

Moderne SEO-Tools und Kooperationen mit führenden Jobbörsen unterstützen Dich dabei, die Online-Präsenz Deines Unternehmens deutlich zu verbessern. Die vollständige Digitalisierung des Bewerbungsprozesses ermöglicht es, Stellenanzeigen schnell und unkompliziert auf verschiedenen Online-Plattformen zu veröffentlichen – was die Reichweite erheblich steigert. Zudem sorgen automatisierte Social-Media-Integrationen dafür, dass Deine Anzeigen direkt auf sozialen Netzwerken geteilt werden, um potenzielle Kandidaten effektiv anzusprechen.

Welche Funktionen sollte eine Personalsuche Software haben?

Die Funktionen der besten Personalsuche Software können sehr vielfältig sein. Bei der Wahl eines Tools bestimmen die individuellen Bedürfnisse Deines Unternehmens die Entscheidung. Welche Funktionen jedoch unerlässlich sind, siehst Du hier:

Online-Präsenz

Möchtest Du, dass Dein Unternehmen oder Deine Stellenanzeige bei Google ganz oben erscheint? Eine professionelle Personalsuche Software unterstützt Dich dabei, die Online-Präsenz Deines Unternehmens zu optimieren. Durch gezielte SEO-Optimierungen und verbesserte Sichtbarkeit Deiner Ausschreibungen werden Deine Anzeigen prominenter dargestellt – so rückt Dein Unternehmen an die Spitze des Markts.

Unterstützung bei der Erstellung Deiner Stellenanzeige

Eine gute Software bietet Dir eine breite Auswahl an Vorlagen für Struktur, Design und sogar den Text Deiner Stellenanzeige. Attraktiv gestaltete Ausschreibungen ziehen potenzielle Kandidaten an und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass sich qualifizierte Bewerber bei Deinem Unternehmen melden.

Erstellung Deines Karriereportals

Studien zeigen, dass die meisten Bewerbungen direkt über die Karriereseite eines Unternehmens eingehen. Indem der Umweg über externe Jobbörsen vermieden wird, rückt Deine eigene Karriereseite in den Vordergrund. Eine spezialisierte Personalsuche Software unterstützt Dich bei der Erstellung eines modernen und ansprechenden Karriereportals, das Deine Unternehmenskultur widerspiegelt und Bewerber direkt anspricht.

Vereinfachtes Screening im Personalsuche-Prozess

Die übersichtliche Anordnung und Verwaltung der Bewerbungsunterlagen ist entscheidend für ein effizientes Screening. Mit der richtigen Software erhältst Du einen klar strukturierten Überblick über alle eingegangenen Bewerbungen. Automatisierte Filter und Kategorisierungen helfen Dir, die relevantesten Kandidaten schnell zu identifizieren und eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Automatisierte E-Mails und Benachrichtigungen

Vorformulierte E-Mail-Vorlagen ermöglichen es Dir, den Bewerberansturm effizient zu bewältigen. Alle Kandidaten erhalten automatisch die wichtigsten Informationen zu den nächsten Schritten, sodass Du nicht jede Bewerbung einzeln beantworten musst. Dank automatisierter Benachrichtigungen bist Du immer über den aktuellen Stand des Personalsuche-Prozesses informiert.

Übersichtskartei des aktuellen Personalsuche-Prozesses

Eine gute Personalsuche Software beinhaltet ein Dashboard, das Dir einen umfassenden Überblick über den gesamten Suchprozess bietet. So kannst Du jederzeit den Status aller Bewerbungen einsehen und behältst den nächsten Schritt stets im Blick.

Die besten Recruiting Softwares 2025 im Vergleich

Um Dir die Recherchearbeit nach der besten Recruiting Software abzunehmen, haben wir hier die Top 5 mit ihren wichtigsten Eigenschaften zusammengestellt. So kannst Du direkt sehen, welche Software am besten zu den Bedürfnissen Deines Unternehmens passt.

Kenjo

Kenjo ist eine umfassende All-in-One HR-Software, welche sich mit allen Bereichen des Personalmanagements befasst. Zu den Funktionen von Kenjo gehören zwei Bereiche: Einfache Verwaltung und Engagierte Mitarbeitende. Zu der einfachen Verwaltung zählen grundlegende Funktionen: Abwesenheitsmanagement, Digitale HR, Zeiterfassung, Workflows, Berichte und Analytics, Lohnabrechnung, Recruiting, Digitale Unterschrift, und Schichtplanung. In dem Bereich der Engagierten Mitarbeiter findest Du komplexere Anwendungen: Performance Management, Ziele und OKR, Mitarbeiterzufriedenheit, Onboarding, und Organigramm.

Die Recruiting Software aus dem Bereich der Einfachen Verwaltung bietet Dir eine Vielfalt an Optionen. Über Kenjo kannst Du Deine Stellenausschreibung auf einer großen Bandbreite von Jobportalen in Europa veröffentlichen und so Deine Sichtbarkeit erhöhen. Außerdem erfasst Kenjo potenzielle Mitarbeiter aus sozialen Netzwerken wie LinkedIn oder ähnliches, sodass Du keine Kandidaten übersiehst.

Auch der Vorstellungsprozess wird Dir durch E-Mail-Vorlagen erleichtert. Eine weitere angenehme Funktion ist die Zuordnung zu der Hiring-Pipeline, sodass Du immer weißt, an welchem Punkt sich die Bewerbung gerade befindet. Kenjo erleichtert Dir die Bewerberauswahl durch Unterstützung bei der Unterlagen-Sichtung, Bewertungsschemata und Kommentarfunktionen. Auch eine eigene Karriereseite soll kein ferner Traum der Zukunft mehr sein, sondern mit der Hilfe Kenjos ohne Programmierkenntnisse zur Realität werden.

Kenjo Kosten: Du hast die Möglichkeit, Kenjo 14 Tage lang kostenlos zu testen. Daneben bietet Kenjo drei verschiedene Abonnements an: Starter für 5,4 €, Growth für 9 € pro Monat und pro Mitarbeiter, und Connect. Die Funktion zur Befragung ist in dem Connect-Abo enthalten. Allerdings muss der Preis für diese erfragt werden.

Haufe

Haufe bietet eine HR-Software für alle Bereiche des Personalmanagements an. Auch das Recruiting darf dabei nicht fehlen. Mit der Software kannst Du alle Bewerbungsschritte mit der Software vereinfachen. Du kannst Dich an Fristen erinnern lassen und verschiedene Dokumente unkompliziert und sicher mit den zuständigen Abteilungen teilen. Eine wichtige Funktion ist dabei auch das Dashboard, mit dessen Hilfe Dein Alltag übersichtlicher wird.

Haufe Kosten: Mit einer Demo kannst Du die Haufe People Operations Software testen. Eine Preisauskunft muss erfragt werden.

Bullhorn

Die Recruiting Software Applicant Tracking System und CRM von Bullhorn ist speziell für das Bewerbermanagement ausgelegt. Sie ist mit fünf verschiedenen Funktionen ausgestattet: Onboarding, Recruiting und Vertrieb, VMS Integration, Executive Search und Reporting und Analyse.

Die Software unterstützt Dich bei der digitalen Dokumentenverwaltung und -erstellung sowie allen Schritten des Bewerbungsprozesses. Dabei bietet sie Hilfe bei der Suche von potenziellen Mitarbeitern und der automatischen Konstitution einer Stellenanzeige. Auch bei der Beziehungspflege zu Kandidaten und Führungskräften steht Dir die Software zur Seite. Nicht zu vergessen ist die Analyse und Berichterstattung, welche von der Software übernommen werden kann.

Bullhorn Kosten: Um die Software auf Dein Unternehmen individuell anzupassen, lädt Dich Bullhorn dazu ein, Kontakt aufzunehmen. Dann besteht auch die Möglichkeit zu einer Preisauskunft.

SAP Success Factors

Diese Software ist speziell für das Recruiting konzipiert. Kandidatensuche wird durch weltweite automatisierte Stellenausschreibungen und dynamische Talentpools zu einer spielerischen Aufgabe. Mit der Möglichkeit zum erstklassigen Design Deiner Stellenausschreibung wirst Du für potenzielle Kandidaten attraktiv. Internationalität ist bei SAP kein Fremdwort: Deine Stellenausschreibung kannst Du in 46 Sprachen weltweit veröffentlichen. Mit SAP kannst Du digital Bewerberdaten in passenden Formularen erfassen. Auch das Erstellen von Stellenanzeigen wird Dir erleichtert, und auf Wunsch sogar abgenommen.

SAP Success Factors Kosten: Die Kosten- und Lizenzstruktur macht SAP bewusst nicht transparent. Die undurchsichtigkeit der Kostenstruktur erschwert das Nutzen der Software.

Breezy HR

Die Software ist auf das Recruiting ausgerichtet und unterstützt bei allen Bewerberprozessen. Du kannst Deine Stellenausschreibung mithilfe von Breezy attraktiv designen und auf verschiedensten Jobbörsen veröffentlichen. Breezy platziert Deine Stellenausschreibung geschickt an vorderster Stelle, sodass Dein Unternehmen für potenzielle Kandidaten sichtbar ist. Auch während des Einstellungsprozesses unterstützt Dich Breezy in allen Phasen. Personalakten und EEOC sowie OFCCP Daten werden auf Wunsch automatisch erstellt und auf dem aktuellen Stand gehalten.

Breezy HR Kosten: Es gibt vier verschiedene Abonnement-Angebote mit aufsteigender Funktionsvielfalt: Bootstrap Free ist kostenlos, Startup für 143 Dollar, also 135,85€ pro Monat, Growth für 249 Dollar, also 236,55€ pro Monat und Business für 399 Dollar, also 379,05€ pro Monat. Auf der Website kannst Du Dir einen Überblick über die verschiedenen Funktionen verschaffen.

Alle Personalsuche Softwares 2025 im direkten Vergleich

Um Dir die Auswahl der besten Recruiting Software noch einfacher zu gestalten haben wir hier nochmal eine Tabelle hinzugefügt wo Du alle Kosten und Bewertungen auf einem Blick vergleichen kannst. Wusstest Du übrigens dass wir auch eine ähnliche Zusammenstellung für die beste Schichtplaner Software haben? Ein Blick darauf zu werfen lohnt sich auf jeden Fall.

So hilft Dir Kenjo - die beste 

Personalsuche Software - Dein Recruiting zu verbessern

Kenjo unterstützt Dich dabei, Deine Personalsuche zu optimieren – nicht nur, indem es Dir die beste Personalsuche Software empfiehlt, sondern auch durch einen automatisierten und effizienten Bewerbungsprozess. Mithilfe moderner Technologie können Bewerbungen online eingereicht und automatisch in einer zentralen Datenbank gespeichert werden.

Mit Kenjo kannst Du den Bewerbungsprozess strukturieren und standardisieren, indem Du vordefinierte Fragebögen und Bewertungskriterien nutzt. So wird sichergestellt, dass jeder Bewerber nach denselben Standards beurteilt wird, was zu einer objektiven und fairen Auswahl führt. Dank Kenjo erhältst Du zudem schnell und unkompliziert Feedback von den Bewerbern und kannst den aktuellen Stand des Personalsuche-Prozesses transparent kommunizieren.