¿Qué es un profesiograma y cómo hacerlo?

Cuando hablamos de profesiograma nos referimos al informe de las funciones que realiza un empleado durante su jornada laboral. Puede utilizarse a la hora de iniciar un proceso de selección, para valorar la promoción de un empleado o en casos de discapacidad parcial o total.

A lo largo de este artículo desarrollaremos su definición y las funciones que cumple el profesiograma, siendo una herramienta muy útil para el departamento de RRHH y también para los propios empleados.

¿En qué consiste un profesiograma?

El profesiograma es un documento, un certificado de funciones, en el que la empresa resume qué aptitudes, capacidades y tareas tendrá que desarrollar un empleado en su puesto de trabajo. 

Hay profesiones en las que tenemos muy claras cuáles son las tareas que realizan los empleados, como por ejemplo un cantante, pero si hablamos de puestos menos concretos como un consultor de recursos humanos, nos resultará muy esclarecedor tener todas estas tareas bien definidas. Los profesiogramas varían según el cargo, pero también pueden hacerlo según la empresa o la categoría profesional para la que se establecen unos servicios.

A la hora de hacer un buen profesiograma debemos ser cuidadosos tanto con la información que será recogida como con la utilidad de la misma. Lo más práctico es que el resultado final sea muy visual para poder trabajar con este documento como un apoyo que optimice los procesos de recursos humanos.

Para qué sirve un profesiograma 

Cuando nos encontramos en un proceso de selección, puede que nos contacten tantos perfiles profesionales diferentes que resulte complicado hacer un cribado de curriculums antes de empezar con las entrevistas. El profesiograma resulta una herramienta muy útil para poder encontrar el candidato perfecto con la seguridad de que todos los requisitos están siendo cubiertos.

En definitiva, al tener todas las tareas, habilidades y responsabilidades detalladas podremos optimizar procesos.

Otro de los beneficios de utilizar un profesiograma es que reduce la tasa de rotación en la empresa, ya que las personas contratadas no solo se adecuarán de una manera mucho más precisa al puesto, también tendrán muy claras sus expectativas laborales y su crecimiento dentro de la empresa.

Hay ocasiones en el que las empresas necesitan crear nuevos puestos para adelantarse a necesidades o desafíos que están por venir. El profesiograma no solo nos ayuda a identificar qué habilidades son necesarias. También permite que, a la hora de ofrecer planes de formación, podamos escoger aquellos que sean más interesantes para futuros ascensos y para el crecimiento de la empresa.

En el contexto concreto de la solicitud de una incapacidad parcial o total, el profesiograma es un documento que sirve para acreditar ante el Instituto Nacional de la Seguridad Social, ante un juez (o el organismo que se considere necesario), cuáles son exactamente las funciones que realiza un trabajador dentro de su profesión habitual. Por lo tanto, será fundamental para garantizar el bienestar en el lugar de trabajo.

¿Cuál es su importancia?

La información recogida en el profesiograma condicionará tanto los procesos de reclutamiento y selección como la evaluación de los trabajadores y la decisión, incluso una vez contratados, de si son aptos para el puesto de trabajo que vienen desarrollando. En este sentido, un software de reclutamiento también será de gran ayuda para el departamento de RRHH, sobre todo cuando se trata de reducir la carga administrativa y automatizar tareas. 

Interfaz de la funcionalidad del software de reclutamiento de Kenjo

En el caso de que el trabajador solicite una incapacidad parcial o total, será especialmente sensible la información que se encuentre recogida en el profesiograma. Aunque no siempre es necesario, este documento puede llegar a ser fundamental para que el trabajador pueda demostrar que realiza o realizaba tareas que resultan incompatibles con su estado de salud actual.

Tipos de profesiogramas

Como hemos dicho anteriormente, el profesiograma deberá ser un documento preciso a la hora de recoger información pero también lo suficientemente flexible como para poder adaptarse a las necesidades del puesto o la empresa. Existen muchos tipos diferentes de profesiograma pero podríamos clasificarlos en dos tipos de categorías:

• Profesiogramas por competencias: este tipo de profesiograma está enfocado en las capacidades y conocimientos necesarios para poder cubrir un puesto durante un proceso de selección. Cuando hablamos de competencias no nos referimos únicamente a títulos académicos, también pueden estar consideradas las habilidades para resolver ciertos problemas dentro del trabajo.

• Profesiogramas por factores: este otro tipo de profesiograma recopila información referente a las necesidades psicológicas o físicas requeridas para el desarrollo de las tareas. Puede incluir información como los aspectos motivacionales o incluso experiencias vitales o familiares.

Principales elementos de un profesiograma

La estructura de cada profesiograma deberá adaptarse a las necesidades e intereses de la empresa. Por eso debe ser flexible y estar abierta a los cambios que el departamento de RRHH considere más adecuados. Sin embargo, existe una serie de información básica que es importante que se vea recogida:

• Categoría del puesto de trabajo

• Sector y características de la empresa

• Descripción general y detallada del cargo

• Ubicación y duración de la jornada laboral

• Funciones y responsabilidades del puesto de trabajo

• Condiciones físicas y psicológicas necesarias para desarrollar el puesto

• Formación, conocimientos y habilidades demandadas

• Objetivos y resultados esperados

• Riesgos laborales implícitos en el cargo

Una vez vayamos completando estos apartados tendremos una visión más global y clara del candidato perfecto para el puesto.

5 pasos para realizar un profesiograma

Aunque los profesiogramas pueden tener múltiples modificaciones una vez desarrollados, aquí te presentamos cinco pasos para que puedas recopilar la mayor cantidad de información posible manteniendo criterios que te resultarán muy útiles a la hora de trabajar con este documento.

1. Definición de tareas

Describir de manera general la profesión en base al nombre del puesto que hayamos definido. También incluiremos su importancia social, el por qué es necesario ese puesto y la formación necesaria para optar a él. A continuación definiremos las tareas que definirán el día a día del profesional y las competencias que se necesiten para desempeñarlas. 

2. Establece criterios para el puesto

En relación con lo anterior, habrá que establecer los conocimientos, estudios o titulaciones que serán imprescindibles para el puesto y aquellas que podrían ser un plus interesante a la hora de tomar una decisión de contratación.

Una vez definidos los conocimientos para poder acceder al puesto elaboraremos una lista de aquellos que podrían reforzar el potencial del equipo o que serían de utilidad para la empresa y así poder decantarnos por el candidato más interesante para el momento actual de la compañía.

3. Selecciona las soft skills requeridas

También será necesario detallar las dificultades específicas y los beneficios del trabajo realizando una descripción de las soft skills o habilidades blandas que están asociadas al puesto. También puedes incluir los grados de experiencia laboral que se necesitan en relación a ellas.

4. Relación entre valores de la empresa

Otro aspecto a incluir es la relación entre los valores de la empresa y la personalidad de los candidatos e incluso del puesto de trabajo. Esto será de gran utilidad para que la plantilla y la empresa estén alineados. 

Por otro lado, se puede añadir un apartado en el que se especifiquen los resultados esperados y cómo en base a ellos, el empleado puede desarrollar sus habilidades y competencias. 

5. Define las opciones de desarrollo profesional

En relación al punto anterior, será muy útil incluir las opciones de crecimiento profesional del empleado que, entre otros aspectos, contribuirán a garantizar el mantenimiento de talento

En este sentido, en función del puesto y de los conocimientos y experiencias adquiridos, el trabajador podría ascender en diferentes direcciones. Conocer las aspiraciones del trabajador también resultará muy conveniente para ofrecerle la formación necesaria y mantener su motivación.

Una vez hayas completado el profesiograma verás que puedes hacer una versión muy extensa o quizás una más reducida y  concreta. Puedes establecer métodos de puntuación por cada apartado y plasmarlo visualmente de la forma más práctica para que sea muy funcional en los procesos de selección.