La gestión de los Recursos Humanos en educación

Ya sea en una universidad, un instituto o una escuela de idiomas, la gestión de los Recursos Humanos en la educación es esencial. Docentes, trabajadores administrativos y directivos, entre otros, suman fuerzas día a día para ofrecer la mejor formación a todos los estudiantes.

Por todo ello, en este artículo te explicamos la importancia que tiene la gestión de RRHH en el sector educativo, las tareas que puede cumplir y sus principales retos en un sector que afronta actualmente grandes transformaciones. 

¿Qué son los Recursos Humanos en educación?

Los RRHH en educación se refieren a la gestión del personal que trabaja en un centro educativo, independientemente de su tamaño o nivel de especialización. Como en otros sectores, que cada clase se imparta adecuadamente depende de una correcta organización y planificación.

De esta forma, un departamento de RRHH coordinará bajas, rotaciones y pagará nóminas, además de llevar a cabo políticas de contratación y retención de talento. Si bien una universidad o un instituto no son una empresa al uso, en el sentido más estricto del término, sí que necesitan una gestión eficaz de RRHH para desarrollar su tarea con éxito.  

Importancia de la gestión de los recursos humanos en educación

En la línea con lo anterior, es evidente que la gestión de los RRHH en el sector educativo es de una gran importancia, ya que las acciones llevadas a cabo desde el departamento de gestión de personas de un centro educativo tendrán un impacto directo en la calidad de la enseñanza impartida.

Por ejemplo, si no se calcula correctamente el número de trabajadores que necesita un departamento en un determinado periodo de tiempo, pueden producirse errores o retrasos que perjudiquen el ritmo normal de clases o que incluso supongan la cancelación de actividades previstas.

De igual modo sucede con otras acciones como elaborar planes para evitar los principales riesgos laborales en el sector educativo o realizar las tareas más habituales de contratación, gestión de vacaciones y nóminas, claves en el día a día de un centro educativo. 

A medio y largo plazo, un departamento de RRHH debe establecer una estrategia de futuro que evolucione con el propio sector.

Principales retos de RRHH en la educación

En esa medida, la gestión de RRHH en la educación afronta retos organizativos y de planificación muy importantes, entre los que podemos destacar los siguientes:

Digitalización del departamento

Para lograr una gestión sencilla de las necesidades de RRHH del profesorado, la digitalización del departamento de RRHH es un primer paso clave que permitirá a una universidad o escuela ahorrar tiempo, conseguir procesos más eficientes y una comunicación ágil entre sus trabajadores.

La gestión digitalizada de RRHH es la oportunidad de centralizar los datos y la información en un único lugar. Esto facilitará las consultas y gestiones relacionadas como revisar nóminas, pedir bajas, solicitar turnos y vacaciones, coordinar rotaciones, etc.

En este punto, nada mejor que utilizar un software de RRHH para el sector de la educación, en el que podrás manejar la gestión de reclutamiento y selección de personal, mejorar las habilidades del personal docente y almacenar la documentación. 

Asimismo, cualquier centro educativo podrá administrar salarios y nóminas, gestionar los horarios según las necesidades del profesorado y conseguir una óptima comunicación interna a través del portal del empleado y las notificaciones.

Gestión de la documentación en la nube

A partir de un departamento RRHH digitalizado, la gestión electrónica y descentralizada de la documentación juega un papel esencial. Como ocurre en otros sectores, este proceso ofrece la garantía de conservar los archivos y datos en un entorno seguro en la nube, en cumplimiento con la protección de datos. 

A su vez, los trabajadores podrán examinar su información en tiempo real y recibir información de cursos y certificaciones, fundamentales en un sector como el educativo, así como conocer sus evaluaciones de competencias e incluso de nuevas ofertas laborales dentro de la empresa.

Selección de personal

Además de las tareas diarias de gestión de nóminas, bajas y turnos, la selección de personal es también uno de los retos de la gestión de RRHH en el sector educativo. Al fin y al cabo, es su tarea encontrar a los mejores docentes para garantizar la educación de los estudiantes, pero también de los mejores directivos y administrativos.

En este caso, el número de candidatos puede ser limitado por la necesidad de títulos o formaciones específicas para aspirar a un determinado puesto en un centro universitario o instituto.

Los departamentos de RRHH en el sector educativo están preparados para diseñar estrategias que ayuden a encontrar al mejor candidato o perfil en un proceso de selección, permitiendo que los docentes se ocupen de su trabajo diario. 

Para agilizar el proceso y agrupar la información de los candidatos en un único espacio, la tecnología y en concreto un ’software’ de reclutamiento resultan de gran utilidad.

Interfaz del software de reclutamiento de Kenjo*

*Los datos mostrados son ficticios

Planificación de turnos

La gestión de turnos en un centro educativo es imprescindible para afrontar imprevistos más que seguros, además de un reto en la política de RRHH en el sector educativo. Si bien un cuerpo docente afronta un calendario educativo establecido de antemano, las urgencias y las bajas entre el personal son más que probables en un curso. 

Además, también hay que tener en cuenta que en un centro educativo también trabaja personal administrativo o, por ejemplo de limpieza, susceptible de seguir un horario diferente al del personal docente. 

Ya sea una universidad o un pequeño instituto, el departamento de RRHH tendrá que asegurar una impecable gestión de los turnos rotativos para toda su plantilla. Además, los encargados de RRHH tendrán que garantizar que esos turnos se comuniquen con claridad, sean visibles y puedan adaptarse a cambios de última hora. 

También en este caso, un software de turnos rotativos permitirá a los responsables de la gestión de RRHH digitalizar la planificación horaria, actualizar en tiempo real los cambios y enviar notificaciones automáticas al equipo. 

Por otro lado, será una forma útil de tener una visión general de las ausencias y poder ocuparse del absentismo laboral en el sector educativo, sobre todo cuando este sea elevado.

Interfaz del software de turnos rotativos de Kenjo*

*Los datos mostrados son ficticios

Gestión centralizada de distintos centros educativos

En el supuesto de una universidad o un centro educativo con varias sedes en una misma ciudad o país, la gestión centralizada de las necesidades de RRHH de cada sede es otro reto importante. Tener una plataforma para cada centro puede suponer una pérdida de tiempo y de recursos económicos, además de errores frecuentes.

En cambio, contar con un software de gestión digital de RRHH que canalice toda la información en un mismo entorno supone agilizar las tareas administrativas y simplificar la planificación, ya sea de bajas, nóminas o turnos rotativos, entre otros. 

Asimismo, la centralización de la información es la garantía de mantener una gran cantidad de información (en ocasiones sensible) segura y ordenada.

Retención de empleados

Una baja voluntaria implica tiempo y recursos tanto económicos como humanos para encontrar un reemplazo, también en el sector educativo. En el proceso se pierde productividad y hasta que el nuevo empleado esté totalmente integrado pasarán meses. 

Por lo tanto, otro de los desafíos de RRHH en el sector educativo es conseguir que el personal decida quedarse y mejorar los niveles de retención de talento. 

En estos, lógicamente, influyen muchos factores: el salario, las perspectivas de crecimiento, el ambiente laboral, etc. Encontrar un equilibrio entre todos estos factores contribuirá al bienestar de la plantilla y, por tanto, a su compromiso con la universidad o instituto, lo que redundará en una mayor calidad de la educación.

Mejora del onboarding

Muy ligado a lo anterior, el proceso de onboarding es otro aspecto fundamental en el sector educativo. Un profesor que llega a su primer día de trabajo sin saber qué tiene que hacer ni haber sido presentado a sus nuevos compañeros, es un talento valioso que la universidad o instituto podría perder pronto.

De hecho, según según datos de Glassdoor, un buen 'onboarding' mejora la retención de nuevas contrataciones en un 82%. En una profesión tan vocacional como la docencia, no hay duda de que cualquier centro educativo debe prestar mucha atención a este punto y contar, para ello, con una buena gestión de recursos humanos.