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Las empresas alemanas están en constante búsqueda de empleados que tengan la formación, aptitudes y experiencia adecuadas. Sin embargo, en muchas ocasiones resulta difícil cubrir ciertas vacantes en el sector tecnológico y hay compañías que intentan encontrar al candidato perfecto en el extranjero.
Los ciudadanos de la Unión Europea y miembros del Espacio Económico Europeo (EEA) no necesitan un permiso de residencia ni de trabajo en Alemania, mientras que el resto de países sí. Por ello y para conocer de cerca los requerimientos necesarios para obtener ambos permisos y los pasos a seguir por los departamentos de RRHH, entrevistamos a Marion Schönicke, especialista en talento e inmigración empresarial internacional en Berlin Partner.
¿Qué necesitan hacer los responsables de RRHH para ayudar a sus nuevos empleados en el país de origen y antes de entrar en Alemania?
Lo primero es mirar la página web de la embajada alemana correspondiente donde aparece la información relevante como por ejemplo:
- Pedir cita previa
- Documentación necesaria
Mientras tanto, el empleador puede hacerse cargo de la aprobación previa a través de la Agencia Federal de Empleo, llamada Bundesagentur für Arbeit (BA).
¿Quién decide el tipo de visa que obtiene el empleado?
El tipo de visa que obtiene el empleado internacional lo determina la empresa contratante. En este punto, es muy importante solicitar la visa adecuada ya que cuando se trata de la de trabajo, el resultado de la aprobación previa es decisivo. Sin embargo, la decisión de la embajada no siempre coincide con la de la Agencia Federal de Empleo alemana (BA).
En el caso de las visas para autónomos, la evaluación de la solicitud es responsabilidad de una oficina local. Esta se encarga de votar a favor o en contra, aunque la decisión final recae en la embajada alemana en el extranjero.
¿Qué tipos de visa hay?
Generalmente, hay dos tipos:
- Visa para estancias cortas (visa C) para estancias de hasta 90 días en un periodo de 120 días.
- Visa para estancias largas (Visa D o nacional) para estancias de más de 90 días.
En ambos casos existe una distinción de acuerdo a cada propósito:
- Las visas para estancias cortas son para turistas, empresarios o por motivos de trabajo temporal.
- Las visas para estancias largas suelen ser emitidas por motivos de trabajo, estudio o reunificación familiar. En este caso, el visado nacional se convierte en un título de residencia al solicitarlo, antes de perder su validez.
¿Cuáles son los puntos de contacto para el empleado durante el proceso de tramitación del visado?
Según el tipo de proceso, los organismos de contacto son los siguientes:
- Tramitación del visado: la embajada alemana en el país de origen.
- Tramitación del permiso de residencia: la autoridad de extranjería que corresponda en cada caso (como por ejemplo la oficina de inmigración en Berlín: LEA Berlín).
¿Qué autoridades son parte del proceso y cuáles son sus tareas?
El proceso de solicitud de la visa requiere determinar si la persona que la solicita obtendrá un permiso en el área Schengen, una visa nacional sólo para Alemania o ninguna. El manual de visas de la Oficina Federal de Exterior (Auswärtiges Amt), ofrece toda la información necesaria al respecto. El proceso involucra a las siguientes autoridades:
- Emisión de visas: la embajada alemana en el extranjero examina la solicitud y emite la visa. En el caso de visas de trabajo, es necesaria una aprobación previa por parte de la Agencia Federal de Empleo.
- Proceso acelerado para trabajadores cualificados: la autoridad de extranjería correspondiente examina la solicitud y emite una aprobación preliminar con un sello. De esta manera, se otorga una cita anticipada en la embajada y se emite la visa.
- Emisión de permisos de residencia: las autoridades de extranjería correspondientes. En el caso de permisos de residencia y trabajo, la Agencia Federal de Empleo suele también estar involucrada.
¿Cuál es la responsabilidad principal del empleador bajo la ley?
Las empresas que contraten a empleados de fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, deben asegurarse de que estas personas cuenten con un permiso de residencia y un trabajo alemán válido.
Es aconsejable conservar una copia del pasaporte y del permiso de residencia en vigor, así como la hoja complementaria (adenda) en el expediente del personal. Si se acerca la fecha de caducidad del permiso de residencia, el empleador debe asegurarse de prorrogarlo.
Si se rescinde el contrato de trabajo, la empresa tiene que notificarlo a la autoridad de extranjería en un plazo de cuatro semanas a partir de la rescisión.
¿Los estudiantes internacionales que trabajan tienen los mismos derechos que los residentes en Alemania? (Por ejemplo, posibilidad de trabajo a tiempo completo en vacaciones)
Según la ley, todos los estudiantes que trabajan en Alemania son considerados como empleados, independientemente de su nacionalidad.
Sin embargo, para las personas extranjeras con un título de residencia para estudiar, existe una norma general basada en la Ley de Residencia, según la cual sólo pueden trabajar 120 días completos o 240 medios días por año natural.
De este modo, el legislador busca garantizar que el estudio siga siendo la actividad principal de la persona residente.
¿Qué documentos necesita el empleado para solicitar un permiso de trabajo en Alemania?
La embajada alemana en el extranjero exige al menos estos documentos para la solicitud de visado:
- Pasaporte
- Solicitud de una visa nacional
- Formulario de declaración de empleo (“Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis”)
- Perfil detallado del puesto
- Aprobación preliminar por parte de la BA
- Contrato de empleo
- CV
- Título universitario y extractos de la base de datos (anabin) para evaluar los títulos educativos extranjeros
Todo lo demás se encuentra en la página web de la embajada correspondiente.
En Berlín, por ejemplo, se puede encontrar la información necesaria para el permiso de residencia en la página web de la LEA. El resto de autoridades extranjeras también debería tener la información correspondiente en su sitio web, dependiendo del estado federal.
A este respecto, me gustaría señalar que es necesario presentar todos los documentos correspondientes y bien cumplimentados para cada procedimiento. Estos deben entregarse siempre a la autoridad respectiva en el plazo determinado para evitar retrasos.
¿Cuánto tiempo es necesario conservar los documentos para demostrar que se está empleado debidamente?
Existen varias disposiciones legales en esta materia. Por ejemplo, según el acto de horas laborales alemán, los registros de horas trabajadas deben mantenerse por lo menos dos años.
En este artículo de Kenjo puedes leer más información al respecto.
Si lo miramos desde la perspectiva de la seguridad social, la información de pagos y horas laborales, sería necesario conservarlos durante 5 años (§165 (4) SGB VII) y según §195 BGB, por un periodo de tres años.
En los siguientes artículos encontrarás más información acerca de los controles horarios y el registro digital:
¿Existe algún riesgo derivado de la contratación de alguien que necesite un visado?
Si se siguen las indicaciones mencionadas y nos aseguramos que todos los permisos de residencia necesarios están vigentes y son válidos, no existe ningún riesgo en el marco de la ley de residencia.
Dicho esto, cualquier persona que contrate a alguien sin un permiso de trabajo es culpable de empleo ilegal. Esto no sólo supone un riesgo para la residencia de la persona, sino también una multa de hasta 500.000 euros para los empleadores.
¿Cuál es el beneficio de contratar empleados que necesiten visa?
En Alemania hay una gran escasez de trabajadores cualificados en varios sectores del mercado laboral. Por eso, reclutar a personas internacionales es una alternativa estupenda para muchas empresas.
¿Qué aspectos debemos tener en cuenta en términos de salario y títulos profesionales para empleados con visas?
Los empleados internacionales deben ser contratados bajo las mismas condiciones que los locales. Por lo tanto, el sueldo vendrá determinado por las características del puesto específico. En cuanto al título profesional, este ha de ser muy claro, ya que la persona que examine la solicitud necesita reconocer de qué puesto se trata y qué habilidades se requieren por parte del empleado.
Por ejemplo, un título como “Gerente de control de calidad” es reconocible. Sin embargo, si el puesto a cubrir es de “Gerente de felicidad”, puede resultar ambiguo e inducir a error. De todos modos, es aconsejable que el título sea lo más genérico posible como “Desarrollador de software”. En este caso, sería suficiente porque si se pasa de necesitar un programador de JavaScript a otro de Python y se especifica en el título, también sería necesario solicitar una modificación del puesto.
¿Cuál es la situación actual? ¿Resulta sencillo conseguir un visado o una prórroga del permiso de residencia en Alemania?
A pesar de la pandemia del COVID-19, las personas que tienen una visa nacional de trabajo pueden, en principio, entrar en Alemania. Para ello se requiere siempre una carta del empleador en la que se explique por qué se necesita urgentemente a la persona in situ en Alemania.
En el caso de las personas procedentes de China, también se requiere una confirmación oficial. Esto se corresponde con el procedimiento actual de las autoridades chinas cuando los alemanes entran en ese país.
Por otro lado, la prórroga de los permisos de residencia no se ve afectada por la pandemia.
¿El coronavirus ha tenido algún efecto negativo en el mercado laboral extranjero dispuesto a trabajar en empresas alemanas?
En general, la LEA está recibiendo un número ligeramente inferior de solicitudes. Esto indica que, o bien algunas empresas están contratando menos empleados internacionales, o que están empleando a personas que teletrabajan en el extranjero. Personalmente, no creo que haya tenido un impacto negativo considerable ya que he recibido el mismo número de consultas que antes.
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Acerca de Marion Schönicke 
Marion Schönicke forma parte del International Talent Team y el Business Immigration Service (BIS) en Berlin Partner. Es especialista en el asesoramiento a empresas en temas de contratación internacional, solicitud de visados y emisión de permisos de residencia. Marion cuenta además con una amplia trayectoria en comercio turístico y ofrece también talleres para clientes corporativos que requieren de apoyo en este ámbito.
Acerca de Berlin Partner
Berlin Partner es una organización alemana que ofrece asesoría empresarial y tecnológica a empresas, inversores e instituciones científicas de Berlín. Berlin Partner trabaja en colaboración con el Senado de Berlín y con más de 230 empresas dedicadas a la promoción de la capital alemana.
