¿Cómo se enfrenta un pequeño equipo de RRHH multinacional a una crisis como la del COVID-19? - Entrevista

Esta entrevista es muy especial para nosotros porque entrevistamos a Goodpatch GmbH, uno de nuestros clientes. Una empresa japonesa / alemana a la que hemos ayudado con la digitalización de su departamento de recursos humanos. Sandra Wulff, su directora de Recursos Humanos durante los últimos 3 años, es una gran profesional que ha aceptado compartir con nosotros consejos sobre la internacionalización de los equipos, la gestión del trabajo a distancia y su experiencia a la hora de afrontar la crisis de COVID-19 desde el punto de vista de los recursos humanos.

¿Cuántos empleados hay en la empresa? ¿Y cuántos de ellos trabajan desde casa?

Tenemos 31 empleados en Europa y más de 130 en Tokio. En general, nuestros empleados trabajan en nuestra oficina o en la de alguno de nuestros clientes; solo ocasionalmente trabajan desde casa. Vemos el teletrabajo como una ventaja o una excepcionalidad que nos permite hacernos la vida un poco más fácil.

¿Cuándo implementasteis el teletrabajo? ¿Tenéis una política para ello?

El trabajo remoto flexible ha sido parte de nuestra cultura desde que me uní al equipo hace tres años. Éramos solo 15 personas en ese momento y, como en toda empresa pequeña, las cosas se basaban principalmente en la confianza.

Tenemos la norma de que todos los empleados pueden trabajar de forma remota tres veces al mes, una vez máximo por semana, pero cuando la situación lo requiere llegamos a los acuerdos necesarios. Cualquier persona que desee teletrabajar debe informar a su equipo al menos con un día de antelación. También debe de atender a su cliente con normalidad.

Cuando trabajamos desde casa no es para descansar y pasar el rato, es un simple cambio de escenario con el que se asume que la calidad y el nivel de producción serán los mismos. Esto solo funciona cuando hay confianza entre el equipo, algo que afortunadamente tenemos.

¿Qué herramientas y metodologías utiliza vuestro equipo de RR. HH. en su día a día?

Cuando comencé en Goodpatch estaba acostumbrada a una gran cantidad de comunicación por correo electrónico, pero rápidamente aprendí que todo era mucho más eficiente a través de Slack. Como empresa, nos comunicamos casi exclusivamente a través de Slack; ya sea para mensajes personales, comunicados de empresa o para el día a día de proyectos. Esto es especialmente útil para nosotros ya que a menudo tenemos que comunicarnos y compartir información con nuestros colegas de Tokio.

También utilizamos Zoom para video llamadas, ya sean internas o externas (reuniones con clientes, entrevistas...). Con tantos compañeros viajando y una gran parte del equipo en Munich, a menudo tenemos reuniones que incluyen a muchos "remotos" -como nos gusta llamarlos- que se unen desde sus respectivos espacios de trabajo.

Como empresa, utilizamos productos de G Suite para organizar y compartir documentos. Adicionalmente, a nuestros diseñadores les gusta usar herramientas de colaboración como Figma y Whimsical.

Dado que hay tantas personas en constante movimiento, usamos Kenjo para controlar quién está de vacaciones, quién está enfermo y, lo que es más importante, quién cumple años o aniversario en la empresa. Kenjo también nos permite almacenar documentos importantes de los empleados, como contratos y nóminas, y ponerlos a disposición de Recursos Humanos y los empleados.

Comenzamos a usar Kenjo como una herramienta de reclutamiento e hizo que nuestra administración fuera mucho más fluida. Las ofertas de trabajo se pueden crear y colocar en diferentes plataformas, pero el botón de la aplicación está vinculado directamente a nuestra página de reclutamiento de Kenjo. Se envía una respuesta automatizada a todos los solicitantes, y el equipo de Recursos Humanos puede hacer seguimiento con un enfoque más personalizado.

¿Qué habéis hecho desde el equipo de Recursos Humanos para mitigar la crisis COVID-19 dentro de Goodpatch?

Creo que, en momentos como este, siempre hay un elemento de incertidumbre, por lo que lo primero que podemos hacer es centrarnos en tratar de mantener al equipo informado. Eso también significa, por supuesto, que debemos estar atentos a las noticias y al día de lo que está sucediendo. Aún somos una empresa relativamente pequeña y, como la única responsable de RR. HH., también formo parte del equipo de administración. Nos reunimos regularmente para discutir actualizaciones y hemos invertido mucho tiempo en las últimas semanas para descubrir la mejor manera de lidiar con los obstáculos que crea el COVID-19 en nuestro trabajo.

Nuestro equipo de Tokio comenzó a funcionar de manera completamente remota la semana del 17 de febrero y, tratándose de un equipo de 130 personas, la transición fue un poco más complicada de lo que inicialmente estimamos. En Europa decidimos aplicar el teletrabajo a principios del mes de marzo viendo cómo la situación empeoraba en Italia y alrededores. Todo el equipo se mostró contento con la decisión. La única persona que todavía visita la oficina a diario es un empleado que vive -literalmente- al otro lado de la calle. Se está encargando de cuidar las plantas :).

En línea con lo anterior, movilizamos pantallas, sillas y equipos técnicos para todos los que necesitaban crear un puesto de trabajo adecuado en casa. De esta manera, tenemos la certeza de que todos se sienten cómodos y pueden continuar con su trabajo y sus rutinas desde sus hogares.

¿Cuál dirías que ha sido tu mayor desafío en las últimas semanas? ¿Cómo lo superaste?

Acabamos de comenzar este experimento de teletrabajo, por lo que el desafío principal sigue siendo estar conectados. Es fácil sentirse aislado en casa, ya que uno no se encuentra con compañeros en la cocina o en cualquier rincón de la oficina. Actualmente estamos en el proceso de determinar cuántas llamadas se necesitan para mantener esa conexión y mantenerse alineados. Por otra parte, es interesante y divertido ver dónde y cómo viven las personas, interactuar con sus hijos o conocer a sus mascotas a través de video llamadas.

Al igual que cualquier otra empresa, también tenemos capear el temporal económico. Son muchas las preguntas que esto despierta: ¿qué pasará con el mercado?, ¿nuestros clientes se mantendrán financieramente estables?, ¿seguirán trabajando con nosotros?, ¿sufriremos para mantener nuestra cartera de clientes? Estamos estudiando nuestras opciones, las ayudas por parte del gobierno y los aspectos legales a considerar, especialmente poniéndonos en el peor de los casos. Queremos hacer todo lo posible para mantenernos en el negocio y superar esta crisis tocados pero no hundidos.

Vengo de un entorno de entrenamiento sistémico, así que también ofrezco al equipo sesiones cara a cara conmigo. Durante estas sesiones, podemos discutir lo que pueda estar preocupándoles. También ofrecemos clases de yoga semanales gratuitas en la oficina. El colega que organiza estas clases se aseguró de que también pudiéramos mantenerlas pese a estar trabajando desde casa. Muchos de los miembros de nuestro equipo comparten enlaces a cursos en línea gratuitos a través de Slack y todos están tratando de ayudar de manera proactiva a crear una mejor rutina diaria para el grupo.

Acabamos de recibir nuestro Pizza Patch mensual. Los Pizza Patches son nuestras horas felices mensuales, generalmente en persona, donde hacemos una ronda de repaso para ver cómo ha sido el último mes para todos (además de comer, obviamente). Es una excelente manera de conectarse con el equipo a un nivel más informal y personal. Este mes, las cosas han sido ligeramente diferentes teniendo en cuenta el hecho de que todos teníamos que quedarnos en casa. Con eso en mente, decidimos conectarnos de todos modos a través de Zoom. A alguien se le ocurrió la idea de disfrazarnos para agregar algo de diversión extra. A veces solo hace falta un pequeño ajuste para sacar el máximo de una situación inusual. El espíritu positivo seguía presente y no creo que esté exagerando cuando digo que todos nos divertimos mucho.

¿Alguna recomendación para cualquier colega de Recursos Humanos que esté tratando de descubrir cómo preparar a sus empleados para el futuro incierto que genera esta crisis?

Lo primero y más importante: mantén informada a tu equipo, presenta los hechos más actualizados, pregúntales qué necesitan y aborda sus inquietudes de frente.

Las redes de Recursos Humanos me parecen increíblemente útiles porque siempre encuentras a otro compañero con la misma pregunta que tú te estas haciendo. La realidad es que casi todas las respuestas ya están ahí: recógelas, clasifícalas y ponlas en un plan de acción. Purple Squirrel y Secret HR Society son grandes redes de Slack. Brainfood, de Hungg Lee, también es una excelente fuente de información a través del correo electrónico. Los softwares de Recursos Humanos a menudo tienen blogs con información muy útil.

También recomendaría que los jefes de equipo mantengan sus rutinas tanto como sea posible o, si no queda otra, adopten otras nuevas y ajustadas a la situación. Se podría pensar que las personas disfrutan de trabajar en la comodidad de su propio hogar, pero en realidad es una experiencia increíblemente solitaria para muchos. Algunas personas extrañan la interacción personal y la separación entre el trabajo y la vida privada. Por esta razón es importante mostrar empatía, consultar a los demás y observar los cambios de humor. Podemos superar esto, pero siempre juntos.

Hoy en día, miles de trabajadores en Europa y Asia se han visto obligados a quedarse en casa y trabajar en remoto. Goodpatch tiene un grupo grande y heterogéneo de trabajadores en todo el mundo, especializados en diferentes roles: comerciales, especialistas en UX, diseñadores, desarrolladores, etc. ¿Cómo se coordinan los diferentes equipos ubicados en diferentes países?

En Goodpatch Europe, las personas están en gran medida auto-organizadas y estamos bastante acostumbrados a auto-gestionarnos. Trabajamos con roles y círculos. Las personas pueden estar en múltiples círculos y cada círculo tiene a alguien responsable de coordinar los diferentes roles y la producción de ese círculo. También tenemos líderes de equipo que administran los recursos y se aseguran de que todas las partes estén alineadas. Usamos llamadas 1:1, reuniones de equipo frecuentes y registros para lograr esta alineación.

Dada la limitación geográfica, la diferencia horaria y la barrera del idioma, nuestro equipo de Tokio tiene su propia organización y rutinas. Sin embargo, nos mantenemos actualizados e informados constantemente.

¿Cómo implementaste el teletrabajo en Goodpatch? (tecnología, procesos y personas)?

Pasar de trabajar desde casa de forma ocasional y esporádica a "tenemos que trabajar desde casa" es un gran salto, así que, para ser honesta, fue un comienzo un poco difícil. Nuestra principal prioridad era que todos tuvieran un puesto de trabajo completo y cómodo. Como mencionaba anteriormente, priorizamos el transporte de pantallas y otros enseres/equipos que las personas necesitaban para hacer su trabajo en casa.

Hoy en día todo el mundo tiene una conexión a Internet en su casa, así que al menos eso no fue un obstáculo. También proporcionamos a cada empleado una MacBook, por lo que también son muy móviles. Somos muy afortunados de que el equipo esté auto-organizado y nuestra estructura internacional hace que todos estemos bastante acostumbrados a trabajar de forma remota.

¿Cuál fue el papel del departamento de Recursos Humanos en este proceso?

Como gerente de Recursos Humanos, formo parte de un equipo que incluye a nuestros líderes de estudio, desarrollo de negocio y nuestro director general. Todos tenemos puntos de vista muy diferentes, distintos niveles de experiencia y diversos conjuntos de información. Trabajamos muy duro para alinear y unificar estas perspectivas para llegar a las mejores soluciones. Mi función es consultar a los equipos sobre la mejor manera de avanzar dada la información que tenemos disponible, saber dónde encontrar datos clave y estar a su lado en todo el proceso.

También es mi responsabilidad recopilar toda la información legal relevante y ver las cosas desde el punto de vista de los empleados, pero también debo tener presente el lado económico. Esto implica mucho trabajo administrativo, mucha investigación y, al mismo tiempo, las tareas cotidianas que deben seguir realizándose.

También soy una persona cercana y alegre, por lo que trato de mantener un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal. En este sentido, me conecto regularmente con el equipo, presto atención y les ayudo a enfrentar sus propios desafíos personales, y en general me aseguro de que la energía se mantenga lo más positiva posible.

¿Algo especialmente inspirador que quieras compartir con otros profesionales de Recursos Humanos como tú?

El grupo de Slack, Secret HR Society, es un recurso increíbles para obtener información importante y es una gran herramienta de conexión. Funciona con invitación, pero tienen un montón de enlaces y recomendaciones útiles sobre todos los temas relacionados con los Recursos Humanos. También me gusta ver las best practice de otras empresas. Hay algunas organizaciones que se toman muy en serio las obligaciones de sus empleados y ejecutan estrategias inspiradoras. Sin empleados motivados y felices, ninguna compañía puede tener éxito.

¿Te ha gustado nuestra entrevista? Si es así, te recomendamos que eches un vistazo a nuestros artículos sobre nuestra guía para implementar el teletrabajo en empresas y sobre los ejemplos de políticas de teletrabajo.