Estudio sobre las inspecciones de trabajo por control horario

El control horario y las inspecciones de Trabajo forman parte del día a día de las empresas. En los primeros seis meses desde la entrada en vigor de ley de registro horario son más de 100 las empresas que han recibido sanciones por una media de 1.000€ al no cumplir con lo establecido.

¿Quieres evitar ser una de ellas? Te explicamos en qué consiste la inspección, qué tener en cuenta y cómo fichar en el trabajo para librarte de problemas.

Un año desde la entrada en vigor de la ley de control horario

El 12 de mayo se cumplió un año desde la entrada en vigor de la ley de control horario que obliga a todas las empresas españolas a registrar la hora de entrada y salida de cada uno de sus empleados. El objetivo de esta medida es combatir el abuso laboral y el impago de horas extra.

Según los establecido en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, las organizaciones tienen que cumplir con cuatro requisitos:

• Registrar el horario de inicio y fin de la jornada de cada empleado.
• Guardar la información durante cuatro años.
• Poner a disposición de los empleados el registro.
• Informar a los sindicatos de las horas extra realizadas en el último mes.

Sin embargo, aún hoy en día, son muchas las empresas que no siguen lo establecido por la ley de registro horario o que ni siquiera tienen implementado un sistema. La crisis del coronavirus ha puesto de manifiesto las carencias de muchas empresas que han tenido que buscar la forma de implementar el registro de la jornada laboral en el teletrabajo, ya que no contaban con un sistema digital adaptado al trabajo a distancia.

¿Cuántas inspecciones de trabajo se han realizado?

Los últimos datos publicados corresponden a los primeros seis meses de la entrada en vigor de la ley, es decir: desde mayo hasta octubre de 2019. Durante este período, los inspectores de Trabajo abrieron 2.000 expedientes relacionados en exclusiva con irregularidades en el control horario (según datos del Ministerio de Trabajo publicados en La Vanguardia). De estos, solo 1.000 pudieron ser revisados y 107 acabaron en sanción. Estas cifras ponen de manifiesto que un 20% de las empresas no cumplen con la ley de control horario. Al mismo tiempo, según el informe publicado, 189 expedientes consistían en requerimientos para subsanar errores o irregularidades detectadas durante la inspección.

Aunque no existen todavía cifras de este año, Inspección de Trabajo y Seguridad Social comunicó su intención de endurecer las inspecciones y poner en marcha una campaña específica sobre control de registro y jornada durante 2020.

Además de esto, la presidenta del Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social, Ana Ercoreca, dejó claro que las inspecciones no se paralizarán por la crisis provocada por el Covid-19. En declaraciones a los medios de comunicación dijo: “los inspectores no se van a relajar, vamos a seguir controlando el registro horario y velando por los derechos de los trabajadores. Porque hoy más que nunca la inspección tiene que estar ahí”.

Interfaz de la funcionalidad del software de control horario de Kenjo

¿Cuál es la sanción media de las empresas sancionadas por incumplir el control horario?

Las sanciones por incumplimiento del control horario no se han hecho esperar. Desde mayo hasta octubre de 2019, el total de las multas impuestas ascendió a los 113.000€ lo que implica que, de media, se les reclama 1.000€ a las empresas infractoras.

Sin embargo, las sanciones más graves pueden alcanzar los 187.515€. Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, incumplir la obligación de registrar la jornada laboral constituirá una infracción grave en material laboral. Se establecen, así, tres baremos:

• Sanciones leves: de 60€ a 625€. Se aplican por no informar de las condiciones laborales a los empleados, no poner a disposición de los mismos los registros, etc.
• Sanciones graves: de 626€ a 6.250€. Corresponden con errores en los registros, horas extras no computadas o pagadas, etc.
• Sanciones muy graves: hasta 187.515€. Se imponen cuando se detectan problemas importantes como superar el máximo legal de 80 horas extras anuales o éstas no se han abonado o se han remunerado bajo otros conceptos.

Es importante señalar que, a pesar de existir un criterio marco, es el propio inspector el que determinará el importante de la multa teniendo en cuenta otros aspectos como el tamaño de la empresa o su volumen de facturación.

¿Cuáles son los errores más cometidos por las empresas?

Aunque la ley de control horario es sencilla, es fácil cometer ciertos errores que, aunque puedan parecer pequeños, pueden suponer un problema de cara una inspección. Estos son algunos de los más comunes:

• Descontar del cómputo total de horas trabajadas los períodos de descanso y pausa sin haberlos reflejado en el registro diario.
• Presentar informes confusos o poco claros en los que no queda claro cuál ha sido el tiempo de trabajo efectivo.
• No conservar los registros el tiempo estipulado por la ley (4 años).
• No poner a disposición de los empleados los registros con el cómputo total de horas trabajadas.
• Delegar en terceros el control de horas y no contar con los registros en el propio lugar de trabajo para facilitar su acceso.
• Presentar registros con información incompleta.
• No hacer fichar al personal que trabaja en remoto o que viaja habitualmente.

Muchos de estos errores están, precisamente, directamente relacionados con los aspectos a los que los inspectores prestan más atención. El Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada, fija criterios para las actuaciones inspectoras. Según se desprende de este documento, los inspectores prestarán especial atención a:

• El incumplimiento de los límites de la jornada laboral.

• La ausencia o incorrecta implementación del registro.

• La contabilización de pausas.

• La conservación del registro.

• La forma y accesibilidad del registro.

• La privacidad y cumplimiento de la Ley de Protección de datos.

¿Qué sistema de control horario es el más común?

La ley de control horario no se hace referencia a los sistemas de control de presencia que deberían utilizar las empresas para fichar en el trabajo. De hecho, desde su implantación, las empresas han podido elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

En el mercado existen diferentes opciones:

• Plantillas de Excel.
• Softwares de control horario.
• Máquinas de fichaje.
• Sistemas biométricos (a través de huella dactilar, iris, etc.).

Por lo general, la mejor solución depende del tipo de organización. Por ejemplo, en empresas tecnológicas que necesitan mantener un alto grado de seguridad pueden encontrar en los sistemas biométricos un buen aliado. O en las industrias, en las que los empleados acuden a la fábrica cada día, es posible que prefieran una máquina de fichaje tradicional.

Sin embargo, sí que es cierto que para la mayor parte de empresas el mejor sistema suele ser un software de control horario. Esta solución es muy flexible y presenta numerosas ventajas:

• Accesibilidad desde cualquier dispositivo.
• Registro sencillo, rápido y cómodo.
• Fácil implantación.
• Informes y datos en tiempo real.
• Ahorro económico (solo pagas por los usuarios que lo utilizan).
• Funcionalidades adicionales como gestión de vacaciones y ausencias.

Interfaz del software de control horario de Kenjo

¿Ha tenido un impacto positivo la ley de control horario?

De nuevo, para saber si la ley de control horario ha tenido un impacto positivo en el plano laboral debemos de atender a los datos recogidos en la última mitad de 2019. En este período, según la información de Encuesta de Población Activa publicada por rtve, las horas extra trabajadas experimentaron un descenso. Si en el segundo trimestre se contabilizaron 6.020.700 horas por semana, en el tercero éstas bajaron a 5.393.700; es decir, un 10,4% menos.

Al mismo tiempo, hubo un repunte en las horas extras remuneradas. De ser 3.108.100 entre abril y junio, se llegó a las 3.171.600 entre julio y septiembre. Lo que significa 63.500 horas más (2%). Y, en el mismo período, descendieron las horas extraordinarias sin remunerar. Pasaron de ser 2.912.600 en el segundo trimestre a 2.222.100 en el tercero, lo que supone un 23,78% menos.

Lógicamente, estas cifras no tienen por qué deberse exclusivamente a la entrada en vigor de la regulación de control horario ya que pueden haber influido otros factores. Sin embargo, está claro que la ley está empezando a tener un impacto dentro de las empresas y, sobre todo, para los empleados.

Cumple la ley de control horario al 100% con Kenjo

Como conclusión, para salir indemnes de una inspección de trabajo, es importante contar con la herramienta adecuada que nos ayude a cumplir con los requisitos marcados por la ley. Lo más sensato, en el caso de la mayoría de empresas, es contar con un software de control horario por su flexibilidad y eficiencia.

Kenjo es un software de RRHH todo en uno que, además, cuenta con una funcionalidad específica para el registro de la jornada laboral de los empleados. Ha sido diseñado para cumplir con los requisitos de la ley española por lo que ante una inspección siempre estarás tranquilo.

La experiencia es completa ya que la app de Kenjo permite:

• Acceder desde ordenador, tableta y app móvil.
• Registrar la jornada de forma rápida y sin errores.
• Almacenar los registros de forma segura en la nube.
• Controlar de un vistazo las horas efectivas trabajadas en un dashboard.
• Extraer informes con la horas extras trabajadas en un clic.

Y además de esto, en la misma plataforma encontrarás funcionalidades de utilidad para el día a día: control de vacaciones y ausencias, diseño de organigramas, gestión de nóminas, reclutamiento, bases de datos, etc.