¿Cómo fichar en el trabajo? - Todo lo que tienes que saber

Con la ley de control horario muchas empresas buscan la respuesta a cómo fichar en el trabajo diariamente. El proceso en sí es sencillo, sin embargo, es importante tener todos los cabos bien atados para evitar sanciones.

¿Qué datos tengo que recoger? ¿Cuánto tiempo debo guardarlos? ¿Qué soluciones existen en el mercado? A continuación, resolvemos todas estas preguntas.

¿Qué dice la ley de control horario?

El 12 de mayo de 2020 entró en vigor la ley de control horario que obliga a registrar la hora de entrada y salida de cada uno de los empleados de la empresa. El objetivo de ésta, según el Gobierno español, es combatir el abuso laboral y las horas extra no abonadas.

Por lo tanto, tal y como queda reflejado en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, la “empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”.

Adicionalmente, se establecen otros cuatro requisitos que han de respetar todas las organizaciones:

• Guardar el registro durante, al menos, cuatro años.
• Poner a disposición de los empleados dicho registro.
• Dar a conocer a los empleados su horario y distribución de la jornada.
• Informar a los sindicatos (de haberlos) de las horas extra acumuladas en el último mes.

Sin embargo, cabe señalar que en el texto no se hace referencia a cómo fichar en el trabajo. Es decir, la empresa puede elegir libremente el sistema que más se ajuste a sus necesidades siempre y cuando se cumpla con lo dicho anteriormente.

Información necesaria sobre cómo fichar en el trabajo

A la hora de decidir cómo controlar el horario de los trabajadores es importante saber qué información hay que recabar diariamente para cumplir con lo establecido por la ley. Los datos imprescindibles son básicos:

• Fecha.
• Nombre del trabajador.
• Hora de entrada.
• Hora de salida.

En cuanto a los descansos o las pausas para comer, la ley contempla dos escenarios. El primero: los trabajadores podrán realizar una pausa de mínimo 15 minutos según lo establecido en el apartado 4 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. “Siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un período de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos". Ese período de descanso al que tienen derecho los trabajadores también se considera tiempo de trabajo efectivo.

Y el segundo caso sería la pausa para comer durante una jornada partida. Aquí sí que sería necesario fichar en el trabajo dos veces más (salida y entrada) y dejar constancia del tiempo que se ha tomado para hacer este descanso.

Es importante señalar que, aunque no es obligatorio, Inspección de Trabajo recomienda que el registro de la jornada refleje las interrupciones o pausas que realizan los empleados y no se pueden considerar tiempo de trabajo efectivo. En caso contrario podría presumirse que esas interrupciones formarían parte de la jornada de trabajo y correspondería a la empresas demostrar lo contrario.

¿Cómo hacer correctamente el registro de la jornada?

Para registrar el horario en el trabajo existen diferentes sistemas de control horario que se adaptan a las exigencias de la ley y ofrecen una solución a las empresas. De todos los que es posible encontrar en el mercado, estos son los más comunes.

Plantillas de Excel

Las plantillas de Excel con una solución sencilla, al alcance de cualquier compañía. Sin embargo, este método presenta ciertas desventajas:

• Vulnerabilidad: cualquier documento físico se puede perder o alterar la información que contiene. Además, ocupan espacio físico lo que implica un coste para la empresa. 

• Revisión constante: las plantillas digitales contienen fórmulas que requieren revisiones de un experto para garantizar que se está extrayendo la información correcta.

• Accesibilidad: las plantillas de Excel físicas son incompatibles con el teletrabajo o con los empleados que por la naturaleza de su actividad pasan mucho tiempo fuera de la oficina.

Software de control horario

Interfaz del software de control horario de Kenjo

Un software de control horario consiste en un programa informático al que se accede a través de ordenador, móvil o tableta para que los empleados registren su jornada fácilmente desde cualquier lugar. Ésta es una de las soluciones preferidas por la mayoría de las empresas ya que ofrece un gran número de ventajas, además de facilitar el registro de la jornada en teletrabajo:

• Accesible desde cualquier lugar y dispositivo.
• Registro sencillo, rápido y eficiente para los empleados.
• Disminuye el error humano de las anotaciones manuales.
• Informes de datos en tiempo real.
• Apto para fichar en teletrabajo.
• Disminuye el tiempo de revisión y control.
• Almacenamiento seguro en la nube y sin ocupar espacio.
• Sin instalaciones complejas.
• Ahorro económico y optimización de costes.
• Funcionalidades adicionales para RRHH.

Máquinas para fichar

La tecnología también ha atendido esta necesidad de las empresas a través de máquinas para fichar. Existen muchos tipos, aunque principalmente encontramos dos: máquinas magnéticas y biométricas.

La primeras se han utilizado durante mucho tiempo para facilitar al acceso de los empleados al recinto y, al mismo tiempo, llevar un control de sus entradas y salidas. Las biométricas son mucho más modernas y basan su funcionamiento en la lectura del iris, la huella dactilar o el reconocimiento facial.

Ambas soluciones, especialmente la última, son mucho más costosas que los métodos que veíamos anteriormente ya que requieren instalaciones más complejas. Sin embargo, pueden aportar un extra de seguridad que, por ejemplo, a las empresas tecnológicas les puede interesar.

Descubre Kenjo, el software de control horario más sencillo

Kenjo es un software de Recursos Humanos que incorpora la funcionalidad de control horario, lo que permite a los empleados registrar su jornada de forma precisa, cómoda y desde cualquier lugar. Incluso cuando están trabajando desde casa.

Nuestra solución ha sido diseñada para crear un entorno intuitivo, que cumpla con todos los requisitos de la ley y que, además, ofrezca ciertos extras interesantes para cualquier compañía:

• Disponible desde ordenador, tableta y móvil.
• Registro de entrada y salida sencillo y eficiente.
• Almacenamiento seguro en la nube.
• Dashboard de control horario para RRHH con la relación de horas trabajadas.
• Informes personalizados y periódicos.
• Notificaciones de festivos regionales.
• Cálculo de horas extras para ajustar la nómina mensualmente.
• Funcionalidades adicionales: control de vacaciones, nóminas, reclutamiento, etc.