Die Praxis läuft, das Team wächst. Was als kleine Hausarztpraxis begann, ist heute ein Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) mit mehreren Standorten, 80 Mitarbeitenden und unzähligen Behandlungszimmern. Eigentlich ein Grund zur Freude – wäre da nicht der Dienstplan.

Mit jedem neuen Mitarbeitenden und jedem weiteren Standort verwandelt sich die einst übersichtliche Excel-Tabelle in ein unkontrollierbares Monster. Stundenlanges Herumschieben von Zellen, Übertragungsfehler und frustrierte Anrufe von MFAs, die am falschen Standort eingeplant wurden, gehören plötzlich zum Alltag.

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du dieses Chaos in den Griff bekommst. Die Lösung liegt nicht einfach nur in "irgendeiner" Schichtplaner Software für Arztpraxen, sondern in einem System, das Komplexität durch intelligente Filter und Standort-Logik beherrschbar macht.

Wenn die Praxis wächst: Warum Excel und Standard-Tools an Grenzen stoßen

Das Szenario kennen viele Praxismanager: Solange das Team aus 10 bis 15 Personen besteht, funktionieren einfache Drag-and-Drop-Tools oder Excel noch gut. Doch ab einer Größe von ca. 50 Mitarbeitenden entsteht eine kritische Lücke, die wir "Complexity Gap" nennen.

Plötzlich reicht es nicht mehr, Namen untereinander aufzulisten. Eine Personaleinsatzplanung in einer Großpraxis bringt spezifische Herausforderungen mit sich, an denen Standard-Lösungen scheitern:

Das Hauptproblem ist die fehlende Filterung. Wenn Du versuchst, einen Dienstplan für mehrere Standorte in einer einzigen Ansicht zu quetschen, verlierst Du unweigerlich den Überblick.

Ordnung im Chaos: Strukturierung durch Standorte, Räume und Qualifikationen

Wie löst man dieses Problem? Die Antwort lautet: Reduktion der Komplexität durch Logik. Eine moderne Software darf Dir nicht einfach alle Deine Angestellten zeigen. Sie muss Dir nur die zeigen, die für die aktuelle Aufgabe relevant sind.

Statt einer endlosen Liste benötigst Du eine Schichtplanung im MVZ, die intelligent filtert:

• Nach Standort: Wenn Du den Plan für "Standort Nord" schreibst, sollten Mitarbeiter, die fest dem "Standort Süd" zugeordnet sind, gar nicht erst auftauchen (oder ausgegraut sein).
• Nach Arbeitsplatz/Zimmer: Du planst nicht nur "Anwesenheit", sondern konkrete Ressourcen wie "Behandlungszimmer 1" oder "Empfang".
• Nach Rolle: Für das Labor brauchst Du MFAs mit spezieller Qualifikation, keine Assistenzärzte. Die Software sollte Dir automatisch nur passende Personen vorschlagen.

Praxisbeispiel: Die Herausforderung der „80-Köpfe-Liste“

Um das Problem greifbar zu machen, lohnt sich ein Blick in die Praxis. Ohne intelligente Filterung passiert genau das, was eine unserer Kundinnen aus der Praxis Dhom beschreibt. Sie schildert die Situation einer Kollegin, die für die Planung verantwortlich ist:

"Wenn ich mich jetzt in die Situation von Frau Hindenburg versetze, die dann eine Woche Dienstplan schreibt für alle Assistenzen an allen Standorten, ist es doch sehr unübersichtlich, wenn sie unter jedem Arbeitsplatz – also sprich unter jedem Behandlungszimmer – dann wieder die 80 Mitarbeiter sieht."

Genau hier liegt der Knackpunkt: Wenn unter "Zimmer 3" eine Dropdown-Liste mit 80 Namen aufklappt, ist Fehleranfälligkeit vorprogrammiert. Eine spezialisierte Software zeigt an dieser Stelle vielleicht nur noch die 5 verfügbaren Mitarbeitenden an, die für "Zimmer 3" qualifiziert sind und an diesem Tag noch keine Schicht an einem anderen Standort haben.

Rechtssicherheit und Compliance in der Dienstplanung

Neben der Übersichtlichkeit ist die digitale Schichtplanung und das Arbeitsrecht ein massiver Faktor für Großpraxen. Mit der Anzahl der Mitarbeitenden steigt das Risiko von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Manuelle Listen warnen Dich nicht, wenn eine Ruhezeit unterschritten wird.

Worauf eine gute Software automatisch achten muss:

• Ruhezeiten: Wer Spätschicht hatte, darf am nächsten Morgen nicht zur Frühschicht eingeteilt werden (11 Stunden Ruhezeit).
• Maximale Arbeitszeit: Warnung bei Überschreitung der 10 Stunden.
• Pausenregelungen: Automatischer Abzug oder feste Einplanung von Pausen gemäß Gesetz.
• Dokumentationspflicht: Im Falle einer Zollprüfung (Schwarzarbeitbekämpfungsgesetz) musst Du Dienstpläne und Ist-Zeiten lückenlos nachweisen können.

Vorteile einer spezialisierten Personal-Einsatzplanung-Software

Der Umstieg von Excel auf eine professionelle Personal Einsatzplanung Software ist eine Investition, die sich schnell bezahlt macht – nicht nur monetär, sondern auch durch Entlastung der Nerven.

Checkliste: Was Deine Software können muss

Wenn Du Dich auf die Suche nach einer Lösung machst, achte auf folgende Features, die speziell für MVZs und große Praxen essenziell sind:

• Mehrmandantenfähigkeit & Standortverwaltung: Kannst Du Mitarbeiter problemlos zwischen Standorten "ausleihen", ohne dass Chaos entsteht?
• Tagging-System: Kannst Du nach Qualifikation (z.B. "Röntgenschein", "Ersthelfer") filtern?
• Warnsysteme: Schlägt die Software Alarm bei Gesetzesverstößen (ArbZG)?
• Mobile App für das Team: Können Mitarbeitende ihren Plan auf dem Handy sehen?
• Digitale Zeiterfassung: Gibt es eine Schnittstelle zwischen "Geplant" und "Ist-Zeit" für die Lohnabrechnung?

Zusammenfassung

Das Wachstum einer Arztpraxis zum MVZ ist ein Erfolg, bringt aber administrative Schmerzen mit sich. Ab ca. 50 Mitarbeitenden funktionieren manuelle Listen nicht mehr – das Risiko für Fehler und der Zeitaufwand steigen exponentiell an.

Die Lösung liegt nicht nur in der Digitalisierung an sich, sondern in intelligenten Filtern (nach Raum, Rolle, Standort), um die "80-Köpfe-Liste" zu vermeiden. Eine gute Software schützt Dich zudem aktiv vor Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz und sorgt für zufriedenere Mitarbeitende.

Nächster Schritt für Deine Personalverwaltung

Schluss mit der unübersichtlichen Zettelwirtschaft und Excel-Tabellen, die an ihre Grenzen stoßen. Kenjo hilft Dir, auch bei 80+ Mitarbeitenden und mehreren Standorten den Überblick zu behalten.

Strukturiere Deine Dienstpläne nach Behandlungsräumen, Standorten oder Qualifikationen und reduziere Deine Planungszeit drastisch.