Die 4 besten Dienstplan Softwares im Vergleich

In einer dynamischen Arbeitswelt ist eine durchdachte Dienstplanung entscheidend für den Erfolg. Unternehmen brauchen smarte Lösungen, um Schichten effizient zu organisieren, Mitarbeitende gezielt einzusetzen und Planung sowie Kommunikation zu vereinfachen.

In diesem Artikel zeigen wir dir die besten Dienstplan Softwares, mit denen du deine Dienstplanung digitalisieren und vereinfachen kannst – und was die beste Lösung für dein Unternehmen ausmacht.

4 Gründe, warum viele moderne Unternehmen noch keine Dienstplan-Software verwenden

Viele Unternehmen zögern immer noch, ihre alten Dienstplan-Systeme zu modernisieren. Deshalb wollen wir dieses Thema analysieren und unsere Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern offenlegen. Im Folgenden zeigen wir dir die vier Hauptgründe, warum Unternehmen bisher keine moderne Dienstplan-Software einsetzen:

1. Finanzielle Hürden: Warum viele Unternehmen tatsächlich auf Dienstplan-Software verzichten

Die meisten Unternehmen setzen auf traditionelle Planungstechniken und zögern, ihre Systeme zu erneuern. Oft wurden bereits erhebliche Summen an Zeit und Geld in die alten Verfahren investiert. Zudem sind viele sich der Risiken veralteter Methoden nicht bewusst, etwa: Diese ineffizienten Ansätze verhindern oftmals eine flexible und moderne Personaleinsatzplanung.

• Erheblicher Verlust von Arbeitszeit aufgrund langsamer Planungsprozesse

• Unzufriedene Mitarbeitende, die durch mangelhafte Kommunikation den Fokus verlieren

• Erhebliche Schwierigkeiten bei der genauen Identifizierung besonders effizienter Einsatzmöglichkeiten

Viele Unternehmen blockieren den Einsatz moderner Technologien in der Planung, weil sie die anfänglichen Kosten fürchten. Dabei wird übersehen, dass diese Investition langfristig erhebliche Einsparungen und eine verbesserte Verwaltung der Schichtprozesse ermöglicht. Deshalb verlieren Unternehmen oft mehr Geld, als sie durch veraltete Systeme einsparen. Schließlich, eindeutig, Digitalisierung bietet nachhaltigen Mehrwert.

2. Widerstand des Managements gegen die Einführung neuer Dienstplan-Software heutzutage

Wenn die Personalabteilung eines Unternehmens neue Planungstechnologien einführen möchte, ist die Unterstützung des Managements essenziell. Vor allem bei zentralen Entscheidungen, wie der Einführung einer modernen Dienstplan-Software, müssen die Konzepte so präsentiert werden, dass das Management zustimmt.
Schließlich müssen alle Beteiligten überzeugen.

Ohne die Unterstützung des Managements wird der Fortschritt blockiert. Präsentiere deinem Management dein Geschäftsmodell und stelle sicher, dass es nahtlos in die Unternehmensstrategie integriert wird, um Zustimmung zu erhalten.

Definiere, welche Veränderungen erforderlich sind, erstelle Berichte, Angebote, Produktinformationen und sämtliche Details, um alle Fragen zu klären. Du solltest Lösungen präsentieren, die die Herausforderungen in der Planung effektiv adressieren.

3. Mangel an qualifizierten Mitarbeitenden: Warum Unternehmen wirklich häufig zögern, eine Dienstplan-Software einzuführen

Ein gravierender Mangel an qualifizierten Mitarbeitenden kann leider oft dazu führen, dass Unternehmen zögern, eine neue Dienstplan-Software einzuführen. Wenn niemand im Unternehmen die Verantwortung für den Implementierungsprozess übernimmt und die Personalabteilung nicht ausreichend auf die Umstellung vorbereitet ist, kann dies zu Verwirrung und Verzögerungen führen.

Dein Vorhaben, eine Dienstplan-Software einzuführen, wird scheitern, wenn es keine passenden Personen im Unternehmen gibt, die den Prozess vorantreiben können. Selbst die beste Software kann nicht erfolgreich implementiert werden, wenn nicht die richtigen Partner oder Strategien vorhanden sind. Wenn das Unternehmen nicht über geeignete Mitarbeitende verfügt, um daran zu arbeiten, wird die Anschaffung eines neuen Systems in der Planung nicht einmal in Betracht gezogen.

4. Beharren auf bewährten Methoden – Kein wirklicher Bedarf an Dienstplan-Software

Auch kleinere Unternehmen zögern oft, ihre gewohnte Komfortzone zu verlassen, weil sie sich an altbewährte Planungstechniken klammern. Sie verlieren das Interesse an neuen Systemen, da sie moderne Technologien in der Planung als fehlerhaft, träge oder zu komplex empfinden, und langfristig ineffizient.

Veränderungen im Planungsprozess stoßen bei Führungskräften häufig auf Widerstand, da sie ihre Arbeitsweise ändern müssten oder sich durch den technologischen Fortschritt bedroht fühlen.

Vorteile der Implementierung einer Dienstplan-Software für Dein Unternehmen

Die Einführung einer Dienstplan-Software ist für Unternehmen von großer Bedeutung. In diesem Abschnitt beleuchten wir, welche Vorteile ein solches System für das Management des Dienstplanungsprozesses bieten kann.

Effizienzsteigerung durch Dienstplan-Software: Mehr Zeit für das Wesentliche

Moderne Software automatisiert und vereinfacht sämtliche Abläufe der Dienstplanung und Kommunikation. So kann dein Unternehmen den Planungsprozess effektiver steuern und schnell optimale Personaleinteilungen realisieren.

Maximale Produktivität durch eine digitale Lösung

Eine Dienstplan-Software verleiht deinem Unternehmen einen deutlichen Produktivitätsschub – für alle, ob Mitarbeitende, Manager oder Führungskräfte! In der heutigen Arbeitswelt sollten Teams ihre Zeit für wertschöpfende Aufgaben nutzen, statt sich in manuellen Planungsprozessen zu verlieren. Automatisierung und Digitalisierung sorgen dafür, dass der Fokus auf gewinnbringende Tätigkeiten gelegt wird, während die Software die besten Personaleinteilungen zügig identifiziert.

Echtzeit-Daten: Der entscheidende Vorteil

Aktuelle und präzise Dienstplandaten sind für Personalverantwortliche unerlässlich. Die steigenden Anforderungen an Transparenz und schnelle Kommunikation machen es notwendig, dass Daten stets aktuell gehalten werden. Eine moderne Dienstplan-Software meistert diesen Verwaltungsaufwand effizient und sorgt für einen jederzeit verlässlichen Überblick.

Effiziente Ressourcennutzung durch Digitalisierung

Mit einer digitalen Lösung entfällt die Notwendigkeit, physische Pläne zu erstellen oder umfangreiche Papierarchive zu pflegen. Alle Informationen werden zentral gespeichert und können von verschiedenen Geräten abgerufen werden. Das spart nicht nur Platz, sondern reduziert auch den Aufwand und die Kosten erheblich.

Welche Funktionen sollte Deine Dienstplan-Software haben?

Eine leistungsfähige Dienstplan-Software ist für Unternehmen unverzichtbar, um die komplexen Anforderungen der Dienstplanung zu meistern. In diesem Abschnitt beleuchten wir die zentralen Funktionen, die eine herausragende Lösung für Deine Planungsprozesse bieten sollte – ergänzt um weitere nützliche Features, die Deinen Arbeitsalltag erleichtern.

Leistungsstarke Dienstplanungs-Datenbank: Das Rückgrat Deiner Software

Eine robuste Datenbank verwaltet alle Planungsdaten und sorgt dafür, dass Dienstpläne strukturiert und jederzeit zugänglich sind. Falls Du noch manuell arbeitest, ist es an der Zeit, auf ein digitales System umzusteigen.

Effiziente Dienstplanungsprozesse: Unverzichtbare Funktionen

Ein modernes System vereinfacht sämtliche Abläufe der Dienstplanung – von der Verwaltung der Schichtpläne über die Kommunikation mit Mitarbeitenden bis hin zur Koordination der Einsätze. So wird der gesamte Prozess spürbar optimiert.

Das Self-Service-Erlebnis: Must-have für moderne Unternehmen

Mit einer integrierten Self-Service-Plattform können Deine Mitarbeitenden ihre Schichtwünsche unkompliziert einreichen, den Status ihrer Planungen verfolgen und offene Schichten einsehen – ganz ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Dienstplanbewertung und -analyse: Alle Funktionen für mehr Übersicht

Funktionen zur Bewertung und Analyse von Dienstplänen helfen, den gesamten Prozess zu vereinfachen. Sie filtern Planungsdaten nach verschiedenen Kriterien und speichern relevante Informationen direkt in den Mitarbeiterprofilen, sodass Du stets den Überblick behältst.

Weitere nützliche Funktionen, die den Unterschied machen

• Mobile App & Cloud-Zugriff: Greif jederzeit und überall über Smartphone oder Tablet auf Deine Dienstpläne zu.

• Systemintegration: Nahtlose Anbindung an Lohnabrechnungs-, HR- und Zeiterfassungssysteme für einen reibungslosen Informationsfluss.

• Automatische Benachrichtigungen: Erhalte sofortige Alerts bei Planänderungen, damit alle immer auf dem neuesten Stand sind.

• Schichttausch und Urlaubsanfragen: Ermögliche Deinen Mitarbeitenden, Schichten zu tauschen und Anfragen digital zu stellen – alles innerhalb der Software.

• Anpassbare Vorlagen & Berichte: Erstelle individuelle Berichte und nutze flexible Planungsvorlagen, die perfekt auf Deine Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind.

• Rollenbasiertes Benutzerrechte-Management: Verteile Zugriffsrechte gezielt, um sowohl den administrativen Aufwand zu minimieren als auch den Datenschutz zu gewährleisten.

• Echtzeit-Kommunikation: Integrierte Chat- und Kommentarfunktionen erleichtern die kurzfristige Abstimmung im Team.

Diese Funktionen sorgen dafür, dass Deine Dienstplan-Software nicht nur den Planungsprozess optimiert, sondern auch einen echten Mehrwert im täglichen Betrieb schafft. So bist Du bestens gerüstet, um flexibel und effizient auf Veränderungen zu reagieren und Dein Team optimal zu koordinieren.

Rechtliche Risiken bei fehlerhafter Dienstplan Software

Fehler im Dienstplan sind nicht nur organisatorisch ärgerlich – sie können auch rechtliche Folgen haben. Werden Ruhezeiten oder Pausenregelungen nicht eingehalten, drohen Bußgelder und im schlimmsten Fall Haftungsrisiken für Arbeitgeber.

Viele Unternehmen planen noch mit Excel oder WhatsApp und haben dadurch keinerlei automatische Prüfungen. Moderne Dienstplan Software wie Kenjo erkennt diese Konflikte frühzeitig und verhindert Verstöße, bevor sie entstehen.

Die besten Dienstplan-Softwarelösungen für Dein Unternehmen im Vergleich

Bei der Vielzahl an Angeboten ist es nicht leicht, sich für die passende Dienstplan-Software zu entscheiden. Um dir die aufwendige Recherche abzunehmen, haben wir hier die fünf besten Dienstplan Softwares mit ihren individuellen Vorteilen zusammengestellt – so findest du die Lösung, die optimal zu den Anforderungen deines Unternehmens passt.

Kenjo

Kenjo ist eine umfassende Personalverwaltungssoftware, die alle Bereiche des Personalmanagements abdeckt. Die Funktionen gliedern sich in zwei Bereiche: Einfache Verwaltung und Engagierte Mitarbeitende. Im Bereich der einfachen Verwaltung findest du grundlegende Features wie Abwesenheitsmanagement, digitale HR, Zeiterfassung, Workflows, Berichte & Analytics, Vorbereitende Lohnabrechnung, Bewerbermanagement, digitale Unterschrift und natürlich Dienstplanung. Der Bereich der engagierten Mitarbeitenden umfasst komplexere Anwendungen wie Performance Management, Ziele & OKR, Mitarbeiterzufriedenheit, Onboarding und Organigramm.

Die Funktion zur Dienstplanung findest du unter dem Punkt Dienstplanung im Bereich der einfachen Verwaltung. Mit Kenjo kannst du individuelle Dienstpläne erstellen und diese nach Bereichen, Funktionen, Personal, Arbeitsstunden und weiteren Kriterien filtern. Als Unternehmensleiter hast du die Möglichkeit, deinen Mitarbeitenden die gewünschten Arbeitsschichten zuzuteilen und die Ansicht deines Dienstplans flexibel nach Tagen, Wochen oder Monaten zu gestalten.

Mit der Dienstplan-Software von Kenjo wird auch die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung zum Kinderspiel. So behältst du zusammen mit deinem Team Überstunden, Home-Office-Tage und Krankmeldungen stets im Blick. Die Software eignet sich besonders für Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie, Automobilindustrie und Produktionsgewerbe – und der Zugriff auf den Dienstplan ist personalisiert von allen Geräten aus möglich. Auch Gehaltsabrechnungen lassen sich übersichtlich erstellen, und alle Pläne können problemlos in Excel exportiert werden.

Kenjo Kosten: Du hast die Möglichkeit, Kenjo 14 Tage lang kostenlos zu testen. Danach stehen drei Abonnements zur Auswahl: Starter für 5,4 €, Growth für 9 € pro Monat und pro Mitarbeitendem sowie Connect, bei dem der Preis auf Anfrage ermittelt wird.

Workday

Workday ist eine umfangreiche Unternehmenssoftware, die Finanz-, HR- und Planungslösungen vereint. Das Angebot umfasst Produkte für jeden Unternehmensbereich: Financial Management, Human Capital Management, Enterprise Planning, Spend Management, Talent Management, Payroll and Workforce Management, Reporting & Analysen, Professional Services Automation, Plattform- und Produkterweiterungen sowie Workday Peakon Employee Voice.

Workday

Die Dienstplan-Software ist in der Professional Services Automation integriert. Mit Workday kannst du Projekte zeitlich planen und deine Mitarbeitenden präzise zu den gewünschten Zeiten einsetzen – unabhängig vom Standort, da der Zugriff über beliebige Geräte möglich ist. Individuell erstellbare Ressourcenprognosen liefern alle wichtigen Planungsinformationen auf einen Blick. Zudem werden Kosten, Gehaltsabrechnungen, das Management von Firmenkarten und die Projektfaktuierung kinderleicht abgewickelt.

Workday Kosten: Für eine Preisauskunft kannst du Workday direkt kontaktieren und ein individuelles Angebot anfordern.

BeeBole

BeeBole ist eine Software, die speziell für die Dienstplanung entwickelt wurde. Sie ersetzt komplexe Zeitberichte und Anwesenheitslisten durch eine übersichtliche und leicht bedienbare Lösung.

Beebole

Mit BeeBole kannst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden stressfrei einsehen und gleichzeitig verfolgen, wieviel Zeit für Projekte, Aufgaben und Kunden investiert wird. Dies erleichtert die Projektplanung, da du stets den Fortschritt einsehen und gegebenenfalls weitere Ressourcen zuweisen kannst. Die umfangreichen Berichtsfunktionen ermöglichen es, Daten für Projekte und Engpässe zu sammeln und auszuwerten.

BeeBole Kosten: Das vollständige Abonnement kostet 6,99 € pro Nutzer und pro Monat.

Smartplan

Brauchst du einen Spezialisten für die Erstellung von Dienstplänen? Dann könnte Smartplan genau die richtige Lösung für dich sein. Diese Software ist speziell für die Personaleinsatzplanung konzipiert und auf allen Geräten verfügbar, sodass deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten direkt auf dem Handy einsehen können.

Mit Smartplan bleibt dein Team stets auf dem Laufenden, und Änderungen können schnell und unkompliziert vorgenommen werden. Die integrierte Kommunikationsfunktion sorgt dafür, dass wichtige Angelegenheiten sofort geklärt werden. Die Bedienung ist simpel und benutzerfreundlich – du musst kein Technik-Experte sein, um komplexe Dienstpläne zu erstellen.

Smartplan

Zusätzlich unterstützt dich Smartplan mit der Einrichtung von Regeln und Begrenzungen, um Überstunden zu vermeiden und sicherzustellen, dass die zugeteilten Mitarbeitenden über die nötigen Qualifikationen verfügen. Zudem kann dir Smartplan intelligente Dienstplan-Vorschläge unterbreiten, die Mitarbeiterwünsche und festgelegte Regeln berücksichtigen. Auch Zeiterfassung, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsplanung, Überstundenabbau und Krankmeldungen werden umfassend abgedeckt.

Smartplan Kosten: Smartplan bietet vier Abonnements, abhängig von der Mitarbeiteranzahl. Bei 15 Mitarbeitenden kostet die vollständige Dienstplanung 19 € pro Monat, bei 30 Mitarbeitenden 29 € und bei 45 Mitarbeitenden 39 € pro Monat. Für mehr als 45 Mitarbeitende kannst du den Preis auf der Website automatisch berechnen lassen.

Planovo

Planovo hat sich ebenfalls auf die Dienstplanung spezialisiert und unterteilt seine Software in drei Bereiche: Dienstplanung, Urlaubsplanung und Zeiterfassung. Besonders übersichtlich wird Planovo durch die klare Unterteilung der Arbeitsbereiche in Tätigkeitsfelder, Arbeitsgruppen oder Abteilungen. Du kannst deine Mitarbeitenden den entsprechenden Bereichen zuordnen und so die Dienstplanung deutlich erleichtern.

Planovo informiert dich mit aktuellen Benachrichtigungen über Urlaubszeiten, fehlerhafte Dienstpläne oder Doppelbelegungen. Deine Mitarbeitenden werden automatisch über neue Dienstpläne informiert, sodass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist. Dabei können auch die Wünsche deiner Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Zusätzlich bieten Funktionen wie Zeiterfassung, Urlaubsplanung, ein Stundenkonto und die Gehaltsabrechnung eine umfassende Verwaltungslösung.

Planovo Kosten: Alle Funktionen können 30 Tage lang unverbindlich getestet werden. Danach gibt es zwei Abonnements: Light für 1,50 € pro Mitarbeitendem und Monat sowie Full für 2 € pro Mitarbeitendem und Monat. Beide enthalten die Funktion zur Dienstplanung, wobei Full zusätzliche Features bietet.

Dienstplan Software Anbieter im direkten Vergleich

Um dir die Auswahl der besten Dienstplan Software noch einfacher zu gestalten haben wir hier nochmal eine Tabelle hinzugefügt wo du alle Kosten und Bewertungen auf einem Blick vergleichen kannst. Wusstest du übrigens dass wir auch eine ähnliche Zusammenstellung haben für die beste Recruiting Software? 

Dienstplan Software im Praxistest: Integrationen und Bedienbarkeit

Eine moderne Dienstplan Software darf nicht nur Schichten abbilden, sondern muss auch dabei helfen, gesetzliche Vorgaben automatisch einzuhalten. Dazu gehören Ruhezeiten, Pausenregelungen und die maximale Anzahl an Schichten in Folge. Ebenso wichtig sind Integrationen in Zeiterfassung und Lohnabrechnung, damit keine Insellösung entsteht. Die folgende Tabelle zeigt, welche Anbieter in puncto Integrationen und Compliance überzeugen.

Welche Dienstplan App ist die beste?

Viele Unternehmen fragen sich: Welche Dienstplan App ist die beste? Die kurze Antwort: Es gibt keine universell beste App. Jede Lösung hat Stärken in bestimmten Anwendungsfällen.

• Kleinere Teams suchen oft nach einer App, die einfach zu bedienen ist und Schichten mobil verwalten lässt.

• KMU mit Schichtbetrieb brauchen häufig Integrationen in Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und vorbereitende Lohnabrechnung.

• Unternehmen in regulierten Branchen legen besonderen Wert auf Compliance-Prüfungen, um Ruhezeiten und gesetzliche Vorgaben automatisch einzuhalten.

Die „beste“ Dienstplan App ist also immer diejenige, die zu den Prozessen, der Branche und den Ressourcen deines Unternehmens passt. Deshalb haben wir in unserem Vergleich die Funktionen, Integrationen und Compliance-Features gegenübergestellt – damit du die Lösung findest, die wirklich zu deinem Alltag passt.

Warum Kenjo die beste Dienstplan-Software für Dein Unternehmen ist

In der Praxis geht es nicht darum, die „beste Software für alle“ zu finden, sondern die Lösung, die zu deinem Unternehmen passt. Kenjo wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen im Schichtbetrieb entwickelt – effizient, rechtssicher, integriert und mobil.

Effizient und rechtssicher planen

Kenjo automatisiert die gesamte Dienstplanung – von der Schichtzuordnung bis zur Abwesenheitsverwaltung. Eingebaute Compliance-Checks prüfen automatisch Ruhezeiten, Pausen und maximale Arbeitsstunden. So minimierst du rechtliche Risiken und verhinderst Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz.

Alles in einem System

Statt mit mehrere Einzellösungen zu arbeiten, bündelt Kenjo alle Kernprozesse in einer Plattform: Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten, vorbereitende Lohnabrechnung und digitale Personalakten. Durch Integrationen in Systeme wie DATEV sparst du Zeit und vermeidest Fehler.

Entwickelt für deine Branche

Ob Logistik, Fertigung, Gesundheitswesen oder Einzelhandel – Kenjo passt sich an deine Abläufe an. Egal ob Fahrerteams, Pflegekräfte, Produktionslinien oder Filialnetzwerke: Die Software unterstützt dich dabei, Personal effizient einzusetzen und Schichten zuverlässig zu besetzen.

Für die mobile Belegschaft gemacht

Die Mehrheit deiner Mitarbeitenden arbeitet ohne festen Schreibtisch – unterwegs, in Werkhallen, auf Stationen oder im Verkauf. Genau dafür wurde Kenjo entwickelt. Über die mobile App haben alle jederzeit Zugriff auf ihre Schichten, können Dienste tauschen, Abwesenheiten beantragen oder Rückmeldungen geben. So erreichst du deine gesamte Belegschaft direkt – ohne Umwege über Aushänge oder WhatsApp-Gruppen.

Kosten im Griff, jederzeit skalierbar

Kenjo wächst mit deinem Unternehmen – vom kleinen Team bis zum Betrieb mit mehreren Standorten. Flexible Preispläne sichern dir ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis, ohne in teure Enterprise-Lösungen investieren zu müssen.

Mit Kenjo erhältst du eine Dienstplan-Software, die deine Prozesse vereinfacht, rechtliche Sicherheit schafft und gleichzeitig Mitarbeitende einbindet – speziell für die mobile Belegschaft im Schichtbetrieb.