Personalcontrolling: Alle Arten und die Vorteile für Dich als Unternehmer

Personalcontrolling ist ein wichtiger Teilbereich des Controllings in Deinem Unternehmen, der sich mit der Steuerung, Überwachung und Optimierung von Personalprozessen und -kosten befasst. Durch Personalcontrolling kann Dein Unternehmen seine Personalarbeit zielgerichtet und effizient gestalten und somit die Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität erhöhen. Im Zuge der Globalisierung und Digitalisierung wird Personalcontrolling immer wichtiger, da Unternehmen in einem immer dynamischeren und komplexeren Umfeld agieren müssen. 

Personalcontrolling kann dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu erhöhen, die Fluktuation zu reduzieren und die Qualifikationen der Mitarbeiter gezielt zu fördern. Fundierte Kenntnisse der wichtigsten Instrumente und Methoden des Personalcontrollings sind somit für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Personalprozesse effizient zu gestalten und langfristig erfolgreich zu sein. Genau auf diese Instrumente und Methoden wollen wir von Kenjo in diesem Artikel eingehen.

Was ist Personalcontrolling?

Personalcontrolling bezieht sich auf die planmäßige und systematische Steuerung, Überwachung und Optimierung aller personalbezogenen Aktivitäten in einem Unternehmen oder einer Organisation. Das Ziel des Personalcontrollings ist es, sicherzustellen, dass die Personalressourcen des Unternehmens effektiv eingesetzt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen. Personalcontrolling umfasst in der Regel eine Vielzahl von Aufgaben, darunter Personalplanung, -beschaffung, -entwicklung, -vergütung, -beurteilung und -abbau. 

Es beinhaltet auch die Erfassung und Analyse von Daten, um Erkenntnisse und Empfehlungen zur Verbesserung der Personalprozesse und -ergebnisse zu generieren. Mehr dazu weiter unten. Das Personalcontrolling hilft Unternehmen, ihre Personalstrategie auf die Geschäftsstrategie auszurichten, die Personalprozesse zu optimieren und die Effektivität und Effizienz der Personalabteilung zu erhöhen. 

Welche Arten des Personalcontrollings gibt es?

Um das Personalcontrolling besser zu verstehen, muss man sich zunächst die verschiedenen Arten des Personalcontrollings ansehen. Wir von Kenjo haben euch die gängigsten Arten einmal in einer übersichtlichen Liste zusammengefasst:

Operatives Personalcontrolling

Operatives Personalcontrolling umfasst die laufende Überwachung und Steuerung von personalbezogenen Aktivitäten. Es ist in der Regel auf kurzfristige oder taktische Ziele ausgerichtet und konzentriert sich auf die Umsetzung der Personalstrategie des Unternehmens. Zu den Aufgaben des operativen Personalcontrollings gehören die Überwachung der Personalplanung und -beschaffung, die Verwaltung von Personaldaten und die Durchführung von Mitarbeiterbeurteilungen und Leistungsanalysen. 

Das operative Personalcontrolling ist eng mit anderen operativen Funktionen im Unternehmen verbunden, wie z.B. dem Finanzcontrolling, dem Vertriebscontrolling und dem Produktionscontrolling. Es stellt sicher, dass die Personalstrategie des Unternehmens mit den anderen Geschäftsbereichen abgestimmt ist.

Strategisches Personalcontrolling 

Strategisches Personalcontrolling bezieht sich auf die langfristige Ausrichtung der Personalstrategie eines Unternehmens und zielt darauf ab, die Personalressourcen des Unternehmens so zu gestalten, dass sie den Geschäftszielen und der langfristigen Unternehmensstrategie entsprechen. Zu den Aufgaben des strategischen Personalcontrollings gehören die Analyse der aktuellen Personalstrategie des Unternehmens, die Identifizierung des Personalbedarfs und -engpässen, die Planung der zukünftigen Personalentwicklung und die Gestaltung des Personalmarketings. Das strategische Personalcontrolling ist eng mit der strategischen Planung und den anderen strategischen Funktionen im Unternehmen verbunden, wie z.B. dem Strategischen Controlling, dem Marketing und dem Finanzcontrolling. 

Quantitatives Personalcontrolling   

Quantitatives Personalcontrolling behandelt die systematische Erfassung, Analyse und Auswertung von quantitativen Daten im Bereich des Personalmanagements. Hierbei werden insbesondere Zahlen, Daten und Fakten aus dem Personalbereich erfasst und ausgewertet, um Rückschlüsse auf die Leistungsfähigkeit, Effektivität und Effizienz der Personalabteilung und des Personaleinsatzes zu ziehen. 

Zu den Aufgaben des quantitativen Personalcontrollings gehören beispielsweise die Erfassung und Analyse von Personalzahlen, wie etwa die Anzahl der Mitarbeiter, die Personalfluktuation oder der Krankenstand, sowie die Erstellung von Kennzahlen zur Leistungsbeurteilung der Personalabteilung. Darüber hinaus werden im Rahmen des quantitativen Personalcontrollings auch Kosten- und Budgetdaten erfasst und analysiert.

Welche Aufgaben gibt es im Personalcontrolling

Das Personalcontrolling umfasst verschiedene Aufgaben und Tätigkeiten, die darauf abzielen, Personalentscheidungen und -maßnahmen auf Basis von Daten und Kennzahlen zu treffen und zu optimieren. Einige der wichtigsten Aufgaben im Personalcontrolling umfassen:

• Datensammlung und -analyse: Eine wichtige Aufgabe des Personalcontrollings ist die Erfassung und Auswertung von Daten, die Informationen über Mitarbeiterzahlen, -kosten, -leistungen und -zufriedenheit liefern. Hierzu können beispielsweise Daten aus Gehaltsabrechnungen, Mitarbeiterbefragungen, Krankenständen oder Fluktuationsraten herangezogen werden.
  
  
• Definition von Kennzahlen: Auf Basis der erhobenen Daten werden im Personalcontrolling Kennzahlen definiert, die die Leistung und Effizienz des Personalwesens messbar machen. Hierzu gehören beispielsweise Kennzahlen wie Personalkosten pro Mitarbeiter, Fluktuationsrate oder Mitarbeiterzufriedenheit.
  
  
• Ableitung von Handlungsempfehlungen: Auf Basis der gesammelten Daten und Kennzahlen werden im Personalcontrolling Handlungsempfehlungen abgeleitet, die zur Optimierung des Personalwesens beitragen sollen. Hierzu können beispielsweise Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, Verbesserung der Personalentwicklung oder Reduktion der Personalkosten gehören.
  
  
• Erstellung von Prognosen: Das Personalcontrolling erstellt auch Prognosen, die Aussagen über zukünftige Entwicklungen im Personalwesen ermöglichen. Hierzu können beispielsweise Prognosen über zukünftige Mitarbeiterbedarfe, -kosten oder -leistungen gehören.
  
  
• Berichterstattung: Ein weiterer wichtiger Aspekt des Personalcontrollings ist die regelmäßige Berichterstattung über die Ergebnisse der Datenauswertung und die Umsetzung von Maßnahmen. Hierdurch können Entscheidungsträger im Unternehmen stets über den aktuellen Stand des Personalwesens informiert werden und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Warum ist Personalcontrolling wichtig für Dein Unternehmen?

Wie alle Ziele innerhalb eines Unternehmens, sind auch die Ziele des Personalcontrollings in eine größere Strategie der Firma eingebunden und dementsprechend das Unterziel einer größeren Zielsetzung. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es wichtig, dass im Personalcontrolling für eine klare Zielsetzung gesorgt wird und diese dann verfolgt und versucht umzusetzen wird. Dazu gehören zum einen die Informationsversorgung, die andere Abteilungen mit Daten zum Personalbestand versorgt. 

Durch die Evaluation von Planungs-, und Kontrollzielen, kann für eine bessere Koordination der Personalwirtschaft gesorgt werden. Ziel des Personalcontrollings sollte immer die Integration der Personalarbeit in einen größeren Kontext sein, um so für eine Früherkennung von Problemen zu sorgen und die Transparenz des Personalwesens zu garantieren. Befolgst Du diese Schritte, ist das Personalcontrolling ein weiterer Baustein in der Erfolgsgeschichte Deines Unternehmens.

Welche Kennzahlen sind im Personalcontrolling wichtig?

Es gibt eine Vielzahl von Kennzahlen, die im Personalcontrolling von Bedeutung sein können. Welche Kennzahlen dabei besonders relevant sind, hängt von den spezifischen Zielen und Bedürfnissen des Unternehmens ab. Hier sind jedoch einige Beispiele für wichtige Kennzahlen im Personalcontrolling:

• Personalkosten pro Mitarbeiter: Diese Kennzahl gibt Auskunft darüber, wie hoch die Kosten für einen einzelnen Mitarbeiter sind. Sie wird berechnet, indem die Gesamtkosten für das Personal durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt werden.
  
  
• Fluktuationsrate: Die Fluktuationsrate gibt an, wie viele Mitarbeiter im Verhältnis zur Gesamtzahl der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Eine hohe Fluktuationsrate kann ein Hinweis auf Probleme im Unternehmen sein, z.B. Unzufriedenheit mit dem Arbeitsumfeld oder unzureichende Karrieremöglichkeiten.
  
  
• Krankenstand: Der Krankenstand gibt Auskunft darüber, wie viele Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt krankgeschrieben sind. Ein hoher Krankenstand kann ein Hinweis auf Probleme im Unternehmen oder eine Belastung der Mitarbeiter sein.
  
  

• Mitarbeiterzufriedenheit: Die Mitarbeiterzufriedenheit gibt Auskunft darüber, wie zufrieden die Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsumfeld sind. Sie kann beispielsweise durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen ermittelt werden.
  
  
• Kosten pro Neueinstellung: Diese Kennzahl gibt Auskunft darüber, wie viel es kostet, eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Hierzu werden alle mit der Einstellung verbundenen Kosten (z.B. Anzeigenschaltung, Vorstellungsgespräche, Einarbeitungskosten) summiert und durch die Anzahl der Neueinstellungen geteilt.
  
  
• Mitarbeiterentwicklungsrate: Die Mitarbeiterentwicklungsrate gibt Auskunft darüber, wie viele Mitarbeiter im Unternehmen auf eine höhere Position befördert wurden oder zusätzliche Qualifikationen erworben haben. Eine hohe Mitarbeiterentwicklungsrate kann ein Hinweis auf gute Karrieremöglichkeiten und eine positive Arbeitsumgebung sein.

Diese Kennzahlen können dabei helfen, das Personalmanagement im Unternehmen zu verbessern und fundierte Personalentscheidungen zu treffen.

Welche Instrumente und Tools benutzt man im Personalcontrolling?

Um das Personalcontrolling besser zu verstehen, muss man sich zunächst die verscheidnen Instrumente und Tools. die man im Personalcontrolling benutzt, ansehen. Wir von Kenjo haben euch die gängigsten Tools einmal in einer übersichtlichen Liste zusammengefasst:

Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen spielen eine wichtige Rolle im Personalcontrolling, da sie dazu beitragen, Erkenntnisse über die Mitarbeiterzufriedenheit, das Arbeitsklima, die Arbeitsbedingungen und andere relevante Faktoren zu gewinnen. Mitarbeiterbefragungen können beispielsweise Fragen zu Arbeitsbelastung, Arbeitsplatzsicherheit, Karrieremöglichkeiten, Vergütung, Unternehmenskultur oder dem Verhältnis zu Vorgesetzten und Kollegen enthalten.

Benchmarks und Vergleiche

Benchmarks Vergleiche spielen im Personalcontrolling eine wichtige Rolle, da sie helfen, die Leistung und Effizienz des Personalwesens zu messen und zu optimieren. Es gibt verschiedene Arten von Vergleichen, die im Personalcontrolling angewendet werden können. Einige Beispiele sind: 

• Zeitvergleiche: Zeitvergleiche vergleichen die Leistung und Effizienz des Personalwesens zu verschiedenen Zeitpunkten. Hierdurch können Veränderungen im Personalbereich über die Zeit beobachtet und analysiert werden.
  
  
• Branchenvergleiche: Branchenvergleiche vergleichen die Leistung und Effizienz des Personalwesens mit anderen Unternehmen derselben Branche. Hierdurch können Stärken und Schwächen des Personalwesens im Vergleich zu anderen Unternehmen erkannt werden.
  
  
• Benchmarking: Beim Benchmarking werden Kennzahlen des Personalwesens mit Kennzahlen von anderen Unternehmen verglichen, die als "Best Practice" in der Branche gelten.
  
  
• Soll-Ist-Vergleiche: Soll-Ist-Vergleiche vergleichen die tatsächliche Leistung des Personalwesens mit den geplanten Zielen. Hierdurch können Abweichungen zwischen den geplanten und tatsächlichen Kennzahlen erkannt und Maßnahmen zur Verbesserung des Personalwesens abgeleitet werden.
  
  

Zeitreihen

Zeitreihenanalyse ist ein wichtiges Instrument im Personalcontrolling, da es ermöglicht, vergangene Entwicklungen im Personalsystem zu analysieren und künftige Trends vorherzusagen. Zeitreihen sind Abfolgen von Datenpunkten, die über eine bestimmte Zeitspanne hinweg erhoben wurden. Im Personalcontrolling können Zeitreihen beispielsweise genutzt werden, um die Entwicklung der Mitarbeiterzahl, der Fluktuationsrate, der Gehaltsentwicklung oder der Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen im Zeitverlauf zu betrachten.

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