Mitarbeiterbefragung erstellen und durchführen – Dein umfassender Leitfaden

Mitarbeiterbefragungen sind ein unschätzbares Werkzeug, um das Betriebsklima zu verstehen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und letztlich die Zufriedenheit sowie die Produktivität im Unternehmen zu steigern. Gerade wenn Du als HR-Profi wenig bis keine Erfahrung mit solchen Befragungen hast, bietet dieser Leitfaden einen praxisnahen Einstieg in die Welt der Mitarbeiter- und Pulse-Surveys. Hier erfährst Du Schritt für Schritt, wie Du eine Mitarbeiterbefragung planst, erstellst und erfolgreich durchführst

Warum Mitarbeiterbefragungen wichtig sind

Eine regelmäßige Mitarbeiterbefragung ermöglicht es Dir, frühzeitig auf Probleme und Verbesserungspotenziale aufmerksam zu werden. Indem Du die Meinungen und Anregungen Deiner Mitarbeitenden einholst, schaffst Du ein Klima der Offenheit und Transparenz. Dies führt nicht nur zu einer höheren Zufriedenheit, sondern motiviert auch zu einer proaktiven Mitgestaltung des Unternehmensalltags.

In einer Zeit, in der die Arbeitswelt einem ständigen Wandel unterliegt, stellt eine Mitarbeiterbefragung ein wichtiges Instrument dar, um den Puls der Belegschaft zu fühlen und gezielt Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten.

Durch den informellen Austausch und das Einbinden der Mitarbeitenden in Entscheidungsprozesse wird zudem das Vertrauen in die Unternehmensführung gestärkt. Eine gut strukturierte und durchgeführte Befragung bietet Dir als HR-Profi den Vorteil, auf Basis fundierter Daten strategische Entscheidungen treffen zu können – und das ganz ohne langwierige Vermutungen.

Grundlagen der Mitarbeiterbefragung

Was ist eine Mitarbeiterbefragung?

Eine Mitarbeiterbefragung ist ein Instrument zur systematischen Erfassung von Meinungen, Erfahrungen und Verbesserungsvorschlägen der Belegschaft. Sie kann sowohl quantitativ als auch qualitativ ausgerichtet sein und richtet sich darauf, den Ist-Zustand der Arbeitsbedingungen, der Unternehmenskultur und der Kommunikation zu ermitteln. Besonders wertvoll ist dieses Instrument, wenn es darum geht, gezielt auf Probleme einzugehen und gleichzeitig positive Entwicklungen zu fördern.

Pulse Surveys: Kurz und knackig

Neben klassischen Mitarbeiterbefragungen gibt es auch sogenannte Pulse Surveys.

• Was sind Pulse Surveys?
  Pulse Surveys sind kurze, häufig wiederkehrende Umfragen, die in regelmäßigen Abständen – beispielsweise wöchentlich oder monatlich – durchgeführt werden.

• Wann macht ein Pulse Survey Sinn?
  Diese Formate eignen sich besonders, um kontinuierlich den Stimmungs- und Motivationsstand der Mitarbeitenden zu erfassen, ohne sie mit zu langen Fragebögen zu überfordern.

• Vorteile:
  Sie liefern schnelle Rückmeldungen und ermöglichen eine zeitnahe Anpassung von Maßnahmen.

ENPS – Der Employee Net Promoter Score

Ein weiteres wichtiges Instrument zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit ist der Employee Net Promoter Score (ENPS).

• Was ist ENPS?
  Der ENPS basiert auf der Frage, inwieweit Mitarbeitende das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen würden.

• Berechnung:
  Anhand der Antworten werden Werte ermittelt, die Aufschluss darüber geben, wie viele Mitarbeitende als „Promoter“ oder „Detraktoren“ gelten.

• Nutzen:
  Ein hoher ENPS ist ein Indikator für eine starke Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen, während ein niedriger Wert auf Handlungsbedarf hinweist.

Wie erstellst Du eine Mitarbeiterbefragung?

Bevor Du mit der konkreten Umsetzung beginnst, ist eine sorgfältige Planung entscheidend. Hier findest Du die einzelnen Schritte, die Dir den Einstieg erleichtern:

1. Planung und Zielsetzung

• Definiere Deine Ziele:
  Überlege Dir, welche konkreten Fragestellungen Du beantworten möchtest. Geht es um die allgemeine Arbeitszufriedenheit, die interne Kommunikation, das Betriebsklima oder die Identifikation von Verbesserungspotenzialen? Klare Ziele helfen Dir dabei, den Fokus der Befragung zu wahren.

• Zielgruppenspezifische Ansprache:
  Richte den Fragebogen so aus, dass er für alle Mitarbeitenden verständlich ist – ganz gleich, ob sie in der Produktion, im Vertrieb oder in der Verwaltung arbeiten.

• Inhaltliche Schwerpunkte:
  Notiere die Hauptthemen, die abgedeckt werden sollen, und überlege Dir, welche zusätzlichen Informationen (z. B. zu Pulse Surveys oder ENPS) integriert werden können, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

2. Fragebogen-Design

• Klare und prägnante Fragen:
  Vermeide Fachjargon und lange, verschachtelte Sätze. Stelle lieber einfache, direkte Fragen, damit sie jeder problemlos versteht.

• Geschlossene und offene Fragen:
  Eine Kombination aus beidem ist ideal. Während geschlossene Fragen Dir quantitative Daten liefern, geben offene Fragen Raum für detaillierte Meinungen und Verbesserungsvorschläge.

  • Geschlossene Fragen: Nutze Multiple-Choice-Optionen oder Skalen, um standardisierte Antworten zu erhalten.

  • Offene Fragen: Ermögliche den Mitarbeitenden, Kommentare zu verfassen oder konkrete Anregungen zu äußern.

• Anonymität und Datenschutz:
  Gerade bei sensiblen Themen ist es wichtig, den Schutz der persönlichen Daten zu gewährleisten. Stelle sicher, dass die Umfrage anonym bleibt und die Daten datenschutzkonform erhoben werden.

• Testläufe und Feedback:
  Bevor die Befragung live geht, führe einen Test mit einer kleinen Gruppe durch. Hol Dir Feedback ein, um eventuelle Unklarheiten oder Missverständnisse im Fragebogen zu beseitigen.

3. Technische Umsetzung

• Wahl des richtigen Tools:
  Es gibt zahlreiche Online-Umfrage-Tools, die speziell auf Mitarbeiterbefragungen ausgerichtet sind. Achte bei der Auswahl darauf, dass sie eine einfache Handhabung, flexible Berichtsfunktionen und datenschutzkonforme Lösungen bieten. Die einfachste Lösung ist natürlich eine HR-Software wie Kenjo zu benutzen die bereits eine Mitarbeiterbefragung/Pulse Lösung direkt anbietet.

• Integration in bestehende Systeme:
  Integriere die Umfrage, sofern möglich, in das Intranet oder andere Kommunikationskanäle des Unternehmens. Dies erhöht die Bekanntheit und Teilnahmerate.

• Mobilfreundlichkeit:
  Sorge dafür, dass der Fragebogen auch mobil gut lesbar und ausfüllbar ist – viele Mitarbeitende nutzen heute Smartphones oder Tablets.

Wie führst Du eine Mitarbeiterbefragung durch?

Nachdem der Fragebogen erstellt und getestet wurde, folgt die Durchführung. Hier sind die wesentlichen Schritte, um eine erfolgreiche Befragung zu garantieren:

1. Vorbereitung und Kommunikation

• Transparente Information:
  Informiere alle Mitarbeitenden frühzeitig über die bevorstehende Umfrage. Erläutere die Ziele, den Ablauf und die Bedeutung ihrer Teilnahme für das Unternehmen.

  • Nutze interne Newsletter, Aushänge oder kurze Meetings, um den Prozess zu erklären.

• Offene Kommunikation:
  Erkläre, dass die Befragung anonym durchgeführt wird und dass die Ergebnisse dazu dienen, Arbeitsbedingungen zu verbessern. Diese Offenheit schafft Vertrauen und ermutigt zur ehrlichen Teilnahme.

2. Durchführung der Befragung

• Zeitliche Planung:
  Bestimme einen klaren Zeitraum für die Umfrage. Ideal ist es, einen Zeitraum zu wählen, in dem möglichst viele Mitarbeitende Zeit haben, daran teilzunehmen.

  • Vermeide dabei Zeiten, in denen das Unternehmen stark ausgelastet ist (zum Beispiel in den Ferien oder am Jahresende).

• Erinnerungsstrategien:
  Setze Erinnerungs-E-Mails oder Nachrichten ein, um an die Umfrage zu erinnern. Achte jedoch darauf, dass diese nicht zu aufdringlich wirken.

• Interaktive Elemente:
  Falls technisch umsetzbar, integriere interaktive Elemente wie kurze Umfrage-Videos oder Pop-ups im Intranet, die den Prozess unterstützen und motivieren.

3. Datenauswertung und Interpretation

• Erste Analyse:
  Nach Abschluss der Befragung solltest Du die Daten zunächst deskriptiv auswerten. Statistische Kennzahlen wie Mittelwerte, Verteilungen und Trends bieten erste Einblicke in die Zufriedenheit der Belegschaft.

• ENPS-Analyse:
  Erkläre, wie der Employee Net Promoter Score (ENPS) berechnet wird und interpretiere, was ein hoher oder niedriger Wert bedeutet. Ein positiver ENPS zeigt an, dass viele Mitarbeitende das Unternehmen als Arbeitgeber empfehlen würden, während ein negativer Wert auf Verbesserungspotenzial hinweist.

• Bericht und Maßnahmenplanung:
  Erstelle einen übersichtlichen Bericht, der die zentralen Ergebnisse zusammenfasst. Teile diesen Bericht – selbstverständlich anonymisiert – im Unternehmen, um das Vertrauen in den Prozess weiter zu stärken. Dabei kannst Du auch erste Maßnahmenvorschläge für erkannte Problembereiche präsentieren.

• Feedback-Runde:
  Nutze die Gelegenheit, in einem Follow-up-Meeting oder Workshop gemeinsam mit den Mitarbeitenden zu diskutieren, wie man auf die Ergebnisse reagieren kann. Diese iterative Herangehensweise verbessert den kontinuierlichen Dialog im Unternehmen.

5 Dinge, die Du vermeiden solltest

Auch wenn eine Mitarbeiterbefragung viele Vorteile bietet, gibt es einige Fallstricke, denen Du unbedingt aus dem Weg gehen solltest:

• Unklare Fragestellungen:
  Stelle sicher, dass jede Frage präzise formuliert ist und nicht zu Missverständnissen führt. Unklare Fragen können falsche oder unbrauchbare Daten liefern.

• Überfrachtung des Fragebogens:
  Versuche nicht, zu viele Fragen in die Befragung zu packen. Ein zu langer Fragebogen führt oft dazu, dass die Motivation der Mitarbeitenden sinkt und die Qualität der Antworten leidet.

• Fehlender Anschluss an konkrete Maßnahmen:
  Eine Umfrage, die nicht in konkrete Handlungsanweisungen mündet, verliert schnell an Glaubwürdigkeit. Es reicht nicht, nur Daten zu sammeln – es müssen auch Konsequenzen gezogen und Maßnahmen eingeleitet werden.

• Mangelnde Transparenz im Prozess:
  Kommuniziere klar und offen, warum und wie die Befragung durchgeführt wird. Jede Unklarheit kann zu Misstrauen führen und die Teilnahmequote negativ beeinflussen.

• Datenschutzverletzungen:
  Achte penibel darauf, dass alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Die Anonymität und Sicherheit der Daten muss gewährleistet sein, um das Vertrauen der Mitarbeitenden nicht zu gefährden.

So erstellst du eine Mitarbeiterbefragung in 5 einfachen Schritten mit Kenjo

Mit Kenjo kannst Du unkompliziert und effektiv Mitarbeiterbefragungen erstellen, anpassen und durchführen. In dieser Anleitung lernst Du, wie Du als Administrator eine Umfrage konzipierst und veröffentlichst – und wie Deine Kolleginnen und Kollegen als Mitarbeiter daran teilnehmen.

Schritt 1a:  Navigiere zu Pulse

Finde im Dashboard den Bereich für Pulse-Umfragen. Pulse ist Kenjos Tool, um regelmäßige Mitarbeiterbefragungen einfach zu erstellen und auszuwerten.

Du hast jetzt zwei Optionen. Du kannst entweder a) eine vorgefertigte standard Umfrage von Kenjo benutzen, oder ganz einfach b) deine eigene Umfrage erstellen. 

Schritt 2a: Aktiviere die Standard Kenjo Pulse Umfrage

Kenjos Standard Umfrage besteht aus 7 verschiedenen Fragen, die zufällig aus einem Pool von verfügbaren Fragen ausgewählt wurden. Du kannst übrigens zwischen 5 vorgefertigten umfragen auswählen. 

Schritt 3a: Teilnehmer Auswählen

Bei standard Mitarbeiterbefragungen, werden alle Mitarbeiter befragt um sicherzustellen dass die Ergebnisse die Meinungen aller Mitarbeiter in deinem Unternehmen widerspiegeln.

Schritt 4a: Zeitleiste definieren

Jetzt kannst du festlegen wann und wie lange deine Umfrage laufen wird, und ob und wie oft sie sich wiederholen soll. 

Schritt 5a: Speichern und Senden

Nachdem du alle Daten eingetragen hast, musst du nur auf "Speichern" klicken, und dann wird deine Mitarbeiterumfrage an deinem eingestellten Zeitpunkt verschickt. 

Wenn du doch lieber deine eigene Umfrage verwenden willst geht dies genau so einfach: 

Schritt 1b:  Navigiere zu Pulse

Finde im Dashboard den Bereich für Pulse-Umfragen. Pulse ist Kenjos Tool, um regelmäßige Mitarbeiterbefragungen einfach zu erstellen und auszuwerten.

Schritt 2b: Neue Umfrage erstellen

Klicke ganz einfach "Neue Umfrage erstellen" und schon kannst du loslegen. Neben einen Titel musst du auch deine Fragen hinzufügen. Jede Frage braucht eine Kategorie, die dir hilft deine Ergebnisse später auszuwerten. Du kannst auch festlegen ob eine Frage ausgefüllt werden muss oder nicht. 

Wichtig: Du kannst die Umfrage erste Speichern, wenn du mindestens eine Frage hinzugefügt hast. 

Schritt 3b: Teilnehmer Auswählen

Du hast nun die Wahl alle oder nur bestimmte Mitarbeiter zur Umfrage einzuladen. Du kannst auch nur einzelne Abteilungen einladen. 

Schritt 4b: Zeitleiste definieren

Jetzt kannst du festlegen Wann und wie lange deine Umfrage laufen wird, und ob und wie oft sie sich wiederholen soll. 

Schritt 5b: Speichern und Senden

Nachdem du alle Daten eingetragen hast, musst du nur auf "Speichern" klicken, und dann wird deine Mitarbeiterumfrage an deinem eingestellten Zeitpunkt verschickt. 

Häufig gestellte Fragen zu Mitarbeiterbefragungen

1. Wie oft sollte man eine Mitarbeiterbefragung durchführen?
Grundsätzlich gibt es keine sture Vorgabe – für viele Unternehmen reichen ein- bis zweimal jährlich umfangreiche Befragungen. Doch gerade mit Pulse Surveys erhältst Du regelmäßig, häufig sogar wöchentlich oder monatlich, kurzes, knackiges Feedback. Der Vorteil dieser häufigeren Abfragen ist, dass Du kontinuierlich den Puls der Belegschaft messen und rasch auf Veränderungen reagieren kannst, ohne Deine Mitarbeitenden mit einem langen Fragebogen zu überfordern.

2. Mindestens wie viele Teilnehmer braucht man für eine aussagekräftige Mitarbeiterbefragung?
Die Aussagekraft einer Befragung steigt mit der Teilnehmerzahl. Generell gilt: Eine Quote von 70–80 % aller Mitarbeitenden sorgt für belastbare Ergebnisse. Bei kleineren Teams können auch niedrigere Teilnehmerzahlen ausreichend sein – wichtig ist, dass die Ergebnisse repräsentativ für die gesamte Belegschaft sind.

3. Wie lange sollte eine Mitarbeiterbefragung laufen?
Die Laufzeit hängt vom Umfrageformat und der Zielgruppe ab. Typische Zeiträume liegen zwischen 2 und 4 Wochen. Bei Pulse Surveys, die kürzere Zeiträume abdecken sollen, kann es auch schon 3 bis 5 Tage reichen. Entscheidend ist, genügend Zeit zur Bearbeitung einzuplanen, ohne dabei das Momentum zu verlieren.

4. Welche Themen sollten in einer Mitarbeiterbefragung abgefragt werden?
Die Inhalte sollten eng an den Zielen der Umfrage ausgerichtet sein. Übliche Themen sind:

• Arbeitszufriedenheit und Engagement

• Kommunikations- und Informationsfluss im Unternehmen

• Führung und Zusammenarbeit

• Arbeitsumfeld und Unternehmenskultur
  Individuelle Fragestellungen können zusätzlich spezifische Herausforderungen oder Verbesserungspotenziale in Deinem Unternehmen adressieren.

5. Wie werden die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung ausgewertet?
Die Auswertung erfolgt typischerweise mittels quantitativer Analysen (z. B. Durchschnittswerte, Verteilungen, Trendanalysen) und qualitativ der offenen Antworten. Ein populäres Tool dafür ist der ENPS, der hilft, die Zufriedenheit und Weiterempfehlungsbereitschaft zu quantifizieren. Wichtig ist, die Ergebnisse transparent aufzubereiten und konkrete Maßnahmen abzuleiten, um auf das Feedback zu reagieren.

6. Welche Arten von Mitarbeiterbefragungen gibt es?
Es gibt unterschiedliche Ansätze, abhängig von den Zielen und dem Umfang:

• Klassische Mitarbeiterbefragungen: Umfassen in der Regel einen längeren Fragebogen, der detaillierte Einblicke in verschiedene Bereiche des Arbeitsumfelds ermöglicht.

• Pulse Surveys: Kurze, regelmäßig durchgeführte Umfragen, die dazu dienen, den kontinuierlichen Stimmungs- und Motivationsstand der Mitarbeitenden einzuholen.

• Spezialisierte Befragungen: Zum Beispiel themenspezifische Umfragen, die sich auf einzelne Bereiche wie Change Management, Onboarding oder Diversity konzentrieren, oder hybride Formate, die quantitative und qualitative Elemente kombinieren.

Kenjo - deine Personalmanagement-Lösung

Kenjo vereinfacht den gesamten Mitarbeiterbefragungsablauf. Vom Versenden der Mitarbeiterbefragung über das Sammeln der Daten bis zur Berechnung des Endergebnisses. Und das Beste daran: Es ist alles in einer HR-Platform integriert. Anstatt teure und komplizierte Einzellösungen zu kaufen, kannst du mit Kenjo dein gesamtes Personalmanagement Abdecken und deine HR-Prozesse digitalisieren. 

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