3 mensajes fuera de la oficina imprescindibles + Ejemplos en español e inglés

Cuando un empleado se va de vacaciones es importante tener todo pensado y preparado, incluido los mensajes automáticos de fuera de la oficina, para no perder contacto con clientes o compañeros durante el periodo de ausencia.

En este artículo te explicaremos la importancia del mensaje fuera de la oficina, la estructura, los tipos de mensajes, además de varios ejemplos, y cómo configurarlos en Outlook y en Gmail para que sea una respuesta automática.

¿Qué es un mensaje fuera de la oficina?

Los mensajes fuera de la oficina son respuestas concisas y automáticas que se envían a clientes, compañeros o consumidores cuando los empleados no están trabajando. Estos mensajes permiten al resto de personas saber que no estás disponible y cuándo podrán recibir una respuesta a sus correos electrónicos. Este tipo de mensajes recopilan información como el tiempo que la persona no estará disponible, a quién dirigirse mientras estén ausentes o la fecha de vuelta. 

¿Por qué es importante establecer un mensaje fuera de la oficina?

Los mensajes fuera de la oficina son importantes porque indican a tus contactos que el trabajador no podrá responder y les avisan  de que está ausente. De esta manera, podrán saber cómo conseguir lo que necesitan o a quién deben contactar en tu ausencia. Además, también informan de con quién contactar en el caso de emergencias o temas importantes.

Los compañeros de trabajo, clientes o consumidores esperan, normalmente, respuestas y soluciones rápidas a lo que necesitan. Los mensajes de fuera de la oficina les facilitan una explicación concisa y rápida de por qué no van a poder recibir respuesta. Estos mensajes de fuera de la oficina se pueden hacer si un empleado va a faltar un día, una semana o meses. Algunos motivos por lo que se puede hacer uno de estos mensajes son:

• Vacaciones
• Baja por enfermedad u otros motivos
• Día de asuntos propios

En el caso de que se tengan relaciones internacionales, es importante también incluir el mensaje en inglés para que todos puedan estar informados sobre la ausencia, los días fuera de la oficina y el contacto de emergencia. En este caso, utilizar, además, un software de gestión de vacaciones, resulta de gran utilidad. 

Estructura de un mensaje fuera de la oficina

Los mensajes fuera de la oficina suelen tener entre 5 y 7 líneas e incluyen información como:

• El tiempo que va a estar fuera
• El motivo de la ausencia
• La fecha de regreso
• Un contacto para poder obtener ayuda en el periodo de ausencia

Con todos estos datos, la estructura que se suele utilizar para elaborar un mensaje fuera de la oficina es la siguiente:

• Saludo: empezar el mensaje con un saludo general es lo más común. Algunos ejemplos de saludos son:
  • • Muchas gracias por su mensaje,
    • Buenas tardes/Buenos días, gracias por su correo,
• Inicio e indicación de fechas: informar de la ausencia, el motivo (aunque no es necesario) y el día de regreso a la oficina. Decir el día de vuelta normalmente genera mejor impresión que mencionar los días que se estará ausente. Se puede mencionar de alguna manera como:
  • • El DD/MM/AAAA volveré a estar disponible.
    • En este momento no me encuentro en la oficina, pero podré atenderle a partir del DD/MM/AAAA
• Contacto de referencia: añadir un contacto al que los clientes pueden contactar en caso de emergencia. Algunas formas de añadirlo es:
  • • Puede ponerse en contacto con mi compañero en ejemplo@ejemplo.es
    • En caso de urgencia, llame al siguiente número de teléfono: xxxxxxxxx
• Cierre: para finalizar, agregar alguna manera con la que cerrar el mensaje. Algunos ejemplos pueden ser:
  • • Saludos cordiales,
    • Un saludo,
      
      
      

Ejemplo de mensaje formal fuera de la oficina en español incluido en la plantilla descargable de Kenjo

Tipos de mensaje fuera de la oficina

Los diferentes tipos de absentismo laboral que existen son un mal que aqueja a muchas empresas hoy en día, aunque hay momentos en los que es imposible evitarlos por distintos motivos.A continuación, te mostraremos varios ejemplos que puedes utilizar como mensaje de fuera de la oficina dependiendo del motivo por el que el trabajador esté ausentado. 

Recuerda que el mensaje de fuera de la oficina es una oportunidad para no perder el contacto con clientes o compañeros en el periodo de ausencia y mantener la relación, así que es importante que no dejes pasar por alto la configuración del mensaje. 

Mensaje fuera de la oficina para vacaciones

Este mensaje se utilizará sobre todo para avisar a los contactos que manden mensajes durante la ausencia por vacaciones del trabajador que no podrán recibir respuesta, el periodo que estará fuera de la oficina y el contacto de emergencias durante esos días. En este sentido, además de enviar este tipo de correos, convendrá realizar una política de vacaciones. Además, es muy importante aprender a gestionar las vacaciones de los empleados para reducir la carga en los departamentos de RRHH.

Muchas gracias por su mensaje.

Gracias por su mensaje. Actualmente estoy de vacaciones, pero regresaré el 15 de mayo. Si su mensaje puede esperar, le responderé tan pronto como regrese. Para asuntos urgentes, póngase en contacto con xxxxx en ejemplo@email.com o en el xxx-xxx-xxx.

Atentamente,

Mensaje fuera de la oficina para ausencias

Este mensaje, al igual que el de vacaciones, se emplea para informar a los contactos de que el empleado está ausente. Sin embargo, este mensaje se emplea para periodos más cortos de tiempo que las vacaciones de varios días, sobre todo cuando la falta es de unas pocas horas. 

Hola,

Gracias por su mensaje. Voy a estar fuera de la oficina de XX a.m. a XX p.m. hoy, DD de MM. No estaré pendiente al correo electrónico, por lo que si necesita algo, póngase en contacto con XXX en ejemplo@email.com o XXX-XXX-XXX. Si no es urgente, le responderé en cuanto vuelva a la oficina.

Gracias,

Mensaje fuera de la oficina para ausencia por enfermedad

En el mensaje por enfermedad se suele especificar el motivo de la ausencia y los días que durará la baja además del contacto de emergencia.

Hola,

Gracias por su mensaje. Estoy fuera de la oficina por baja médica/por enfermedad del DD a DD de MM. No estaré pendiente del correo electrónico durante este plazo así que, por favor, póngase en contacto con xx (ejemplo@email.com, XXX-XXX-XXX) para lo que necesite hasta mi vuelta a la oficina.

Gracias por su comprensión,

Mensaje fuera de la oficina para baja por maternidad/paternidad

En los mensajes de baja por maternidad o paternidad se especifica principalmente la fecha (ya que son varios meses) y el motivo de ausencia. En este caso, el contacto no es de urgencia ya que será un largo periodo de tiempo, sino que es el contacto que le reemplazará durante esos meses.

Hola,

Estaré de baja por maternidad del DD/MM/AAAA al DD/MM/AAAA. Mi compañero/a, xxxx, gestionará mis cuentas durante este tiempo. Puedes contactar con él en ejemplo@email.com o en el XXX-XXX-XXX.

Un saludo,

Mensaje fuera de la oficina para clientes

Este mensaje se enfoca principalmente a los clientes que puedan escribir al trabajador durante los días de ausencia y con los que no se quiere perder contacto. Es por esto que se especifica bien el motivo, los días de ausencia y el contacto (número de teléfono y correo electrónico). Además, suele ser un mensaje más formal que los anteriores.

Buenos días:

Gracias por su mensaje. Me encuentro de vacaciones sin acceso al correo electrónico. Le atenderé con mucho gusto a partir del día DD/MM/AA. Hasta entonces, mi compañero/-a le ayudará en mi nombre. Puede ponerse en contacto con él/ella por correo electrónico (compañero@ejemplo.es) o por teléfono (XXX-XXX). Él/ella estará encantado/a de atenderle. Gracias por su comprensión.

Saludos cordiales,

Mensaje fuera de la oficina para compañeros

Al contrario que en el anterior, en este mensaje no hace falta especificar tanto el motivo por el que el trabajador no estará en la oficina. Además, tampoco hace falta que sea tan formal porque será un correo interno para el resto de personas del departamento o de la oficina.

Queridos compañeros:

Cuando leáis esto, me encontraré de vacaciones. No os preocupéis, el día DD/MM/AA estaré de vuelta. Mientras tanto, me sustituirá XXXX (compañero@ejemplo.es). En caso de urgencia poneos en contacto con él/ella.

¡Cuidaos mucho! 

Hasta pronto,

Cómo configurar el mensaje de fuera de la oficina en Gmail

Si no vas a usar tu cuenta de Gmail puedes configurar una respuesta automática para informar a las personas que te escriban de que no puedes contestarles en ese momento. Los pasos a seguir son:

1. Abre Gmail en el ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración. Ver todos los ajustes.
3. Baja hasta el apartado "Respuesta automática".
4. Selecciona Respuesta automática activada.
5. Especifica el periodo y escribe el asunto y el mensaje.
6. Debajo de tu mensaje, marca la casilla si quieres que solo tus contactos vean tu respuesta automática.
7. Haz clic en el botón Guardar cambios al final de la página.
   
   

Cómo configurar el mensaje de fuera de la oficina en Outlook

Al igual que con Gmail, en Outlook se puede configurar para que las personas que escriban correos electrónicos durante la temporada de ausencia del empleado puedan recibir una respuesta automática.

Desde Outlook se haría de esta manera:

1. Selecciona Archivo > Respuestas automáticas. Nota: Para Outlook 2007, seleccione Herramientas > Asistente para fuera de oficina.
2. En el cuadro Respuestas automáticas, selecciona Enviar respuestas automáticas.
   Si quieres, puedes establecer un intervalo de fechas para las respuestas automáticas. De esta manera, se dejarán de enviar respuestas automáticas en la fecha y hora de finalización que haya indicado. En caso contrario, tendrás que desactivar las respuestas automáticas de forma manual.
3. En la pestaña Dentro de mi organización, escribe la respuesta que quieres enviar mientras estés fuera de la oficina.
4. Selecciona Aceptar para guardar la configuración.