Lección 4: Las más efectivas herramientas y la mejor tecnología para trabajar en remoto

Nuestra lista de las más novedosas herramientas tecnológicas SaaS te ayudarán a migrar a tu equipo a trabajar en remoto en tiempo récord. 

Aprendizajes clave

✓ Tareas colaborativas.

✓ Comunicación corporativa interna y global, así cómo realizar reuniones online. 

✓ Gestión de ausencias y control horario. 

✓ Seguridad de datos y compartir archivos de forma segura.

✓ Accede y controla tu PC de forma remota

✓ Gestión de desempeño

El poder de la tecnología

En Kenjo llevamos mucho tiempo trabajando en remoto y sabemos que el teletrabajo funciona con un paquete de herramientas tecnológicas SaaS que permiten a los equipos crear colaborativamente, comunicarse, compartir documentos y gestionar procesos. Después de todo, somos fans de crear equipos de alto rendimiento, no importa si estos se encuentran dispersos en varias ubicaciones. Hemos incluso convertido esto en ventaja competitiva. 

Nuestros favoritos

• Office, Mail, Calendar, Web Meeting, Data Management: G Suite
• Comunicación de equipo: Slack
• Gestión de proyectos: Asana

1. Tareas colaborativas

¿Sabes qué herramientas son tan beneficiosas para tus empleados como para la empresa mientras se trabaja desde casa? Las herramientas de gestión de tareas te permiten organizar proyectos, planificar tu día laboral y asignar tareas para ayudarte a ser lo más efectivo posible y cumplir con los plazos establecidos. Las mejores son: 

💎💎 Trello, Atlassian Jira, Asana, Nozbe, Kanban Flow, Basecamp, Omnifocus, Microsoft Planner, monday.com

Todas son estupendas y suelen venir con funciones muy útiles, sin embargo, somos fans de Asana pues permite gestión colaborativa de proyectos y control de las tareas diarias de cada empleado. 

Entendemos el por qué su nombre viene del Sánscrito y significa la práctica física de posturas de yoga. Está bien equipada para sesiones de brainstorming y para recolectar ideas. Varios empleados pueden trabajar en una tarea al mismo tiempo y mantenerlo claro y conciso por medio de listas. 

Puedes añadir imágenes para ilustrar, añadir archivos y crear listas de tareas. Su interfaz, limpia y fácil de usar, proporciona un ecosistema perfecto para proyectos de más de 30 tareas. En nuestra humilde opinión, la lista de tareas y subtareas y la posibilidad de organizar y resumir es genial y muy intuitiva. 

Ideal para: 

• Autónomos.
• Pequeños negocios y startups.
• Pymes.
• Departamentos especializados en empresas grandes. 

 2. Comunicación corporativa interna y global

La razón principal por la que muchas empresas se niegan a trabajar en remoto es la premisa de que sería imposible comunicarse fácil y de manera eficiente. De hecho, muchos creen que sin el típico “radio pasillo”, muy común en muchas oficinas, la información no se transmitirá adecuadamente.

Incluso en el 2020, con tanta tecnología disponible, muchos aún creen que el intercambio informal de información y decisiones “a través de canales oficiales”, dependen del contacto personal. Sin embargo, la comunicación esencial puede también llevarse a cabo a través de la tecnología. Las reuniones virtuales son muy adecuadas para comunicarse. Con el software adecuado, incluso grupos grandes pueden reunirse online, mirarse y escucharse para trabajar juntos en un proyecto y acceder a los datos necesarios. 

💎💎 Google Hangouts, Slack, Skype, Microsoft Teams, Flock, Mattermost, Sproof sign

Nos gusta utilizar una plataforma de mensajería flexible y open source que permita una comunicación de equipo segura. Slack ofrece exactamente esto. El trabajo en equipo se hace a través de “canales” desde los cuales puedes, por ejemplo, trabajar en un proyecto o trabajar para un cliente. Aquellos involucrados en un proyecto son simplemente añadidos al canal. Por ende, toda la comunicación del proyecto está hecha a través de Slack, lo cual asegura comunicación clara y estructurada.

El programa, por supuesto, puede también ser utilizado en tiempo real a través de una llamada de voz o vídeo. Nos gusta especialmente la función de compartir pantallas para asegurarnos que todos los miembros del equipo están en el mismo canal. Slack ofrece, además, la posibilidad de enviar y guardar archivos grandes y conectar 200 apps al programa.  

Slack es gratis para equipos pequeños y un equipo más grande puede obtener la versión estándar por unos 6€ mensuales.

3. Realiza reuniones virtuales de manera exitosa 

Levanta la mano si has estado en una reunión virtual o webinar en la que los primeros 10 minutos se pasan en configurar micrófonos o reiniciando el sistema. 

Cambiarse a un software funcional de videoconferencias basado en la nube en definitiva marca una gran diferencia. Y los números hablan por sí mismos:  

Google G Suite es un torpedo multifunción que agrupa una extensa variedad de aplicaciones que pueden utilizarse a través de una plataforma de comunicación basada en la nube para crear un ambiente de trabajo remoto. Google Cloud permite a los equipos acceder a datos, calendarios virtuales y project plans, así como a coordinar tareas a distancia utilizando una conexión a internet y un navegador. Se comparten funcionalidades y sincronización en tiempo real que permiten la edición de documentos en equipo. 

¿Qué tiene que ver esto con reuniones? ¡Pues mucho! Google Calendar, por ejemplo, permite agendar reuniones con otros de manera inmediata. Muestra también si los convocados están libres o no, gracias a calendarios sincronizados a través de diferentes plataformas. 

Si hablamos de realizar webinars interactivos, elegimos Zoom pues buscábamos una herramienta de videoconferencia todo en uno que incluyera la transmisión de webinars.   

4. Herramientas de gestión de ausencias 

Muchas empresas tienen ahora a la mitad de su plantilla trabajando desde casa y la otra mitad en la oficina. Es fácil perder la pista y no saber quién se supone que debe hacer qué y cuándo, o quién está de vacaciones o quién simplemente no se presenta a trabajar. Trabajar con un software de gestión de ausencias te ayuda a evitar un posible caos. 

Con Kenjo puedes:

• Sincronizar las ausencias de los empleados con los calendarios de Microsoft y Google. 
• Sincronizar Slack con los status de ausencia de empleados. Si alguien está de vacaciones, su Slack se actualizará automáticamente.  
• Genera informes avanzados para analizar tendencias de ausencias tanto en individuos como en equipos.  

5. Registro horario desde casa

Introducir el registro horario puede ser una faena para quien tenga que organizar los turnos para las siguientes semanas, revisar la disponibilidad del empleado o crear un plan óptimo de despliegue de personal:

• ¿Han sido documentados correctamente?
• ¿Se están cumpliendo los periodos obligatorios de descanso? 
• ¿Se están utilizando mal los periodos de descanso? 

Estas preguntas son difíciles de responder si la planeación de RRHH y el registro horario no se compenetran automáticamente. Quién integre este tipo de sistema a su empresa no solo recibe un panorama exacto de las horas trabajadas, sino también horas extras u horas no trabajadas. 

El registro de horas digital simplifica todo el proceso de planeación de RRHH, desde la rotación de turnos y calendario de vacaciones hasta contabilidad de nóminas. 

💎💎 Software de RRHH de Toggl y Kenjo  con sistema propio de registro de tiempo. 

6. Compartir datos y archivos con seguridad

El almacenamiento basado en la nube permite compartir archivos y carpetas entre equipos pues trabaja como un archivo online al que todos pueden acceder para guardar, compartir o editar archivos. 

💎💎 Google Drive, Dropbox, One Drive, WeTransfer, Atlassian Confluence, MediaWiki, Microsoft SharePoint, Nuclino, XWiki, Amazon WorkDocs, box.com

Nota importante: Es importante señalar que estas plataformas garantizan la seguridad de tus datos e incluyen sus propios códigos de encriptamiento. Como garantía extra, realizan copias de seguridad con regularidad.  

7. Seguridad de datos

Además de proporcionar a los empleados con protección adecuada para sus ordenadores, puedes también utilizar software que proteja la información de contraseñas. 

💎💎 LastPass, 1Password, Bitwarden

8. Accede y controla tu PC de forma remota

Un software de acceso remoto te permite acceder a tu ordenador y a todas sus aplicaciones a través de internet y utilizando otro dispositivo, esencialmente drenando información de tu ordenador de escritorio. 

• Anydesk: permite el mantenimiento de tu PC desde casa. Sigues trabajando desde el ordenador en tu empresa y solo lo que se ve en pantalla es transferido a tu ordenador en casa.
• Teamviewer:  Es fácil de usar, completamente gratis para usos no comerciales, funciona en casi todas las plataformas y no requiere una instalación compleja o la necesidad de cambiar de puerto. 
• Remote Desktop: Utilizando Remote Desktop puedes acceder a tu ordenador del trabajo directamente, siempre que puedas activarlo en tu PC (Activate) y sepas la dirección IP o nombre de tu ordenador. Sin embargo, el acceso debe ser configurado desde antes y asegurado adecuadamente (SSL VPN).  
• SSL VPN: Te conectas a un cliente VPN, estableces una conexión encriptada a tu red corporativa y trabajas desde casa como siempre. (Por ejemplo: OpenVPN). Para esto, necesitarás un firewall que permita acceso externo. (Por ejemplo: PFsense, Secupoint etc. )

9. Midiendo la calidad del trabajo de tu empleado  

Cuando se trabaja en remoto, medir el desempeño de los empleados, detectar posibles problemas o áreas de mejora e implementar cualquier medida que garantice que todo fluya como antes; resulta aún más importante que nunca. Las herramientas de gestión de desempeño te permiten recolectar toda esta información fácil y rápidamente.  

Kenjo ofrece uno de los más avanzados módulos de evaluación de desempeño disponibles en el mercado: 

• Puedes implementar evaluaciones de desempeño de 90º, 180º o 360º. 
• Combina las evaluaciones con otras funciones como OKRs y satisfacción del empleado. 
• Registra procesos de feedback
• Exporta resultados y genera informes.

Una vez tengas los requerimientos técnicos apropiados, configurar rutinas de trabajo remoto es pan comido. Adiós a los silencios incómodos en las vídeo conferencias y otros problemas del trabajo remoto. 

Suena bien ¿verdad?

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Herramientas de trabajo remoto

¡Prepárate para la próxima lección!

La integración remota de empleados puede ser una estupenda manera de mostrar la cultura de tu empresa, al tiempo que siembras confianza sobre la marcha. En la lección de mañana hablaremos sobre lo esencial que se necesita para un onboarding remoto y brindaremos fantásticos consejos para asegurar que los nuevos empleados tengan una fantástica primera experiencia en tu empresa.   

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