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Los datos tienen un gran potencial dentro de la empresa si somos capaces de extraerlos y presentarlos de forma que se puedan analizar fácilmente. Por eso, los cuadros de mando para Recursos Humanos se han convertido en una herramienta clave para el departamento.
Estos permiten sacarle partido a toda la información que se maneja en el día a día y ayudar a tomar mejores decisiones y optimizar la gestión de la plantilla.
Si quieres saber qué son, para qué sirven y cómo hacer uno sigue leyendo.
¿Qué es un cuadro de mando de Recursos Humanos?
Un cuadro de mando integral de RRHH es una herramienta analítica que muestra visualmente los indicadores claves relacionados con la gestión de talento y permite hacer seguimiento de las diferentes acciones que se están llevando a cabo con respecto a los objetivos marcados.
Para crear e implementar cualquier tipo de cuadro de mando es necesario hacer una reflexión estratégica que permita identificar cuáles son los KPI (Key Performance Indicator) del negocio. Una vez hecho esto, podremos comparar la situación real y la esperada para tomar decisiones que nos acerquen a lo que buscamos.
El secreto de un buen cuadro de mando o dashboard es que ofrezca información relevante con la que establecer estrategias y mejorar el funcionamiento interno de la empresa.
¿Para qué sirve un cuadro de mando de RRHH?
Un cuadro de mando de RRHH en la empresa tiene diversas utilidades aunque la principal es que muestra una fotografía del funcionamiento de la plantilla a lo largo del tiempo. Es decir, sirve para monitorizar diversos parámetros clave, saber qué está ocurriendo dentro de la organización, además de para medir la productividad de tus empleados.
Extrayendo datos y exponiéndolos de forma comprensible en un dashboard, los responsables podrán diseñar estrategias que les permitan alcanzar sus objetivos y ver cómo van progresando en el tiempo.
Estos cuadros, además, trabajan con información en tiempo real por lo que brindan una mayor capacidad de reacción ante desviaciones o cualquier tipo de problema que pueda surgir. Una vez detectadas, se podrá profundizar en las causas y encontrar la solución adecuada.
Beneficios de un cuadro de mando de RRHH
El cuadro de mando es una herramienta estructural dentro de RRHH hoy en día. Entre los principales motivos destacamos los siguientes:
- Análisis detallado gracias al uso de cifras objetivas y actualizadas en tiempo real.
- Visualización rápida y visual de la eficiencia de la plantilla u otros posibles indicadores clave para RRHH.
- Facilita el diseño y planificación de estrategias así como la toma de decisiones gracias a la información que recoge.
- Contribuye a una gestión más eficiente del capital humano de la organización.
- Ayuda a detectar desviaciones o posibles problemas dentro de la empresa de forma casi inmediata.
- Facilita el consenso a la hora de fijar objetivos, la forma de alcanzarlos y su medición.
- Ahorra tiempo de gestión y un mejor control del presupuesto del departamento.
- Ofrece respuestas a las preguntas que personas de otros departamentos puedan tener sobre las acciones llevadas a cabo en RRHH.
Principales indicadores de un cuadro de mando de RRHH
Aunque cada organización debe configurar el cuadro de mando que le resulte útil para su tipo de negocio, estos son algunas de las métricas que podemos incluir divididas por categorías:
Indicadores de medida
Estos KPIs permiten medir con exactitud aspectos básicos, hacer seguimiento de las actividades que realiza el área de RRHH, detectar irregularidades o hacer un diagnóstico preciso de la situación.
Hablamos, por ejemplo, del número de empleados, distribución de la fuerza laboral o cualquier otro que la organización considere clave para su negocio.
Indicadores económicos
Un cuadro de mando también puede ser una buena herramienta para llevar un control del presupuesto del departamento y de la empresa, saber en qué se está gastando el dinero y qué resultados se están obteniendo.
En este apartado podemos incluir KPIs como por ejemplo: coste por contratación, coste de rotación de personal, coste promedio por empleado, etc.
Interfaz de la funcionalidad de informes y analíticas de Kenjo*
*Los datos mostrados son ficticios
Indicadores de gestión del talento
Otra categoría clave en un dashboard de RRHH es aquella que permite ver con claridad qué tal están funcionando las acciones llevadas a cabo dentro del departamento.
Algunos indicadores clave son los siguientes: índice de retención de talento, tasa de reemplazo, salidas voluntarias, nivel de satisfacción, índice de productividad, etc.
Indicadores de reclutamiento
Los procesos de contratación son largos y requieren grandes esfuerzos por parte de RRHH. Con un dashboard seremos capaces de detectar áreas de mejoras e implementar optimizaciones.
Para ello, podemos analizar aspectos como el tiempo promedio para encontrar un nuevo empleado, número de candidatos entrevistados por contratación, tasa de aceptación de nuevas contrataciones, tasa de contrataciones internas. En definitiva, todo ello nos permitirá optimizar el reclutamiento y la selección de personal de nuestra empresa.
Indicadores relativos a las nóminas
Tampoco hay que perder de vista las nóminas de los trabajadores. Para ello, es importante tener datos sobre la masa salarial, la cuota de horas extra, jerarquía de remuneración o cargas sociales.
En este sentido, contar con un ’software’ de informe de nóminas, será de gran ayuda a la hora de evitar problemas con los pagos y que los empleados puedan visualizar su nómina de forma cómoda y al instante.
Indicadores sociodemográficos
También puede ser interesante llevar un control sobre ciertos aspectos sociodemográficos relacionados con la plantilla. Además de la edad promedio o el índice de antigüedad entre los trabajadores, también será clave consultar el índice de paridad entre hombres y mujeres dentro de la organización, por puestos y por departamentos.
Todos estos aspectos que son clave para el buen desarrollo de la organización pueden integrarse en la estrategia de People Analytics de la empresa, a través de la cual se podrá mejorar la toma de decisiones y alcanzar los objetivos tanto de RRHH como de la organización en base a los datos.
5 Pasos para crear un cuadro de mando de RRHH
Si quieres saber cómo crear tu propio cuadro de mando para RRHH, puedes seguir los siguientes pasos:
1. Define tus objetivos
Una buena forma de empezar a trabajar en tu cuadro de mando es pensar en cuáles son los objetivos del departamento de RRHH. De esta forma, podrás determinar cuáles son los indicadores que deberás incluir y que te ayudarán en la consecución de dichos objetivos.
2. Elige los KPI
Ahora sí, tienes que elegir qué aspectos vas a medir y cómo vas a hacerlo. Más arriba hemos dejamos un listado con algunos de los indicadores clave para RRHH y cómo puedes organizarlos por categorías.
Es importante que tus métricas sean relevantes; es decir que respondan a las necesidades de la empresa y no olvides que han de ser cuantificables y fáciles de obtener.
3. Identifica las fuentes de datos
¿De dónde vas a sacar toda la información que necesitas para tu dashboard? Este es un paso determinante ya que si no dispones de una fuente fiable de la que obtener los datos no podrás hacer nada.
Lo más común es que utilices un CRM, un programa de gestión de RRHH o hojas de Excel a través de las cuales lleves un seguimiento de las acciones y los resultados del departamento.
4. Asegúrate de que los datos se están recogiendo bien
Tanto si haces un volcado manual de los datos como si utilizas un sistema automático, asegúrate de que la información que se está mostrando en tu cuadro de mando es correcta y precisa.
Por lo general, trata de evitar la extracción de datos a mano ya que este puede dar lugar a errores e imprecisiones.
5. Dale forma al cuadro de mando
Determina cómo vas a presentar los datos en el cuadro de mando. Es importante que la información esté ordenada de una forma coherente y que además se muestre de una forma visual para que sea compresible. Prueba a utilizar gráficos, tablas o códigos de colores.
Aunque puedes crear tu propio cuadro de mando, lo mejor es utilizar un 'software' de RRHH de informes y analíticas con el que generar dashboards de forma automática, filtrar los datos, obtener informes y descargar la información necesaria. Te resultará mucho más fácil configurar tus KPIs de RRHH según tus necesidades y no tendrás que recurrir a fuentes secundarias ya que toda la información estará bajo la misma plataforma.
Descubre cómo Kenjo puede ayudarte a llevar un control exhaustivo de los resultados de tu departamento gracias a su cuadro de mando. Nuestros informes te ayudarán a tomar mejores decisiones y a convertir RRHH en un pilar estratégico de la organización.
