Lección 5: Cómo gestionar el onboarding de nuevos empleados en remoto

¡Integrar nuevos empleados teletrabajando puede ser una estupenda manera de mostrar tu cultura empresarial mientras construyes lazos de confianza desde el principio! En nuestra lección de hoy, hablaremos de los básicos para un onboarding remoto y te daremos fantásticos consejos para asegurar que las nuevas incorporaciones tengan una primera impresión inolvidable.

Aprendizajes clave

✓ Estableciendo un proceso de onboarding fluido.

✓ OTLs: establecer objetivos, formación y aprendizaje. 

✓ Herramientas

Onboarding remoto

Incorporarse a una nueva organización y aprender los tejes y manejes es mucho trabajo ¡y nunca es tarea fácil! Michael Watkins, coach de ejecutivos C-level, asegura que casi el 90% de los ejecutivos de RRHH consideran que empezar en un trabajo nuevo es uno de los momentos más desafiantes en la vida profesional. Además, casi tres cuartos de estos líderes creen que el éxito o el fracaso en estos primeros tres meses es un indicador fiable de si ese individuo tendrá éxito en ese puesto a largo plazo 😕. 

Los primeros meses en un nuevo rol son muy desafiantes, y todos miran con lupa el rendimiento del nuevo empleado. Tú eres el primer interesado en extender una mano en el proceso de onboarding para ayudar a tu reciente incorporación a empezar con el pie derecho. Consideramos que la mejor manera de hacer esto es con una experiencia de onboarding organizada, estructurada y atractiva. Es por esto que en esta lección obtendrás las últimas novedades en lo que a onboarding se refiere.  

¿Preparado para empezar? ¡Vamos a ello!  

1) Empecemos con tecnología, herramientas y firmas 

Tu nueva incorporación necesita ponerse a trabajar CUANTO ANTES para el trabajo para el que ha sido contratado por lo que tecnología, herramientas y firmas siempre deben ser tu prioridad 🚀.

Paso 1

Proporciona a tu nuevo empleado con toda la documentación necesaria para iniciar formalmente su contrato de empleo. Cada nueva incorporación debe tener un miembro del equipo de RRHH para poder responder cualquier duda acerca del contenido del contrato. Al estar haciendo esto de manera remota, puedes considerar que firmen el contrato, acuerdos de privacidad, acuerdos salariales, NDAs y más con docusign. 

Con Kenjo, puedes recorrer el tablero y recopilar todos los documentos online en un solo lugar:  

• Puedes tener acceso a las carpetas con documentos personales desde cualquier dispositivo. 
• Se pueden subir nuevos documentos y justificantes médicos. 
• Importación de todas las nóminas.
• El software Onboarding de Kenjo te permite enviar un correo personalizado de bienvenida y configurar una pantalla de bienvenida.
• Organigramas que les ayudan a visualizar su lugar en la empresa. 
• Recordatorios de onboarding automáticos para departamentos relevantes. 

Paso 2

• Trabaja con tu departamento de IT para asegurar que toda la infraestructura y tecnología relevante ha sido organizada y enviada a casa del nuevo empleado. Es imprescindible que el recién llegado tenga todas las herramientas necesarias para empezar a trabajar en su primer día. Verifica que se ha enviado esto:
  • • • Portátil
      • Monitores
      • Teclados

Paso 3

El tercer paso es asegurar que tu equipo de IT esté listo para asistir ante cualquier duda que puedan tener, sean espontáneas o durante reuniones agendadas de una hora al día. Estos son algunos temas a considerar:  

• Configurar los correos de empresa, herramientas de chat, teléfonos y mensajes de voz. 
• Formación en seguridad y precaución.
• Almacenar contraseñas con seguridad para proteger la información de la empresa. 
• Configurar las herramientas para compartir archivos que utilice tu empresa para colaborar.
   
  
  

Empezar un nuevo rol se asemeja a esto

2) Hora de conocer al equipo

Lo siguiente es conocer al equipo y ponerle cara a los compañeros. Tu nueva incorporación necesita saber con quién trabaja, para quién trabaja y cómo gestionar estas relaciones con éxito desde un principio. 

Primer paso

El primer paso es trabajar con tu people operations manager y con el jefe directo del recién incorporado para organizar reuniones en vídeo pre-agendadas. Estas video reuniones han de tener lugar entre el tercer y quinto día de la incorporación y de preferencia tener continuidad mensual y trimestral.   

• Compañeros de equipo.
• Compañeros en otros departamentos con los que colaborará frecuentemente.
• Jefes directos y coaches.
• Fundadores (en empresas pequeñas).
  

Puedes pedir a todos los asistentes preparar algunos temas de conversación, por ejemplo:  

• Qué aficiones tienen que les ayuden a balancear la relación entre trabajo y vida personal - puedes leer más aquí. 
• Cuáles son sus fortalezas, qué habilidades pueden aportar, qué están trabajando para mejorar. 
• ¡Su recuerdo favorito de trabajar en tu empresa!

Cuando finalice la pandemia del Covid-19, puedes considerar organizar reuniones en persona para que todos puedan percibir la energía personal del otro. Algunos formatos fantásticos para reuniones presenciales son:  

• Invítales al próximo retiro empresarial. Sí, hay un tablero en Pinterest lleno de ideas por si lo estás considerando 😌. 
• Cenar en grupo en algún restaurante o ¡asistir juntos a algún evento interesante!
• Reuniones improvisadas en meetups de la industria, espacios de coworking o en tu oficina - si es que aún tienes una 😸.

3) Hora de las  OTLs: establecer objetivos, formación y desarrollo

Las OTLs (Objectives, Learning, Development) son el tercer paso. Es hora de enfocarse en las tareas para las cuáles se ha contratado un nuevo empleado.  Es necesario establecer sus objetivos prioritarios, si necesitan formación y cuánto necesitan desarrollar sus habilidades para cubrir tus expectativas.   

Paso uno

Asegúrate de que tu recién contratado entienda los objetivos y metas específicas que debe alcanzar en los primeros tres meses para ser considerado adecuado para el puesto. Si tienen esta información desde el principio, saben hacia dónde deben dirigirse en lugar de distraerse con otros asuntos. Puedes leer más en la lección de evaluación de desempeño.

Mientras tanto, aquí algunos consejos:

• Utiliza una herramienta de project management como Trello para trazar el camino a los objetivos primordiales de manera clara. 
• Explica las metas a corto plazo y ten la respuesta a preguntas tipo “¿Y esto cómo encaja en la perspectiva a largo plazo de la empresa?” 

Paso dos

Prepárate para invertir dinero, tiempo y herramientas para dar a tus nuevos trabajadores formación sobre el puesto. La formación a distancia es un poco complicada porque no puedes sentarte a su lado para enseñarle los tejes y manejes. Sin embargo, puedes incluir las siguientes herramientas para empezar con el pie derecho.  

• Invierte en gamificar tu proceso de onboarding como lo hizo Yapi Kredi, y obtén grandes recompensas.
• Utiliza juegos interactivos como Kahoot para comprobar los conocimientos de tus empleados. 

Paso tres

Dependiendo del nivel de experiencia de tu nuevo empleado, quizá sea necesario brindarles oportunidades de formación y desarrollo. Puedes investigar diversas herramientas de aprendizaje pero en nuestra opinión estos son los mejores:

• HarvardManageMentor 
• Coursera 
• Suscripciones avanzadas a Apple Podcasts 

Por cierto, has mirado nuestro nuevo video de Onboarding en YouTube? Deberías hacerlo… 😊

Envía un mensaje a tu nuevo empleado tan pronto firme el contrato. Es en este momento cuando más entusiasmados están. Puedes usar Linkedin, Whatsapp o un correo 😊.

Averigua aquí qué buscan los millennials en su onboarding remoto.    

  Envíales un documento donde puedan ir completando las tareas relacionadas con su onboarding y ver cuáles han finalizado y cuáles están pendientes.

Envía un correo de bienvenida por parte del equipo fundador o directivo para mostrar una jerarquía plana.  

Envía un pack de bienvenida: chucherías, una gorra de la empresa o un simple boli pueden hacer maravillas.  

¡Asegúrate de tener la tecnología adecuada para comenzar de inmediato!

Haz una videollamada y da una primera impresión positiva.  

Mantente en comunicación los primeros 3 a 5 días del proceso de onboarding para asegurarte que se sienten parte del equipo.  

Utiliza nuestro software de RRHH para una estupenda experiencia de onboarding 😎.

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👀 ¿Qué voy a aprender en la próxima lección?

Nos alegra que lo preguntes 😊. Lo siguiente que vas a aprender es a estructurar las reuniones correctamente. Las reuniones online pueden ser más complicadas de lo parece debido a mal sonido, comentarios que sobran o vistas innecesarias del caos personal. En nuestra siguiente lección, aprenderás a dominar tu próxima reunión online con la mano en la cintura. 

Qué aprender más adelante