Ab dem 7. Juni 2026 gilt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie — und anders als das bisherige Entgelttransparenzgesetz trifft sie Unternehmen jeder Größe, nicht erst ab 200 Mitarbeitenden. Wer wartet, bis ein nationales Gesetz verabschiedet ist, riskiert bereits heute Klagen mit rückwirkenden Nachzahlungsansprüchen von bis zu drei Jahren. Karol M. Czuba, Gründer und Kopf hinter twin.win, hat uns im Kenjo-Webinar erklärt, was jetzt konkret zu tun ist — und warum das Thema weniger kompliziert ist, als es klingt.

Top-5 Takeaways

1. Führe sofort eine schriftliche Tätigkeitsbewertung für alle Stellen in Deinem Unternehmen durch — ohne dieses Fundament lassen sich keine rechtssicheren Vergleichsgruppen bilden.
   
   
2. Bilde Vergleichsgruppen anhand objektiver EU-Kriterien, nicht nach Jobtiteln — auch Sales Manager und Personalreferenten können in einer Gruppe landen.
   
   
3. Prüfe für jeden Mitarbeitenden am Rand seiner Vergleichsgruppe, ob die Gehaltsunterschiede sauber dokumentiert und objektiv begründet sind — das ist Dein eigentliches Klagerisiko.
   
   
4. Kommuniziere das Thema proaktiv ins Team — Schweigen erzeugt Gerüchte, ein offenes Gespräch schafft Vertrauen und nimmt eskalierenden Fragen den Wind aus den Segeln.
   
   
5. Passe Deine Stellenausschreibungen und Einladungsprozesse an — die Gehaltsspanne muss spätestens vor dem ersten Vorstellungsgespräch kommuniziert werden.

1) Tätigkeitsbewertung: Der Schritt, den fast alle überspringen

Die Richtlinie schreibt vor, dass jede Tätigkeit im Unternehmen anhand von vier Pflichtkriterien bewertet wird: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Das ist keine abstrakte Theorie — es bedeutet, Du musst für jede Stelle einen Zahlenwert erarbeiten, der zeigt, was diese Tätigkeit wirklich verlangt.

„Was was sind denn Kompetenzen, was sind denn Verantwortungen, die ich da wirklich bewerten kann? Und da ist eine gute und eine schlechte Nachricht, dass die Richtlinie sich ausschweigt, weil da eben der Spielraum der Unternehmen beginnt."

Geh dafür mit den Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleitern in die Runde. Schau Dir Stellenbeschreibungen an — und prüfe kritisch, ob sie noch aktuell sind. Macht ein Mitarbeitender heute noch das, wofür er ursprünglich eingestellt wurde?

Diese „Detektivarbeit" kostet Zeit, aber sie ist die Grundlage für alles Weitere.

Wenn Deine Mitarbeiterstammdaten strukturiert digital vorliegen — z. B. in Kenjo — hast Du hier einen klaren Startvorteil. Vollständige, zentral gepflegte Daten sind die Voraussetzung dafür, dass die Bewertung überhaupt gelingt.

2) Vergleichsgruppen richtig bilden — Jobtitel reichen nicht

 

Das Ergebnis der Tätigkeitsbewertung ist ein Zahlenwert pro Stelle. Stellen mit ähnlichen Werten bilden natürlicherweise eine Vergleichsgruppe — unabhängig davon, wie unterschiedlich die Berufsbezeichnungen klingen. Das ist das Neue an der Richtlinie, und genau hier steckt das Überraschungspotenzial.

 

Gerade in kleinen Betrieben und Startups, wo viele Mitarbeitende „irgendwie alles" tun, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eine große gemeinsame Vergleichsgruppe entsteht. Wer das ignoriert und nur nach Jobtitel vergleicht, läuft Gefahr, echte Risiken zu übersehen.

„Personalreferenten und Sales Manager sind hier zusammengefallen. Um es noch mal hervorzuheben: Die Kompetenzen und Voraussetzungen sind wahrscheinlich ähnlich; auch die Verantwortung sowie die Repräsentation nach außen und nach innen sind absolut vergleichbar.“

Wenn eine Gruppe nicht sinnvoll erscheint, kannst Du iterieren: Gibt es ein weiteres Kriterium, das zwei Tätigkeiten klar unterscheidet? Das ist erlaubt — solange es dokumentiert und neutral angewendet wird. 

3) Gehaltsunterschiede rechtfertigen — lückenlos und beweisbar

Die Richtlinie erlaubt Gehaltsunterschiede innerhalb einer Vergleichsgruppe — aber nur, wenn sie objektiv, neutral und einheitlich begründet sind. Performance, Zusatzqualifikation, Berufserfahrung: All das kann eine Abweichung rechtfertigen. Was nicht funktioniert: Bauchgefühl, Handschlagregelungen oder nachträglich konstruierte Erklärungen.

„Wenn jemand sieht, dass er unterdurchschnittlich bezahlt wird, ist das bereits ein ausreichendes Indiz. Vor Gericht muss dann der Arbeitgeber den Vorwurf komplett entlasten – und zwar genau so, wie die Entgelttransparenzrichtlinie es fordert: lückenlos und Schritt für Schritt.“

Genau das wird im Streitfall geprüft. Liegt ein Indiz für Ungleichbehandlung vor, dreht sich die Beweislast um — der Arbeitgeber muss entlasten, nicht der Arbeitnehmer beweisen. Das Risiko ist erheblich: Nachzahlungsansprüche gelten rückwirkend bis zu drei Kalenderjahre.

Geh die Mitarbeitenden mit den stärksten Abweichungen — nach oben wie nach unten — zuerst durch. Kenjos Performance-Review-Modul hilft Dir dabei, Leistungsunterschiede sauber und revisionssicher zu dokumentieren, damit Du im Ernstfall nicht mit leeren Händen dastehst.

4) Recruiting-Prozess anpassen — Gehalt gehört in die Einladung

 

 

Die Richtlinie verlangt, dass Bewerberinnen und Bewerber die Gehaltsspanne kennen, bevor sie zum ersten Gespräch erscheinen. Das klingt simpel — ist aber nur möglich, wenn Du vorher weißt, in welche Vergleichsgruppe die neue Stelle fällt. Hast Du diese Hausaufgaben noch nicht gemacht, kannst Du auch keine belastbare Auskunft geben.

„Das Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne der ausgeschriebenen Stelle offengelegt werden und zwar nicht zwingend in der Stellausschreibung, wie man oft fälschlich liest, aber auf jeden Fall vor dem ersten Vorstellungsgespräch."

Dazu kommt: Nach dem bisherigen Gehalt zu fragen ist künftig unzulässig. Verschwiegenheitsklauseln zu Gehaltsfragen in Arbeitsverträgen sind es ebenfalls — sie sind ohnehin unwirksam, lösen aber zusätzlich einen Transparenzverstoß aus.

Passe Deine Einladungsvorlagen jetzt an und stelle sicher, dass die Gehaltsspanne für jede ausgeschriebene Stelle hinterlegt ist — idealerweise direkt im Bewerbermanagement-System, das mit Deiner Stellenbewertung verknüpft ist.

5) Mitarbeitende informieren — bevor sie selbst lesen

Das Thema Entgelttransparenz ist in der öffentlichen Diskussion angekommen. Deine Mitarbeitenden werden davon lesen — in sozialen Medien, in der Tageszeitung, im Gespräch mit Bekannten. Wenn Du schweigst, füllen andere die Lücke.

„Wenn man das nur außen hört, aber das Unternehmen dazu schweigt, kann eine komische Stimmung entstehen. Ja, das löst es auf. Und auf der anderen Seite, wenn das tatsächlich dann als schöne Kommunikation auf Augenhöhe angenommen wird, dann erzeugt es auch eine Situation, wo man dann eben bevor sich jemand möglicherweise in irgendetwas reinkreiselt, dann tatsächlich noch mal den persönlichen Zugriff sozusagen auf die Person hat und Dinge entschärfen kann, bevor sie eskalieren."

Eine kurze, ehrliche Information — "Hier kommt etwas, wir arbeiten dran, Fragen sind willkommen" — ist kein Eingeständnis, dass irgendetwas nicht stimmt. Sie ist ein Signal von Verlässlichkeit. Und sie schafft den Rahmen, um potenzielle Unklarheiten im persönlichen Gespräch zu lösen, bevor daraus eine formelle Auskunftsanfrage oder schlimmstenfalls eine Klage wird.

Nutze dafür die Kommunikationswerkzeuge, die Du ohnehin hast: eine kurze Nachricht über Deine HR-Plattform oder in der Kenjo App reicht als erster Schritt. Wichtig ist, dass der Impuls von Dir kommt — nicht von einem LinkedIn-Post.