"Managen lässt sich nur das, was auch messbar ist", erklärt der bekannte Unternehmensberater Peter Drucker. Sein Statement erinnert uns daran, wie wichtig es ist, alle auf das Unternehmen einwirkenden Einflussfaktoren zu messen und zu erfassen - einschließlich der Mitarbeiter. Wir müssen daher einige klare und präzise Ziele zur Leistungsbewertung festlegen, um Mitarbeitergespräche zu führen.
Key Performance Indicators, kurz KPIs, helfen, die Qualität der von den Mitarbeitern eines Unternehmens geleisteten Arbeit zu messen und zu bewerten. Das Ziel besteht darin, die Effektivität zu beurteilen und Entscheidungen auf Basis objektiver Daten zu treffen. Objektivität ist hier das Stichwort zu einer verbesserten Unternehmensführung.
Dementsprechend gehören Kennzahlen, die zeigen, wie effizient Mitarbeiter sind, zu den wichtigsten KPIs einer Personalabteilung:
Leider gibt es Tausende von KPIs, die zur Auswahl stehen. Wählst Du die falschen aus, dann misst Du etwas, das nicht mit Deinen Zielen übereinstimmt. Wie bestimmst Du also die richtigen Kennzahlen für dein Unternehmen?
Mit dieser Frage bist Du nicht allein. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen vom Kurs abkommen, weil sie die falschen Kennzahlen verwenden. Aber je früher Du Deine Versäumnisse aufdeckst, desto besser - und Du kannst jederzeit wieder auf den richtigen Weg zurückkehren, indem Du Deine KPIs überprüfst.
Personalmanager sollten vier verschiedene Arten von Kennzahlen zur Zielvereinbarung in Mitarbeitergesprächen beachten:
Die Mitarbeiterproduktivität interessiert Vorgesetzte sicherlich am meisten. Immerhin ermöglicht diese:
Dieser KPI-Wert kann im Laufe der Zeit aus beruflichen oder persönlichen Gründen variieren. Überprüfe und überarbeite daher Deine KPIs in regelmäßigen Abständen.
Zur Berechnung der Produktivität können verschiedene Formeln herangezogen werden:
Während Produktivitätsindikatoren sich auf das Arbeitspensum konzentrieren, geben Qualitätsindikatoren Aufschluss über die Art und Weise, wie gearbeitet wird. Sie messen also die konkreten Ergebnisse der Mitarbeiter. Diese Nuance zu verstehen ist wichtig, weil einige Mitarbeiter ihre Ziele zwar mengenmäßig, aber nicht unbedingt in der gewünschten Qualität erfüllen.
Einige Schlüsselindikatoren sind:
Eine weitere wichtige Kennzahl sind Recruiting KPIs zur Einstellung und Auswahl von Personal.
Effizienz ist ein schwer zu messendes Konzept. Per Definition wird jemand als leistungsfähig angesehen, wenn er Arbeiten innerhalb eines bestimmten Zeitraumes abliefern kann. Daher kann es in diesem Fall sinnvoller sein, die Benutzer-Feedback-Prozesse zu nutzen, um Mitarbeiter aus dieser Perspektive zu beurteilen.
Bei diesem System geht es darum, von Kollegen, Managern, Kunden und Lieferanten Feedback zu einem bestimmten Mitarbeiter zu erhalten. Oder besser gesagt, von Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, mit denen sie täglich zusammenarbeiten. Zum Beispiel können Personalmanager darum bitten, einen Mitarbeiter auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um einen Durchschnitt zu erhalten.
Im Rahmen eines 270-Grad-Feedbacks bewerten die direkte Führungskraft, die Mitarbeiter*innen und die Kolleg*innen auf gleicher Hierarchieebene die Leistung eines Teammitglieds – und das Teammitglied nimmt darüber hinaus eine Selbsteinschätzung vor.
Dieser Feedback-Prozess funktioniert einfacherer als das vorherige System, da er nur Feedback von den Personen erfordert, die dem Mitarbeiter am nächsten stehen: ihrem Chef und den Kollegen.
Auch eine Selbsteinschätzung kann ein gutes Werkzeug zur Leistungsbeurteilung sein.
Ein weiterer der wichtigsten Leistungskennzahlen, die in die Vorlagen für Mitarbeiterbeurteilungen aufgenommen werden könnten, beziehen sich auf den Ausbildungsstand eines Mitarbeiters. Bei der Entwicklung von Schulungsprogrammen profitieren Unternehmen ungemein davon, in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter zu investieren.
Dazu muss natürlich als erster Schritt herausgefunden werden, in welchen Bereichen noch Entwicklungsbedarf herrscht. Mitarbeitergespräche und Leistungsbeurteilungen bieten eine gute Gelegenheit, dies herauszufinden.
Der erste Schritt besteht darin, zu messen, ob der Mitarbeiter überhaupt an den geplanten Aktivitäten teilnimmt. Anschließend wird eine entsprechende Bewertungsskala im Mitarbeitergespräch eingeführt, mit dessen Hilfe Personalmanager überprüfen können, ob der Mitarbeiter das Neue auch gelernt hat und inwieweit er bei seinen Tätigkeiten davon profitiert.
Jetzt, wo Deine KPIs im Feedbackgespräch notiert sind, kann es losgehen: Fokussiere Dich nun auf die wichtigsten Kompetenzen im Mitarbeitergespräch und stelle die richtigen Fragen.
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