HR im Schichtbetrieb: Von Checklisten zu audit-sicherer Payroll – mit Andrea Castro (HeyHR)

Seit steigender Prüf- und Dokumentationspflicht in Schichtbetrieben hat sich alles verändert. Früher reichten Excel und Bauchgefühl, jetzt brauchst Du digitale Zeiterfassung, klare Freigaben und vorbereitende Lohnabrechnung bis DATEV. Du musst Dich anpassen – und so geht’s. Andrea Castro von HeyHR erklärt.

5 wichtige Erkenntnisse

1. Starte heute ein schlankes HR-Handbuch mit Checklisten und teile den Zugriff standortübergreifend.
   
   
2. Etabliere einen festen Payroll-Rhythmus mit Vier-Augen-Prinzip – keine Auszahlung ohne Gegenkontrolle.
   
   
3. Komplexität beherrschst Du mit Durchgängigkeit: Dienstplan → Ist-Zeit → Freigabe → Export.
   
   
4. Onboarding strukturiert planen (Tag 1 bis Woche 4), Kommunikation und Materialbereitstellung per App absichern.
   
   
5. Hole externes Sparring gegen Betriebsblindheit – punktuell prüfen, Prozesse standardisieren, audit-sicher dokumentieren.
   
   

1) Handbuch & Checklisten als sofortige Basis

Für Schichtbetriebe wirkt ein zentrales, versioniertes Handbuch Wunder: Krankmeldungen, Zuschlagsregeln, Schichttausch, Zeitkorrekturen, Monatsabschluss. Lege Verantwortlichkeiten fest (Teamleitung/HR/Dispo) und halte die echten Schritte aus der Fläche fest – kurz, eindeutig, ohne Floskeln. Für den schnellen Start kannst Du externes Sparring wie HeyHR einbinden, um Deine ersten Checklisten und Prozessbeschreibungen strukturiert aufzusetzen und zu versionieren.

„Ich denke, nur schon, wenn man wirklich ein Handbuch startet mit Checklisten. Ich glaube, das kann jeder.“

Teile den Zugriff für alle Standorte und aktualisiere bei Prozessänderungen. So entsteht ein einheitlicher Standard, der neue Kolleg:innen sofort arbeitsfähig macht und Dich in Audits entlastet.

Wenn Dienstplan Software & Checklisten zusammenspielen, wird Planung wiederholbar: Sieh Dir Kenjos Schichtplanung an – Drag & Drop, klare Rollen und mobile Sichtbarkeit.

2) Lohnabrechnung-Rhythmus mit Vier-Augen-Prinzip

Definiere fixe Cutoffs statt „Knopf am 24.“: wöchentliche Vorprüfung (Fehlzeiten, Zuschläge), Monats-Freeze, HR-Review, Management-Freigabe, Export.

„Und wir haben bei uns eigentlich immer das Thema, dass jemand macht die Lohnabrechnung und jemand schaut darüber. Das ist das Vier-Augen-Prinzip.“

Das reduziert Nachläufe und erhöht Verlässlichkeit im Schichtbetrieb, wo Zuschläge, Krankheit und Tausch oft spät kommen.

Das Vier-Augen-Prinzip ist Pflicht: Eine Person erstellt die Abrechnung, eine zweite prüft systematisch (Stichproben + Ausnahmen). Dokumentiere jede Korrektur mit Zeitstempel – so bleibt Dein Audit-Trail schlüssig.

3) Digitale Zeiterfassung bis Lohnabrechnung anbinden

Komplexität beherrschst Du mit Durchgängigkeit: Plan (Dienstplan) → mobile Ist-Zeiten → tägliche Freigaben durch Teamleitungen → vorbereitende Lohnabrechnung → Export.

Keine Medienbrüche, keine Schatten-Excel. So stellst Du sicher, dass Daten ohne Fehler von einem Schritt zum nächsten fließen – statt bei Excel-Listen hängen zu bleiben.

„Und besonders bei Zuschlägen oder Krankheit oder auch Schichtbetrieben, kann es doch sehr komplex werden“

Setze daher auf digitale Zeiterfassung mit mobiler App  und sauberer Zuschlagslogik. Prüfe Abweichungen täglich, bündele Korrekturen wöchentlich – und exportiere am Monatsende in die Lohnsoftware/Steuerkanzlei.

Hier andocken: Zeiterfassung und  vorbereitende Lohnabrechnung mit DATEV-Schnittstelle.

4) Onboarding: sichtbar, geplant, ausgestattet

Plane Onboarding konkret (Tag 1, Woche 1–4), ordne Schicht-Shadowing und Sicherheitsunterweisungen zu und informiere per App – besonders wichtig, wenn HR von 8–17 Uhr arbeitet und Schichten um 7 starten. Lege eine:n feste:n Ansprechpartner:in fest und tracke To-dos (Accounts, PSA, Geräte).

„Ich sehe wirklich sehr kreative Lösungen, sei es mit Video Clips … Und Onboarding ist nicht nur Rekrutieren, sondern dann auch wirklich den ganzen Prozess, bis die Person da ist … dass die Materialien … da sind und … funktionieren.“

Halte Betriebsregeln schriftlich und leicht zugänglich, z.B. mit dem Kenjo Dokumentmanagement; Änderungen müssen schnell an alle Standorte kommuniziert und für Mitarbeitende direkt abrufbar sein.

5) Externes Sparring gegen Betriebsblindheit

Gerade KMU ohne eigene HR-Abteilung profitieren von punktuellen Audits: Zeit-/Zuschlagsregeln prüfen, Freigabeketten straffen, Rollen sauber trennen. Ein externer Blick deckt Lücken auf (z. B. unklare Lohnarten, fehlende Nachweise) und beschleunigt die Standardisierung.

„Ich denke, sicher der größte Vorteil ist, wir haben die Betriebsblindheit nicht.“

Setze messbare Kennzahlen: Korrekturquote vor Auszahlung, Quote fehlerfreier Abrechnungen, Zeit bis zur Freigabe. Dokumentiere alles im System (Plan, Ist, Freigabe, Export) – so bist Du jederzeit prüfungssicher und skalierst von der Basis (Schichtplanung & Zeiterfassung) bis zur vorbereitenden Lohnabrechnung.