Die 5 HR Herausforderungen im Bildungswesen

Auch Bildungsinstitutionen leider mehr und mehr unter Fachkräftemangel. Dies liegt zum einen an der Überalterung des Personals, zum anderen auch an den strukturellen Schwächen traditioneller Personalstrukturen im Bildungswesen. Für dich als Personal-Profi tun sich gerade in der heterogenen Mitarbeiterschaft Herausforderungen und Schwierigkeiten auf, denn im Bildungswesen kommen viele Menschen mit verschiedenen Hintergründen und Erfahrungen zusammen

Deine Aufgabe im Personalmanagement ist es, die Personalakquise zu verbessern und Personalverwaltung im Bildungswesen zu optimieren. Daher erfährst du In diesem Artikel etwas über die Herausforderungen der HR im Bildungswesen, wie sie gelöst werden können und welche Tools hilfreich sind.

Welche Rolle spielt HR in der Bildungsbranche?

Ohne das Management der Human Resources ist das Bildungswesen nicht vorstellbar. Zahlreiche Menschen sind daran beteiligt, mit Schuljahrs- und Semesterbeginn einen reibungslosen Lehrbetrieb in Schulen, Universitäten oder in der Erwachsenenbildung zu garantieren. Das betrifft öffentliche Institutionen ebenso wie private Bildungsträger.

Dozent*innen, Schulleiter*innen, Lehrkräfte, pädagogische Fachkräfte und Verwaltungsangestellte – sie alle spielen eine entscheidende Rolle im Alltag der Schüler*innen und Student*innen und sind dafür verantwortlich, ihnen die beste Bildung zu ermöglichen. Doch so viele Mitarbeiter müssen auch koordiniert werden. Das erledigt im Bildungswesen das Personalmanagement öffentlicher Einrichtungen und privater Bildungsinstitutionen. Die Personalabteilung kümmert sich um Einstellungen neuer Mitarbeiter*innen, Beurteilungen, Fortbildungen, Gehaltsabrechnungen oder Kündigungen.

Auch die Universität kommt nicht ohne Personalmanagement aus, denn gute Forschung und gute Lehre kann es nur dort geben, wo auch gut organisiert und geplant wird. Und auch für die Ausbildung der Student*innen spielt die Weiterqualifizierung der Dozent*innen eine entscheidende Rolle.

So hat das Personalmanagement direkten Einfluss auf die Qualität des Unterrichts: Wird zum Beispiel die Zahl der benötigten Lehrkräfte falsch kalkuliert, kann es zu Ausfällen um Unterrichtsgeschehen kommen.

Die 5 Personalmanagement Herausforderungen im Bildungswesen

Im Bildungswesen trifft das Personalmanagement auf besondere Herausforderungen. Zum einen sind die Einstellungsangebote öffentlicher Träger für Naturwissenschaftler im Vergleich zum sonstigen Arbeitsmarkt wenig attraktiv, zum anderen droht permanent der Verlust von Spitzenkräften durch Arbeitsplatzwechsel oder Pensionierung.

Das Fortbildungsmanagement der Lehrkräfte und Dozent*innen ist für dich als Personaler*in  eine weitere Baustelle. Oft gelingt es nicht, Fortbildungen strukturiert anzubieten und zu verwalten. Auch die Organisation der mitunter diffusen Kommunikationskanäle stellt im Bildungswesen ein Problem dar. Zu viele Nachrichten auf zu vielen Plattformen überfordern Dozent*innen und Lehrkräfte.

Grundsätzlich binden manuelle Prozesse erheblich Ressourcen, die für andere Aspekte benötigt werden. Ob Zettelwirtschaft oder lokaler Datenspeicher, Daten sind nicht einheitlich aufbereitet und nicht von überall zugriffsbereit.

Mangel an Lehrkräften

Es sind zahlreiche Entwicklungen, die den Lehrermangel in den letzten Jahren verursacht haben. Gerade in Fächern wie Mathematik und Naturwissenschaften, aber auch generell an der Grundschule ist die Bewerberlage schlecht. Wenn nur noch Zeitverträge angeboten werden statt einer attraktiven Verbeamtung, sinkt die Anzahl der Bewerber zusätzlich. Teilweise werben Kommunen schon mit kostenfreien Wohnungen, um besonders in strukturschwachen Regionen Lehrkräfte zu gewinnen. Zur niedrigen Anzahl an Bewerbern tragen der gefühlte Mangel an Unterstützung und Autonomie sowie die sich ständig ändernden Lehrpläne stellen in allen Segmenten des Bildungswesens dar.

Doch der Bedarf an Lehrkräften sinkt nicht. Ganz im Gegenteil. Wie also kannst du für dein Unternehmen und deine Kunden Personal gewinnen?

Die Lösung:

Stelle die einmaligen Stärken deiner Bildungseinrichtung zusammen und trage sie offensiv über moderne Marketingkanäle nach außen. Ob Universität oder Nachhilfeschule, ob der außergewöhnliche Schulgarten oder die Möglichkeit einer Kinderbetreuung für Mitarbeiter*innen am Arbeitsplatz - informiere die Öffentlichkeit über deine einzigartigen Pluspunkte.

Mangelnde Unterstützung und fehlende Autonomie werden dadurch behoben, Lehrkräfte und Dozent*innen an Entscheidungsfindungen zu beteiligen und ihnen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit zu bieten. Beides kann also dabei helfen, qualifizierte Lehrkräfte zu gewinnen. Auch eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem gut aufeinander abgestimmten Team mit ähnlichen Zielsetzungen wirkt ansprechend auf Interessierte.

Zudem erleichtern neue digitale Möglichkeiten wie eine HR-Software die Einstellung und Einarbeitung neuer Lehrkräfte. Anhand eines Einstellungsmanagementsystems finden Interessierte unkompliziert heraus, wie eine Einstellung bei deiner Institution möglich ist, und reichen erforderliche Dokumente problemlos ein. Ist eine Einstellung erfolgt, hilft eine entsprechende Softwarelösung auch bei der Orientierung im neuen Arbeitsalltag, sodass neuen Mitarbeiter*innen der Einstieg in den Beruf leichter fällt.

Wie können Spitzenkräfte im Bildungswesen gehalten werden?

Spitzenkräfte zu halten, ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung der Personalarbeit im Bildungswesen. Das betrifft Dozent*innen an der Universität, aber auch alle anderen voll ausgebildeten Lehrkräfte bis hin zum Leitungspersonal gleichermaßen. Ob die Frühpension von Beamt*innen oder die Seitwärtsbewerbung einer Leitungskraft zu einer anderen Bildungsinstitution, der Abgang von Spitzenkräften droht permanent.

Doch wie kann dafür gesorgt werden, dass Spitzenkräfte ihren Position in der Bildungsbranche nicht vorzeitig verlassen und so das Wohlergehen der Schüler- und Studentenschaft gefährden?

Die Lösung:

Um Spitzenkräfte zu halten, bedarf es eines zufriedenstellenden administrativen Konzepts, das reibungslose Arbeitsabläufe ermöglicht. Auch angemessene Vergütungen verbessern die Arbeitsmoral und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Eventuell gibt es auch in standardisierten Arbeitsverträgen die Möglichkeit einer monetären Würdigung für Leistungsträger.

Zudem existiert unter Leistungsträger*innen im Bildungswesen der Wunsch nach alternativen Lehrkonzepten und  kleineren Lerngruppen für mehr individuelle Betreuung. Spitzenkräfte im Bildungswesen wollen ihre exzellente Leistung in einem fruchtbaren Arbeitsumfeld erbringen.

Auch eine agile Kommunikation unter den Mitarbeitern, konstruktives Feedback und Mitwirkung in Entscheidungsprozessen führen zu einem verbesserten Arbeitsklima und dazu, dass Mitarbeiter sich längerfristig an eine Institution binden. Hierzu trägt der Einsatz einer HR-Software speziell für das Bildungswesen bei.

Fehlende Weiterbildungsmöglichkeiten im Bildungswesen

Kontinuierliche Weiterbildung ist für Dozent*innen in der Erwachsenenbildung, aber besonders für Lehrkräfte im Schulwesen mit seinen sich schnell wandelnden Anforderungen ausgesprochen wichtig. Von Lehrkräften wird erwartet, dass sie sich selbständig an Veränderungen wie den digitalen Wandel anpassen. Dennoch fehlt es häufig an Möglichkeiten der Weiterbildung. Und selbst wenn Lehrkräfte und Dozent*innen Fortbildungen wahrnehmen, sind diese nicht auf die Schwierigkeiten der entsprechenden Lehrkraft angepasst oder finden nur aus formalen Gründen im Rahmen von Beförderungen statt.

Die Lösung:

Lehrkräfte und Dozent*innen benötigen strukturierte Möglichkeiten der Fortbildung, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Für diesen dauerhaften Qualifizierungsprozess eignet sich eine HR-Software, die die Mitarbeiter*innen und Fortbildungen übersichtlich und budgetgerecht miteinander verbindet und so eine Übersicht des Leistungsprofils des einzelnen Mitarbeiters ermöglicht.

Unzureichende Kommunikation in der Bildungsbranche

Nicht selten kommt es bei der Häufung der Nachrichten, die Lehr- und Führungskräfte im Bildungswesen über alle möglichen digitalen und analogen Kanäle erhalten, zu Missverständnissen und fehlgeschlagener Kommunikation. Die Unübersichtlichkeit der verschiedenen Kommunikationsplattformen und die Größe mancher Institutionen erschwert den Umgang mit Informationen, sodass schnell aneinander vorbei geredet wird oder unklare Aussagen getroffen werden.

Die Lösung:

Eine Lösung für dieses strukturelle Kommunikationsproblem stellt eine interne, einheitliche Kommunikationsplattform z.B. über eine HR-Software dar. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter sich auf demselben Informationsstand befinden. Außerdem fördert dies den Austausch innerhalb des Kollegiums.

Manuelle HR-Prozesse

Es ist kaum vorstellbar, wie viel Zeit besonders in großen Institutionen durch manuelle HR-Prozesse verloren geht, die für sinnvollere Vorhaben wie die Planung von Weiterbildungsmaßnahmen genutzt werden kann. Die Digitalisierung der Personalabteilung ist Voraussetzung, um Ressourcen zu sparen und eine agile Kommunikation zwischen deinen Mitarbeitern und dir zu ermöglichen. Ein digitalisiertes HR-Management bietet die Möglichkeit, Daten und Informationen zentralisiert zu speichern und zu verwalten.

Besonders für Bildungsinstitutionen, die mehrere Niederlassungen an verschiedenen Orten haben, ist es notwendig, Inhalte auf einer Plattform digital zu zentralisieren. Dies verringert den Verwaltungsaufwand maßgeblich.

Die Lösung:

Dieser Verschwendung von Zeit und Ressourcen wirkst du optimal mit der Umstellung auf digitale HR-Prozesse entgegengewirkt werden. Personalabteilungen legen so den Fokus auf strategische Überlegungen wie den Einstellungsprozess neuer Lehrkräfte oder das Leistungsmanagement der Mitarbeiter*innen.

Auch für das Einhalten von Fristen erweisen sich digitale Systeme als hilfreich und zuverlässig, da so rechtzeitig und automatisiert Erinnerungen an entsprechende Mitarbeiter verschickt werden. Die Arbeitsbelastung aller Mitarbeiter*innen, nicht nur der Personalmanager*innen, werden so vermindert.

Eine weitere Erleichterung bietet die Speicherung von Daten innerhalb eines cloud-basierten Systems. Dies ermöglicht die datenschutzkonforme und sichere Speicherung an einem Ort. und wirkt dem Verlust wichtiger Dokumente und Daten entgegen.

So hilft dir Kenjo

Nun hast du einen groben Überblick über die fünf Herausforderungen im Bildungswesen und wie man diese beheben kann. Doch wie kannst du die Lösungsstrategien tatsächlich umsetzen und so das Personalmanagement optimieren?

Kenjo bietet dir eine Reihe an Tools, die dir bei der Umsetzung helfen und dir so deinen Arbeitsalltag erleichtern.

• Die innovative HR Softwarelösung für die Bildungsbranche ermöglicht es dir problemlos, Stunden- und Schichtpläne zu erstellen oder kurzfristige Planänderungen zu koordinieren. Du kannst Änderungen für jeden sichtbar auf einem digitalen Dashboard anzeigen, sodass Missverständnisse verhindert werden und Informationen auch in letzter Minute noch in Echtzeit weitergegeben werden können. Auch die Urlaubsplanung deiner Mitarbeiter*innen nimmst du bequem mit hilfe eines übersichtlichen Dashboards vor.
• Mit Kenjo speicherst du alle wichtigen Dokumente datenschutzkonform und sicher in einer Cloud. Das stellt sicher, dass wichtige Dokumente nicht verloren gehen und dir immer in digitaler Form vorliegen. So erleichtert dir Kenjo deinen Alltag und spart dir Zeit, indem du manuelle HR-Prozesse in Zukunft digital und automatisiert durchführst.

• Auf strategischer Ebene vereinfacht Kenjo das Recruiting neuer Mitarbeiter*innen. Mithilfe des Recruiting-Tools erstellst du je nach Stellenangebot benutzerdefinierte Stellenanzeigen und ordnest sie einer Hiring-Pipeline zu. So gestaltest du dein Recruiting effektiver und gewinnst  Spitzenkräfte für deine Institution. Die Auswahl der Bewerber erleichtert Kenjo durch ein objektives Bewertungsschema, welches anhand von Scorecards und Kommentarfunktion funktioniert.

• Damit du dir keine Gedanken um die Sicherheit der Daten deiner Bewerber machen musst, sorgt das Recruiting-Tool für eine sichere Speicherung und datenschutzkonformes Löschen der Daten. Automatische Benachrichtigungen halten dich immer auf dem neusten Stand im Bewerbungsprozess.

• Auch bereits eingestellte Mitarbeiter*innen können von der Zusammenarbeit mit Kenjo profitieren. Mithilfe der Performance Management Software kannst du bequem die Bildungsqualität ausbauen und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, in dem die die Weiterentwicklung deiner Lehrkräfte und Dozent*innen vorantreibst.
• Die Darstellung der persönlichen Kompetenzen deiner Mitarbeiter*innen mithilfe eines objektiven Beurteilungssystems ermöglicht dir den gezielten Einsatz von Weiterbildungsmaßnahmen. Dies begünstigt sowohl die professionelle, als auch die persönliche Entwicklung deiner Lehrkräfte und erhöht die Bildungsqualität für Schüler und Studenten.
• Mit dem Performance Manager unterstützt Kenjo dich ebenfalls bei der Organisation von Mitarbeitergesprächen und Feedback-Runden. So pflegst du einen offenen Dialog mit deinen Mitarbeiter*innen und kannst gleichermaßen Feedback geben und erhalten. Vielleicht beteiligst du deine Mitarbeiter auf diese Weise sogar an der Entscheidungsfindung.

Insgesamt bietet dir Kenjo eine umfassende HR-Software, die dir dabei hilft, die Herausforderungen im Bildungswesen zu bewältigen. So verbesserst du dein Personalmanagement und erleichterst dir gleichzeitig deinen Arbeitsalltag.