Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bringt ab 2026 radikale neue gesetzliche Anforderungen mit sich. Es reicht nicht mehr, sich auf historisch gewachsene Tarifstrukturen zu verlassen - eine langfristige, nachvollziehbare Dokumentation und objektive Kriterien sind ab sofort das neue Normal für Dein gesamtes operatives Personal. Und dazu haben Kenjos Head of People & Culture Michael Brundig und unser Gast Karol M. Czuba in unserem Webinar ihre Einschätzungen und Tipps geteilt.

Top-5 Tipps

1. Definiere objektive Bewertungskriterien und ordne jede Tätigkeit in Deinem Betrieb ein: So machst Du Gehaltsunterschiede auch abseits klassischer Abteilungsgrenzen transparent und rechtssicher nachvollziehbar.
   
   
2. Verschaffe Dir einen detaillierten Überblick über die konkreten Aufgaben Deines gewerblichen Personals. Nutze dafür die Daten aus Stellenprofilen,  Dashboards, Schichtplanung in Kenjo, um Mitarbeiter in Gehaltsbändern oder einem Bewertungsmodell einzugruppieren.   
   
   
3. Dokumentiere jede noch so kleine Gehaltsanpassung und jede Bonusauszahlung absolut lückenlos in Deinen Systemen. zB. Im Gehaltsbereich des Mitarbeiterprofils in Kenjo. Bei Nachfragen liegt die Beweislast künftig komplett beim Arbeitgeber, was eine saubere Dokumentation unabdingbar macht.
   
   
4. Starte pragmatisch mit dem 80:20-Prinzip, anstatt sofort nach absoluter, fehlerfreier Genauigkeit zu streben. Identifiziere zuerst die allergrößten Lohngefälle bei Deinen Mitarbeitern und handle zielgerichtet dort, wo das Risiko am höchsten ist.
   
   
5. Kommuniziere die anstehenden Veränderungen offen, ehrlich und proaktiv an Deine gesamte Belegschaft. Zeige Deinen Mitarbeitern von Anfang an, dass ihr an einem Strang zieht, um Frust oder teure juristische Eskalationen von vornherein zu vermeiden.

1) Eigene Gehaltskriterien festlegen

Viele HR-Verantwortliche fürchten im ersten Moment, dass die neuen europäischen Vorgaben eine absolute und starre Gleichmacherei aller Löhne bedeuten. Für Dein operatives Personal auf der Fläche geht es aber in der Realität vielmehr darum, objektive und nachvollziehbare Bewertungskriterien zu schaffen – wie etwa die physische Belastung im Lager, die konkrete Verantwortung an der Produktionsmaschine oder spezifische, schwer zu ersetzende Fachkenntnisse.

"Die Entgelttransparenzrichtlinie ist komplex, aber an dieser Stelle ist sie so ausgestaltet, dass es nicht darum geht, Dinge gleich zu machen, sondern eher von euch gefordert wird, dass ihr die Kriterien der Entgeltbestimmung innerhalb des Unternehmens, entlang bestimmter Vorgaben, selbst ausdefiniert und euch daran bindet."

Sobald Du diese Kriterien für Deinen Betrieb einmal sauber definiert und gewichtet hast, dienen sie als Dein fester, unternehmensweiter Rahmen. Das schützt Dich zuverlässig davor, bei individuellen Gehaltsverhandlungen oder Neueinstellungen in rechtliche Grauzonen abzurutschen. Gerade bei gewerblichen Mitarbeitern, wo komplexe Zulagen, Prämien und Schichtzuschläge an der Tagesordnung sind, brauchst Du dieses verlässliche, transparente Fundament zwingend.

2) Tätigkeiten präzise erfassen und vergleichen

Bevor Du überhaupt daran denken kannst, Gehälter fair zu vergleichen, musst Du exakt wissen, was genau Dein Team tagtäglich wirklich leistet. In vielen Betrieben weichen die offiziellen Jobtitel im Arbeitsvertrag stark von der tatsächlich gelebten Praxis in der Produktionshalle oder im Warenlager ab. Genau hier musst Du mutig ansetzen und die realen Aufgabenprofile Deiner Mitarbeiter offenlegen.

Was für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen wird: Man muss sich erst mal einen Überblick verschaffen, was für konkrete Tätigkeiten habe ich innerhalb des Unternehmens?

Nutze die umfangreichen Daten, die ohnehin in Deiner Schichtplanung enthalten sind, um ein äußerst realistisches Bild der echten Arbeitsbelastung zu zeichnen. Wer übernimmt eigentlich regelmäßig die besonders anspruchsvollen und ungeliebten Nachtschichten? Wer trägt die fachliche Verantwortung, wenn in der Frühschicht Probleme auftreten? Diese feinen operativen Details sind der absolute Schlüssel, um auf den ersten Blick völlig unterschiedliche Tätigkeiten überhaupt erst vergleichbar zu machen.

3) Lückenlose Dokumentation als Schutzschild

Die sogenannte Beweislastumkehr ist wohl die mit Abstand schärfste Waffe des neuen Gesetzes. Künftig musst Du als Arbeitgeber bei Unstimmigkeiten proaktiv beweisen können, dass keine Diskriminierung vorliegt – und das im Ernstfall sogar für drei Jahre rückwirkend. Das bedeutet, dass jede noch so kleine Gehaltsanpassung, jeder individuelle Leistungsbonus und jede spontane Sonderzahlung für Dein gewerbliches Personal zu hundert Prozent wasserdicht dokumentiert sein muss.

Es ist also eine viel härtere Anforderung an die Dichte der Dokumentation und auch an die Dichte der Begründung für Gehaltsänderungen.

Eine wilde Zettelwirtschaft oder unübersichtliche, fehleranfällige Excel-Tabellen sind hier ein massives und unkalkulierbares Risiko für das gesamte Unternehmen. Du brauchst ein geschlossenes System, das jede Änderung vollkommen revisionssicher und sofort prüfsicher festhält. Eine zuverlässige digitale Zeiterfassung, regelmäßige, standardisierte Performance Reviews gekoppelt mit einer sauberen vorbereitenden Lohnabrechnung stellt sicher, dass Du bei einem Auskunftsersuchen von Mitarbeitern oder in Streitfällen vor Gericht sofort und auf Knopfdruck alle nötigen Belege parat hast.

4) Das 80:20-Prinzip für schnelle Erfolge

Angesichts der massiven und einschüchternden bürokratischen Anforderungen verfallen viele Unternehmen schnell in eine völlige Schockstarre. Konzentriere Dich darauf, die offensichtlichsten und eklatantesten Lohngefälle in Deinem Betrieb aufzuspüren. Gibt es vielleicht völlig unerklärliche Differenzen bei Mitarbeitern mit ähnlichen Aufgaben, Belastungen und Verantwortlichkeiten? 

Im ersten Schritt kommt es auch gar nicht darauf an, auf die Nachkommastelle genau ein Gender Pay Gap zu beziffern, sondern einfach eine Analyse zu machen, die nach dem 80:20-Prinzip gut genug ist, um die größten Problemfälle zu identifizieren.

Gehe diese großen, brennenden Baustellen zuerst an und verschiebe die Detailfragen auf später. Oft lassen sich durch eine ergebnisorientierte und pragmatische Herangehensweise die allergrößten finanziellen Haftungsrisiken bereits minimieren, lange bevor das neue Gesetz überhaupt in seiner vollen Härte greift. 

5) Proaktive und transparente Kommunikation

Das Thema Gehalt ist traditionell ein sehr emotionales Pflaster, ganz besonders dann, wenn neue gesetzliche Vorgaben für zusätzliche Unsicherheit in der Belegschaft sorgen. Wenn Dein gewerbliches Personal das Gefühl hat, dass das Management dieses sensible Thema hinter verschlossenen Türen abhandelt, ist massiver Frust geradezu vorprogrammiert. Mache das Thema Entgelttransparenz stattdessen ganz bewusst zu einer gemeinsamen, offenen Initiative im gesamten Unternehmen.

Mache Deinen Mitarbeitern klar, wir sitzen im gleichen Boot. Hier kommt was Großes. Lass es nicht unter den Tisch fallen, sondern kommuniziere offen und sage: Wenn Dir etwas komisch vorkommt, wenn Du Redebedarf hast, komm zu uns.

Suche aktiv und selbstbewusst den Dialog mit Deinem operativen Personal, lange bevor die ersten formellen, rechtlichen Anfragen auf Deinem Schreibtisch landen. Über unsere zugängliche mobile Kenjo App kannst Du beispielsweise völlig unkompliziert regelmäßige Updates mit allen teilen oder niederschwellig zu klärenden Info-Gesprächen einladen. 

6) Fazit

Das Entgelttransparenzgesetz 2026 mag auf den ersten Blick wie ein übermächtiger administrativer Albtraum wirken, doch es bietet bei genauerem Hinsehen auch eine Chance für Deinen Betrieb.

Wer genau jetzt entschlossen aufräumt, von Grund auf klare, faire Kriterien schafft und seine gesamte Dokumentation digitalisiert, sichert sich nicht nur juristisch gegen teure Klagen ab, sondern stärkt auch massiv und nachhaltig das Vertrauen seiner hart arbeitenden Belegschaft.

Wirkliche Transparenz ist hierbei kein störender Feind der Geschäftsführung, sondern vielmehr ein extrem starkes, zukunftssicheres Fundament für eine moderne, faire Unternehmenskultur auf der Fläche.