Es ist Monatsende. Die Lohnabrechnung steht an, und statt strategischer Personalarbeit wartet auf Dich wieder der "Korrektur-Marathon". Ein Mitarbeiter hat vergessen, sich zur Mittagspause auszustempeln, ein anderer hat "durchgearbeitet", obwohl das System eine Pause verlangt. Das Ergebnis: Du korrigierst hunderte von Zeitstempeln händisch.

Ein Kenjo-Kunde brachte dieses Frust-Szenario treffend auf den Punkt:

"Weil die Mitarbeiter bei uns tatsächlich zu faul sind, um das händisch zu machen. Das heißt, ihr könnt bei allen am Ende des Monats die Pause noch händisch wieder einfügen – das sind wieder 100 Stunden."

Viele Geschäftsführer und Personalverantwortliche in KMUs kennen dieses Problem. Der Wunsch nach einer technischen Lösung ist groß, doch oft schwingt die Angst mit: Ist ein automatischer Pausenabzug gesetzlich überhaupt erlaubt? Riskieren wir ein Bußgeld oder Ärger vor dem Arbeitsgericht?

Die gute Nachricht vorweg: Ja, Automatisierung ist erlaubt und sogar empfehlenswert – wenn man die Spielregeln kennt. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du die Pausenregelung nach Arbeitszeitgesetz rechtssicher automatisierst und Dich endlich von der Zettelwirtschaft verabschiedest.

Was bedeutet "automatischer Pausenabzug"?

Beim automatischen Pausenabzug (oft auch "Pausenabzug automatisch" genannt) handelt es sich um eine Einstellung in Deiner Zeiterfassungssoftware. Das System zieht nach einer definierten Arbeitsdauer automatisch eine bestimmte Pausenzeit von der Gesamtarbeitszeit ab, ohne dass der Mitarbeiter aktiv "Pause" stempeln muss.

Ein klassisches Beispiel:
Herr Müller beginnt um 08:00 Uhr und arbeitet bis 16:30 Uhr (8,5 Stunden Anwesenheit). Das System erkennt, dass er mehr als 6 Stunden gearbeitet hat, und zieht automatisch 30 Minuten Pause ab. Seine gewertete Arbeitszeit beträgt also 8,0 Stunden.

Unternehmen nutzen dies primär aus zwei Gründen:

1. Vermeidung von Verstößen gegen das ArbZG: Das Gesetz schreibt Pausen zwingend vor.
2. Effizienz: Reduktion von manuellem Aufwand und Fehlern durch vergessenes Stempeln.

Die Rechtslage: Ist ein automatischer Pausenabzug zulässig?

Die Unsicherheit ist groß: Darf ich pauschal Zeit vom Lohn abziehen? Grundsätzlich gilt: Ja, ein automatischer Pausenabzug ist rechtens, sofern er den gesetzlichen Vorgaben entspricht und der Realität nicht widerspricht.

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) als Basis

Gemäß § 4 ArbZG müssen Arbeitnehmer bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden mindestens 30 Minuten Pause machen; bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Einhaltung dieser Ruhepausen zu überwachen.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in der Vergangenheit bestätigt, dass der automatische Abzug von Pausenzeiten zulässig sein kann, um dieser Pflicht nachzukommen. Allerdings gibt es eine entscheidende Einschränkung: Arbeitszeitbetrug durch den Arbeitgeber.

Zieht das System Pause ab, obwohl der Mitarbeiter auf Anweisung oder mit Duldung des Vorgesetzten durchgearbeitet hat, ist dies unzulässig. Die Zeit muss in diesem Fall als Arbeitszeit vergütet werden.

Wie Kenjo Pausen automatisch abzieht

Mit den automatischen Pausenabzügen übernimmt Kenjo die Berechnung gesetzlicher oder unternehmensinterner Pausenregelungen direkt in der Zeiterfassung. Sobald in der Anwesenheitsrichtlinie definiert ist, ab wie vielen Arbeitsstunden welche Pause abgezogen werden soll (z. B. 30 Minuten ab 6 Stunden), prüft das System jede einzelne Zeiterfassung automatisch und zieht die hinterlegte Pausenzeit selbstständig ab.

Das funktioniert unabhängig davon, ob Mitarbeitende per App, Desktop oder Terminal stempeln, und sorgt für eine konsistente, regelbasierte Abrechnung ohne manuellen Aufwand.

Warum die manuelle Nacherfassung ("Zettelwirtschaft") keine Lösung ist

Zurück zu unserem Zitat vom Anfang. Wenn Mitarbeiter vergessen auszustempeln – sei es aus Stress oder Bequemlichkeit ("Mitarbeiter vergisst ausstempeln") – landet die Arbeit bei Dir in der HR-Abteilung.

Das manuelle Nachtragen von Pausen ist nicht nur ein enormer Zeitfresser, der Dich von wichtigeren Aufgaben abhält. Es birgt auch Risiken:

• Fehleranfälligkeit: Tippfehler in Excel oder der Software passieren schnell.
• Manipulationsverdacht: Bei einer Betriebsprüfung wirken hunderte manuelle Nachträge am Monatsende oft verdächtig. Eine automatische Regel, die systemseitig hinterlegt ist, wirkt hier oft sauberer und transparenter.

So setzt Du den automatischen Pausenabzug sicher um

Um die Angst vor der "Illegalität" zu nehmen und die Arbeitszeiterfassung Pause automatisch rechtssicher zu gestalten, solltest Du folgende drei Regeln beachten. Wir nennen das "Safe Automation".

Regel 1: Transparenz schaffen

Deine Mitarbeiter müssen wissen, ab wann und wie viel Pause abgezogen wird. Dies sollte idealerweise im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung festgehalten sein.

Regel 2: Die Korrekturmöglichkeit (Das wichtigste Feature!)

Dies ist der entscheidende Punkt für die Rechtssicherheit: Das System darf automatisch abziehen, aber der Mitarbeiter (oder Vorgesetzte) muss die Möglichkeit haben, diesen Abzug zu korrigieren, falls tatsächlich durchgearbeitet wurde. Eine Software ohne diese Funktion ist eine rechtliche Falle.

Regel 3: Gesetzeskonforme Voreinstellungen

Konfiguriere Deine Software so, dass sie exakt den Mindestanforderungen des ArbZG entspricht. Hier eine Übersicht der gängigen Einstellungen:

Häufige Fragen zum Pausenabzug (FAQ)

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die Pause durcharbeitet?

Wenn ein Mitarbeiter trotz automatischem Abzug durcharbeitet, hat er grundsätzlich Anspruch auf Vergütung dieser Zeit (sofern die Arbeit angeordnet oder geduldet wurde). Deshalb ist die Funktion zur manuellen Korrektur im System so wichtig. Gleichzeitig solltest Du als Arbeitgeber den Mitarbeiter ermahnen, Pausen künftig einzuhalten, um Verstöße gegen das ArbZG zu vermeiden.

Darf ich pauschal 1 Stunde Pause abziehen?

Das ist nur zulässig, wenn dies vertraglich oder betrieblich so vereinbart ist und die Mindestanforderungen des ArbZG nicht unterschritten werden. Ein pauschaler Abzug von 1 Stunde bei nur 6,5 Stunden Anwesenheit wäre beispielsweise unverhältnismäßig und rechtlich angreifbar.

Gilt der automatische Abzug auch bei Raucherpausen?

Vorsicht: Raucherpausen sind keine Ruhepausen im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, da der Mitarbeiter sich hierfür meist nicht aus dem Betrieb entfernt und auf Abruf bereitsteht. Der automatische Abzug nach § 4 ArbZG zielt auf die Erholungsphase (Mittagspause) ab.

Zusammenfassung

• Ein automatischer Pausenabzug ist gesetzlich zulässig und reduziert Verwaltungsaufwand massiv.
• Voraussetzung ist, dass die Pause tatsächlich genommen werden kann und das System nicht starr "Lohnraub" begeht.
• Wichtigstes Feature jeder Software: Die Möglichkeit für den Mitarbeiter, bei Abweichungen (Durcharbeit) zu widersprechen oder zu korrigieren.

Schluss mit Zettelwirtschaft – automatisiere Deine Pausenregelungen

Verabschiede Dich vom manuellen Nachtragen hunderter Stunden am Monatsende. Es ist Zeit für weniger Arbeitsaufwand und mehr Planungssicherheit.

Kenjo bietet Dir flexible Pausenmodelle, die gesetzeskonform voreingestellt werden können. Unsere Software stellt sicher, dass Pausen automatisch erfasst werden, lässt Deinem Team aber die Freiheit, Ausnahmen zu dokumentieren. So schaffst Du Transparenz, hältst das Gesetz ein und sagst endgültig "Bye Bye Zettelwirtschaft".

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