¿Qué es una matriz de competencias?

La matriz de competencias es una herramienta muy útil en la gestión de equipos y de proyectos ya que permite aprovechar el talento interno o identificar necesidades de personal de una forma fácil y rápida. De esa forma, ayuda a definir los estándares de reclutamiento y selección, evaluación del desempeño o conducta de los empleados.

Matriz de competencias y evaluación de desempeño

Tal y como explicó Jurgen Appelo en su libro “Management 3.0”, trabajar con cada empleado por separado no es suficiente para generar mejoras en un equipo o una compañía. Es fundamental contar con una visión de conjunto que nos ayude a encajar las “piezas” de la mejor manera posible.

La matriz de competencias, o matriz de talento, es una herramienta desarrollada por Christof Braun que sirve para equilibrar el desempeño de los equipos y potenciar el desarrollo de sus habilidades. Además, permite alinear las capacidades de los empleados con los objetivos de la empresa.

Con ella podemos mapear las habilidades requeridas y deseadas para un equipo o proyecto. Se representa normalmente a través de una cuadrícula con las competencias deseadas, las disponibles y las que el equipo no tiene.

A la hora de definir procesos o crear nuevos equipos, resulta muy útil disponer de esta información ya que la matriz nos la muestra de forma visual y facilita el seguimiento.

Para qué sirve una matriz de competencias

La matriz de evaluación de competencias tiene dos propósitos principales:

El primero, ayuda a evaluar las habilidades requeridas para un proyecto o equipo. Para ello, es necesario realizar un listado de las capacidades que son necesarias para completar un trabajo. Realizar este ejercicio suele ser de gran utilidad a la hora de formar un equipo o decidir si es necesario contratar nuevos perfiles.

Y en segundo lugar, la matriz proporciona información sobre las competencias disponibles dentro de un equipo o una compañía. Si, por ejemplo, un proyecto requiere capacidades comerciales y análisis de datos disponemos de una “base de datos” de habilidades interna en la que empezar a buscar a la persona adecuada. Esta es, además, una excelente forma de detectar y descubrir talento interno.

En un artículo de Forbes, también mencionan una tercera utilidad: la formación. Gracias al mapeo de competencias podemos crear programas de aprendizaje que permitan a los empleados desarrollar todas sus habilidades y adquirir otras nuevas necesarias para la empresa.

Beneficios de utilizar una matriz de competencias

Por lo general, el mapa de talento o matriz ayuda a impulsar el rendimiento en diferentes áreas por lo que sus beneficios se perciben a lo largo y ancho de la empresa.

• Ayuda a los equipos a obtener una visión global de las habilidades disponibles y de las que faltan. Al tener detectadas estas últimas, es más fácil contratar a profesionales que complementen a dicho equipo.
• Permite encontrar reemplazos, en caso de baja por enfermedad o vacaciones, de una forma mucho más rápida y eficaz. Al saber quién sabe hacer qué, resulta mucho más sencillo localizar dentro de la propia plantilla a personas que puedan dar soporte en esa área.
• Ofrece a los profesionales, a título individual, una visión completa de sus propias competencias y de lo que aportan a su equipo y a la empresa. Es un excelente punto de partida para analizar oportunidades de aprendizaje y desarrollo.
• Hace que las personas tomen conciencia de las habilidades que se requieren para que su equipo funcione con éxito y aporta información de las capacidades en las que se espera que destaque.
• Proporciona una visión global a las empresas de las competencias disponibles entre su equipo y las áreas de mejora. Esto les permite desarrollar planes de formación y capacitación efectivos.
• Ayuda a distribuir el talento interno de una forma más óptima y eficiente. A veces no es necesario contratar nuevos perfiles para cubrir una necesidad, revisando la matriz de competencias podemos encontrar a personas que cumplan los objetivos deseados.
• Mejora el servicio al cliente interno y externo. Los equipos, al tomar conciencia de sus habilidades, tendrán más herramientas e información para prevenir problemas.
• Proporciona una imagen clara del desarrollo profesional y la productividad de cada persona de la plantilla y de los equipos en su conjunto. Esto, además, permite analizar la efectividad de los programas de desarrollo o capacitación.

Interfaz de la funcionalidad de evaluación del desempeño del software de Kenjo

Competencias a analizar

Aunque el diseño de la matriz de competencias está sujeto a las necesidades de cada caso, podemos definir una serie de competencias generales a analizar:

• Trabajo por resultados: la capacidad de alcanzar los objetivos marcados a nivel individual y dentro de un equipo. Cada vez es más habitual establecer este tipo de sistemas para evaluar el rendimiento de los profesionales.
• Autodesarrollo o nivel de autonomía: es importante evaluar la autonomía de los empleados y su capacidad para desarrollar tareas sin supervisión o control por parte de otra persona del equipo.
• Trabajo en equipo: esta es, sin duda, una soft skill cada vez más valorada dentro de las empresas. Se busca que las personas sean capaces de trabajar y colaborar dentro de un equipo.
• Énfasis en necesidades o exigencias de los clientes: la orientación a cliente es otra competencia muy valorada ya que, cada vez más, las empresas buscan mejorar la experiencia de cliente.
• Productividad: aunque medir la productividad de un empleado no es sencillo, es una de las competencias que se tienen en cuenta normalmente en las matrices de desempeño y en las evaluaciones de rendimiento.
• Calidad del servicio: aunque la productividad es importante, también lo es que la calidad de lo producido sea buena. Es decir, que sus tareas se realicen bajo unos estándares mínimos.
• Capacidad para el trabajo bajo presión: otra competencia a valorar positivamente es la capacidad de trabajar bajo presión; es decir, con altas exigencias o plazos de tiempo muy reducidos.
• Capacidad de respuesta: se trata de la habilidad de encontrar soluciones acertadas a problemas que se presentan de manera inesperada. En el día a día de cualquier trabajo la capacidad de respuesta es importante.
• Liderazgo: aunque no todo el mundo ha nacido para liderar, es importante detectar a las personas de la empresa que sí tienen aptitudes para gestionar equipos o personas. Es especialmente útil a la hora de decidir ascensos.
• Motivación: medir la motivación de los empleados aporta información de valor para realizar acciones que mejoren este aspecto y aumenten el sentido de pertenencia.

Pasos para hacer una matriz de competencias

Para crear tu propia matriz de competencias solo tienes que seguir estos pasos que te recomendamos a continuación:

1- Prepara la plantilla siguiendo el ejemplo. En las columnas azules pon los nombres de los miembros de tu equipo.

Crea también una leyenda para evaluar tus competencias. Aquí te proponemos la de Jurgen Apello:

• • Experto (verde).
  • Practicante (amarillo).
  • Novel (rojo).

2- Completa las columnas amarillas con la información sobre las competencias deseadas o requeridas para el proyecto en cuestión.

3- Evalúa el conocimiento o la experiencia de cada uno de los miembros del equipo en cada una de las habilidades de la lista. Puede hacerlo el manager o el propio profesional.

4- Toma decisiones en base a la información representada en la matriz de competencias y refléjala en la columna de la derecha.

Este es un ejemplo de matriz de competencias, sin embargo, existen otro tipo de plantillas que puedes utilizar. Es importante que cada empresa utilice el sistema que mejor se adapta a sus necesidades. De este modo, encontrarás en la matriz una herramienta útil y eficaz para sacar lo mejor de tu equipo.