¿Qué es un software de selección de personal (ATS)?

Los procesos de selección son una parte crítica de la gestión de talento. Hacer que sean más eficaces y eficientes ahorra coste a la empresa y, para ello, hoy en día, existe tecnología adaptada. Los softwares ATS, como veremos, sirven para acelerar procesos de reclutamiento y obtener mejores resultados en la selección de profesionales.

¿Qué es un Applicant Tracking System?

Un Applicant Tracking System (ATS), también conocido en castellano como sistema de seguimiento de candidatos, es un software de RR. HH. que actúa como una base de datos de currículums para que las empresas puedan organizarlos y filtrarlos fácilmente con el objetivo de encontrar aquellos que se adapten mejor a las necesidades del puesto.

El sistema permite a los reclutadores revisar las solicitudes, enviar mensajes automáticos a los candidatos para informarles de que se ha recibido su información e, incluso, realizar algunos test o pruebas online. Los procesos se automatizan y los tiempos se aceleran reduciendo, a la vez, el tiempo que se tarda en incorporar a una persona a la empresa desde que se publica la oferta.

¿Para qué sirve un software de selección de personal?

El propósito de un software ATS es simplificar la labor al departamento de recursos humanos en los procesos de selección y reclutamiento. Es habitual que en una misma empresa haya diferentes procesos abiertos y reciban cientos o, incluso, miles de currículums al día. Es imposible revisarlos en detalle uno por uno, pero un programa específico sí puede.

Una vez filtradas todas las candidaturas, el sistema permite hacer un seguimiento exhaustivo del proceso. Es decir, el departamento de RR. HH. puede utilizar el ATS para hablar con los candidatos y automatizar las comunicaciones, lo que genera una mejor experiencia para los profesionales que están dentro del proceso de selección.

Es una herramienta que reduce, por tanto, la complejidad de los procesos de contratación al proporcionar una plataforma única en la que revisar las solicitudes, filtrarlas y realizar un seguimiento.

Beneficios de implementar un software ATS

Aunque ya hemos mencionado algunos de los beneficios de utilizar un sistema de seguimiento de candidatos, queremos profundizar en cada uno de ellos:

• Se reduce el tiempo de contratación: es decir, el número de días que pasa entre que se publica la oferta y se cubre el puesto vacante. Es una métrica clave que demuestra la eficiencia del proceso y que se reduce con el uso de sistema de seguimiento de candidatos. Un estudio de GetApp (2017) revela que el 86% de los profesionales de RR. HH. afirman que el ATS les ha ayudado a contratar más rápido.
• Se reduce el coste por contratación. y es que, para cubrir una vacante, es necesario un gasto de tiempo y recursos (salarios, publicidad, tecnología…). Optimizar el proceso con un ATS implica un ahorro directo para la empresa. Al automatizar muchas de las tareas que se derivan de una contratación, aumenta la rentabilidad del proceso.
• Mejora la calidad de la contratación: se calcula teniendo en cuenta el valor que aporta el empleado a la empresa con su desempeño y el tiempo que permanece en la misma. Esta métrica muestra la eficacia del proceso. Un ATS funciona con sistemas de Inteligencia Artificial que son capaces de filtrar entre cientos de currículums para poder encontrar a aquellas personas que se adaptan mejor a las necesidades del puesto. El mismo estudio de GetApp revela que el 78% de los profesionales encuestados afirman que el uso de tecnología adaptada mejora la calidad de las contrataciones.
• Mejora la experiencia del candidato: ya que este recibe información actualizada del proceso de selección en todo momento. El ATS automatiza todas las comunicaciones, por lo que el departamento de RR. HH. no tiene que hacer un esfuerzo adicional. Ofrecer una experiencia agradable es clave, por un lado, para que el candidato elegido se decida a aceptar la oferta y, por otro, porque cualquier persona es susceptible de convertirse en embajador o cliente de la compañía.
• Aumenta la marca empleadora de la empresa: ya que cuando un proceso de selección es coherente y atractivo se fortalece la imagen de la empresa. Con un ATS, el departamento de RR. HH. puede atraer y gestionar a más candidatos pero con un nivel de atención y seguimiento especiales.

¿Cómo funciona un sistema de seguimiento de candidatos?

El funcionamiento de los software ATS es bastante sencillo. Para explicarlo, lo dividimos en tres fases diferentes.

Fase 1: Recolección

En la primera fase, la labor de los profesionales de RR. HH. es pasiva. Lo que ocurre es que el software ATS recopila y guarda todos los datos de los candidatos: nombre, información de contacto, formación, experiencia, etc. En este momento el sistema actúa como un CRM.

Muchos softwares ofrecen la posibilidad de conectarse a plataformas de selección como LinkedIn, Infojobs… por lo que la información va directamente desde la fuente al ATS.

Fase 2: Filtrado

Esta es la parte más importante y en la que el profesional de RR. HH. encuentra en los ATS grandes aliados a la hora de llevar a cabo procesos de reclutamiento: el filtrado de candidatos.

Los sistemas de seguimiento funcionan, por lo general, con palabras clave para determinar la validez de un candidato para un puesto determinado. Si, por ejemplo, estamos buscando a un comercial podemos introducir en el ATS la palabra “ventas” para que el sistema “lea” la información recogida en la primera fase y nos muestre los mejores resultados.

Detrás de esto hay algoritmos que basan sus resultados en la cantidad de veces que encuentra una palabra clave dentro de la información que está analizando. Algunos, más sofisticados, incluyen también análisis sintácticos para analizar las palabras clave repetidas y aquellos términos que puedan tener relación con la oferta de trabajo.

Fase 3: Seguimiento

Tras realizar una búsqueda, el ATS puede mostrar, por ejemplo, 10 resultados de entre cientos de currículums. Estos deben superar el proceso de selección que haya sido diseñado por la empresa. Muchos consisten en una simple entrevista; sin embargo, cada vez es más habitual incluir pruebas o test específicos.

Para mantener toda la información en una misma plataforma, es posible dejar comentarios o feedback en el perfil de cada candidato a medida que vaya superando las fases del proceso.

Además, para mantener a todos los candidatos preseleccionados informados de la evolución del proceso, el reclutador puede configurar notificaciones automáticas o emails informativos.

Principales funcionalidades de un software ATS

A la hora de adquirir un sistema de seguimiento de candidatos debemos buscar en él ciertas funcionalidades básicas para lograr un verdadero impacto en los procesos de selección de la empresa. En el mercado nos podemos encontrar con softwarers ATS individuales o softwares de recursos humanos todo en uno que incorporan la funcionalidad de ATS, como por ejemplo los sistemas de información de recursos humanos (SIRH).

Esta son las más importantes:

Proceso de aplicación sencillo y multidispositivo

Es importante que los candidatos puedan enviar el currículum de la forma en la que deseen: una solicitud rápida en LinkedIn o una foto del currículum por email. El sistema de reclutamiento debe de reducir el esfuerzo que le requiere a los profesionales en búsqueda activa de empleo.

Interfaz del software de reclutamiento del software de RRHH de Kenjo

Búsqueda de candidatos robusta

Es importante que el software ATS cuente con un sistema de búsqueda de candidatos potente, que sea capaz de descubrir fácilmente quiénes son las personas que se adaptan mejor a las necesidades de la empresa. Busca aquellos que tienen filtros personalizados para cumplir con los requisitos específicos de tu compañía.

Almacenamiento de currículums

Cada vez que alguien solicita un puesto de trabajo, el ATS debe de almacenar su currículum incluso después de haber cubierto el puesto. De este modo, siempre que haya una necesidad, los profesionales de RR. HH. tendrán a su disposición una base de datos de talento.

Conexión directa con plataformas de empleo

Otro de los aspectos que ahorra una gran cantidad de tiempo a RR. HH. es poder publicar, de forma simultánea, la oferta de empleo en diferentes plataformas. Al simplificar esta labor y poder acceder a más plataformas, la oferta obtiene más visibilidad.

Interfaz de la funcionalidad de reclutamiento del software de RRHH de Kenjo

Datos y analítica

Extraer datos e informes automáticos para poder analizar la eficiencia de los procesos de selección es fundamental hoy en día. El ATS debe ofrecer información personalizada a través de plantillas predefinidas y personalizables.