Outsourcing de RRHH: ventajas y desventajas

El outsourcing de RRHH representa un gran recurso para muchas empresas ya que les permite ahorrar recursos (en concreto, tiempo y dinero) y disponer del conocimiento y experiencia de profesionales especializados.

A continuación, vamos a profundizar en las ventajas de este sistema y revisar algunos de los aspectos negativos. También veremos cuáles son los servicios que se suelen subcontratar y algunos consejos para llevar a cabo el proceso con éxito.

¿Qué es el outsourcing de Recursos Humanos?

Outsourcing es una palabra en inglés que significa “subcontratar”, por lo tanto, el outsourcing de Recursos Humanos consiste en adquirir los servicios de un tercero al que se le transfieren ciertas responsabilidades o tareas propias de este departamento. También puedes encontra

Las servicios que se suelen subcontratar dependen de los intereses y las necesidades de cada empresa. Sin embargo, sí que es cierto que puede ser habitual delegar aquellas que son menos estratégicas, muy manuales, demasiado especializadas o poco rentables.

Algunos de los servicios de outsourcing de RRHH más comunes:

Reclutamiento, formación y desarrollo.
Supervisión de la estructura organizativa.
Seguimiento de objetivos, metas y estrategias de cada departamento.
Programas de orientación para empleados.

Gestión de nóminas.

¿Por qué es importante el outsourcing de RRHH?

El outsourcing de RRHH, o también denominado externalización de los recursos humanos, tiene un objetivo multiplicador, es decir, generar más resultados con la misma inversión. Y los datos lo confirman. Un informe de Hackett Group revela que las empresas que subcontratan estos servicios gastan un 26% menos y tienen un 32% menos de personal. Estas empresas dedican el tiempo del personal interno a tareas de planificación estratégica y delegan en otros la adquisición de talento, el onboarding, etc.

Además de esto, podemos decir que el outsourcing es importante porque:

El ahorro al externalizar RRHH es de entre un 24% y un 32% (Corban One).
El 72% de las empresas destaca el poder centrarse en otras funciones como principal ventaja de externalizar el servicio (Deloitte).
Solo el 19% de los encuestados reconoce tener problemas o dificultades con su proveedor. Y de estos, el 46% se debe a que reciben un servicio más reactivo que proactivo.
Después de la Gran Recesión el 57% de las empresas optó por la subcontratación de servicios de RRHH. De estos, solo 9% canceló el acuerdo con el tiempo. Lo demás encontraron esta solución muy rentable (Brandon Gaille).

Ventajas del outsourcing de Recursos Humanos

Algunas de las ventajas de subcontratar las funciones de Recursos Humanos resultan evidentes, como el ahorro de costes o el aumento de la eficiencia; sin embargo, hay otras muy importantes que no siempre se tienen en cuenta:

Reducción de costes: se necesita una gran cantidad de dinero para dotar a un departamento de Recursos Humanos de personal y herramientas suficientes. Este coste, por lo general, no puede ser asumido por las pequeñas y medianas empresas; por eso, muchas optan por subcontratar estos servicios. Contar con una empresa externa suele ser más barato y es posible acceder a un amplio abanico de profesionales expertos en diferentes áreas.
Ahorro de tiempo: de todas las tareas que se realizan dentro de un departamento de RRHH hay muchas muy mecánicas y manuales. Estas pueden consumir una gran cantidad de tiempo por lo que si se subcontrata, el personal interno puede dedicarse a asuntos mucho más importantes.
Acceso a perfiles especializados: crear un departamento de RRHH con perfiles especializados en cada área es muy difícil y muy costoso; por eso, en general, los equipos están formados por profesionales “generalistas”. Sin embargo, al contar con un proveedor externo especializado podrás trabajar de la mano de perfiles expertos y obtener mejores resultados de su trabajo.
Cumplimiento de las obligaciones legales: cumplir en material laboral no es fácil. Hay muchas leyes, muchas cambian y se actualizan cada año y siempre te queda la duda de si lo estarás haciendo bien. Y un error puede tener consecuencias graves. Un proveedor externo te ayudará a estar al día y a cumplir con tus obligaciones.
Beneficios para empleados: subcontratar RRHH también puede tener ventajas para tus empleados. Quizás tu proveedor pueda ayudarte a conseguir un mejor paquete de beneficios para tu plantilla o acceder a seguros médicos por un mejor precio.

Desventajas del outsourcing de recursos humanos

El outsourcing de RRHH también tiene sus desventajas. Las más importantes que hay que conocer son las siguientes:

Pérdida de control: para muchas empresas, el departamento de RRHH es el corazón de la organización. Al delegar en un tercero se pierde cierto grado de control y es una preocupación habitual al dar este paso. Sin embargo, con un partner que comparta nuestra visión resulta mucho más fácil mantenerse alineado.
Cambios en la cultura: la cultura de una empresa es lo que hace que los profesionales quieran trabajar en ella. Cuando es otro quien gestiona esta área puede perderse un poco el tono y algunas dinámicas pueden verse alteradas.
Menos flexibilidad: es probable que la respuesta de una empresa externa no sea tan rápida como lo sería si viniera desde dentro. En ese sentido, es importante acordar unos tiempos de respuesta por contrato para evitar problemas.
Diferencia de visiones: es habitual que el responsable de RRHH tenga una idea fija de cómo se deberían hacer las cosas dentro del departamento. Es importante alinear visiones con el proveedor para cumplir expectativas.

Principales funciones que se suelen externalizar

Según un estudio, el 79% de las empresas ya ha subcontratado una o varias funciones de RRHH lo que demuestra su popularidad y explica su rápido crecimiento. También se ha identificado que, por lo general, las compañías prefieren no delegar funciones estratégicas o básicas. Así, recogen las diez funciones de RRHH que se pueden externalizar:

Encuestas sobre compensaciones.
Gestión de sueldos.
Pruebas técnicas.
Test de actitud.
Capacitación de empleados.
Evaluación de rendimiento.
E-learning.
Evaluación de eficacia de la formación.
Evaluaciones 360º grados.
Presupuestos y contabilidad.

Si seguimos investigando, The Balance Careers señala las siguientes como las más populares:

Reclutamiento (especialmente cuando hay varios procesos a la vez).
Selección de empleados temporales.
Verificación de antecedentes.
Reubicación.
Gestión y elaboración de nóminas.
Administración de sueldos.
Actualización de manuales.
Programas de compensación y beneficios.

Y en contraposición, por mencionarlas también, estas son las tareas que suelen permanecer bajo la responsabilidad del departamento de RRHH interno:

Relación con los empleados.
Diseño de los planes de compensación.
Desarrollo de talento.
Estrategia presupuestaria.
Estrategia de RRHH.
Gestión del rendimiento.
Reclutamiento.
Gestión del departamento.

¿Cuál es el coste del outsourcing de RRHH?

El coste de subcontratar las funciones de recursos humanos varía, en gran medida, según la cantidad de servicios contratados. Por lo general, los proveedores ofrecen paquetes que resultan más económicos.

A continuación, enumeramos diferentes servicios y su coste aproximado (según Complete Payroll Solutions):

Reclutamiento: encontrar y contratar al candidato adecuado requiere tiempo. El servicio, normalmente, incluye desde la descripción de la oferta hasta el cribado de currículums. Por eso, el proveedor te puede cobrar una tarifa fija en función del salario del puesto que se está intentando cubrir. Normalmente, un 40% del salario anual. Sin embargo, cada empresa ofrece sus propias tarifas por lo que puede variar mucho.
Plan de compensación: garantizar que la política de sueldos de la empresa está bien estructurada y dentro del mercado es importante. Contratar este servicio ofrece un resultado de mayor calidad. Por lo general, el experto cobrará entre 80€ y 125€ por hora dedicada.
Cumplimiento de obligaciones: un asesor externo nos ayudará a cumplir con las obligaciones y requisitos legales que se esperan de la empresa. El coste depende de las tareas delegadas pero suele estar entre los 800€ y 1.600€ al mes.

Estas cifras te darán una idea aproximada del coste de subcontratar algunos servicios. Sin embargo, lo mejor es que consultes información en varias empresas y que estas te envíen un presupuesto personalizado según tus intereses y el tamaño de tu organización.

5 consejos para realizar un buen outsourcing de RRHH

El outsourcing de RRHH puede ser fundamental para muchas empresas. Sin embargo, para que salga bien hay que seguir una serie de recomendaciones:

1. Lee las reseñas de otros clientes

Revisa las opiniones de otros clientes a través de su página web, redes sociales, Google, foros, etc. Es muy importante hacer una pequeña “investigación” antes de empezar a trabajar con cualquier proveedor.

2. Identifica el nivel de soporte necesario

La elección de un partner depende, en gran parte, del nivel de soporte que necesite tu empresa. Por lo tanto, determina cuáles son las tareas que se van a delegar. Pueden ser trabajos de administración, de informática (como el soporte del portal de empleados), reclutamiento, etc.

3. Compara los costes

En primer lugar, debes hacer un análisis interno de lo que te costaría mantener el servicio in-house y lo que supone subcontratarlo. Así sabrás si te compensa o no hacer la inversión.

Si lo mejor para tu empresa es contar con un proveedor externo, deberás contactar con varios y comparar tanto el presupuesto como el alcance de tus servicios.

4. Haz un buen traspaso

Para que el proveedor de servicios de RRHH pueda desempeñar su labor correctamente necesita que se le haya hecho un buen traspaso de las obligaciones. Asegúrate de proporcionar la información y el tiempo necesarios para explicar cómo funciona la organización, los procesos, etc. También es importante recalcar los objetivos y las expectativas.

5. Comunícalo internamente

La presencia de proveedores externos en el área de recursos humanos no tiene que ser un secreto dentro de la organización. Informa a todos los equipos sobre el cambio producido y, si fuera el caso, de cómo les puede afectar en su día a día. Saber a quién acudir en caso de necesidad es importante.

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