Externalización de las funciones de Recursos Humanos

Externalizar las funciones de Recursos Humanos, o también denominado outsourcing de Recursos Humanos, supone un ahorro de costes para la empresa y permite a los miembros del departamento centrarse en tareas más estratégicas. Es por esto que es uno de los servicios que se suelen subcontratar a profesionales externos.

¿A qué se refiere la externalización de los RRHH?

Subcontratar implica la compra de uno o más servicios por parte de un proveedor. En el caso de los Recursos Humanos consiste en delegar en un equipo externo la gestión completa o parcial de la plantilla que forma la empresa.

Por lo general, los servicios incluidos en el acuerdo de subcontratación de recursos humanos varían de una empresa a otras, ya que algunas pondrán en manos de terceros todos los procesos y otras solo las nóminas o la contratación de personal (por ejemplo). Lo más habitual es delegar aquellas funciones que no son críticas ni confidenciales para la organización.

Principales estadísticas sobre la externalización de RRHH

Para entender mejor el alcance de la externalización de funciones de Recursos Humanos hemos recopilado algunos datos interesantes sobre el tema:

Las pymes son las que más tienden a externalizar Recursos Humanos y, en concreto, la gestión de nóminas. (encuesta People Profession 2020).
El tamaño medio de la empresa que subcontrata la gestión del talento es de 19 empleados (The Balance).
La externalización de recursos humanos permite ahorrar entre un 24% y un 32% de costes (Corban One).
El 46% del éxito de la relación entre equipo de RRHH y el partner depende de aspectos como la confianza, la comunicación, etc. (estudio).
Entre las ventajas de externalizar Recursos Humanos, el 72% de las empresas destacan el poder centrarse en otras funciones (Deloitte).

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Ventajas de externalizar los Recursos Humanos

Contar con un proveedor externo para la gestión de los Recursos Humanos de la empresa puede traer importantes beneficios para la misma:

Reducción de costes: contratar a un equipo de RRHH interno requiere pagar un salario a cada uno de los miembros, así como dotarlos de infraestructura y el software necesarios para realizar su trabajo. Sin embargo, contar con un equipo externo es mucho más económico.
Acceso a perfiles especializados: normalmente, los perfiles internos son muy generalistas. Sin embargo, al subcontratar a una empresa especializada en Recursos Humanos tendremos a nuestra disposición a todo un equipo de expertos especializados en diferentes áreas como nóminas o reclutamiento.
Cumplimiento de las obligaciones legales: una de las principales preocupaciones de los empresarios es estar al día en sus obligaciones legales y no tener sorpresas. Delegar en un proveedor de RRHH aporta tranquilidad, ya que estos están informados y saben cómo implementar los requisitos legales.
Aumento de la eficiencia: al delegar tareas mecánicas o tediosas en terceros, los miembros del equipo de Recursos Humanos disponen de más tiempo para centrarse en áreas más importantes o estratégicas.
Flexibilidad: la empresa tiene la posibilidad de contratar los servicios que quiere o necesita en cada momento. Por lo tanto, solo pagará por lo que utiliza.

Desventajas de externalizar los recursos humanos

Del mismo modo, la externalización de Recursos Humanos también conlleva ciertos aspectos negativos:

Pérdida de control: cuando dejamos en manos de un tercero ciertos aspectos relacionados con la gestión de la empresa se pierde cierto control. Por eso es importante encontrar a un partner que comparta nuestra visión para estar alineados.
Diferentes perspectivas: es habitual tener una idea fija sobre cómo deberían gestionarse los Recursos Humanos. Asegúrate de que el proveedor la entiende y es capaz de cumplir con los requisitos.
Enfoque menos personal: es posible que la gestión de una empresa especializada se sienta como menos personal o cercana. Sin embargo, esto se compensa con la experiencia y el asesoramiento obtenidos.

4 claves para la externalización de Recursos Humanos

Como decíamos al principio, muchas empresas deciden externalizar las funciones de Recursos Humanos para ahorrar tiempo y dinero. Sin embargo, para que esta solución sea exitosa es necesario seguir una serie de pasos que van desde el análisis de situación hasta la selección del proveedor.

Analizar la viabilidad de la externalización: es importante analizar si es posible externalizar RRHH en cuanto a costes y tratar de buscar la máxima eficiencia. No siempre se cumple la norma de que un proceso externalizado es más barato.
Detallar las actividades a externalizar: otra tarea importante consiste en recoger todas las actividades o tareas que se desea externalizar, cuáles son clave para la compañía, qué requisitos tiene cada una, etc.
Determinar los riesgos: por lo general, al externalizar tareas corremos el riesgo de que el proveedor deje de prestar el servicio o que cometa errores. En ambos casos, la mejor solución es buscar a empresas de referencia.
Contemplar diferentes ofertas: el responsable del proceso de externalización debe contactar a varios proveedores que cumplan con los requisitos solicitados, pedir presupuestos y, sobre todo, compararlos para encontrar al mejor.

7 consejos para elegir una empresa externa

Por último, presta atención a estos consejos para elegir al mejor proveedor de servicios:

Consulta referencias, calificaciones y pregunta a compañeros de la profesión por sus recomendaciones.
Busca casos de éxito o clientes que haya gestionado anteriormente la empresa. Esto te dará una idea de cómo es su trabajo y con qué tipo de empresas trabajar.
Prioriza aquellos proveedores que ofrecen una solución integrada y que, aunque ahora no los necesites, te puedan ofrecer diferentes servicios.
Pide a los potenciales proveedores que te expliquen en detalle cómo trabajar, qué servicios ofrecen y cómo pueden mejorar el día a día de tu empresa.
Analiza qué tipo de programas utilizan para trabajar y si cuentan con sistemas en la nube que os permitan conectar y colaborar fácilmente.
Determina cómo serían los procesos entre ambas partes: ¿contaríais con un profesional asignado? ¿Cuál es el tiempo medio de respuesta a las solicitudes? ¿Hay un medio de comunicación específico para urgencias?
Valora también si vuestras visiones encajan y están alineadas. Es muy importante que haya una sintonía entre ambas partes para mantener una cultura empresarial coherente.

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