'Outsourcing' de la nómina: ventajas y desventajas

El outsourcing de nóminas es una práctica empresarial muy común, ya que esta tarea suele ser un gran quebradero de cabeza para el departamento de Recursos Humanos. Es muy común, sobre todo, en pequeñas y medianas empresas en las que contratar a un experto en plantilla no siempre es asumible.

¿Qué es el outsourcing de nóminas?

Outsourcing es un término en inglés que en castellano significa subcontratar; es decir, una empresa adquiere los servicios de otra para que se encargue de determinadas tareas. Por lo tanto, el outsourcing de nóminas consiste en recurrir a terceros para realizar el proceso de pago de los empleados.

Crear las nóminas requiere de unos conocimientos muy específicos que, en ocasiones, no compensa tener dentro de la organización. Por lo tanto, es posible que resulte mucho más óptimo y rentable contratar los servicios externos de un especialista en este área. De hecho, es uno de los servicios que más se ofrecen en consultoría de Recursos Humanos.

¿Por qué externalizar las nóminas de los empleados?

La externalización de nóminas depende de los intereses y necesidades de cada organización. Sin embargo, la principal motivación suele ser optimizar el trabajo del departamento de RRHH y agilizar este proceso.

Las nóminas han de realizarse cada mes y estas, en función de diferentes factores, pueden variar de uno a otro. Para poder completarlas sin errores es necesario conocer muy bien el funcionamiento de ciertas normas jurídicas.  

Sin un profesional especializado y con conocimientos muy específicos, puede ser difícil que los empleados de la empresa cobren a tiempo su sueldo.

Ventajas del outsourcing de nóminas

Además de liberarnos de una preocupación, el outsourcing de nóminas ofrece grandes ventajas a las organizaciones. Algunas de ellas son las siguientes:

• Ahorro de tiempo: procesar las nóminas consume una gran cantidad de horas que, gracias a la externalización, podrás dedicar a tareas de más valor.
•  Agilizar procesos: la gestión de nóminas no es una tarea sencilla. Subcontratar a expertos agiliza el pago de nóminas y reduce las complicaciones dentro del departamento, reduciendo así las incidencias de las nóminas.
•   Evitar errores: desconocer o no tener en cuenta ciertos detalles de la gestión de nóminas puede desembocar en errores que tengan un impacto negativo sobre la empresa y el empleado. Dejar esto en manos de un experto disminuye o elimina este riesgo.
•   Obtener más información: las empresas que se encargan de la gestión de nóminas te mantendrán al tanto de todas las novedades, lo que te permitirá entender mejor las nóminas y obtener información de valor.

Desventajas del outsourcing de nóminas

Si bien es cierto que externalizar las nóminas trae consigo grandes beneficios para la organización, también presenta ciertas desventajas, sobre todo si la relación entre ambas partes (la empresa y el proveedor) no funciona:

•   Descontrol de gastos: es importante analizar y entender qué servicios están incluidos por contrato. Si muchas de las tareas habituales son extra, puede ser que la externalización acabe saliendo más cara que tener a una persona dedicada dentro de la organización. 
•   Falta de comunicación: aunque el objetivo del outsourcing es que la empresa se libere de la gestión de nóminas, es fundamental que esté al día de todo lo que ocurre. La falta de comunicación entre ambas partes puede afectar a la ejecución de la tarea.
•   Seguridad: al externalizar las nóminas se deja en manos de otras personas datos muy delicados. Por ello, es muy importante que la información no sea utilizada para otros fines y que el tratamiento que se haga de ella sea el adecuado.  

¿A partir de cuántos empleados es recomendable externalizar las nóminas?

Según Statista, las pequeñas organizaciones tienen más probabilidades de contratar la gestión de nóminas que las grandes. En 2019, un 15% de las empresas con menos de 2.500 empleados decidieron delegar esta tarea en expertos. En cambio, solo el 8% de las empresas con más de 10.000 trabajadores lo hace.

En este gráfico de Deloitte vemos, de nuevo, que las empresas pequeñas son las que optan por subcontratar y que la balanza se va invirtiendo a medida que aumenta el número de empleados:

Las empresas pequeñas, aunque solo tengan un empleado, deben cumplir con las obligaciones que acarrean las nóminas. Esto significa un gran esfuerzo para el propietario del negocio, por lo que casi la mayoría opta por subcontratar el servicio.

A medida que los negocios crecen, también aumenta la fuerza laboral de la empresa y los procesos del departamento de Recursos Humanos. Las empresas de tamaño medio puede que cuenten con una persona de contabilidad, pero rara vez tienen la capacidad de tener en plantilla a un experto en nóminas. Por eso, este tipo de organizaciones, continúa subcontratando las nóminas.

Cómo la tecnología te ayuda en el outsourcing de nóminas

El informe de Deloitte aporta información interesante sobre el uso de la tecnología para la gestión de nóminas. Y es que según se ve en los gráficos, casi la mitad de los encuestados utiliza o pretende utilizar un software de nóminas.

Estos aportan gran independencia a las compañías y les permiten gestionar sus nóminas fácilmente sin depender de un tercero.

Además de otras funcionalidades, Kenjo también se encarga de la gestión de nóminas. Al tratarse de un software “todo en uno”, incluye además su seguimiento, el control de vacaciones y ausencias, evaluaciones del desempeño, así como procesos de reclutamiento y de onboarding, entre otras herramientas. 

¿Cuánto cuesta el outsourcing de nóminas?

La mayoría de las empresas cobran una cuota mensual que varía en función de las nóminas que tienen que gestionar, como con cualquier servicio de externalización de recursos humanos. Por lo tanto, el coste dependerá de las necesidades de tu empresa y su tamaño. Lo bueno es que solo pagarás por el servicio que utilizas y si tu plantilla crece o disminuye, también lo hará la tarifa.

3 consejos para elegir una empresa para externalizar las nóminas

¿Estás decidido a subcontratar la gestión de nóminas de tu empresa? Si es así, ten en cuenta estos consejos para encontrar al proveedor adecuado.

1. Determina tus necesidades: antes de empezar a buscar a un proveedor, trata de entender cuáles son tus necesidades para dar con la empresa que mejor sepa atenderlas.
2. Analiza la reputación de los proveedores: lee reseñas de otros clientes, es una buena forma de descubrir información valiosa sobre las empresas. Pregunta también a otros compañeros del sector. Y sobre todo, asegúrate de que disponen de cierta trayectoria profesional.
3. Valora el precio: infórmate de los costes que supone la externalización de nóminas con cada proveedor. Esto es especialmente relevante para las empresas pequeñas que necesitan servicios más básicos que las grandes.