La externalización de servicios es una práctica a la que cada vez más empresas recurren. Entre sus beneficios se encuentra la eficiencia que proporciona a la hora de acometer ciertos proyectos, la optimización de recursos o el acceso a tecnología avanzada. 

Para el área de RRHH de las PYMES también supone una ventaja competitiva al poder digitalizar parte de sus tareas, contar con apoyo para la gestión documental y de la nómina o a la hora de mejorar sus procesos de reclutamiento, entre otros.

Para conocer más sobre cómo las empresas en crecimiento pueden ser más competitivas gracias a la externalización parcial o completa de su departamento de RRHH entrevistamos a Daniele Tramontin, Director Comercial de Adecco Outsourcing. 

Como empresa especializada en externalizar aquellos procesos que no forman parte de la actividad principal de las empresas, analizamos qué industrias demandan este tipo de servicios, en qué momento conviene externalizar y sus beneficios a corto y largo plazo, entre otros aspectos.

¿A qué nos referimos cuando hablamos de outsourcing o externalización en RRHH? 

El outsourcing o externalización es la asignación a una empresa externa de determinados procesos autónomos y perfectamente identificables. Entre las funciones de un departamento de RRHH podemos identificar varios procesos externalizables como la gestión de la nómina, la administración de personal, la actividad de reclutamiento o los planes de desarrollo y la gestión administrativa de la formación LPO (Learning Process Outsourcing), que suelen requerir de grandes recursos administrativos. 

La externalización de estos procesos no representa exclusivamente un traspaso de funciones, sino más bien un rediseño de flujos de trabajo donde la aportación de metodología y la tecnología por parte de la empresa de externalización es clave. Según el informe de Flexibilidad de Adecco Group, 7 de cada 10 empresas dan el paso hacia la externalización porque buscan un mayor especialización y digitalización en los procesos en objeto.

¿Para qué perfil de empresas (dentro de PYMES) es recomendable la externalización total o parcial del departamento de RRHH? 

En general, PYME o no, la externalización es una decisión estratégica de cualquier empresa que decide concentrar sus esfuerzos y recursos internos en procesos que aportan valor al core de su negocio. Por ello quizás, las empresas a las que recomendaría llevar a cabo una externalización de algún proceso dentro del departamento de RRHH serían aquellas que por su tipo de negocio tienen altas fluctuaciones en su plantilla según las épocas del año o cuentan con perfiles o una política retributiva o de beneficios que entrañan cierta complejidad.

Cuando esta externalización es parcial, ¿qué áreas conviene priorizar? 

Por sentido común, las áreas a priorizar deberían de ser aquellas que entrañan una mayor dificultad de gestión para la empresa principal, bien por conocimiento, bien por falta de los recursos apropiados o de la tecnología necesaria. Por experiencia, en orden de prioridad, las externalización más frecuente se da principalmente en los procesos de nómina, ejecución de la formación, reclutamiento y LPO (gestión integral de procesos administrativos), aunque este último está enfocado sobre todo a empresas de gran tamaño.

¿Cuáles son los sectores que más os demandan servicios de externalización? 

Los sectores principales que más demandan apoyo en la externalización de sus servicios son los de alimentación y bebidas, retail, el financiero y belleza, además de los  e-commerces.

A nivel de rentabilidad, ¿qué beneficios aporta la externalización de servicios tanto a corto como a largo plazo? 

El principal objetivo es que la empresa de outsourcing demuestre su especialización en el proceso a externalizar. Partiendo de este punto, cada cliente tiene un proceso organizado de distinta manera, conectado con distintos departamentos y sistemas. La externalización, por tanto, aporta mayor eficiencia conforme la empresa vaya conociendo mejor todas las variables del negocio del cliente que afectan a este proceso. En definitiva, el proceso de externalización comienza a ser más efectivo a partir del medio plazo. 

Desde un punto de vista cualitativo, la externalización aporta una mayor profesionalización del proceso, una parametrización del mismo con la incorporación de SLA’s (acuerdo de nivel de servicio) y KPI’s (indicadores clave) de servicio y sobre todo un foco en la mejora continua.

¿Qué impacto ha tenido la crisis del Covid-19 en la externalización de servicios?

Aquellas empresas que han tenido algún servicio externalizado durante la crisis sanitaria han visto cómo las empresas de outsourcing han representado una palanca importantísima de flexibilidad en la gestión de los recursos, aunque indudablemente ha representado un reto mayúsculo para las empresas de externalización. 

Por el contrario, para aquellas unidades que se encargan de procesos de IT como MODIS, la crisis sanitaria ha representado un boom de crecimiento debido a las necesidades masivas de digitalización que han tenido las empresas.

¿Cuáles son los proyectos y las herramientas que más se están demandando a nivel digital dentro de vuestro ámbito? 

Como hemos comentado, la crisis sanitaria ha representado un hito muy importante en la capacidad de gestión de las empresas de outsourcing. En nuestro caso, afortunadamente la crisis ha llegado en un momento donde ya se habían hecho muchas inversiones para garantizar el trabajo en remoto.

Por lo tanto, hemos sido capaces de adaptar ciertos servicios en formato presencial, tanto en instalaciones propias como en las del cliente, al teletrabajo en pocos días para más de 1500 trabajadores. En este sentido, el principal esfuerzo en digitalización ha sido dedicado a la incorporación de herramientas VDI de escritorios en remoto y de ciberseguridad, para garantizar la continuidad de las operaciones.

¿Cuáles son las tendencias que van a marcar el futuro del outsourcing en RRHH? 

Si analizamos nuestro entorno internacional y vemos el grado de externalización de la empresas especialmente en los países anglosajones, fácilmente podemos afirmar que la externalización seguirá creciendo de forma sostenida en España y la tendencia será apuntar a la especialización; el concepto de empresa multiservicio irá menguando a favor de empresas de servicios capaces de aportar un valor añadido al cliente, bien por el conocimiento del proceso y metodología de servicio, bien por contar con profesionales consolidados o a través de la tecnología.

Sobre Daniele Tramontin

Daniele Tramontin cuenta con más de 18 años de trayectoria profesional vinculada al sector comercial, 14 de los cuales en el Grupo Adecco. Ha desempeñado distintos puestos de responsabilidad en la compañía como el de director de delegación en Madrid, director sectorial de Adecco Distribución, director del departamento internacional de ventas de Adecco o como director de Eurovendex y de Adecco Talent BPO. Al frente de Adecco Outsourcing es responsable del desarrollo de la oferta de valor de los productos de las seis divisiones especializadas con las que cuenta la empresa.