¿Cómo gestionar los turnos médicos con facilidad?

En el sector sanitario, la gestión de turnos médicos es de gran importancia ya que de ella no sólo depende la calidad del servicio ofrecido en los centros hospitalarios o de atención primaria, sino que además tiene un impacto directo sobre el descanso y el bienestar de los trabajadores.

Por lo tanto, es necesario realizar una buena planificación y una correcta organización del personal para que no haya bajas sin cubrir y que los profesionales sanitarios no se vean desbordados. En este sentido, existen herramientas que facilitan esta tarea y que ayudan a los responsables de RRHH a reducir la carga de tareas administrativas que implica realizar un cuadrante de turnos. 

A continuación, te explicamos algunas de estas funcionalidades y cuáles son sus ventajas:

Importancia de una buena gestión de turnos

Según el Estatuto de los Trabajadores, el trabajo por turnos es “toda forma de organización del trabajo en equipo según la cual los empleados ocupan sucesivamente los mismos puestos, según un cierto ritmo, continuo o discontinuo, implicando para el trabajador la necesidad de prestar sus servicios en horas diferentes en un periodo determinado de días o de semanas”.

Hay algunas actividades, como es la de los hospitales, en las que los turnos abarcan las 24 horas del día e incluso los fines de semana. Por lo tanto, toda la plantilla tiene que rotar para cubrir ese amplio rango de horas.

Implementar un sistema de gestión de turnos médicos es fundamental para garantizar el servicio y que este se ofrezca en las condiciones adecuadas. Es decir, que en todo momento haya personal suficiente en cada área y que éste haya podido descansar para hacer bien su trabajo.

Además, una buena gestión permitirá:

• Cumplir correctamente con lo establecido en los estatutos y los convenios en cuanto a periodos de descanso entre turnos, días libres para nocturnidad, etc. Si no tenemos establecido un buen sistema corremos el riesgo de vulnerar los derechos de los trabajadores y tener problemas ante una posible inspección de trabajo.
• Ofrecer una mejor atención a los pacientes, ya que los profesionales que les atienden han podido descansar el tiempo necesario y están en perfectas condiciones para hacer su trabajo. De lo contrario, hay más probabilidades de que surjan errores humanos que pueden perjudicar al enfermo.
• Permitir al personal sanitario saber cuáles serán sus horarios para las próximas semanas o meses y, de este modo, conciliar con su vida personal más fácilmente.

Características de la gestión de turnos médicos

La gestión de turnos médicos presenta una serie de peculiaridades añadidas a las que hay que sumarles las habituales:

• Ningún empleado está obligado a trabajar en el turno de noche más de dos semanas seguidas a no ser que lo solicite voluntariamente.
• No pueden quedar turnos sin cubrir en ninguna de las áreas (incluidas las de cocina, limpieza, etc.).
• Es fundamental que pasen, al menos, 12 horas entre el fin de una jornada y el inicio de la siguiente.
• En las jornadas laborales de más de 6 horas existe el derecho a un período de descanso.
• Los calendarios con los turnos deben comunicarse a los trabajadores con suficiente antelación.

En el caso de los hospitales, esta organización puede llegar a ser muy compleja. No solo hay que tener en cuenta las consultas, plantas o quirófanos sino que además hay que definir un mínimo de personal de guardia.

Las guardias, de hecho, a no ser que el trabajador esté contratado para solo hacer guardias, no computan en el horario habitual ya que se pagan de forma extraordinaria. Esto implica que estos turnos pueden llegar a tener una duración de 17 horas un día de semana y de 24 horas los fines de semana o festivos.

2 formas de gestionar los turnos médicos

Para poder tener una buena organización, es importante contar con un sistema de gestión de turnos médicos adecuado y que funcione. Existen dos herramientas que nos pueden ayudar:

Plantillas de Excel

Esta es la opción tradicional: crear una plantilla de Excel con un calendario completo que incluya los nombres de todos los empleados, su puesto y los turnos asignados.

¿Qué ventajas ofrece este sistema? Su utilización permite compartir el documento en abierto con el resto de la plantilla y los horarios pueden verse de manera conjunta. Además, es customizable. Si te interesa puedes echarle un ojo a nuestra plantilla Excel sobre turnos rotativos. 

Sin embargo, gestionar los turnos con un documento Excel puede dar lugar a numerosos errores ya que la inserción y la modificación de los horarios ha de ser manual. Tampoco permite el envío automático de notificaciones en caso de cambios o bajas entre el personal sanitario y la filtración por departamentos, áreas u oficinas hay que configurarla previamente. 

Software de gestión de turnos rotativos

Un software de gestión de turnos rotativos es una de las soluciones más óptimas y eficientes ya que permite gestionar los horarios de toda la plantilla de forma casi automática. Podrás asignar los turnos con tal solo un clic y visualizarlos como tú quieras: de forma diaria, semanal o mensual. Además, podrás filtrar por roles, empleados, departamentos, horas trabajadas, etc. Esto te permitirá tener una visión más clara de los turnos de la compañía y no cometer errores.

Otra de las ventajas de utilizar un software es que los empleados podrán consultar su horario desde el móvil, ordenador o tablet. Podrán dejar comentarios sobre cualquier cambio y recibir notificaciones por parte de los responsables de equipo o del departamento de RRHH en caso de que haya cualquier cambio. 

Interfaz de la funcionalidad de turnos rotativos de Kenjo 

Los datos reflejados son ficticios

Éstos últimos también recibirán alertas en caso de que los turnos se solapen o haya algún error en la planificación.

En este sentido, esta opción es más cómoda y eficiente que el resto de opciones y, además, es muy fácil de implementar ya que no requiere de instalación al ser un programa alojado en la nube. Esto también permite el acceso desde cualquier dispositivo y lugar. 

Software de gestión de turnos vs. Plantillas de Excel

¿Aún no tienes claras las diferencias entre una solución y otra? A continuación te dejamos una tabla en la que ver qué te ofrece cada herramienta y comparar.