¿Cómo evaluar un plan de formación?

Las empresas invierten grandes cantidades de dinero en capacitación y adiestramiento para sus empleados, pero… ¿Cómo evaluar un plan de formación para saber si es efectivo? Entender y medir el impacto de las acciones llevadas a cabo es fundamental para introducir mejoras y calcular la rentabilidad de la inversión.

Aunque la mayor parte de las empresas ya introducen procesos de evaluación en los programas formativos, aquí explicamos cómo hacerlo y qué metodologías utilizar.

La importancia de medir el ROI de la formación

El ROI es una métrica que se emplea para saber cuánto dinero ganó la empresa en relación a la inversión realizada. Es decir, cuántos euros se han generado por cada euro invertido. Por lo tanto, el ROI de la formación nos dice si esta ha sido rentable o no.

¿Por qué es importante medir el ROI de la formación de los empleados? Existen distintos motivos:

• Medir si los conocimientos y habilidades adquiridos por los empleados tienen efecto sobre los resultados de la empresa.
• Justificar el gasto en formación internamente.
• Comparar los resultados que ofrece un curso u otro.
• Demostrar la importancia de la formación continua.
• Monitorizar la efectividad de la formación.
• Promover una política de transparencia.

Para medir el ROI de la formación de los empleados tan solo hay que aplicar esta fórmula: (beneficio obtenido - inversión) / inversión x 100.

¿Las empresas evalúan la formación de los empleados?

Según Nolan Hout, los planes de formación ineficaces pueden costar hasta 13 millones de dólares al año por cada 1.000 empleados. Sin embargo, aquellas que invierten bien obtienen ganancias un 24% más altas que las que no lo hacen.

Teniendo en cuenta estos datos, parece fundamental evaluar la formación de los empleados y poder así medir su impacto dentro de la empresa. Y lo cierto es que la mayoría de las organizaciones así lo hacen. Como dijo Peter Drucker: lo que no se mide, no se puede mejorar.

Una gran parte de las compañías utilizan la evaluación de desempeño para medir el efecto directo de la formación sobre las capacidades y habilidades de los empleados. De este modo pueden saber, de manera objetiva, si el curso realizado ha tenido los efectos esperados.

Qué métodos existen para evaluar los planes de formación

¿Cómo se evalúa un plan de formación para trabajadores? Existe una larga lista de métodos para la evaluación de la formación en la empresa. Sin embargo, los cuatro que presentamos a continuación son los más comunes y útiles.

Método de evaluación Kirkpatrick

Este modelo fue creado por el profesor Donal Kirkpatrick con el objetivo de medir el impacto de los programas de formación. Consta de cuatro niveles: respuesta, aprendizaje, desempeño y resultados. Veamos cada una de ellas:

• Respuesta: evalúa la respuesta de las reacción de los alumnos a la formación. Esto, normalmente, se hace después de la capacitación pidiendo a los alumnos que completen una encuesta sobre su satisfacción general con la experiencia de aprendizaje.
• Aprendizaje: mide lo aprendido durante el entrenamiento. Haz evaluaciones para determinar cuánto han cambiado los conocimientos o habilidades desde antes hasta después de la formación.
• Desempeño: evalúa si ha mejorado o no (y cuánto) el desempeño de la plantilla tras la formación. La mejor manera de hacerlo es a través de la observación, el feedback 360º, etc.
• Resultados: el último paso y el más importante es evaluar el impacto de la formación en los resultados de negocio. Podemos observar métricas clave como la productividad, la calidad, la eficiencia, etc.

Modelo ROI de Phillips

Este modelo es exactamente igual al anterior pero añade un quinto paso para evaluar el retorno de la inversión (ROI). Tal y como se señala en este trabajo, “Phillips defiende que, aunque el nivel cuarto de evaluación de Kirkpatrick permita medir efectivamente, el resultado conseguido por un programa formativo y, aunque este pueda haber producido un resultado real en términos de variables de negocio, todavía pueden existir dudas acerca de que el coste incurrido para la ejecución de dicho programa haya podido ser excesivo”. Para ello propone medir la diferencia entre los costes de la formación y los resultados obtenidos a través de ella.

Cuando los resultados son iguales o superiores a la inversión, el ROI es positivo. Esto es un buen resultado y, desde luego, marca un camino a seguir. Sin embargo, cuando el resultado es negativo es síntoma de que algo no funciona.

Los cinco niveles de evaluación de Kaufman

Kaufman también toma como referencia el modelo de Kirkpatrick y lo hace suyo. Lo que él propone es lo siguiente:

• Mide los recursos invertidos en el programa de formación, incluyendo el tiempo y el coste que supone el desarrollo de materiales. En paralelo, evalúa la reacción de los alumnos al proceso de formación (igual que el paso uno de Kirkpatrick).
• Determina si se cumplieron o no los objetivos de formación. Es decir: ¿aprendieron nuevas habilidades?
• Mide el impacto de la formación desde un punto de vista de la práctica. Es decir: ¿están los empleados aplicando las nuevas habilidades adquiridas?
• Calcula los beneficios para el negocio, prestando atención a métricas como la rentabilidad o la reducción de costes.
• Evalúa la efectividad del programa en relación a los beneficios obtenidos sociales. Es decir: ¿ha tenido la formación efectos positivos sobre el valor que se aporta a los clientes o la sociedad?

Método Anderson de evaluación

El modelo Anderson anima a las empresas a enfocar la evaluación de la formación según los objetivos del programa o, incluso, de las metas estratégicas de la organización. Solo si los objetivos están alineados, podremos evaluar el verdadero éxito del programa. Esto se consigue en dos pasos:

• Evalúa los programas de formación actuales y observa si están alineados con los objetivos empresariales. Por ejemplo: en centro médico ofrece formación para tratar a un mayor número de pacientes pero su objetivo de negocio es proporcionar una atención de calidad. En este caso, no están alineados.
• Mide la contribución de la formación a los resultados estratégicos. Por ejemplo: un programa que ayude a las enfermeras a reducir los desperdicios podría medirse con viendo la disminución de costes en materiales.
• Calcula el ROI y decide si es necesario hacer mejoras.