¿Cómo medir el ROI de la formación de los empleados?

Para las empresas es importante evaluar la formación de los empleados y entender el impacto obtenido de cada euro invertido. Por eso, el ROI de la formación es una métrica clave para cualquier organización. Permite determinar, en términos económicos, los beneficios generados a través de la capacitación con respecto al gasto realizado.

¿Qué es el ROI de la formación?

ROI son las siglas de “Return On Investment” que significa, en castellano, retorno de la inversión. Es una métrica que se utiliza para saber cuánto ganó una empresa a través de sus inversiones. Mide, exactamente, cuántos euros se han generado por cada euro invertido, por lo que se expresa en forma de porcentaje.

Este cálculo se puede aplicar también al impacto que tiene la formación en las cuentas de la empresa. Con una sencilla fórmula podemos determinar si el gasto en cursos, workshops, etc. ofrece resultados o no.

El ROI es una métrica puramente económica pero muy útil porque informa de los beneficios de la formación en relación a su coste. Sirve, por tanto, para entender el valor que aporta a la organización.

Fórmula para calcular el ROI

¿Quieres saber cómo calcular el ROI de la formación? La fórmula a utilizar es la misma que para cualquier otro tipo de inversión:

• ROI = (beneficio obtenido - inversión) / inversión x 100

Así, por ejemplo, si hemos invertido 1.000€ y obtenido unas ganancias de 3.000€ tendremos un ROI del 200%. El cálculo a realizar es sencillo:

• ROI = (3.000 – 1.000) / 1.000 x 100 = 200%
  
  

Cuanto más alto sea el porcentaje obtenido, más rentable habrá sido la inversión realizada en la formación de los empleados.

Es importante no confundir el ROI con la relación entre coste y beneficio (BCR), ya que no son lo mismo. El BCR es el total de los beneficios del programa entre los costes. Por eso, se calcula así:

• BCR = Beneficios de la formación / Costos de la formación.

En el ROI, en cambio, nos enfocamos en los beneficios netos de la formación porque le restamos los costes.

Por qué debes de analizar el ROI de la formación

Calcular el ROI en formación permite:

• Saber si los trabajadores están adquiriendo nuevos conocimientos y habilidades para aumentar la eficiencia.
• Justificar el gasto en formación.
• Comparar los resultados que ofrece un curso y otro.
• Establecer y asentar la importancia de la formación continua dentro de la empresa.
• Monitorizar la efectividad de la formación y medir el valor que el aprendizaje ayudó a crear.

3 formas de calcular el ROI de la formación

Hemos compartido ya la fórmula para calcular el ROI de la formación; sin embargo, existen diferentes métodos para reunir los datos clave y calcular esta métrica.

Utilizando una calculadora de ROI de formación

La primera forma de calcular el ROI de la formación y la más simple es utilizar una calculadora online específica para este propósito.

Esto funciona especialmente bien con programas en los que es muy fácil determinar los beneficios obtenidos. Por ejemplo: un contact center en el que se invierte 30.000€ en formación para mejorar la productividad del equipo. En este caso, habrá que extraer datos antes y después de la formación para poder comparar.

Después solo habría que introducir la información en la calculadora, que aplica automáticamente la fórmula del ROI que hemos mencionado más arriba.

Teniendo en cuenta las evaluaciones de desempeño

Hay ocasiones en las que la actividad o las responsabilidades de los trabajadores no son tan estructuradas y, por lo tanto, resultan difíciles de medir. En este casos, lo mejor es recurrir a las evaluaciones de desempeño para saber si las formaciones están surtiendo el efecto esperado. De este modo, si los empleados mejoran en sus objetivos personales se puede determinar que los efectos son positivos.

Pongamos el ejemplo de tres mandos intermedios de la empresa que reciben formación para desarrollar sus habilidades de gestión. Durante la evaluación, se observarán especialmente los aspectos que deberían haber mejorado con la capacitación. Por ejemplo: servicio al cliente, trabajo en equipo, etc. Será necesario medir antes y después para ver si ha habido evolución.

Imaginemos que la atención al cliente ha mejorado en un 5% y el trabajo en equipo en un 10%. Esto supone un incremento medio de la productividad del 7,5%. ¿Cómo trasladamos esto a valores económicos? Habrá que hallar el promedio del salario anual de estos tres empleados, pongamos que es de 70.000€. Si la mejora de productividad equivale a un 7,5% calculemos este porcentaje sobre su sueldo: 5.520€ por gerente al año y 16.560 para los tres.

Si el coste del programa individual fue de 2.500€ por persona y 7.500€ en total, podemos aplicar la fórmula del ROI.

• ROI = (16.560 – 7.500) / 7.500 x 100 = 120,8%.
  
  

Creando un estudio de impacto para calcular el ROI de la formación

Otra opción es crear un estudio de impacto empresarial para analizar cualquier cambio provocado por la formación en aspectos como: ventas, comentarios de clientes, retención de personal, etc.

Los estudios de impacto siguen siempre el mismo proceso:

• Planificación de la evaluación.
• Recopilación de datos.
• Análisis de datos.
• Informe.

En la etapa de planificación es muy importante evaluar los objetivos del programa y decidir cuáles van a ser los indicadores clave a analizar. Y una vez terminada la formación, se realiza un informe que muestre las conclusiones obtenidas y el cálculo del ROI.