¿Cómo detectar las necesidades formativas de los empleados?

Muchas empresas han apostado fuertemente por los planes de formación para empleados en los últimos tiempos. Pero a algunas les ha faltado dar un paso importante: ser capaces de realizar un diagnóstico de necesidades formativas. Para obtener resultados hay que saber dónde enfocar los esfuerzos y si no realizamos este análisis previo, es muy probable que el plan fracase.

A continuación te explicamos cómo detectar las necesidades de la empresa y enfocar la formación de los trabajadores de la mejor manera.

Importancia de detectar las necesidades formativas

Las empresas sufren cambios constantemente tanto de carácter tecnológico, como organizacional o incluso en el modelo de negocio. Algunos pueden llegar a afectar al capital humano de la organización y modificar su modo de trabajo, responsabilidades, herramientas… Y así, el profesional idóneo para un puesto puede dejar de serlo si no se toman las medidas adecuadas.

En estos casos la formación puede ser decisiva para dotar o mejorar las habilidades y conocimientos de la plantilla. Si somos capaces de detectar las necesidades formativas a tiempo y crear planes de formación a medida, podremos:

• Lograr los objetivos de la empresa.
• Mantener a un equipo flexible, polivalente y eficaz.
• Evitar despidos apostando por el talento interno.

Beneficios para la formación de empleados

La detección y diagnóstico de necesidades formativas no es solo una necesidad derivada del contexto cambiante en el que vivimos; sino que, además, ofrece grandes ventajas a la empresa y a los empleados.

Beneficios para los empresarios

La empresa sale beneficiada porque…:

• Aumenta la productividad y la calidad del trabajo en la empresa.
• Mejora el clima laboral y las relaciones interpersonales.
• Aumenta la motivación y el compromiso de la plantilla.
• Permite adaptarse a los cambios exigidos por el mercado con facilidad.
• Satisface las necesidades de la organización y los objetivos que esta persigue.
• Ofrece mayor facilidad a la hora de crear los planes de carrera de los empleados.

Beneficios para los trabajadores

En cuanto a los empleados, la formación:

• Satisface las necesidades y ambiciones profesionales de los trabajadores.
• Permite mejorar las habilidades técnicas y los conocimientos.
• Facilita la adaptación de los cambios introducidos por la empresa en herramientas, procesos, etc.
• Aumenta la motivación personal.
• Ayuda a alcanzar los objetivos individuales.

Tipos de necesidades de formación

Las necesidades de una empresa son muy variadas, así como los tipos de formación que los trabajadores pueden recibir:

Formación técnica o tecnológica

Algunos trabajos requieren capacidades técnicas muy específicas. La formación técnica tiene, por tanto, como objetivo enseñar al empleado la parte práctica de su trabajo. Esta suele estar relacionada con el uso de programas informáticos, herramientas, maquinaria, etc.

Es importante que la empresa se asegure de que todos los empleados saben utilizar las herramientas de forma efectiva para obtener los mejores resultados y evitar, en algunos casos, accidentes laborales.

Formación de calidad de producto

En un negocio centrado en la producción de productos, la formación en calidad es extremadamente importante. Con ella se trata de familiarizar a los empleados con los medios o requisitos para prevenir, detectar y eliminar unidades que no reúnen la calidad suficiente para salir al mercado.

La calidad del producto es lo que, muchas veces, nos diferencia de la competencia. Por lo que este tipo de formación brinda a los trabajadores el conocimiento necesario sobre los estándares que ha de cumplir la empresa.

Entrenamiento de habilidades

Otro de los tipos de necesidades de formación es el entrenamiento de habilidades. Lo que se busca, en este caso, es reunir o mejorar las competencias necesarias para realizar un trabajo determinado. Por ejemplo: un administrativo podría ser formado para contestar al teléfono con un tono y un discurso acordes a la marca.

Entrenamiento soft skills

Las soft skills o habilidades blandas se corresponden con rasgos de la personalidad del individuo, capacidad de comunicación o de trabajo en equipo, etc. En algunos trabajos, especialmente en aquellos de cara al público, estos aspectos son fundamentales. Por lo tanto, podemos formar a los empleados para ser más amables con los clientes y hacerlos sentir como en casa.

En general, en las empresas, da igual el sector al que pertenecen, cada vez se da más importancia a las soft skills de los trabajadores. Muchos problemas surgen por la falta de habilidades interpersonales entre la plantilla, por lo que fortalecer estos rasgos puede traer grandes beneficios.

Formación para el trabajo en equipo

El trabajo en equipo y la cohesión entre personas también se puede trabajar. La formación en este área permite mejorar la toma de decisiones, la resolución de problemas y las habilidades de desarrollo para lograr mejores resultados comerciales. Esto, además, motiva al equipo y hace que el trabajo diario entre ellos sea mucho más agradable.

5 pasos para detectar necesidades formativas

¿Quieres empezar a detectar las necesidades formativas que puede haber en tu empresa? Te explicamos cómo hacerlo paso a paso.

1. Resultado esperado

El primer paso en el estudio de necesidades es establecer un estándar de desempeño deseado o los resultados que queremos obtener. El objetivo es determinar la forma ideal en la que los empleados deben realizar su trabajo. De este modo, tendremos con lo que comparar para detectar necesidades.

2. Investigación y análisis

El diagnóstico de necesidades de una empresa pasa, como no podía ser de otra forma, por el análisis de los conocimientos y habilidades que necesitan mejorar los empleados y en qué nivel se encuentran actualmente.

Esta parte se puede llevar a cabo de diferentes formas:

• Observación y comparación del desempeño del empleado con lo esperado de él.
• Entrevistas individuales para recoger información directa de los empleados y de sus superiores directos.
• Cuestionarios para medir los conocimientos o habilidades de una persona.
• Simulaciones que pongan a prueba las capacidades técnicas del trabajador.

En todo este proceso de análisis, lo más útil es contar con un software de evaluación de desempeño con el que medir los resultados que ofrece cada trabajador y así detectar puntos a mejorar. De este modo podremos, además, llevar un control más exhaustivo y analizar cómo la formación le está ayudando a alcanzar los objetivos deseados.

3. Investigación de campo

El siguiente paso sería, una vez sabemos cuáles son las áreas de mejora de cada empleado, estudiar detenidamente qué es lo que el trabajador está haciendo incorrectamente, cuáles son los obstáculos a los que se enfrenta y cómo podemos ayudarle desde la empresa.

Normalmente la falta de conocimientos o habilidades es lo que impide que un profesional desempeñe una tarea correctamente; sin embargo, tendremos que analizar bien las causas para poder diseñar una solución a medida.

4. Prioridades

Dentro de las necesidades de una persona o de un departamento es importante establecer un orden de prioridad en la formación. Siempre habrá aspectos a mejorar, pero los recursos y el tiempo que se puede dedicar a la formación son limitados. Así que priorizar correctamente y prestar atención a los objetivos es clave.

En este punto es importante hacer una reflexión sobre la estrategia que sigue la empresa y cuáles son los objetivos de negocio a medio plazo. Trata de identificar qué habilidades o conocimientos son necesarios para conseguirlos y prioriza esos por encima de los demás.

Por ejemplo, si quieres atraer más clientes potenciales a través del equipo de ventas quizás debas asegurarte de que tienen la información y las habilidades necesarias para lograrlo. Puedes formarlos, por ejemplo, en técnicas para vender más a través de correo electrónico o por teléfono.

5. Tipo de formación

El siguiente y último paso sería elegir el tipo de formación adecuada: duración, metodología, coste (una buena opción puede ser la formación bonificada), etc. En definitiva, diseñar y darle forma al plan formativo de la organización para alcanzar los objetivos deseados.