Formación bonificada para empresas: todo lo que necesitas saber

Cada vez es más importante estar al día de los cambios que suceden en el sector, así como contar con una plantilla que está, también, a la última en las novedades. Por eso, las empresas cuentan con una herramienta muy interesante: la formación bonificada.

Permite a las organización ofrecer cursos a sus empleados de forma casi gratuita para que amplíen sus conocimientos y competencias.

¿Qué es la formación bonificada?

La formación bonificada permite a las empresas ofrecer programas formativos a sus trabajadores para ampliar sus conocimientos y competencias a coste cero para ambas partes. En este caso, la organización se reduce el importe en las cuotas de la Seguridad Social por eso se dice que es bonificada. El Estado ofrece este tipo de ayudas para financiar los cursos y favorecer a los empleados el acceso a formación.

Por lo general, las empresas disponen de un crédito anual para invertir en formación. Podrán aplicar la bonificación por el importe de los cursos ofrecidos hasta alcanzar ese presupuesto máximo disponible.

Además, la formación bonificada cumple con estas características:

• Está destinada a los trabajadores de la empresa.
• La organización decide y gestiona los cursos.
• La empresa normalmente asume una parte del coste.
• Solo se aplica la bonificación en cursos presenciales y online.

Objetivos de la formación bonificada

Los programas de formación bonificada de las empresas persiguen los siguientes objetivos:

• Mejorar la cualificación de los trabajadores a través de la formación en áreas de interés para la empresa.
• Aumentar la competitividad y la productividad de la empresa.
• Incrementar el compromiso de los empleados que valorarán el esfuerzo de la empresa para ofrecerles formación.
• Aumentar la motivación y la satisfacción de la plantilla que se siente valorada.

Principales diferencias entre la formación subvencionada y la formación bonificada

Es importante explicar que la formación bonificada no es igual a la formación subvencionada. Esta última la paga directamente el Estado y la organiza los sindicatos, centros privados de formación, etc. La formación subvencionada está, además, normalmente dirigida a trabajadores desempleados.

La formación bonificada, por otro lado, no está subvencionada sino que la pagan las empresas previamente y luego se reduce en sus cotizaciones a la Seguridad Social. Por lo tanto, es la propia organización la que elige los programas según las necesidades de su plantilla, la contrata con quien quiera, la paga y luego se bonifica el coste.

Requisitos de la formación bonificada

Aunque cualquier empresa puede impartir formación a sus empleados y recibir una bonificación por ello, la ley establece que ha de cumplir con una serie de obligaciones. Así, los requisitos para impartir formación bonificada son los siguientes:

• Estar al corriente de pago con las obligaciones de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.
• Consultar el crédito de formación que le corresponde a la empresa ese año ya que varía en función de las cotizaciones de los trabajadores el año anterior.
• Tener un certificado digital para registrarse en el sistema informático y aportar datos sobre la empresa, los trabajadores y los cursos.
• Informar a los trabajadores sobre la formación, el calendario, los destinatarios, el lugar en el que se va a celebrar, etc.
• Abonar el importe de la formación antes de que se realice la bonificación.
• Guardar la documentación justificativa durante al menos cuatro años.
• Proporcionar toda la información necesaria a la entidad organizadora.

¿Qué organismo es el encargado de coordinar la formación bonificada?

La Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) es la encargada de impulsar y coordinar la formación bonificada para las empresas (hasta 2015 se conocía por Fundación Tripartita). Este organismo colabora con el Servicio Público de Empleo (SEPE), que se encarga de ejecutar las políticas públicas relacionadas con formación y empleo en España.

Sin embargo, la empresa tiene libertad para elegir los cursos que quiere impartir, a qué empleados, en qué momento, etc. Es decir, puede diseñar el plan de formación a su medida.

¿Qué coste tiene la formación bonificada para la empresa?

Todas las empresas pagan, a través de las nóminas de sus empleados, una pequeña parte para la formación bonificada. La aportación es obligatoria, independientemente de si la empresa decide o no ofrecer cursos a sus trabajadores. Por lo que, lo más lógico, es tratar de recuperar esa inversión organizando formaciones dentro de la empresa.

La bonificación por formación varía en función de dos aspectos: la cantidad total cotizada el año anterior a través de las nóminas y el tamaño de la empresa. Las organizaciones con hasta cinco trabajadores están exentas de esta norma y todas tienen un presupuesto de 420€. Las demás, deben guiarse por esta tabla:

Además de esto, si decides hacer la formación en la empresa y tienes más de cinco empleados existe una segunda obligación económica: la cofinanciación o financiación privada. Esto quiere decir que una parte de la financiación total de ese año no se bonificará. La obligación de aportar a la formación es progresiva, por lo que las empresas grandes tendrán que abonar una cantidad superior:

Aquí se incluyen los costes laborales derivados de la formación. Es decir, el tiempo de trabajo que los empleados están empleando en formarse. Si los cuantificamos y los sumamos al coste total, probablemente el coste real de formación esté bonificado casi en su totalidad.

¿Cómo consultar el crédito de formación bonificada disponible?

La formación bonificada para empresas responde a una cuantía máxima anual que varía en función de diferentes aspectos. Para saber lo que os corresponde, solo tienes que consultar la web de la FUNDAE y acceder a su simulador de crédito. De esta forma, podrás obtener la cifra exacta que os corresponde y empezar a planificar vuestro plan formativo.

9 pasos para solicitar formación bonificada para los empleados

Para conseguir la bonificación por formación, solo hay que seguir una serie de pasos que indica la propia FUNDAE. Te los explicamos con detalle a continuación:

1. Calcula tu crédito

El primer paso es consultar el crédito del que dispones; es decir, la ayuda que puedes recibir para la formación de los trabajadores. Como hemos dicho justo aquí arriba, tienes una calculadora en la web de la FUNDAE con la que hallar la cifra exacta en muy pocos pasos.

Dependerá de lo cotizado el año anterior a través de las nóminas de los empleados y el tamaño de la empresa. Estos datos se extraen directamente de la Tesorería General de la Seguridad Social.

2. Date de alta en la aplicación

Hoy en día, toda la gestión de las bonificaciones se hace a través de la aplicación de Formación Programada para empresas. Los trámites los puede realizar la propia empresa que recibe la bonificación o la entidad organizadora. En este último caso, la empresa deberá darse de alta con el perfil de bonificada y autorizar a la organizadora como “gestora”.

3. Informa a los representantes legales de los trabajadores

En el caso de existir alguna forma de Representación Legal de Trabajadores, ésta debe de ser informada con detalle de los planes formativos. En caso de haber discrepancias, será necesario llegar a un acuerdo entre ambas partes.

4. Da de alta las acciones formativas en la aplicación

Una vez definido y aprobado el plan, hay que dar de alta los cursos dentro de la aplicación. Será necesario introducir datos básicos como la modalidad (presencial, online, etc.), duración, objetivos y contenidos.

5. Informa a los trabajadores

El siguiente paso es informar a los trabajadores que van a recibir la formación bonificada con, al menos, dos días naturales antes de la fecha de comienzo. Lo más recomendable es ofrecer unos 15 días para que puedan organizar su trabajo.

En este punto también ayuda detectar las necesidades formativas de la plantilla, ya que así se puede orientar la formación perfectamente a las necesidades de los empleados.

6. Celebra las formaciones bonificadas para trabajadores

Cuando hayan dado comienzo los cursos debes recordar que:

• La formación es gratuita para los trabajadores.
• La duración total del curso no puede ser inferior a dos horas.
• No puede superar las ocho horas diarias, a menos que se haga en un solo día.
• El número de participantes no debe exceder los 30 trabajadores en modalidad presencial y los 80 trabajadores en las versiones online.
• En la modalidad presencial debe haber un control de asistencia.
• Al finalizar el curso debe enviarse un cuestionario de evaluación.
• Y existe un plazo máximo de dos meses, desde la finalización del curso, para entregar un certificado de asistencia a los participantes.
  

7. Notifica la comunicación del curso en la aplicación

Para poder aplicar la bonificación y antes de solicitarla, debes comunicar la finalización del curso en la aplicación de la FUNDAE. Se te pedirán los siguientes datos:

• Información de los participantes que han finalizado la formación o completado al menos el 75% del curso.
• Costes del curso (directos e indirectos).
• Cuantía y en el mes en el que te vas a bonificar.

8. Bonifica la formación

Una vez completado el paso anterior y hasta fin de año, puedes bonificarte la formación en los recibos de liquidación de las cotizaciones a la Seguridad Social. Para ello, has de cumplir los requisitos que hemos mencionado al principio.

9. Guarda los justificantes

Deberás conservar, durante al menos cuatro años, toda la documentación relativa a las formaciones bonificadas ya que, al final del ejercicio, FUNDAE comprobará si todo está correcto:

• Que no has superado el crédito.
• Que cumples los requisitos.
• La vida laboral de los participantes.

Si en este proceso hubiera algún problema, recibirás una notificación y a la que tendrás que responder en un plazo determinado.

Aunque no es un requisito, te recomendamos que después de las formaciones analices el ROI que ha supuesto la formación en los empleados.

Aspectos a tener en cuenta para evitar sanciones

Por último, queremos recopilar todos los requisitos que ha cumplir la formación bonificada de la empresa para evitar problemas y sanciones:

• La formación debe de estar destinada a los trabajadores de la empresa.
• Los cursos deben guardar relación con el puesto de trabajo que desempeña el empleado o la actividad de la empresa.
• No se puede cobrar nada a los trabajadores por recibir formación.
• La duración total del curso no puede ser inferior a dos horas.
• Tampoco puede superar las ocho horas diarias, a menos que se haga en un solo día.
• El número de participantes no debe exceder los 30 en modalidad presencial y los 80 en online.
• En la modalidad presencial debe haber un control de asistencia.
• Al finalizar el curso debe enviarse un cuestionario de evaluación.
• Existe un plazo máximo de dos meses, desde la finalización del curso, para entregar un certificado de asistencia a los participantes.
• El centro de formación debe estar acreditado por el SEPE para impartir acciones bonificadas.
• Es obligatorio guardar toda la documentación de la formación durante, al menos, cuatro años.