Cómo desarrollar un plan de capacitación para una empresa

¿Es importante un plan de capacitación para la empresa? La respuesta es, rotundamente, sí. Las organizaciones han de ser capaces de detectar las necesidades de los trabajadores y ponerles remedio para, por un lado, reducir la tasa de rotación y, por otro, aumentar el rendimiento general.

A continuación te explicamos todo lo que tienes que saber sobre los planes de capacitación y cómo desarrollar el tuyo propio.

¿Qué es un plan de capacitación?

Para Idalberto Chiavenato, autor del libro “Administración de Recursos Humanos”, la capacitación es “un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas obtienen conocimientos, aptitudes y habilidades en función de objetivos definidos”. Asimismo, supone la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo y recomendaciones para actuar frente a aspectos de la organización, de la tarea y el ambiente.

Por lo tanto, el plan de capacitación profesional es un documento que recoge la estrategia de la empresa para la formación y el desarrollo de sus trabajadores.

Diferencia entre plan de capacitación y plan de formación

Aunque pueda parecer lo mismo, capacitar no es formar. Existen pequeños matices que diferencian al plan de formación del de capacitación.

• Desde un punto etimológico existe una importante diferencia. Mientras que capacitar es, según la RAE, “hacer a alguien apto” o “habilitarlo para algo”. Por otro lado, formar, entre sus múltiples acepciones, es “dar forma a algo”, “hacer que algo empiece a existir” y “preparar intelectual, moral o profesionalmente a una persona o a un grupo de personas”.
• Por lo tanto, “formación” es un término más amplio y “capacitación” tiene un sentido más restringido y orientado a un curso o una actividad específica.
• Hay un matiz por el cual la formación suele estar más relacionada con la teoría y la capacitación con la práctica.
• La duración entre una y otra también presenta diferencias. Por lo general, la formación requiere más tiempo y la capacitación, al estar destinada a una tarea concreta, es más corta.
• La capacitación está vinculada a un puesto de trabajo concreto para que el profesional que lo ocupa cumpla con los requerimientos; la formación, en cambio, se diseña en base a las necesidades particulares de cada individuo.

Objetivos de un plan de capacitación

El objetivo principal de un plan de capacitación de personal es ayudar a los empleados a alcanzar los objetivos estratégicos del puesto que ocupan. Pero este no es el único, tenemos algunos más:

Incrementar la productividad

Cuando una persona está mejor capacitada para realizar una tarea, podrá completarla más rápido y sin errores. Por lo tanto, los planes de capacitación persigue el objetivo de mejorar el rendimiento general de la organización.

Aumentar el conocimiento y las habilidades de los trabajadores

Los profesionales mejor preparados son capaces de responder mejor a los cambios que pueda haber en el mercado, proponer soluciones y, en definitiva, hacer que la empresa sea más competitiva. Los conocimientos y las habilidades de los trabajadores de una empresa son el principal valor de la misma.

Proporcionar una preparación para crecer hacia puestos de más responsabilidad

Dominar un área de trabajo específica hará más probable el ascenso y el crecimiento del profesional dentro de la empresa. La selección de talento interno es una tendencia que ha demostrado grandes beneficios: mejora del ambiente, aumento de la motivación, atracción de talento…

Promover un ambiente de seguridad

Cuando los empleados manipulan los materiales, las máquinas o el equipamiento de forma eficiente la probabilidad de que haya accidentes se reduce en gran medida. Trabajar con seguridad es un aspecto importante para cualquier profesional.

Cómo detectar necesidades de capacitación

En un artículo de nuestro blog ya explicamos cómo detectar las necesidades formativas de los empleados, pero ahora tenemos que comentar también cómo saber si los trabajadores necesitan capacitación. Los síntomas a los que debemos estar atentos son los siguientes:

• La plantilla no se adapta a nuevas herramientas o métodos de trabajo. En este caso, será necesario capacitar a los trabajadores para que puedan desarrollar su labor correctamente en el nuevo contexto.
• El nivel de rotación del personal es elevado. Si son muchos los empleados que abandonan la empresa por decisión propia, especialmente durante sus primeros meses en ella, es que existe un problema en el onboarding. Contar con un plan de capacitación desde el principio ayudará a que las nuevas incorporaciones se adapten rápidamente y crear un vínculo de pertenencia más fuerte y duradero.
• Los empleados muestran un índice de rendimiento bajo en la evaluación de desempeño. Si se repite un patrón de baja productividad en la plantilla puede ser que los empleados no tengan los conocimientos necesarios para desarrollar su labor de la manera más eficiente.
• La empresa cuenta con nuevos objetivos de negocio a medio o largo plazo. Es importante capacitar a los trabajadores en las materias necesarias para que se sincronicen con los objetivos generales.

Pasos para elaborar un plan de capacitación

La siguiente pregunta parece obvia, llegados a este punto: ¿cómo dar capacitación al personal? Aquí los pasos a seguir:

1. Detectar las necesidades formativas o de capacitación

El primer paso es detectar cuáles son las necesidades de capacitación de los empleados de una empresa. Este paso ha de ser muy preciso ya que será lo que marcará los siguientes pasos a dar.
Adicionalmente a los síntomas que hemos mencionado en el punto anterior, es importante que el equipo de Recursos Humanos se haga una pregunta. ¿qué conocimientos o habilidades necesita el trabajador en su puesto de trabajo? Y con esta información, comparar con las competencias actuales de cada uno.

2. Seleccionar a los empleados a los que irá dirigido el plan de capacitación

Del paso anterior se desprende el siguiente: decidir qué personas van a recibir la capacitación. Lo importante es elegir a aquellos que pueden tener un mayor impacto en el logro de los objetivos de la empresa. El plan debe beneficiar a todas las partes involucradas.

Para llevar todo el seguimiento, puede utilizar nuestra plantilla del plan de formación en la empresa.

3. Elige las acciones de capacitación necesarias

Este punto es uno de los más importantes ya que debes encontrar un modelo de capacitación que se adapte a las necesidades de tus trabajadores pero que, además, esté disponible y sea atractivo. Sería un error, por ejemplo, ofrecer al trabajador una capacitación que se queda por debajo o por encima de sus habilidades.

Invierte en modelos que permitan a tus empleados desarrollar nuevas habilidades, perfeccionar las existentes, incrementar la productividad… y que resulten lo suficientemente interesantes como para que el trabajador se involucre.

4. Comunicar el programa de capacitación

Siempre es recomendable crear una pequeña campaña de comunicación interna para dar a conocer cualquier nueva acción se lleve a cabo. En este caso, tratándose de un programa de capacitación, es importante explicar a los miembros de la empresa sus objetivos, beneficios, tiempos y cualquier otro detalle que pueda ser relevante para ellos.

5. Implementar el plan

Cuando ya todo esté planificado, hay que poner en marcha el plan de capacitación laboral. El equipo de Recursos Humanos debe asegurarse de que toda la logística esté a punto. Si, por ejemplo, se va a realizar online es fundamental comprobar que todos los usuarios pueden acceder correctamente y que los contenidos están disponibles.

6. Evalúa los resultados

Una vez haya finalizado el programa es importante evaluar los resultados obtenidos. Por un lado, puedes pedir feedback a los participantes. Y, por otro, a través de programas de Recursos Humanos, podrás medir de manera más precisa el impacto que genera en el rendimiento y el día a día de la organización. Para ampliar más información sobre esto, puedes echarle un vistazo a nuestro artículo sobre cómo analizar el ROI de la formación.