8 consejos para contratar empleados en remoto

Puede que no predijéramos una pandemia global, pero sí llevábamos tiempo avisando de que la hora de la contratación digital estaba cerca. No en vano, el hallazgo de candidatos ha ido haciéndose poco a poco digital durante décadas. Desde las redes de contactos hasta las notas personales, la experta en Recursos Humanos Anna Brandt comparte sus consejos sobre cómo contratar y administrar con éxito empleados en remoto.

La publicidad, las entrevistas, la contratación y la incorporación requieren tiempo, esfuerzo y dinero. Teniendo en cuenta la pérdida de productividad de cualquier nuevo empleado en los primeros meses, cuando todavía están siendo entrenados en el trabajo, no es sorprendente que cada vez más empresas estén dispuestas a hacer un esfuerzo adicional para encontrar los candidatos adecuados para sus puestos. Más aún al contratar e incorporar empleados en remoto para teletrabajar. Después de todo, en estas circunstancias no podemos salvar la situación mirando a medias el currículum de un candidato por primera vez en la reunión. Sí, lo sabemos, todos hemos estado en esa situación... 😉

Sin embargo, abordar en una conversación sin preparación previa no es nada profesional y serio: Employee Benefit News (EBN) informa de que a las empresas les cuesta el 33% del salario anual de un empleado contratar a un reemplazo si ese trabajador se acaba yendo. Existe un dato incluso que muestra que dos de cada tres contrataciones abandonan la organización en dos años (según una encuesta de Willis Tower Watson. Tal y como como señala la experta en reclutamiento Anna Brandt, la mayoría de las causas para una alta rotación de empleados se pueden evitar fácilmente.

Anna ha trabajado como reclutadora durante más de 13 años. La mitad de dicho tiempo en roles de liderazgo global. Ella misma formó parte del impulso a organizaciones de rápido crecimiento como Uber, Zalando, TomTom, N26 y Mollie en diferentes etapas y les ayudó a crear estrategias exitosas de reclutamiento. Por ejemplo, durante los últimos meses durante la pandemia del Covid-19, Anna contrató a sesenta personas a distancia para Mollie. Con tantos años de experiencia a sus espaldas, sabe cómo contratar e incorporar de forma remota con éxito para encontrar los candidatos adecuados y hacerlos sentir parte de la cultura de una empresa.

1. La humanización es clave

“Todo se puede hacer de forma remota. Todo es mejor en persona ".
- Anna Brandt

Según Anna, el principio clave es tratar de humanizar el proceso de contratación e incorporación. Todo lo que diseñe RR. HH. en este sentido debe ser lo más personal y humano posible.

En los últimos meses, muchos de nosotros hemos comprobado cómo básicamente todo en los negocios se puede hacer de forma remota. Sin embargo, mucha gente ha lidiado con la parte menos humana del trabajo. Aquí es donde se vuelve clave diseñar un proceso de reclutamiento e incorporación que, aún en remoto, se mantenga personal e involucre a las personas.

2. Optimizar tu proceso de reclutamiento

Siempre debemos intentar optimizar los procesos de reclutamiento de manera que los candidatos se sientan escuchados y entendidos. Se ha investigado mucho sobre la experiencia del candidato y el factor más importante es que el candidato necesita sentir que has pasado suficiente tiempo con él para escuchar sus experiencias.

Muchos candidatos son realmente concienzudos a la hora de unirse a una nueva organización, por lo que el hecho de que puedan entender en qué punto se encuentra tu empresa se acaba convirtiendo en una parte muy importante del proceso.

Consejos y recomendaciones para contratar nuevos empleados de forma remota

• En general, la comunicación es clave. En caso de duda, siempre es mejor comunicarse en exceso, especialmente al contratar de forma remota.
• La transparencia es igual de importante. Gestiona expectativas de manera clara y selecciona a las mejores personas para el trabajo.
• Traza cuáles son los mejores puntos de contacto en el proceso para volver a un candidato de una manera que no sea diferente de lo que normalmente harías en un proceso de cara a cara.
• Asegúrate de “empaparte” de lo que tu organización está tratando de lograr y cómo el rol para el que estás reclutando contribuye a esa estrategia.
• Obtén las herramientas adecuadas. Existe una gran cantidad de excelentes softwares de Recursos Humanos que permiten un proceso “más humano”. Por ejemplo, las videollamadas nos han brindado una herramienta realmente buena para evaluar a los candidatos y tener un elemento más humano cuando éstos se encuentran dispersos por todo el mundo.
  

3. La estructura y organización adecuadas

Muchos de nosotros somos conscientes de cómo funciona ésto normalmente: tu responsable de contratación va con prisa, coge el CV, lo mira por primera vez en la propia reunión y comienza a hablar. Aunque no es lo ideal, esto puede llegar a valer si estás en una entrevista personal tomando un café pero es mucho más difícil a través de vídeo.

Preparativos vitales para una entrevista vía videoconferencia:

• Asegúrate de estar preparado y de haber visto el CV con antelación.
• Trata de mirar a la cámara.
• Asegúrate de que el espacio visible en tu cámara esté preparado para una entrevista (que no tengas la ropa colgada en el respaldo, por ejemplo.).
• Haz algunas videollamadas de prueba con un compañero para asegurarte de que todas las herramientas funcionan correctamente y, si es posible, graba las entrevistas para futuras referencias.
• Estructura la videollamada con la intención de encontrar un terreno común para hacerlo más humano y personal. Intenta, en los primeros diez minutos, hablar sobre temas no relacionados con el trabajo para que el candidato se sienta cómodo. Te sorprenderá cómo un poco de conversación e interés personal contribuyen en gran medida a establecer el tono de una entrevista.
  
  

"Encuentra ese vídeo de gatos que os gusta a ambos y hablad sobre él".
- Anna Brandt

4. Permite a los candidatos participar

Otro gran elemento que hemos visto cambiar es el factor humano. Cuando las personas asisten personalmente a una entrevista de trabajo en una empresa puede ver de primera mano las oficinas y observar cómo las personas interactúan entre sí. Esto, generalmente, da una buena impresión de los valores y la cultura laboral de una organización.

En una configuración remota como la actual, solo se ven las personas con las que se necesita interactuar y en la mayor parte de ocasiones eso significa que se ve sólo a una persona. Por lo tanto, los candidatos pierden mucha otra información sobre la organización, la cultura y el entorno.

Cuanto más consigas hacer que los candidatos entiendan y sientan sobre tu organización, más probabilidades tendrás de que se unan a tu empresa. Por lo tanto, RR.HH. debe asegurarse de que los candidatos comprendan cómo trabaja la empresa en conjunto, lo cual es mucho más fácil en la oficina cuando se les puede enseñar de primera mano.

👉 Consejo para contratación en remoto Nº1: para evitar esa sensación de desconexión, Mollie pregunta y comparte información de toda la empresa con los candidatos sobre el trabajo real, sobre Mollie, los equipos específicos, la estructura y los valores. Pregunta a los candidatos cómo organizarían el equipo o proyecto en cuestión, una vez comiencen a trabajar en tu empresa. Esto te permitirá juzgar si el perfil del candidato se ajustará bien a la cultura de la empresa.

5. ¿Qué convierte a tu candidato en “el elegido”?

Los reclutadores pasan mucho tiempo con el candidato para comprender realmente su perfil y adaptar el proceso en consecuencia. Especialmente para roles más específicos, necesitarás dedicar bastante tiempo a esto para comprender realmente la importancia y el interés del candidato y así administrar el proceso de contratación en remoto.

👉 Mantén a los candidatos informados: después de cada entrevista, contacta con el candidato para entender si se sintió a gusto y qué tipo de preguntas sigue teniendo en su cabeza. Haz también un seguimiento para que el siguiente entrevistador conozca y tenga en cuenta esos elementos. Hará que los gerentes de contratación estén mucho más cómodos en esas configuraciones.

6. Haz un esfuerzo adicional por la persona adecuada

Independientemente de si contratas y haces el onboarding de forma remota o en persona, asegúrate de hacer un esfuerzo adicional por un candidato adecuado ayudará mucho a que éste se sienta como en casa en tu empresa:

• Mantén un contacto constante.
• Envía algunos productos de tu marca a su domicilio para que se sienta incluido.
• Podría ser una tarjeta, un póster, un correo electrónico adicional. Recuerda, el cielo es el límite.
• Asegúrate de que las personas de sus futuros equipos se comuniquen con el candidato de antemano. Los puntos de contacto deliberados tienden a dar buenos resultados.
• Envía un “pack del candidato” que brinde información sobre tu organización, con vídeos sobre tus oficinas, seminarios web y enlaces a tu blog y canales de redes sociales.
• Especialmente en un reclutamiento de nivel C, pregunta directamente a los candidatos cosas como: "¿con quién más te gustaría hablar?” o "¿qué preguntas tienes aún?” para así poder adaptar el proceso de reclutamiento en tiempo real.

7. Incorporación en remoto personalizada

Un gran programa de onboarding en remoto puede ser el factor más influyente en el crecimiento de los ingresos de tu empresa. Piensa en cómo hacer el proceso lo más personalizado posible para el candidato.

👉 Consejo para onboarding en remoto Nº1: se reactivo y proactivo. En el momento en que un candidato firma un contrato con tu empresa, sus futuros equipos deben comunicarse activamente con el nuevo miembro para transmitirle su ilusión por contar con él en la empresa, ya sea a través de LinkedIn, correo electrónico o incluso por mensaje de texto o teléfono.

Cuando las personas firman un nuevo contrato, generalmente están muy entusiasmadas. Imagínate si, sumado a eso, reciben una cálida bienvenida haciéndoles sentir como en casa en su nuevo trabajo, lugar donde pasarán la mayor parte de su tiempo de ahora en adelante. Esto les hará sentirse comprometidos y motivados para involucrarse a tope en su nuevo trabajo.

Esto podría incluso diferenciar a tu compañía del resto de primeros días tristes y grises que ofrecen otras empresas donde los reclutadores no tienen idea de quién está en su equipo o qué se espera de ellos hasta bien entrada la primera semana de trabajo.

"Nunca me he sentido tan bienvenido y comprometido, aunque sea de forma remota".
- un nuevo candidato

Esas pequeñas cosas no cuestan dinero, solo un poco de planificación anticipada y organización. Dar tiempo y esfuerzo a esos candidatos tiene un gran impacto y marcará la diferencia cuando se incorpore a un empleado de manera remota. Además la probabilidad de que el eNPS de la empresa aumenté es muy alta.

8. Checklist para la contratación y onboarding en remoto

¿A quién no le gusta sentirse especial y bienvenido? Aprovecha esa noción para que los candidatos se sientan involucrados y conectarles con diferentes personas en el equipo desde el principio. De esa manera, tendrán una persona fija que podrá responder cualquier pregunta que pueda surgir.

Junto a este pre-onboarding informal, uno formal establece el tono para la profesionalidad, especialmente al contratar y administrar empleados en remoto:

• Un mensaje personal del fundador para el nuevo empleado dándole la bienvenida a la organización. Esto será la primera muestra la cultura de la empresa.
• Asegúrate de que RR. HH. llame al candidato para ir adelantando su llegada con la documentación necesaria como contratos, programas, etc.
• Asegúrate de que el futuro empleado disponga de todas las herramientas necesarias para poder trabajar ya en su primer día. Nada es más frustrante que una ristra de correos y llamadas para gestionar cosas sin enterarse de nada.
• Idealmente, envía el equipo técnico varios días antes de su primer día de trabajo y ayúdales a configurarlo.
• Red de compañeros: en la etapa previa al onboarding, asigna un compañero al nuevo empleado, alguien que le ayude a conectar con su nuevo entorno.
• Chequeos diarios: un espacio diario en el que los nuevos empleados puedan hacer todo tipo de preguntas y hablar sobre cosas no relacionadas con el trabajo.
• Los aperitivos y copas virtuales ayudan a conectar con el resto de la plantilla.
  Los juegos de “conocimientos” sobre la compañía con la motivación de premios son una forma divertida de interactuar y conocer los valores de la compañía.
• Tienes, al alcance de tu mano, una fuente increíble de poder social y conocimiento colectivo en su empresa. ¿Por qué no usarlo? Averigua lo que piensan tus empleados sobre tus procesos de contratación e incorporación, cómo mejorarlos y qué deberías dejar de hacer.

👉 Aprendizaje general: al contratar y administrar empleados en remoto, la cantidad de tiempo que interactúas con un candidato debe ser mayor al principio, ya que no habrá esos pequeños huecos para comentar haciéndose un café en la cocina de la oficina. Sin esas interacciones personales, a las personas les resulta más difícil conectar con su nueva empresa y compañeros y, tienden a sentirse un poco más distantes, incluso socialmente aislados.

Así que trata de establecer puntos de contacto más frecuentes, hacer comentarios constructivos y usar formas de seguimiento con los que los nuevos empleados se sientan cómodos, como correos electrónicos, apps o directamente por teléfono.

La clave, en resumen, es que los departamentos de Recursos Humanos consigan ponerse de verdad en la piel de un nuevo empleado (lo que no debería ser tan difícil). Todos hemos sido “el chico nuevo de la oficina” alguna vez y podemos empatizar con el sentimiento de sentirnos un poco perdidos y/o abrumados. Ten esto presente y no permitas que tu nuevo empleado se ahogue en estos sentimientos, haciéndole sentir activamente bienvenido y feliz en su nuevo lugar de trabajo. Siguiendo estos consejos, aumentarás las probabilidades de que las grandes pérdidas se conviertan una historia del pasado en tu empresa.