Die Verwaltung eines Medizinischen Versorgungszentrums (MVZ) oder einer Praxisgruppe gleicht oft einem logistischen Hochseilakt. Während an Standort A das Wartezimmer aus allen Nähten platzt, weil ein Arzt kurzfristig erkrankt ist, gibt es an Standort B vielleicht freie Kapazitäten. Doch das Personal einfach "rüberzuschieben" ist in der Realität meist alles andere als einfach.

Wer heute noch mit Excel-Tabellen und Telefonketten arbeitet, stößt bei der Personalplanung Arztpraxis Software schnell an seine Grenzen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie den organisatorischen Aufwand minimieren, rechtliche Stolperfallen umgehen und Ihre Teams standortübergreifend effizient einsetzen.

Die Herausforderung: Wenn der Dienstplan an Standortgrenzen scheitert

Das Szenario ist vielen Praxismanagern schmerzlich bekannt: Der Dienstplan steht, die Woche ist durchgeplant – und dann kommt der Anruf am Montagmorgen. Krankheitsausfall in der Filiale Nord. In der Filiale Süd wäre eine qualifizierte MFA oder ein Facharzt verfügbar, aber die bürokratischen Hürden lähmen die schnelle Hilfe.

Klassische, statische Dienstpläne behandeln jeden Standort als isolierte Insel. Ein Mitarbeiter "gehört" fest zu Standort A. Ihn spontan in Standort B einzuplanen, erfordert oft komplexe Umbuchungen, führt zu Chaos in der Zeiterfassung und endet nicht selten in Frustration.

Ein typisches Feedback aus der Praxis beschreibt dieses Dilemma sehr treffend:

"Ähm manchmal passiert es ja z.B., dass ein angenommen in Warm setzt die Ärzte ausfallen und ich müsste einen Arzt dahin schieben... wie schiebe ich die aber dann an dem Tag trotzdem nach ähm Warms?"

Dieses Zitat verdeutlicht die Hilflosigkeit, wenn starre Systeme auf die dynamische Realität treffen. Es fehlt nicht am Willen zu helfen, sondern am Werkzeug, um die Hilfe zu organisieren. Excel-Listen sind hier nicht nur langsam, sie sind fehleranfällig. Wer hat den aktuellen Stand? Wurde die Änderung gespeichert? Wie wird das abgerechnet?

Vergleich: Statische vs. Dynamische Planung

Flexibilität durch digitale „Springerpools“ und standortübergreifende Planung

Die Lösung für das Problem liegt in der Auflösung starrer Zuordnungen hin zu einem flexiblen Ressourcen-Management. Ein moderner Schichtplaner für mehrere Standorte ermöglicht es, Mitarbeiter temporär "auszuleihen", ohne ihren Stamm-Arbeitsplatz dauerhaft ändern zu müssen.

Hier kommt das Konzept des "Springerpools" ins Spiel. Dies ist ein interner Pool an Mitarbeitern, die bereit und qualifiziert sind, an verschiedenen Standorten zu arbeiten. Softwareseitig bedeutet das:

• Master-Ansicht: Sie sehen alle Standorte in einer Übersicht. Lücken in Praxis A und Verfügbarkeiten in Praxis B sind sofort erkennbar.
• Technischer Workflow: Ein Mitarbeiter wird per Drag & Drop für Tag X in den Dienstplan von Standort B gezogen. Das System erkennt dies als temporären Einsatz ("Feuerwehr-Einsatz") und nicht als dauerhafte Versetzung.
• Sichtbarkeit: Der Mitarbeiter erscheint sofort im Dienstplan der aufnehmenden Praxis, sodass auch das dortige Team Bescheid weiß.

Personaleinsatzplanung vs. Dienstplan: Strategisch statt nur lückenfüllend

Es reicht nicht, einfach nur "irgendeinen" Arzt zu verschieben. Eine strategische Personaleinsatzplanung in der Arztpraxis geht tiefer als reine Dienstplanung. Es geht um das Matching von Qualifikationen.

Moderne Software unterstützt Sie dabei, Fehlbesetzungen zu vermeiden. Wenn in Standort A ein Gerät bedient werden muss, für das nur Dr. Müller die Fortbildung hat, darf Dr. Schmidt nicht als Ersatz geschickt werden, nur weil er "Zeit hat".

Wichtige Fragen, die das System beantworten muss:

• Wer hat die nötige Facharzt-Qualifikation?
• Wer darf spezielle Diagnostik-Geräte bedienen?
• Wer hat im aktuellen Abrechnungszeitraum noch Kapazitäten (Überstunden-Vermeidung)?

Rechtssicherheit und Kostenstellen bei der Rotation

Wenn Personal rotiert, darf die Buchhaltung nicht rotieren. Ein häufiger Angstfaktor bei der standortübergreifenden Dienstplanung ist die korrekte Abrechnung. Wer bezahlt die Stunden? Wo werden sie erfasst?

Compliance-Checkliste für Standortwechsel

Kommunikation bei kurzfristigen Planänderungen

Der beste Springerpool zu verwalten bringt nichts, wenn der betroffene Arzt nicht weiß, dass er morgen woanders gebraucht wird. Hier ersetzen Mitarbeiter-Apps das mühsame Nachtelefonieren.

Sobald Sie die Schicht im System verschieben, erhält der Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung auf sein Smartphone. Er bestätigt den Einsatz mit einem Klick, und der Dienstplan ist für alle Beteiligten – vom Empfang bis zur Praxisleitung – in Echtzeit aktualisiert. Das schafft Transparenz und reduziert Missverständnisse drastisch.

Zusammenfassung

Die Verwaltung von Personal in MVZs und Praxisgruppen erfordert heute mehr als statische Listen. Um wettbewerbsfähig und handlungsfähig zu bleiben, sollten Sie drei Kernerkenntnisse mitnehmen:

1. Standortübergreifende Planung benötigt Software, die dynamische Wechsel ("Springer") ohne bürokratischen Aufwand erlaubt.
2. Strategische Personaleinsatzplanung berücksichtigt Qualifikationen, nicht nur reine "Kopfzahl", um die Behandlungsqualität zu sichern.
3. Die korrekte Zuordnung von Kostenstellen und Arbeitszeiten bei Standortwechseln ist essenziell für die wirtschaftliche Auswertung und Rechtssicherheit.

Nächster Schritt für Deine Personalverwaltung

Schluss mit der Zettelwirtschaft zwischen den Praxen. Wenn Du wissen willst, wie Du Deine Personalplanung über mehrere Standorte hinweg zentral und rechtssicher steuerst, schau Dir Kenjo an.

Kenjo bietet Dir genau die Multilocation-Features, die Du für Dein MVZ brauchst: Ein zentrales Dashboard für alle Standorte, einfaches Drag & Drop von Schichten und eine digitale Zeiterfassung, die Qualifikationen und Kostenstellen automatisch berücksichtigt. Mach Deine Praxis fit für die Zukunft.