Rechtlich auf der sicheren Seite: Was sagt das Arbeitszeitgesetz?

Seit dem BAG-Urteil (09/2022) ist tägliche Zeiterfassung Pflicht. Hier ist dein praxisfester 5-Punkte-Plan.

Top-5 Takeaways

1. Aufzeichnen ist Pflicht – täglich & vollständig. Beginn/Ende, Dauer und Pausen (Start/Ende) plus 11-Stunden-Ruhezeit müssen lückenlos dokumentiert werden—ab sofort.
   
   
2. Gilt für alle – vom Kiosk bis zum Konzern. Arbeitnehmerschutz (Ø 8 h, max. 10 h, Pausen, Ruhezeit) greift für jede Branche und Größe, auch im Schichtbetrieb/Blue-Collar.
   
   
3. Digital ist der einzig praktikable Weg. Elektronische Zeiterfassung mit Regeln/Alarmen, mobiler App und Payroll-Export liefert audit-fähige Daten—statt Zettel & Excel.
   
   
4. Automatische Pausen nur mit sauberem Prozess. Auto-Abzug ist okay, aber nur mit Tages-Bestätigung oder schneller Korrektur, sonst entstehen Schein-Pausen.
   
   
5. Vertrauensarbeitszeit bleibt – mit Stichproben & Doku. Vertrauen funktioniert, wenn Führung regelmäßig prüft, Abweichungen korrigiert und Maßnahmen nachvollziehbar festhält.
   
   

1) Aufzeichnen ist Pflicht – täglich & vollständig

Setze die Erfassung täglich auf Pflicht: Check-in/Check-out, Pausenstart und -ende, plus Sicht auf die 11-Stunden-Ruhezeit nach Dienstende. Plane nicht wöchentlich nach, sondern schließe den Tagesabschluss ab—so fallen Verstöße nicht erst zum Monatsende auf.

„Wir müssen als Arbeitgeber, wenn wir uns rechtskonform verhalten wollen, Beginn, Ende der Arbeitszeit aufzeichnen, die Dauer und auch die Pausenzeiten.“

Praktisch heißt das: In deiner digitalen Zeiterfassung Pflichtfelder aktivieren, Plan-vs-Ist im Kalender anzeigen und Abweichungen sichtbar machen. Für rechtssichere Übergaben an Finance/Steuerberatung exportierst du am Periodenende in die vorbereitende Lohnabrechnung.

2) Gilt für alle – vom Kiosk bis zum Konzern

Es gibt keinen Sonderweg für KMU oder Blue-Collar-Teams—dieselben Regeln gelten für Tante-Emma und OEM. Standardisiere deshalb Richtlinie, Prozess und Tool standortübergreifend: eine kurze Betriebsanweisung (Was wird erfasst? Wie? Wann?), ein einheitlicher Onboarding-Ablauf für Teamleiter und ein zentrales Reporting.

„Gilt für alle Arbeitnehmer. Ob ich einen Arbeitnehmer habe, ob ich 20000 ob ich 20000 habe. Das ist ganz egal.“

Für Kontext und jurische Orientierung kannst du dein Team zusätzlich zum Arbeitsrecht-Helfer schicken. Wer tiefer in organisatorische Fragen wie Schichtaufstellung einsteigen will, findet Orientierung in unserer  Dienstplan-Ressource.

3) Digital ist der einzig praktikable Weg

Zettel & Excel bremsen, sind fehleranfällig und audit-schwach. Digital bedeutet: Mobile App für Check-in/Check-out (gern mit Standortlogik), Regel-/Alarm-Engine (Pause unterschritten, >10 h, Ruhezeit verletzt), Änderungs-/Bestätigungslogs und ein Export für Payroll.

„Praktikabel ist letztendlich meiner Meinung nach nur eine elektronische Erfassung.“

Starte mit einem 2-Wochen-Pilot in einem Standort: App-Logins testen, Alarme scharf schalten, dann stufenweise ausrollen. In Kenjo kombinierst du die Erfassung mit Schichtplanung, nutzt die Kenjo App für Deskless-Teams und übergibst per Export an die vorbereitende Lohnabrechnung bzw. DATEV-Workflow.

4) Automatische Pausen nur mit sauberem Prozess

Auto-Pausen (z. B. 12:00–13:00) sind zulässig—rechtssicher werden sie erst, wenn Mitarbeitende am Tagesende bestätigen („Häkchen“) oder korrigieren. Ohne diesen Schritt entstehen Schein-Pausen, die bei Prüfungen angreifbar sind.

„Der Arbeitgeber kann ja auch letztendlich vorgeben, wann die Pausenzeiten sind.“

Setze daher: Auto-Abzug plus Bestätigungsdialog; bei fehlender Bestätigung eine Benachrichtigung an die Führungskraft; einfache Korrekturmaske (z. B. 12:30–13:00). In Kenjo lässt sich das mit der digitalen Zeiterfassung + App gut abbilden; ergänzend hilft unser Guide zur digitalen Zeiterfassung für die interne Schulung.

5) Vertrauensarbeitszeit bleibt – mit Stichproben & Dokumentation

Vertrauen heißt nicht „keine Kontrolle“. Lege eine Stichprobenquote fest (z. B. 10 % der Mitarbeitenden/Woche oder risikobasiert), prüfe Plan-vs-Ist, und dokumentiere jede Abweichung mit Auffälligkeit → Maßnahme → Ergebnis.

„Deshalb, auch wenn wir das elektronisch aufzeichnen, was sicherlich Sinn macht, ab und zu eine Stichprobe machen, ob das auch alles Hand und Fuß hat, was da aufgezeichnet wurde.“

So schützt du Team & Unternehmen ohne Mikromanagement—und bist bei einer Prüfung mit nachvollziehbaren Nachweisen vorbereitet.

Die Datenbasis kommt aus der Zeiterfassung; die monatliche Übergabe in Finance/Steuerberatung läuft über vorbereitende Lohnabrechnung (inkl. Änderungsprotokollen) und kann bei Bedarf in einen DATEV-Prozess münden.

Der Kenjo Arbeitsrecht Helfer Bot

Falls Du Fragen zum Arbeitsrecht in Deutschland hast, frag den kostenlosen Kenjo Arbeitsrecht-Helfer Bot. Er ist kein Anwalt, aber er kann Dich in die richtige Richtung führen.