Die RACI-Matrix: Ein leistungsstarkes Tool zur effektiven Aufgaben- und Verantwortlichkeitszuweisung in Projekten

Die Matrix soll eine klare Kommunikation und reibungslose Arbeitsabläufe in allen Teilen eines Teams gewährleisten. Eine RACI-Matrix kann verhindern, dass ein wichtiger Entscheidungsträger am Ende eines Projekts die Dinge mit einer großen Anzahl von Änderungen verkompliziert, weil er während des Projekts nicht konsultiert wurde.

Was ist eine RACI Matrix?

Ein RACI-Matrix, auch RACI-Diagramm genannt, ist eine Art der Verantwortungszuweisung im Projektmanagement. In der Praxis handelt es sich dabei um eine einfache Tabelle, in der alle Projektbeteiligten und ihre Beteiligung an den einzelnen Aufgaben mit den Buchstaben R, A, C oder I aufgeführt sind. Sobald diese Rollen definiert sind, können die Aufgaben zugewiesen werden und die Arbeit kann beginnen.

Was bedeutet RACI?

Um sich der Thematik zu nähern, sollte man zunächst verstehen, wofür der Name “RACI-Matrix” steht. RACI steht dabei für:

• Responsible
• Accountable
• Consulted
• Informed

Im Deutschen also für:

• Verantwortlich
• Rechenschaftspflichtig
• Konsultiert
• Informiert

Hier erfährst Du, was die einzelnen Bezeichnungen bedeuten:

Verantwortlich/Responsible

Verantwortlich bedeutet, dass die Aufgabe direkt dieser Person (oder Gruppe von Personen) zugewiesen wurde. Die verantwortliche Person ist diejenige, die die Aufgabe erledigt oder die Leistung erbringt. Jede Aufgabe sollte mindestens eine verantwortliche Person haben, aber kann auch mehrere haben.

Rechenschaftspflichtig/Accountable

Die rechenschaftspflichtige Person in der RACI-Gleichung delegiert und überprüft die Arbeit in einem Projekt. Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die verantwortliche Person oder das Team die Erwartungen an das Projekt kennt und die Arbeit pünktlich fertigstellt. Für jede Aufgabe sollte es nur eine verantwortliche Person geben und nicht mehr.

Konsultierte/Consulted 

Konsultierte Personen liefern Input und Feedback zu den Arbeiten im Projekt. Sie haben ein Interesse an den Ergebnissen eines Projekts, weil es ihre aktuelle oder zukünftige Arbeit beeinflussen könnte.

Projektmanager und Teams sollten diese Interessengruppen vor Beginn einer Aufgabe konsultieren, um ihre Bedürfnisse zu erfahren, und sie während der Arbeit und nach Abschluss einer Aufgabe erneut befragen, um Feedback zu den Ergebnissen zu erhalten.

Nicht für jede Aufgabe oder jeden Meilenstein muss eine Partei konsultiert werden, aber der Projektmanager sollte bei der Erstellung der RACI-Matrix alle möglichen Stakeholder in Betracht ziehen und so viele konsultierte Parteien einbeziehen, wie angemessen ist. 

Informiert/Informed

Informierte Mitarbeiter müssen in den Projektfortschritt eingebunden werden, aber nicht mit den Details jeder Aufgabe konfrontiert werden. Sie müssen wissen, was vor sich geht, weil es sich auf ihre Arbeit auswirken könnte, aber sie sind nicht die Entscheidungsträger in diesem Prozess.

Wie funktioniert eine RACI Matrix?

Die Erstellung eines RACI für jedes Projekt ist eine bewährte Praxis. Der folgende vierstufige Prozess ist ein Ansatz, den der Projektmanager bei der Umsetzung dieser nützlichen Strategie verfolgen kann. Die größte Herausforderung bei der Erstellung des RACI-Diagramms ist es, für Klarheit zu sorgen.

1. Bestimme die Liste der wichtigsten Aktivitäten und Leistungen

Erstelle in Zusammenarbeit mit dem Projektverantwortlichen, dem Sponsor und anderen Interessengruppen eine Liste der wichtigsten Aktivitäten und Leistungen und schaue Dir historische Informationen über ähnliche Projekte in der Vergangenheit an. Diese Liste ist die Grundlage für Deinen Projektplan. Nach mehreren Überprüfungen stellst Du die Liste fertig und verwendest sie als Grundlage für Deine RACI-Matrix.

2. Bestimme, wer an dem Projekt oder der Initiative beteiligt sein muss.

Dies ist nicht auf das Projektteam beschränkt. Dazu gehören das Projektteam, das Führungsteam oder andere betroffene Abteilungen im Unternehmen. Wenn Du bereits ein Organigramm erstellt hast, kannst Du diese Informationen aus dem Organigramm entnehmen. Um herauszufinden, welche Gruppe für die Beratung benötigt wird, musst Du das Unternehmen gut kennen. Versuche, das neue Produkt, die Initiative oder das System transparent abzubilden, um festzustellen, welche Funktionen oder Gruppen davon betroffen sind. 

3. Lege die Projektrollen und die verantwortlichen Stellen und Personen für jede Aktivität und Leistung fest

Sobald Du die Aufgaben und die Verantwortlichen festgelegt hast, ist es an der Zeit, die Gruppen den Aktivitäten zuzuordnen. Als Projektmanager nimmst Du diesen Schnitt vor, der auf dem Input Deines Geschäftsinhabers und der Dokumentation ähnlicher und organisatorischer Dokumente basiert.

Am besten ist es, die Namen der Personen zusammen mit ihren Projektrollen aufzulisten. Auch wenn sich die Personen ändern können, hilft die Auflistung der Namen, Unklarheiten zu vermeiden, und die Auflistung des Titels unterstützt zukünftige Aktualisierungen, wenn sich die Rollen ändern.

4. Abstimmung: Besprechungen mit wichtigen Teammitgliedern

Sobald der erste RACI-Entwurf fertiggestellt ist, solltest Du eine Besprechung mit dem Team abhalten, um die wichtigsten Aktivitäten und Leistungen sowie die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter zu besprechen. Gib den Entwurf per E-Mail weiter und vereinbare dann einen Termin für die Überprüfung.

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Wir von Kenjo wissen, dass es manchmal schwer sein kann, einen Überblick über Projekte und Aufgaben zu behalten. Deshalb stellen wir Dir eine kostenlose Vorlage für Deine RACI-Matrix zur Verfügung, die Dir helfen kann, Verantwortlichkeiten und Rollen innerhalb Deines Teams zu definieren. 

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Wie erstellt man eine RACI Matrix?

Um ein RACI-Matrix zu erstellen, listest Du alle Aufgaben eines Projekts in einer Spalte und die Stakeholder in einer anderen Zeile auf. Für jede Aufgabe gibst Du ein R, A, C oder I ein, um jedem Stakeholder einen Grad der Beteiligung an der Aufgabe zuzuordnen.

Wenn Du die Matrix nach Projektphasen unterteilst, kannst Du auch sehen, für wie viele Aufgaben jeder innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens verantwortlich ist, was dazu beitragen kann, die Arbeit gleichmäßig zu verteilen und Überforderung zu vermeiden.

Für wen eignet sich eine RACI Matrix?

Eine RACI-Matrixs ist für fast jedes Projekt nützlich, doch gerade bei komplexen und langwierigen Projekten mit vielen Beteiligten, Aufgaben und Meilensteinen sinnvoll. Bei komplexen Projekten werden leicht Bedürfnisse und Anforderungen übersehen. Der Projektmanager erstellt in der Regel eine RACI-Matrix, um zu verhindern, dass wichtige Details übersehen werden, und um eine klare Kommunikation während des gesamten Projekts sicherzustellen.

RACI Matrix Vorteile

Aus Sicht des Projektmanagements sind Dinge wie eine bessere Organisation und eine klare Kommunikation in der Regel positiv für den Erfolg des Vorhabens, so dass die Vorteile der Verwendung einer RACI-Matrix in einem Projekt die Nachteile in den meisten Fällen bei weitem überwiegen. Deshalb sollten sich die Teams über den anfänglichen Zeitaufwand für die Erstellung eines RACI-Matrixs und die Rollen im Klaren sein. Hier die Vorteile in der Übersicht:

• Eine klare und offene Kommunikation mit allen Beteiligten wird gewährleistet.
• Vermeide es, die Teammitglieder mit Aufgaben oder unnötigen Informationen zu überhäufen.
• Vermeide zu viele Beteiligte, die sich an einer Aufgabe beteiligen.

RACI Matrix Nachteile

Hier die Nachteile in der Übersicht:

• Du könntest unnötig Zeit damit verbringen, die Matrix für kleine Projekte zu erstellen.
• Die Rollen sind starr und verdeutlichen möglicherweise nicht vollständig den Anteil eines Teammitglieds an einem Projekt.
• Die Verwendung eines RACI-Matrixs für Dein Projekt kann weitere Nachteile mit sich bringen, wenn Dein Team einigen häufigen Fallstricken erliegt, z. B:
• Die Stakeholder sind verwirrt, da die Unterschiede zwischen den Begriffen nicht zu verstehen sind, insbesondere zwischen verantwortlich und rechenschaftspflichtig und zwischen konsultiert und informiert.
• Die Matrix ist eine Zeitverschwendung, wenn sich nach der Erstellung niemand mehr darauf bezieht.

Alternativen zur RACI Matrix

Die RACI-Matrix ist ein bekanntes Tool zur Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten in Projekten. Es ist eine nützliche Methode, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder wissen, welche Aufgaben sie ausführen müssen und wer für welche Entscheidungen verantwortlich ist. Allerdings gibt es auch einige Nachteile der RACI-Matrix, wie z.B. ihre begrenzte Flexibilität und ihre Unfähigkeit, komplexe Beziehungen und Interdependenzen innerhalb eines Projekts zu berücksichtigen. Aus diesem Grund suchen viele Projektmanager nach Alternativen zur RACI-Matrix, die besser auf die Bedürfnisse ihres Teams und ihrer Projekte zugeschnitten sind. Im nächsten Absatz werden einige Alternativen vorgestellt und ihre Vor- und Nachteile erläutert.

CARS

Dieses Modell benennt die Beteiligten als:

• Communicate/Kommunizieren: Das sind die konsultierten und informierten Parteien.
• Approve/Genehmigen: Dies sind die Entscheidungsträger.
• Responsible/Verantwortlich: Diese Person erledigt die Arbeit.
• Support/Unterstützen: Diese Parteien unterstützen die verantwortliche Person bei der Durchführung der Arbeit.

RAS

Dieses Modell vereinfacht CARS und beschränkt sich auf die Rollen Verantwortlicher, Genehmigender und Unterstützer. Damit entfällt die Kommunikation außerhalb des Projektteams, die bei der Projektmanagementmethode auf andere Weise berücksichtigt werden muss.

DACI

Dieses Modell enthält ähnliche Rollen wie RACI:

• Driver/Antreiber: Die Leute, die die Arbeit machen.
• Approve/Genehmigende: Die Entscheidungsträger.
• Contributors/Mitwirkende: Personen, die bei der Aufgabe konsultiert werden.
• Informed/Informiert: Personen, die über den Fortschritt des Projekts informiert werden.
  
  

CLAM

In diesem Modell werden den Stakeholdern diese Aktionen zugewiesen:

• Contribute/Beitragen: Personen, die die Arbeit erledigen.
• Lead/Führen: Personen, die Arbeit delegieren und eine Aufgabe leiten.
• Approve/Genehmigen: Entscheidungsträger
• Monitor/Überwachen: Personen, die über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden gehalten werden.

So kann Dir Kenjo helfen

Projekte können komplex, verwirrend und chaotisch sein. Deshalb sind wir auf Teammitglieder angewiesen, die über die notwendigen Projektmanagement-Fähigkeiten verfügen, um die verschiedenen Teile eines Projekts zu bündeln und sich direkt darauf zu konzentrieren, sie im Laufe des Projekts zu organisieren.

Ein RACI-Matrix ist ein Instrument, das Projektmanagern hilft, ein Projekt auf Kurs zu halten. Durch die Auflistung aller Stakeholder und die Zuweisung eines Beteiligungsgrads für jede Aufgabe hilft die Matrix den Teams, klar zu kommunizieren und die richtigen Leute auf dem Laufenden zu halten.

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