Personalplanung Tools: Der 2025 Marktüberblick & Kenjo-Vergleich

Warum jetzt in ein Personalplanung Tool investieren?

Unternehmen mit wechselnden Arbeitszeiten, Teilzeitkräften oder Schichtmodellen stoßen oft an die Grenzen manueller Prozesse: Excel-Listen, WhatsApp-Runden, Zettelchaos. Ein digitales Personalplanungs​-Tool ist daher nicht nur nice-to-have – sondern essenziell:

• Reduziert Planungsaufwand und Fehler,
• Schafft Transparenz und Fairness für Mitarbeitende,
• Optimiert Personalkosten durch bessere Auslastung,
• Unterstützt DSGVO-konforme Zeiterfassung und Dokumentation,
• Und stärkt das Employer Branding durch moderne Prozesse.

Hinzu kommen konkrete Herausforderungen im Alltag:

• Krankmeldungen am Morgen führen zu Chaos und erfordern sofortige Umplanung,
• Letzte-Minute-Änderungen sind in Excel oder Papier kaum zu bewältigen,
• Mitarbeitendenwünsche wie "Ich kann nur donnerstags nachmittags" oder "Ich möchte nicht an Sonntagen arbeiten" gehen im Kommunikationschaos unter,
• Fehlende Rückmeldemöglichkeiten erschweren es, aus vergangenen Planungsfehlern zu lernen.

Diese Probleme summieren sich und führen zu Frust, Ineffizienz und hoher Fluktuation – ein Zustand, den moderne Personalplanungssysteme gezielt beheben können.

Funktionen, die wirklich zählen

Der Markt für Personalplanung Tools ist groß – und mit ihm die Vielfalt an Funktionen. Nicht jedes Unternehmen braucht jede Funktion, deshalb ist es wichtig, vorab zu definieren, was für Ihre Organisation wirklich entscheidend ist.

Trotzdem gibt es einige Kernfunktionen, die bei fast allen Lösungen zur digitalen Personalplanung enthalten sind – und genau diese stellen wir im Folgenden vor:

1. Dienst​- & Schichtplanung
   Drag​‑and​‑Drop-Pläne, rollierende Vorlagen, Konfliktwarnung, Wunschdiensteintegration.
2. Digitale Zeiterfassung
   App, Terminal oder Browser – inklusive Soll-/Ist-Vergleich, Export für Lohnsysteme (z. B. DATEV).
3. Urlaubs- & Abwesenheitsmanagement
   Automatisierte Genehmigungsworkflows, Resturlaubsanzeigen, Krankmeldungen digital integriert.
4. Reporting & Analytics
   Echtzeit-Dashboards zu Arbeitszeiten, Überstunden, Standorten, Kosten und Engagement.
5. Employee Self Service via Mobile App
   Mitarbeitende sehen ihren Dienstplan, tauschen Schichten, beantragen Urlaub – alles von unterwegs.
6. DSGVO & Sicherheit
   Hosting in Deutschland, verschlüsselte Daten, rollenbasierte Zugriffsrechte

Marktüberblick: Hauptakteure im DACH-Markt

Ein kurzer Überblick über ausgewählte Tools – inklusive ihrer besonderen Eignung für unterschiedliche Anwendungsfälle:

Kenjo

Modulare Personalverwaltungssoftware für KMU mit Fokus auf der Logistik, Einzelhandel und Dienstleistungsbranchen.

• Schichtplanung & Zeiterfassung
• Abwesenheits- & Urlaubsmanagement
• Erweiterbar um People Management, Performance Reviews u.v.m.
• Preis ab 2,60 €/Mitarbeiter/Monat, DSGVO-konform, deutsche Server

Ideal für: Teams mit hohem Anteil an nicht-deskbasierten Mitarbeitenden (z. B. Logistik, Einzelhandel, Pflege) und für alle, die Zeiterfassung und Arbeitsrechts-Compliance integriert abbilden wollen.
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TimO

Modulare Cloud-Software für Projektmanagement, Zeiterfassung und Schichtplanung.

• Fokus: Ressourcenplanung im Projektkontext
• Module: Dienst-, Urlaubs-, Reise- & Spesenplanung, Ticketsystem
• Hosting in Deutschland, DSGVO, ab ca. 4,99 €/Lizenz/Monat ab 5 Nutzern

Ideal für: Unternehmen, die neben der Personalplanung auch Projektmanagement-Komponenten benötigen.

Teamhero

Personalplanungs-App mit integriertem Mitarbeitereinbindungskonzept.

• Fokus: Arbeitszeitverwaltung & aktives Mitplanen
• Gut geeignet für Pflege, Events, gastronomische Teams.

Planday

Dienstplanungssoftware mit tiefer Zeiterfassung & Mitarbeitereinbindung.

• Fokus: Gastronomie, Einzelhandel, Eventbranche
• Spart laut Anbieter bis zu 80 % Verwaltung – Lohnkosten um 5 % reduziert.
• Nutzung über App & Browser, Planung nach Fertigkeiten und Verfügbarkeit.

Papershift

Viele Funktionen für Personal- & Einsatzplanung, digitale Personalakte.

• Für Einzelhandel, Event, und Produktion
• Key Features: Schichtbewerbungen durch Mitarbeitende, Verfügbarkeitsabfrage, Rollierende Modelle, Statusüberblick.

Aplano

Dienstplan und Zeiterfassung mit Fokus auf Rechtssicherheit und Branchenvielfalt.

• Branchen: Einzelhandel, Gastronomie, Pflege, Produktion etc.
• Nutzerfreundlich, DSGVO-konform und leistungsstark.

Dyflexis

Modular individualisierbares System für Personaleinsatzplanung großer Strukturen.

• Fokus: Filialunternehmen, Dienstleistungsorganisation
• Stärken: skalierbare Planung, umfassendes Reporting.

Ideal für: Integrierte Personaleinsatzplanung im filialbasierten Einzelhandel.

Simago

Modulare Personaleinsatzplanungslösung mit tiefer Planungslogik.

• Fokus: Behörden, Großbetriebe, modulare Architektur
• Stärken: strukturierte Planung, Kostensteuerung.

Schichtplaner Online

Kostenloses, intuitives Tool für sehr kleine Teams.

• Kein Login nötig, mehrere Ansichten, schnelle Einstiegsmöglichkeiten
• Ideal für Minimalanforderungen ohne Budget.

Typische Einsatzszenarien in verschiedenen Branchen

Ein gutes Personalplanung Tool passt sich an die Gegebenheiten Ihrer Branche an. Hier einige typische Situationen, in denen digitale Planung besonders hilfreich ist:

Logistik & Zustellung

• Ein Fahrer meldet sich morgens krank – wer springt ein?
• Verfügbarkeiten der Fahrer*innen ändern sich täglich – wer kann kurzfristig übernehmen?
• Mitarbeitende müssen zwischen mehreren Depots koordiniert werden – bei manueller Planung kaum machbar.

👉 Tools wie Kenjo helfen hier mit Live-Dienstplanansicht, Wunschschichten und Standortplanung.

Fallstudie: BOMM Delivery plant Fahrer*innen-Schichten mit Kenjo, behält Lohnkosten & Arbeitszeitgesetz im Blick.

Gastronomie & Hotellerie

• Reservierungsspitzen am Wochenende – wer ist eingeplant?
• Teilzeitkräfte möchten feste Tage blocken – wie berücksichtigt man das fair?
• Krankmeldungen oder No-Shows müssen direkt neu besetzt werden.
  
  

👉 Digitale Planungstools ermöglichen hier Transparenz, Flexibilität und schnelle Umplanung per App.

Fallstudie: Litaly reduzierte die Planungszeit um über 50 % bei gleichzeitiger Mitarbeiterzufriedenheit.

Einzelhandel

• Feiertage, Sales-Events oder Ferienzeiten erfordern vorausschauende Planung.
• Mitarbeitende arbeiten an mehreren Standorten – wann ist wer wo?
• Gesetzliche Pausenregelungen und Ruhezeiten müssen berücksichtigt werden.

👉 Tools wie Kenjo bieten Standortübergreifende Planung, automatisierte Pausenberechnung und Verfügbarkeitsabfragen.

Fallstudie: 11teamsports nutzt Kenjo zur Planung von Mitarbeitenden in mehreren Stores – inklusive Urlaubs-, Abwesenheits- und Zeiterfassungsprozessen.

Pflege & Gesundheitswesen

• Pflegedienst-Mitarbeitende müssen zu bestimmten Zeiten bei Patient*innen sein.
• Schichtwechsel müssen dokumentiert und lückenlos übergeben werden.
• Fachkräfte mit spezifischen Qualifikationen dürfen nicht beliebig eingesetzt werden.

👉 Personalplanung Tools mit Kompetenzzuordnung und Schichtübergabe-Logik schaffen hier Sicherheit und Struktur.

Fallstudie: Dermanovis nutzt Kenjo für die Schichtplanung und Zeiterfassung von deren Praxen.

Warum Excel nicht mehr ausreicht

Viele Unternehmen nutzen noch Excel zur Dienstplanung – oft, weil es „immer so war“. Doch in der Praxis stößt man schnell an Grenzen:

Fazit: Wer Excel nutzt, riskiert Unübersichtlichkeit, Fehler und Frust – und verliert wertvolle Zeit. Ein spezialisiertes Tool bietet dagegen Effizienz, Transparenz und Sicherheit.

Einstieg mit dem kostenlosen Schichtplaner

Noch unsicher, ob eine Personalplanungssoftware wirklich zu eurem Unternehmen passt? Dann probiert es einfach aus – ohne Risiko, ohne Registrierung.

Mit dem kostenlosen Online-Schichtplaner von Kenjo könnt ihr sofort loslegen:

Mit dem kostenlosen Schichtplaner kann man: 

• Schichten direkt im Browser planen

• Mitarbeitende hinzufügen

• Wöchentliche und tägliche Planungsansicht

Ideal für kleinere Teams oder zum Testen mit Kolleg:innen

So bekommt ihr ein Gefühl dafür, wie viel einfacher die Dienstplanung mit einem digitalen Tool ablaufen kann – ganz ohne Excel oder Papier.

Häufige Fragen zu „Personalplanung Tool“

Wie DSGVO-konform sind die Tools?
Kenjo, TimO, Aplano, und Planday hosten in Deutschland und bieten verschlüsselte Datenhaltung.

Sind Apps inklusive?
Ja – Kenjo, TimO, Planday und Papershift bieten mobile Apps für Personalwesen und Mitarbeitende.

Ab wie vielen Nutzer:innen lohnt sich Kenjo?
Kenjo eignet sich ab ca. 20 MA und skaliert zu mehreren Standorten.

Was ist der Unterschied zwischen Personalplanung und Schichtplanung?

Schichtplanung ist ein Teilbereich der Personalplanung. Während sich Schichtplanung auf die konkrete Zuweisung von Arbeitszeiten konzentriert, umfasst Personalplanung auch langfristige Bedarfsanalysen, Abwesenheitsmanagement und Kompetenzverteilung.

Kann ich ein Personalplanung Tool auch für Teilzeitkräfte und Aushilfen nutzen?

Ja – gerade für Teams mit wechselnden Verfügbarkeiten sind Tools wie Kenjo ideal. Mitarbeitende können ihre Wünsche direkt über die App eintragen, und die Planung berücksichtigt automatisch Sollstunden und Verträge.

Wie lange dauert die Einführung eines Tools wie Kenjo?

Bei Kenjo ist der Einstieg besonders einfach: Viele Kunden starten innerhalb weniger Tage. Es gibt vordefinierte Vorlagen, ein intuitives Onboarding und optionalen Support bei der Datenmigration.

Müssen meine Mitarbeitenden das Tool auch nutzen können?

Nicht zwingend – aber es wird empfohlen. Über die Kenjo App können Mitarbeitende ihre Schichten einsehen, Zeiten erfassen, Urlaub beantragen und Feedback geben. Das erhöht Transparenz und reduziert Rückfragen.

Ist eine Integration in Lohnabrechnungssysteme möglich?

Ja. Kenjo bietet z. B. einen vorbereitenden Lohnexport für DATEV sowie andere Exportformate. Das spart Zeit in der Lohnvorbereitung und reduziert Fehlerquellen.

Was passiert bei kurzfristigen Änderungen im Plan?

Mit einem digitalen Tool könnt ihr Änderungen in Echtzeit vornehmen. Betroffene Mitarbeitende erhalten direkt eine Push-Benachrichtigung über die App – ohne Zettelwirtschaft oder Anrufe.

Fazit: Welches Personalplanung Tool passt zu dir?

Die Wahl des richtigen Tools hängt stark von den Anforderungen deines Unternehmens ab:

• Für einfache Schichtplanung ohne viel Drumherum:
  Tools wie Simago, Schichtplaner Online oder Teamhero bieten einen schnellen Einstieg und eignen sich für sehr kleine Teams mit klaren Abläufen.

• Für rechtssichere Zeiterfassung und branchenspezifische Anforderungen:
  Lösungen wie Aplano, Papershift oder Planday sind gut geeignet für Unternehmen, die den Fokus auf klassische Dienstplanung und rechtliche Absicherung legen.

• Für Unternehmen mit komplexeren Strukturen, mehreren Standorten oder stark wechselnden Teams:
  Tools wie TimO oder Dyflexis bieten erweiterte Planungslogik und Projektmanagementfunktionen.

• Für KMUs mit vielen Mitarbeitenden außerhalb des Büros, die eine moderne, skalierbare Lösung für operative Planung und Personalprozesse suchen:
  
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  Als spezialisierte Personalverwaltungssoftware für Unternehmen mit deskless Workforces kombiniert Kenjo Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und strategische Personal-Funktionen – mobil, intuitiv und auf KMU-Bedürfnisse zugeschnitten.