Personalfragebogen: Struktur, Definition und eine kostenlose Vorlage!

Bist Du auf der Suche nach einem Personalfragebogen, aber weißt noch nicht genau, wie Du das Thema angehen sollst? Dann lass Dir von Kenjo helfen! Wir haben Dir alle wichtigen Informationen zum Thema Personalfragebogen im Jahr 2024 zusammengetragen, erklären Dir, welche Fragen erlaubt sind und bieten Dir zusätzlich eine kostenlose Personalfragebogen Vorlage. Optimiere Dein Personalwesen noch heute und finde alle wichtigen Informationen zur Erstellung Deines Fragebogens in unserem Artikel.

Was ist ein Personalfragebogen?

Der Personalfragebogen ist ein offizielles Dokument, dass Dir als Unternehmer und Deiner Personalabteilung dazu dient, in geordneter Art und Weise alle wichtigen Daten und Fakten in Bezug auf neue Mitarbeitende zu erfassen. Die Daten, die dabei erhoben werden, sind für die Tätigkeit von Relevanz und werden optimalerweise zentral und übersichtlich aufbereitet, so dass Vorgesetzte und die HR-Abteilung jederzeit in einer Digitalen Personalakte Zugriff darauf haben.

Der Personalfragebogen wird im Bewerbungsprozess angelegt und anhand von standardisierten Fragen befüllt. Somit erhält jeder Bewerbungsprozess eine ähnliche Gewichtung und die Bewerber werden anhand der gleichen Kriterien eingeschätzt. Bei den Informationen handelt es sich um persönliche Angaben, aber auch solche zur beruflichen Qualifikation, den Fähigkeiten und Kenntnissen des Bewerbers.

Wann und wofür werden Personalfragebogen verwendet?

Bereits vor dem ersten Arbeitstag werden Personalfragebögen dazu genutzt, rechtssicher und unkompliziert Personalstammdaten zu erheben. Der  Fragebogen dient vor allem dazu, tätigkeitsrelevante Daten zu erheben und diese geordnet und in einem leicht zugänglichen System zu speichern. Dies kann bei kleinen Unternehmen zunächst ein Dokument, wie z.B. eine Excelliste sein. Sobald die Firma aber wächst und eine gewisse Größe erreicht, bietet sich hierzu eine HR-Lösung in Form einer Software an.

Da Deine zukünftigen Mitarbeitenden im Prozess immer die gleichen Fragen beantworten müssen, ergeben sich durch den Fragebogen Vergleichsmöglichkeiten, mit denen man auch abwägen kann, welcher der Bewerber sich für eine zu besetzende Stelle besser eignet.

Ist ein Personalbogen Pflicht?

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung eines Personalbogens. Allerdings solltest Du Dir als Unternehmer und in Zusammenarbeit mit Deiner HR-Abteilung überlegen, ob es sich für Dich lohnt, einen solchen Bogen einzusetzen und zu erstellen. Objektiv betrachtet gibt es im Personalwesen nur wenige Tools, die effektiver darin sind, Personalstammdaten zu erheben, um Bewerber objektiv miteinander zu vergleichen. Daher hat es sich in der Praxis für viele HR-Abteilungen bewährt, einen solchen Personalfragebogen einzusetzen.

Ist ein Personalfragebogen bindend?

Viele Arbeitgeber betrachten den Personalfragebogen zwar später  als Teil des Vertrages, doch ein Personalfragebogen alleine ist noch kein Arbeitsvertrag. Unwahre Angaben können den Arbeitgeber jedoch zur Anfechtung des Arbeitsvertrages berechtigen und eine Kündigung nach sich ziehen. Ähnliches gilt für unzulässige Fragen im Personalfragebogen. Mehr dazu in unserem Absatz weiter unten.

Was passiert mit einem ausgefüllten Personalfragebogen?

Im Laufe des Bewerbungsprozesses kann es seitens des Arbeitgebers dazu kommen, dass er den Bewerber in Form eines Personalfragebogens um tätigkeitsrelevante Informationen und Auskünfte bittet. Die Fragen, die Du als Unternehmer dabei stellst, sollten immer im Zusammenhang mit der geplanten Tätigkeit stehen und diesen Rahmen nicht verlassen. 

Die Antworten, die ein möglicher Mitarbeitender gibt, sollen eine Entscheidungshilfe bieten, ob eine künftige Zusammenarbeit vorstellbar ist und ob der Bewerber für die Stelle geeignet ist. Die Informationen, bei denen es sich um Daten wie persönliche Angaben, berufliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Kenntnisse handelt, werden dann zentral abgelegt und dienen im Bewerbungsprozess der Orientierung.

Personalfragebogen Muster 2024 - Jetzt die Vorlage herunterladen!

Du bist auf der Suche nach einem Personalfragebogen Muster, da in Deinem Unternehmen ein solcher Fragebogen noch nicht vorliegt? Dann können wir von Kenjo Dir helfen. Lade Dir noch heute unsere Personalfragebogen Vorlage herunter und lege direkt mit dem Bewerbungsprozess los.

Mit unserem Personalfragebogen Muster kannst Du alle wichtigen Daten und Fakten Deiner neuen Mitarbeitenden erfassen und Fragen zu persönlichen Angaben, zur beruflichen Qualifikation und den Fähigkeiten und Kenntnissen des Bewerbers stellen. Lade dir jetzt unsere Mustervorlage herunter!

Verschiedene Jobs - Verschiedene Personalfragebögen

Verschiedene Jobs erfordern auch verschiedene Personalfragebögen. Das wissen vor allem Deine Mitarbeitenden im Personalwesen. Ob es sich nun um einen Personalfragebogen für einen Minijob oder einen Personalfragebogen für einen Auszubildenden handelt, macht einen Unterschied, da die Fragen sich unterscheiden. Wir haben unsere Vorlage so erstellt, dass Du sie Dir für Deine persönlichen Anforderungen anpassen kannst und somit an jedes Anstellungsverhältnis angleichen kannst.

Was muss im Personalfragebogen stehen?

Aufgepasst: Da es keine Pflicht ist, einen Personalfragebogen zu erstellen, können wir Dir als Unternehmer hier nur Beispiele geben, was in einem guten Fragebogen stehen sollte. Um das Ganze etwas übersichtlicher zu gestalten, haben wir Dir eine Liste erstellt, mit den wichtigsten Fakten und Daten, die du anhand eines Personalfragebogens erheben solltest:

• Persönliche Angaben:
  • Vor- und Zuname
  • Anschrift
  • Geburtsdatum
  • Geschlecht
  • Staatsangehörigkeit
  • Familienstand
• Werdegang:
  • Schulabschluss
  • Ausbildung
  • Studium
  • Fort- und Weiterbildungen
  • Arbeitszeugnisse
• Führerschein
• Angaben zu einem Wettbewerbsverbot
• Gesundheitszustand
• Vermögensverhältnisse
• Gehaltspfändungen
• Vorstrafen
• Angaben für die Buchhaltung: 
  • Bankverbindung
  • Sozialversicherungsnummer
  • Steuer-ID und -klasse
  • Freibeträge
  • Krankenkasse
  • Konfession
• Schwerbehinderung
  
  

Zulässige Personalfragebogen-Fragen

Verständlicherweise darf Deine HR-Abteilung in ihrem Personalfragebogen nicht alles fragen, sondern muss sich dabei immer auf die Relevanz in Bezug auf die Tätigkeit beziehen können. Wir haben Dir ein paar Beispiele zusammengefasst, für Fragen, die in einem Personalfragebogen erlaubt sind:

• Fragen zum allgemeinen Gesundheitszustand: Diese sind erlaubt, insofern sie für die Stelle von Bedeutung sind.
• Fragen zu einer Schwerbehinderung: Auch hier ist die Frage berechtigt, sobald der Beruf mit einer Behinderung nicht ausführbar ist.

• Fragen zum Wehr- oder Zivildienst

• Vorstrafen: Dies ist ein kritischer Fall, aber für manche Berufe ist es von absoluter Wichtigkeit zu erfahren, ob der Bewerbende Vorstrafen hat. 

• Fragen zum Verdienst: Setzt der Bewerber sein jetziges Gehalt als Mindestgrenze für die Verhandlungen, sind Fragen zu seinem Verdienst rechtmäßig.

• Lohn- und Gehaltspfändungen: Fragen zu diesem Thema sind ebenfalls rechtmäßig.

• Vermögensverhältnis: Fragen zum Vermögensverhältnis sind nur dann zulässig, wenn es sich bei der Position um eine herausragende Vertrauensstellung handelt.

Unzulässige Personalfragebogen-Fragen

Wichtig für Dich als Unternehmer ist es, bei der Erstellung eines Personalfragebogens darauf zu achten, dass es auch unzulässige Fragen gibt, die Du niemals in Deinem Fragebogen stellen solltest. Dazu gehören unter anderem Fragen zu:

• der Partei-, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit
• Schwangerschaft oder Kinderwunsch
• abgelaufenen Lohn- und Gehaltspfändungen

Betriebsrat und Personalfragebogen

Der Betriebsrat kann grundsätzlich bei der Einführung von Personalfragebögen mitbestimmen. Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bezieht sich hierbei allerdings allein auf den Inhalt der Personalfragebögen. Der Betriebsrat muss vor allem darauf achten, dass keine unzulässigen Fragen zur ethnischen Herkunft oder zur Gewerkschaftszugehörigkeit gestellt werden. Der Betriebsrat hat ebenfalls Mitspracherecht beim Aufstellen von Beurteilungsgrundsätzen, die sich auf die Fragen in den Personalbögen beziehen.

Personalfragebogen und Datenschutz

Seit 2018 regelt die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) die Verarbeitung personenbezogener Daten. Auch Du als Arbeitgeber bist davon betroffen, gerade in Bezug auf die Daten in Deinem Personalfragebogen. Die im Fragebogen angegebenen personenbezogenen Daten, insbesondere Name, Anschrift, Religionszugehörigkeit, Familienstand, Telefonnummer und Bankdaten, unterliegen dem Datenschutz und müssen auch so behandelt werden. 

Zugriff dürfen nur bestimmte Personen haben und ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl ist in Deinem Unternehmen ein Datenschutzbeauftragter dafür zuständig, dass die EU-DSGVO eingehalten wird. Beim Personalfragebogen handelt es sich um eine Datenverarbeitung zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses. Jeder Deiner Mitarbeitenden sollte auf die Vertraulichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet werden.

So hilft Dir Kenjo Deine HR-Abteilung zu digitalisieren!

Sobald Dein Unternehmen eine gewisse Größe übersteigt, solltest Du dafür sorgen, dass Deine Daten, gerade personenbezogene Daten, in einem sicheren und leicht zu bedienenden System gespeichert sind. Dieses System sollte automatisch und ohne dass Du etwas dafür tun musst die Datenschutz-Grundverordnung beachten. Kenjos HR- Software ist genauso ein System und kann Dir dabei helfen, weitere Prozesse Deiner Personalabteilung zu digitalisieren.

Neben dem Personalfragebogen kannst Du mit Kenjo auch an der Mitarbeiterzufriedenheit arbeiten. Mit unseren integrierten Mitarbeiterbefragungen bist Du immer am Puls der Zeit. Teste Kenjo jetzt 14 Tage kostenlos oder buche direkt eine Demo mit unserem Expertenteam.

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