Jeden Monat erstellen Unternehmen die Lohnzettel für ihre Mitarbeiter. Das nimmt viel Zeit und Ressourcen in Anspruch. Viele Personalmanager fragen sich dementsprechend, ob dieser Prozess effizienter gestaltet werden kann. Mit den richtigen digitalen Werkzeugen ist das überhaupt kein Problem.
Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die das Thema Lohnabrechnungsprogramme und erfahren, wie dadurch die Abläufe in Personalabteilungen innerhalb kürzester Zeit positiv verändert werden können. Mehr Informationen über Kostensenkungsmaßnahmen erfährst Du in unserem Blog.
Ein Lohnabrechnungsprogramm unterstützt Unternehmen dabei, das Gehalt, die Abzüge und Steuern ihrer Mitarbeiter vertragsgemäß und entsprechend ihrer Anwesenheit im Unternehmen zu berechnen. Außerdem wird sie häufig als Datei zur Speicherung von Mitarbeiterdaten wie Name und Adresse, Bankverbindung und Dokumenten wie Genehmigungen oder Krankmeldungen und Lohnzettel verwendet.
Was ist also ein Lohnabrechnungssystem? Es handelt sich dabei um Computersoftware, die normalerweise in der Cloud gespeichert wird und alles verwalten kann, was mit Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter eines Unternehmens zu tun hat.
Der Hauptvorteil besteht darin, dass es Lohnzettel und alle damit verbundenen Berechnungen online erstellen kann. Dies geschieht automatisch und verringert somit die Arbeitsbelastung des Managers und die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Wie die Definition nahe legt, trägt ein geeignetes Lohnprogramm dazu bei, Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, die sonst viel Zeit kosten würden.
Durch die Verwendung einer einzigen Plattform kann das HR-Team:
Die Arbeit mit einem Lohnabrechnungsprogramm bringt eine ganze Reihe von Vorteilen für Unternehmen mit sich.
Die wichtigsten davon sind:
Einige Unternehmen verwalten Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst, während andere diese auslagern. Bei ersterer verwenden Personalmanager eine Software zur Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, genau wie die, die wir beschrieben haben. Sie hilft dabei, den Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren. Für einen kompletten Leitfaden zur Auswahl von Personalverwaltungssoftware klicke hier.
Auf der anderen Seite sind Unternehmen mit ausgelagerten mit ausgelagerten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen besser dran, wenn sie ein Gehaltsanpassungssystemen verwenden. Mit diesem Tool lassen sich monatlich alle Anpassungen oder Änderungen, die sich auf die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter auswirken, eingeben und an das Unternehmen senden, das diese erstellt. Einige Beispiele hierfür sind Krankmeldungen, Zusatzbezüge, Vertragsänderungen.
Da Änderungen an Lohnzetteln laufend vorgenommen werden müssen Angaben genau notiert werden, um Fehler zu vermeiden. Einige HR-Teams erledigen dies immer noch von Hand oder aus dem Gedächtnis. Das bedeutet, dass wichtige Informationen unter Umständen verloren gehen und später Probleme verursachen können. Aus diesem Grund ist eine Software zur Anpassung der Gehaltsabrechnung ein weitaus nützlicheres und effizientes Werkzeug, da sie alle Daten an einem Ort sammelt und direkt versendet.
Worauf solltest Du nun bei einer Lohnabrechnung Software achten? Es gibt eine Reihe von Optionen auf dem Markt, die verschiedene Dienstleistungen anbieten. Doch diese grundlegenden Merkmale sind unserer Meinung nach erforderlich, damit Sie einen echten Einfluss auf Deine Personalabteilung ausüben können.
Das Lohnabrechnungsprogramm dient auch als internes CRM, in dem alle Mitarbeiterdaten gespeichert werden können: vollständiger Name, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung usw. Und das alles bei absoluter Cloud-Sicherheit.
Als Hauptmerkmal soll es natürlich Gehaltsabrechnungen berechnen und erstellen. Dabei laufen die Berechnungen automatisch und es wird ein offizielles Dokument erzeugt.
Diese Art von Software berechnet automatisch die Steuern, die ein Unternehmen zahlen sollte. Einige Lösungen ermöglichen die Zusammenarbeit mit Steuerbehörden, so dass alle Steuerzahlungen direkt gemeldet werden können.
Dank dieser Lohnabrechnungssoftware können Alerts eingerichtet werden, um Benachrichtigungen für wichtige Termine wie neue oder auslaufende Verträge, Urlaub und Abwesenheiten zu erhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass das Personalmanagement immer auf dem neuesten Stand ist und keine wichtigen Termine versäumt.
Ein weiteres Feature, das der Lohnbuchhaltung viel Zeit spart, ist die automatische Überweisungsfunktion. Die Lohnabrechnung Software sorgt dafür, dass die Mitarbeiter korrekt und am richtigen Tag bezahlt werden.
Bei der Berechnung der endgültigen Gesamtsumme der Gehaltsabrechnung können verschiedene Gründe zu Abzügen führen. Die Software wendet diese automatisch an und berücksichtigt auch die neuesten Entwicklungen oder Änderungen.
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss seine Abfindung geregelt werden. Lohnabrechnungsprogramme berechnen automatisch den Betrag, den der Mitarbeiter erhalten sollte, wobei die Anzahl der gearbeiteten Tage oder der nicht genommene Jahresurlaub berücksichtigt wird.
Nicht zuletzt ist der mobile Zugang ein weiteres grundlegendes Merkmal, das jedes Lohnprogramm bieten sollte. In unserer heutigen Zeit sollten Personaler jederzeit und von überall auf der Welt oder von verschiedenen Geräten auf die entsprechenden Systeme zugreifen zu können. Ein Cloud-basiertes System ist daher ein absolutes Must-have.
Selbstverständlich handelt es sich dabei um allgemeine Funktionen, und jedes Unternehmen sollte die Software wählen, das seinen Bedürfnissen am besten entspricht und sich am besten an seine Methode der Lohn- und Gehaltsabrechnung anpasst.
Lohnabrechnungsprogramme erleichtern die Zusammenarbeit erheblich, und führen dazu, dass die Lohnzettel jeden Monat korrekt und pünktlich ankommen. Was will man mehr?! Außerdem sind sie auch äußerst hilfreich bei der Entwicklung von Gleichstellungsplänen in Unternehmen, um die präventive Gleichstellung von Frauen und Männern zu erreichen.