Es ist mal wieder Monatsende. Jetzt beginnt für viele Führungskräfte und HR-Verantwortliche in KMUs der mühsamste Teil der Arbeit: die Verteilung der Gehaltsabrechnungen. Entweder werden Kuverts gefüllt, frankiert und zur Post gebracht, oder es werden mühsam einzelne E-Mails an jeden Mitarbeiter getippt und Anhänge angefügt.

Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig und datenschutzrechtlich bedenklich. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du die Lohnabrechnung digital versenden kannst, um Deinen administrativen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren und gleichzeitig die Gehaltsabrechnung automatisieren kannst.

Gehaltsabrechnung automatisieren: Warum der manuelle Versand ausgedient hat

In vielen Unternehmen ist der manuelle Versand von Lohnscheinen noch immer traurige Realität. Da stapeln sich Papierberge auf dem Schreibtisch, oder das Postfach quillt über vor Entwürfen für Einzel-Mails. Dieser Prozess ist nicht nur nervig, sondern auch ein massiver Zeitfresser. Wer manuell versendet, riskiert zudem Flüchtigkeitsfehler – und nichts ist in der Personalabteilung unangenehmer, als wenn der falsche Mitarbeiter die Gehaltsdaten eines Kollegen erhält.

Ein betroffener Nutzer fasste die Situation passend zusammen: "Ich versende manuell an jeden Einzelnen – das will ich ändern." Dieser Wunsch nach Effizienz ist berechtigt, denn wer seine Gehaltsabrechnung automatisieren lässt, schafft Raum für strategische Personalarbeit statt sich mit "Zettelwirtschaft" aufzuhalten.

Lohnabrechnung digital versenden und Datenschutzrisiken minimieren

Viele Unternehmen greifen als vermeintlich schnelle Lösung zur E-Mail. Doch Vorsicht: Lohnabrechnungen enthalten hochsensible personenbezogene Daten wie die Steuer-ID, die Sozialversicherungsnummer, die Konfession und natürlich das Gehalt. Laut DSGVO müssen solche Daten besonders geschützt und verschlüsselt übertragen werden.

Eine Standard-E-Mail erfüllt diese Sicherheitsanforderungen in der Regel nicht. Landet die Mail im falschen Postfach oder wird das Konto eines Mitarbeiters gehackt, drohen dem Arbeitgeber empfindliche Bußgelder. Wenn Du Deine Lohnabrechnung digital versenden möchtest, solltest Du daher auf eine rechtssichere Software-Lösung setzen, anstatt sensible Dokumente ungeschützt als einfachen Mail-Anhang zu verschicken.

So kannst Du mit Kenjo Deine Lohnabrechnung digital versenden

Mit Kenjo stellst Du Lohnabrechnungen digital und sicher zur Verfügung – ganz ohne Papier oder Postversand. Die Dokumente werden zentral in der digitalen Personalakte der jeweiligen Mitarbeitenden abgelegt und bleiben dort dauerhaft verfügbar.

Mitarbeitende können ihre Unterlagen jederzeit über die Kenjo App oder im Web einsehen. Für Dich bedeutet das: kein manuelles Verteilen, keine Kuverts und weniger Rückfragen.

Du lädst die Lohnabrechnungen aus Deinem Lohnabrechnungsprogramm hoch und ordnest sie den entsprechenden Mitarbeitenden zu. Sobald ein neues Dokument bereitsteht, werden die Mitarbeitenden automatisch informiert. So wird die Verteilung von Lohnabrechnungen zu einem einfachen, transparenten Bestandteil Deiner Personalverwaltung.

Vergleich: Manueller Versand vs. Gehaltsabrechnung automatisieren

Um die Vorteile für Dein Unternehmen zu verdeutlichen, hilft ein direkter Vergleich der beiden Methoden:

Warum die digitale Zustellung für Dein Team ein Gamechanger ist

Nicht nur die Personalverwaltung profitiert, wenn Du die Gehaltsabrechnung automatisieren lässt. Auch für die Belegschaft ist der digitale Weg ein echter Gewinn – besonders für Mitarbeiter in der Produktion oder im Service ("Blue Collar"), die keinen eigenen PC-Arbeitsplatz haben.

So modernierst Du Deine Personalverwaltung mit Kenjo

Der manuelle Versand von Lohnabrechnungen kostet jeden Monat unnötig Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern und Datenschutzproblemen. Wenn Arbeitszeiten, Schichten und Abwesenheiten aus verschiedenen Systemen zusammengeführt werden müssen, entsteht zusätzlicher Abstimmungsaufwand – lange bevor die eigentliche Abrechnung beginnt.

Kenjo bringt diese Prozesse in einem System zusammen. Von der Schichtplanung über digitale Stundenzettel bis hin zur vorbereitenden Lohnabrechnung und der sicheren Bereitstellung von Dokumenten arbeiten alle Schritte auf derselben Datenbasis. Lohnabrechnungen lassen sich dadurch strukturiert, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche bereitstellen.

So wird aus einem fehleranfälligen Monatsprozess ein klarer, digitaler Ablauf – transparent für Dein Team und zuverlässig für Deine Personalverwaltung.