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Personalabteilung

Wie sehen Inhalt, Struktur und Muster eines Empfehlungsschreibens aus?

Im Rahmen vieler Bewerbungsprozesse wird heute darum gebeten, ein so genanntes Empfehlungsschreiben einzureichen. Doch wie erstellst Du als Arbeitgeber, wenn Dich ein ehemaliger Beschäftigter darum bittet, ein solches Schreiben und welche Informationen beinhaltet es? Diese und andere Fragen wollen wir in unserem Artikel beantworten und Dich bei der Erstellung eines Empfehlungsschreiben Musters unterstützen.

 

Was ist ein Empfehlungsschreiben?

 

Ein Empfehlungsschreiben, auch Referenzschreiben genannt, ist ein Dokument, das im Rahmen einer Bewerbung durch eine Drittperson erstellt wird und dann dem potenziellen neuen Arbeitgeber zugeschickt wird. Dieses Dokument kann prinzipiell von jeder Person verfasst werden und unterscheidet sich deshalb von einem Arbeitszeugnis. Das Schreiben gibt eine persönliche Empfehlung und Einschätzung über eine Person wieder und soll begründen, ob und wie die Person für die offene Stelle befähigt ist. Inhalt des Empfehlungsschreibens sind neben den Erfahrungen der Person vor allem die Charakterzüge und die positiven Eigenschaften des Bewerbers.

 

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In Deutschland kommen solche Empfehlungsschreiben bei Bewerbungen immer häufiger vor, sind aber vor allem im europäischen Ausland und in den Vereinigten Staaten von Amerika verbreitet. In unserem Artikel erklären wir Dir, wie ein Empfehlungsschreiben aufgebaut ist, welche Informationen es beinhaltet und wie Du als Arbeitgeber das Schreiben erstellen kannst.

 

Was ist der Unterschied zwischen einem Empfehlungsschreiben und einem Arbeitszeugnis?

 

Um zu definieren, was ein Empfehlungsschreiben ausmacht, müssen wir zunächst klären, was der Unterschied zwischen einem Empfehlungsschreiben und einem Arbeitszeugnis ist. Bei einem Arbeitszeugnis handelt es sich um ein von Dir als Arbeitgeber ausgestelltes Dokument, das von niemand anderem ausgegeben werden darf. Dies passiert normalerweise, nachdem ein Arbeitsverhältnis aufgelöst worden ist und die Person sich nach einer neuen Stelle umsieht. Um zu belegen, welche Aufgaben und Tätigkeiten die Person in der letzten Anstellung in Deinem Unternehmen übernommen hat, wird ein Arbeitszeugnis ausgestellt, das jedem Arbeitnehmer nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses zusteht.

 

Das Empfehlungsschreiben ist ebenfalls darauf ausgerichtet, der Person bei der Suche nach einer neuen Stelle zu helfen. Durch das Schreiben erfährt der potenzielle neue Arbeitgeber, was den Bewerber ausmacht. Der Unterschied ist, dass das Empfehlungsschreiben potenziell durch jede dritte Person erstellt werden kann. Sinnvoll für Bewerber ist hier allerdings nicht im Freundeskreis zu fragen, sondern eher bei Dir als ehemaligen Vorgesetzten oder eventuell auch bei den Kollegen. Zusätzlich geht der Text, im Gegensatz zum Arbeitszeugnis, auch nicht konkret auf die Aufgaben in der letzten Anstellung ein, sondern eher auf die allgemeinen Erfahrungen, die Soft-Skills und die Wesenszüge der Person.

 

Wer braucht ein Empfehlungsschreiben und warum?

 

Empfehlungsschreiben werden durch den Referenzgeber erstellt, um eine Person aufgrund ihrer Erfahrungen und Arbeitseinstellung an Dich als neuen Arbeitgeber zu empfehlen. Sinnvoll ist ein solches Schreiben vor allem für Berufseinsteiger, da sie oft noch nicht so viele Arbeitszeugnisse und Arbeitserfahrungen vorweisen können. 

 

Doch auch für Arbeitnehmer mit Erfahrung kann sich ein Empfehlungsschreiben lohnen. In manchen Fällen wird dies explizit von Dir als neuem Arbeitgeber gefordert. Manchmal, gerade wenn es um Beförderungen oder um Anstellungen mit Personalverantwortung geht, ist es dienlich, ein solches Empfehlungsschreiben unaufgefordert einzureichen, um den neuen Arbeitgeber bereits vorab von den eigenen Fähigkeiten und Soft-Skills zu überzeugen.

 

Wie ist ein Empfehlungsschreiben aufgebaut?

 

Bevor man sich inhaltlich und strukturell mit dem Empfehlungsschreiben beschäftigt, sollte man zunächst sicher sein, was die formalen Anforderungen an ein Empfehlungsschreiben sind. Hier ist zu beachten, dass ein Empfehlungsschreiben nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein sollte. Wenn das Schreiben durch Dich als ehemaligen Vorgesetzten erstellt wird, solltest Du es auf Firmenpapier aufzusetzen.

 

Das Schreiben sollte zudem formal fehlerfrei sein und wenn das Dokument für eine Bewerbung genutzt wird, dann sollte diese nicht mehr als drei Empfehlungsschreiben enthalten. Hier können sich Bewerber merken: Je sparsamer man die Empfehlungsschreiben einsetzt, desto effektiver sind sie. Daher sollte man auch ganz klar auswählen, welche Referenzen die stärkste Wirkung entfalten. Ebenfalls dosiert eingesetzt werden sollte das Lob in dem Schreiben.

 

Was muss in ein Empfehlungsschreiben?

 

Um ein Empfehlungsschreiben auszustellen, muss man sich der Struktur eines solchen Dokuments bewusst sein. Welche Informationen gehören in ein Empfehlungsschreiben und wie ist das Dokument aufgebaut? Hier eine übersichtliche Auflistung aller Bestandteile eines Empfehlungsschreibens:

 

  • Der Briefkopf muss den Vornamen, den Nachnamen, das Unternehmen und die Anschrift des Referenzgebers enthalten.
  • Zusätzlich sollte eine Telefonnummer für Rückfragen hinterlegt sein.
  • Ein aktuelles Datum darf nicht fehlen.
  • Name und Anschrift des Adressaten, also der Person, an die die Empfehlung später geschickt werden soll und nicht die des Bewerbers, gehört ebenfalls in den Briefkopf des Schreibens.
  • In der Betreffzeile muss festgelegt werden, worum es in dem Schreiben geht. Ein einfaches Beispiel: „Empfehlungsschreiben für [Name des Bewerbers]“
  • Dann stellt sich der Referenzgeber zunächst selbst vor und berichtet von dem Verhältnis von Gutachter und Bewerber.
  • Als nächstes folgt der Ausstellungsgrund, wobei es sich z.B. um eine beendete Zusammenarbeit oder eine frühere Anstellung handeln kann.
  • Dann folgt eine sachliche Empfehlung, bei der man stets darauf achten sollte, bei den Fakten zu bleiben.
  • Jetzt werden die Fähigkeiten und Kenntnisse des Empfohlenen aufgelistet und bei Bedarf auch einzelne Beispiele aus der Arbeitswelt gebracht, in denen der Bewerber diese eingesetzt hat.
  • Des Weiteren werden erreichte Qualifikationen wie z.B. Schulungen oder auch der Studienabschluss aufgelistet und Erfolge in der Arbeitswelt benannt.
  • Zum Schluss folgt dann die subjektive Empfehlung, bei der die Soft Skills, der Charakter und die Persönlichkeit des Bewerbers beschrieben werden
  • Eine Aufforderung zur telefonischen Kontaktaufnahme schließt das Empfehlungsschreiben inhaltlich ab.
  • Das Dokument endet mit dem Datum und der Unterschrift des Referenzgebers.

 

Empfehlungsschreiben Muster 

 

Sobald es nun darum geht, ein solches Empfehlungsschreiben zu erstellen, sei es für einen ehemaligen Mitarbeiter oder man wird privat darum gebeten, für jemand anderen ein solches Schreiben zu erstellen, stellt sich oft die Frage nach einer Empfehlungsschreiben Vorlage. Man kann sich dann darum kümmern, das Empfehlungsschreiben Muster selber zu erstellen, aber oftmals fehlt die Erfahrung bei der Erstellung solcher Dokumente.

 

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Abhilfe schafft hier Kenjo, die All-In-One HR-Softwarelösung: Wir haben für Dich als Arbeitgeber ein Empfehlungsschreiben Muster, das all die geforderten Informationen wie die Anschrift, die Betreffzeile und die Empfehlungsschreiben Formulierungen bereits beinhaltet, erstellt. Somit sparst Du Dir den Aufwand und die Zeit, die Empfehlungsschreiben Vorlage selber erstellen zu müssen.

 

Welche Fehler sollte man beim Schreiben eines Empfehlungsschreibens vermeiden?

 

Das Schreiben einer Empfehlung ist für den potenziellen Bewerber eine wichtige Angelegenheit und sollte deshalb unbedingt ernst genommen werden. Um Fehler zu vermeiden, haben wir für Dich als Arbeitgeber eine Liste erstellt, um die gängigsten Probleme bei der Ersterstellung eines Referenzschreibens zu benennen. So erstellst du ganz einfach Dein persönliches Empfehlungsschreiben Beispiel:

 

  • Falscher Referenzgeber: Hat der Referenzgeber keinen guten Ruf, ist er fachfremd oder hat keine Kompetenz in der Arbeitswelt, kann das Empfehlungsschreiben schnell den gegenteiligen Effekt erzielen.
  • Fehlerhafte Rechtschreibung: Das Empfehlungsschreiben kann inhaltlich noch so klar sein. Wenn die Rechtschreibung fehlerhaft ist, rückt dies den Bewerber und den Referenzgeber in ein schlechtes Licht.
  • Zu viele Empfehlungsschreiben in einer Bewerbung: Eine zu große Anzahl an Schreiben im Rahmen einer Bewerbung ist ebenfalls zu vermeiden. Bewerber sollten sich auf ihre stärksten Referenzen konzentrieren.
  • Floskelhafte Sprache: Die Sprache der Referenz sollte klar und verständlich sein.
  • Zu viel Lob und Übertreibungen: Beinhaltet das Empfehlungsschreiben zu viel Lob und Übertreibungen, hast Du als Arbeitgeber schnell das Gefühl, dass es dem Referenzgeber nicht um Objektivität geht.
  • Fachliche Kompetenz fehlt: Fehlt dem Referenzschreiber die fachliche Kompetenz, mindert dies die Autorität der Referenz und der Adressat wird diese kaum ernst nehmen.
  • Text zu lang: Ist der Text zu lang, kann dies ebenfalls eine negative Auswirkung auf die Bewerbung haben. Bewerber und Referenzgeber sollten sich auch hier auf die wichtigsten Aussagen des Textes beschränken.

 

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Wie kann Kenjo Dir helfen?

 

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