¿Cómo hacer una nómina paso a paso?

A final de cada mes, los empleados de una empresa reciben una nómina. La palabra nos es familiar a todos. Se trata de un documento que acredita el sueldo, los aportes a la Seguridad Social y la retención del IRPF de cada empleado, entre otros aspectos.

De su correcta elaboración y gestión dependen los pagos de toda la plantilla, por lo que es fundamental conocer los elementos que contiene y cómo realizarla. 

Por eso, en este artículo te explicamos cómo hacer una nómina paso a paso, los aspectos a tener en cuenta para su confección y cómo calcular los aportes a la Seguridad Social o las retenciones del IRPF. 

¿Qué es una nómina?

Si queremos saber con más precisión qué es una nómina, hay que señalar que es un documento con validez legal que detalla el salario percibido por un trabajador en un tiempo determinado, por lo general un mes (si bien el contrato puede ser semanal, quincenal o diario, en función de las necesidades de la empresa). 

En esa medida, la nómina ofrece un desglose de los conceptos del salario bruto de un trabajador, así como su base de cotización, la retención del IRPF y, descontado todo lo anterior, el salario neto a cobrar. No obstante, también pueden incluirse retribuciones en especie, complementarias, bonificaciones o extras dependiendo de cada caso. 

Aspectos a tener en cuenta al confeccionar una nómina

¿Qué hay que tener en cuenta entonces para elaborar una nómina? Los aspectos a contemplar a la hora de confeccionar una nómina son muy diversos, pero podemos mencionar tres factores principales que nunca deberíamos pasar por alto.

1. Realizar un registro de la actividad minucioso

Antes que nada, es fundamental llevar un registro exhaustivo de la actividad laboral de nuestro empleado, lo que nos permitirá saber exactamente qué sueldo base le corresponde, pero también extras, bonificaciones por objetivos y otros añadidos o ayudas (por ejemplo de transporte). Una buena nómina debe tener en cuenta todos estos detalles.   

2. Conocer bien el tipo de contrato 

Desde luego, el buen cálculo de lo anterior dependerá en gran medida de si el empleado está a tiempo completo, a media jornada o si tiene un contrato indefinido. Este no es un concepto menor, ya que muchas de las retenciones o aportes, por ejemplo, están directamente vinculadas al tipo de contrato. 

Si confeccionamos la nómina de un trabajador tomando como base un contrato que no es el suyo, podemos caer en errores que costarán recursos económicos y más de un dolor de cabeza. 

3. Disponer de toda la información y situación de los empleados

A la hora de confeccionar una nómina, es importante también saber si el empleado ha estado de baja, ya sea médica o de paternidad; si tiene hijos, personas a su cargo o su estado civil. 

Además, tampoco olvidemos el convenio colectivo de aplicación al que pertenece, que afecta a los complementos salariales y al cobro de horas extra, y el grupo de cotización. A ello hay que sumar si las pagas extras serán prorrateadas o no, porque afectará igualmente la aplicación del IRPF.   

3 pasos a seguir para hacer una nómina

A la hora de confeccionar una nómina, no hay un único camino para realizarla. Sin embargo, estos 3 pasos explican en gran medida lo que cualquier nómina debería tener, desde el nombre y el DNI hasta las mejoras voluntarias.    

1. Incluir datos de la empresa, del trabajador y el periodo de liquidación

En una nómina confeccionada correctamente, es imprescindible que aparezca el nombre legal de la compañía, su domicilio fiscal, el CIF y el código de cuenta de cotización con el que las empresas realizan los pagos a la Seguridad Social.

Además, deberá aparecer el nombre completo del trabajador, su DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, así como la categoría, su grupo profesional, fecha de ingreso y código de contrato, entre otros datos.

Después de todo esto, no hay que olvidar especificar el mes de liquidación al que corresponde esa nómina, que indica la fecha de inicio, de finalización y el total de días remunerados. 

2. Determinar el detalle de los devengos

El dinero devengado es tal vez la parte más importante de la nómina, su razón de ser. Aquí encontramos todos los conceptos salariales que corresponden al empleado en el periodo que estamos liquidando, sin ninguna deducción todavía. 

De forma general, los devengos pueden dividirse en percepciones salariales y no salariales. Las primeras incluyen todas las retribuciones que cotizan a la Seguridad Social, como el salario base, los complementos, las horas, las pagas extra, etc. 

En las segundas, que no cotizan a la Seguridad Social, podemos encontrar indemnizaciones, bonificaciones y compensación de gastos de trabajo como dietas o kilometraje.  

3. Determinar las deducciones a aplicar

El tercer paso para la confección de una nómina es establecer cuáles son las deducciones que corresponden a esos devengos. Por lo general, las más comunes son las aportaciones a la Seguridad Social y la retención del IRPF, pero también pueden incluirse anticipos (en caso de que la empresa los autorice) u otras deducciones, como cuotas sindicales.

El salario líquido a percibir saldrá de la resta de todas las deducciones a los distintos devengos que hemos indicado antes.  

Preguntas frecuentes al hacer una nómina

Ahora bien, ¿qué otras cosas hay que saber a la hora de confeccionar una nómina? A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más comunes para entender mejor cómo realizar la nómina de una empresa.

¿Cómo calcular el coste de la Seguridad Social?

Las deducciones de la Seguridad Social son las de contingencias comunes (4,70%), desempleo (1,55% si el contrato es indefinido o 1,60% si el contrato es temporal), formación profesional (0,10%), más horas extraordinarias normales (4,70%) y horas extraordinarias de fuerza mayor (2%) si ha sido el caso.

En este sentido, la empresa paga el 23,6% de la base de contingencias comunes, el 5,5% en desempleo o un 6,7% si el trabajador tiene un contrato temporal y un 0,6% de formación profesional, así como un 0,2% de la base de cotización de contingencias comunes del trabajador.

¿Cómo calcular la base de cotización a la Seguridad Social?

El cálculo de la base de cotización a la Seguridad Social se realiza sumando las deducciones que explicamos anteriormente. El porcentaje que supone la Seguridad Social varía dependiendo del tipo de contrato, ya que es de un 6,4% para un contrato temporal. No obstante, si se trata de un contrato indefinido, formativo, de interinidad o de cualquier otro tipo, el porcentaje desciende a 6,35%.

Las bases mínimas y máximas según el grupo de cotización y las categorías profesionales pueden consultarse en la página web de la Seguridad Social. 

¿Cómo calcular las retenciones de IRPF?

Por su parte, las retenciones por IRPF son algo más complejas de calcular porque varían en función del salario y la situación de cada trabajador. Es decir, no solo dependen del sueldo devengado. Es por ello que un software para incidencias en nóminas es de gran utilidad para calcular con precisión y sin errores el porcentaje de IRPF que corresponde a cada trabajador de la empresa.  

Interfaz del software de Kenjo de incidencias en nóminas 

¿Qué fecha de entrega de nómina se debe poner?

La fecha de entrega de la nómina debe coincidir con el periodo liquidado. Por lo general, las nóminas se pagan y se entregan al final de cada mes del año, incluso en caso de contratos de semanas o días. 

¿Qué modelo de nómina conviene utilizar?

La nómina debe ajustarse al modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, salvo que un convenio colectivo o un pacto de empresa permita utilizar un modelo propio. Aun así, cualquier otro modelo de empresa deberá cumplir con los requisitos mínimos establecidos por el Ministerio. 

Según el Estatuto de los Trabajadores, éste deberá contener “con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan”.