HR skalieren ohne Chaos: So baust Du Prozesse, Software & Führung in Wachstumsphasen auf

Digitalisierung, Fachkräftemangel und steigende Compliance-Anforderungen verändern HR – besonders dort, wo gearbeitet wird: in Werkhallen, auf Touren, im Service. Früher galt „irgendwie verwalten“, heute zählt „skalierbar, audit-ready, mobil“.

In unserem Kenjo-Podcast teilt Alexandra Edl (Edl Consulting) praxisfeste Tipps aus Scale-ups und Konzernen. 

Top-5 Takeaways

1. Cultural Fit systematisch prüfen: Definiere vor dem Wachstum gemeinsame Kriterien und binde Teams früh ein.
2. Personalsoftware schnell zentralisieren: Digitale Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Recruiting in einem System – mobil und prüfsicher.
3. Standards früh festlegen: Klare Prozesse und Zuständigkeiten machen Dich skalierbar – auch im Schichtbetrieb.
4. Self-Service mit Change begleiten: Entlaste HR und Führung, aber nie ohne Schulung, Leitlinien und saubere Übergaben.
5. HR wird datengetrieben: Mit People Analytics Ziele messbar machen und auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung agieren.

1) Cultural Fit aktiv und partizipativ prüfen

Im Schicht- und Frontline-Alltag passt nicht jede gute Fachkraft automatisch ins Team. Lege mit Führung und Schichtleitungen klare Kriterien fest und standardisiere kurze, realistische Team-Touchpoints, zum Beispiel einen Kaffee-Check vor dem Vertragsangebot. Zuständigkeit: Recruiting plus jeweilige Teamleitung.

„Auch da, sich recht früh klarzuwerden, wen wollen wir auch kulturell? Also diesen Cultural-Fit-Interview, den einige Unternehmen führen, finde ich enorm wichtig, auch zu überlegen, wer soll involviert sein in so einem Recruiting-Prozess?“

Dokumentiere Entscheidungen zentral im HR-System und trenne Fach- von Cultural-Interviews. So bleiben Prozesse fair, reproduzierbar und skalierbar – selbst bei vielen parallelen Einstellungen. Praktisch weiter: Wenn Du Schichtwünsche und Verfügbarkeiten sauber erfassen willst, nutze Kenjos Kostenloser Schichtplaner als Startpunkt.

2) Personalsoftware schnell zentralisieren (Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheiten, ATS)

In Wachstumsphasen verlierst Du ohne Single Source of Truth Zeit und Geld. Priorisiere in Phase 1: digitale Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheiten und ATS – alles integriert, mobil & prüfsicher.

„Wir brauchen ganz schnell zentral eine Personalverwaltungssoftware.“

Für Deskless-Teams sind Mobile App und Terminal-Option (QR/PIN) Pflicht.

HR führt die Einführung, IT und Operations flankieren Umsetzung, Rechte und Datenschutz. Zielbild: ein Login, ein Datenmodell, ein Reporting – mit Exporten für vorbereitende Lohnabrechnung (z. B. DATEV-Schnittstelle). Starte hier: Zeiterfassung von Kenjo und Zeiterfassungs-Terminal.

3) Standards und Prozesse früh definieren – für echte Skalierbarkeit

Ohne Standardprozesse für On-/Offboarding, Schichtplanung, Urlaubsfreigaben und Krankmeldungen explodieren Ad-hoc-Anfragen. Definiere pro Prozess Ziel, Schritte, SLA, Zuständigkeit und Systemschritte. Im Schichtbetrieb heißt das: klare Freeze-Fenster für Dienstpläne, Eskalationspfade bei Unterdeckung sowie kurze Checklisten für Tages- und Wochenturnus.

„Wir brauchen Standards, wir brauchen Prozessdefinitionen, damit wir überhaupt skalierbar werden.“

Dokumente gehören in die digitale Personalakte, Genehmigungen in Workflows, Zeiten in die App – alles audit-ready. Für saisonale Peaks helfen Vorlagen und Wiederverwendbarkeit.

Als operatives Hilfsmittel sorgt der kostenlose Urlaubsplaner 2025 für Transparenz über Abwesenheiten je Standort und Team.

4) Self-Service einführen – aber mit Training und klaren Leitplanken

Employee Self Service (Zeitbuchung, Urlaubsantrag, Dokumente, Schichttausch) entlastet HR – wenn Du ihn geführt einführst. Plane Schulungen für Vorarbeiter und Teamleitungen, kurze Videoguides für Mitarbeitende und klare „Wer-macht-was“-Regeln, etwa Krankmeldung via App und Attestnachreichung. Starte mit Pilotbereichen (eine Halle oder ein Depot), sammle Feedback in Sprints und rolle erst danach flächig aus.

„Was ich gar nicht schön finde, ist, wenn man zu viele dieser verwaltenden Sachen auch Führungskräfte und Mitarbeiter abwälzt.“

Achte auf Compliance (Arbeitszeitgesetz, Pausen, Ruhezeiten) und Datenqualität. Bei arbeitsrechtlichen Fragen hilft zur Orientierung Kenjos Arbeitsrecht-Helfer – ideal für eine erste Einordnung (ohne Rechtsberatung).

5) HR datengetrieben aufstellen – messbar, mobil, auf Augenhöhe

Mache People Analytics zum Standard: Definiere Kern-KPIs (Besetzungszeit, Krankenquote je Schicht und Standort, Überstunden, Plan-Ist-Abgleich, Fehlzeitenkosten), baue regelmäßige Reviews mit Operations und Finanzen, und verknüpfe Maßnahmen mit Effekten (zum Beispiel geringere Unterdeckung, weniger Leiharbeit, stabilere OEE). Wichtig: Daten müssen nahtlos aus Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten kommen – mobil erfassbar und prüfsicher dokumentiert.

„Jetzt kann ich HR auf nächstes Level bringen und wir gehen jetzt mal analytischer durch, zahlengetriebener durch, wirklich auch strategisch und prozessual denkend“

Setze quartalsweise Hypothesen-Reviews auf, entscheide auf Basis von Zahlen und gib der Geschäftsführung ein einheitliches Dashboard. So wird HR vom Verwalter zum Mitgestalter – mit direktem Beitrag zu Kosten & Qualität.