Im ersten Teil unserer Blog-Serie haben wir Dir grob den Inhalt der neuen EU-Richtlinie erklärt: Ab Juni 2026 ist Entgelttransparenz für Dein Unternehmen verpflichtend. Besonders im Mittelstand und in gewerblich geprägten Branchen bedeutet das eine Zäsur. Gewachsene Gehaltsstrukturen in vielen Unternehmen werden einer Prüfung nur dann standhalten, wenn sie mit objektiven Kriterien erklärt werden können.

Zukünftig stehst Du in der Pflicht: Du musst Deine Entgelte erklären, Unterschiede sachlich begründen und diese Logik lückenlos dokumentieren.

Doch was ist gleichwertige Arbeit? Wie vergleichst Du die Wertigkeit von Positionen, die sich im Arbeitsalltag kaum ähneln?

Schritt 1:Das Punktesystem:

Den Stellenwert messbar machen

Die EU-Richtlinie definiert vier Leitkriterien, die Du nutzen kannst, um den “Wert” der in Deinen Unternehmen vorhandenen Jobprofile zu bestimmen. Um diese vergleichbar zu machen, vergibst Du pro Kriterium Punkte, zum Beispiel auf einer Skala von 1 bis 20. Natürlich kannst Du weitere Kriterien oder Unterkriterien hinzufügen, die Deinem Betrieb besser entsprechen.

1. Anforderungen an Fachkenntnisse und Expertise

• • In der Administration: Welche Fachsoftware (z. B. DATEV) oder tiefen Prozesskenntnisse setzt die Rolle voraus?
  • In der Produktion: Welche spezifischen Zertifikate (z. B. Staplerscheine) oder komplexen Maschinenkenntnisse sind zwingend?

2. Belastungen (Physisch und Psychisch)

Hier müssen die meisten Unternehmen, insbesondere mit gewerblichen und administrativen Mitarbeitern, umdenken. Die EU verlangt, dass Du psychische Lasten wie Zeitdruck oder Multitasking als gleichwertig zu physischen Lasten anerkennst.

3. Verantwortung

Wer trägt die Konsequenzen für das Ergebnis?

• Sachwerte: Verantwortung für Anlagen im Millionenwert.
• Personal: Führung und Entwicklung von Mitarbeitern.
• Finanzen: Verantwortung für Budgets und strategische Ausgaben.

4. Arbeitsbedingungen

Hier bewertest Du Faktoren wie Schichtarbeit, Lärm, Hitze oder Gefahrenstoffe. Begreife diese Bedingungen als festen Bestandteil Deiner Stellenbewertung, nicht bloß als isolierte Zulage.

Die Praxis: Ein Modell im direkten Vergleich

Beachte, dass dies ein Beispielmodell und stark vereinfacht ist. In der Praxis können verschiedene Dimensionen von Verantwortung individuell bewertet und gewichtet werden. Aber schauen wir uns jetzt einmal beispielhaft an, wie eine Fachkraft für Lagerlogistik und eine medizinische Fachangestellte (MFA) in einem solchen Punktesystem nebeneinander stehen könnten:

Das Ergebnis: Obwohl beide eine ähnliche Ausbildung haben, landet die Logistik-Fachkraft durch die Arbeitsbedingungen in einer höheren Entgeltgruppe. Dieser Unterschied ist nun systematisch objektiv dargestellt und rechtlich sicher dokumentiert.

Schritt 2: Die Person im Fokus – Leistung und Qualifikation

Innerhalb der so ermittelten Entgeltgruppen darfst Du weiterhin differenzieren. Entgelttransparenz bedeutet nicht Einheitslohn, sondern einfach eine Begründungspflicht. Dazu zählen Faktoren, die in der Person liegen:

• Individuelle Leistung: Nutze objektive Performance Reviews, zum Beispiel direkt in Kenjo dokumentiert. Wenn Du nachweisen kannst, dass ein Mitarbeiter seine Ziele wiederholend übertrifft, ist ein höheres Gehalt innerhalb eines bestimmten Rahmens z.B. eines Gehaltsbands rechtssicher begründet.
• Zusatzqualifikationen: Hat ein Mitarbeiter freiwillig eine relevante Weiterbildung abgeschlossen, die den Wert seiner Arbeit steigert? Dokumentiere diese Zertifikate konsequent in der Schulungsverwaltung als Begründung für Gehaltssprünge.
• Berufserfahrung: Längere Erfahrung darf ein Faktor sein, wenn Du belegen kannst, dass sie zu einer messbar besseren Arbeitsausführung führt.
  
  

Der Marktwert verliert als Joker

Früher hieß es oft, der Markt diktiere das Gehalt. Doch Juristen warnen: Rein subjektives Verhandlungsgeschick darf ab 2026 keine Rolle mehr spielen. Wenn Du jemandem mehr zahlst, musst Du dies über Deine Kriterien-Säulen oder personenbezogene Leistungen herleiten können.

Strategische Vorbereitung in Kenjo

In Deiner HR-Software führst Du diese Ebenen zusammen:

• Die Punktzahl: Hinterlege die errechnete Punktzahl des Mitarbeiters nach Deinem Bewertungsmodell in einem Textfeld im Mitarbeiterverzeichnis in Kenjo. Stay tuned für erweiterte Möglichkeiten in Kenjo.    

• Die Person: Dokumentiere Weiterbildungen, Zertifikate in der Schulungsverwaltung und Performance-Ratings lückenlos mithilfe der Performance Reviews

• für die Auskunft gerüstet: Nur so kannst Du bei einem Auskunftsersuchen sofort belegen, warum jemand an welcher Stelle im Gehaltsband steht.

Sieh oder hör dir zum Thema Entgelttransparenz auch unseren Podcast mit Karol von twinwin an. Video