Das 4-Schicht-System ist besonders für Unternehmen mit einem vollkontinuierlichen Betrieb unverzichtbar. Es ermöglicht eine lückenlose Abdeckung der Arbeitszeiten, verteilt die Arbeitslast auf vier Schichtgruppen und sorgt so für einen reibungslosen 24/7-Betrieb. In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du über das 4-Schicht-System wissen musst: wie es funktioniert, welche Vor- und Nachteile es hat und wie Du es mit digitalen Tools wie Kenjo effizient umsetzen kannst.

Was ist ein 4 Schicht System?

Ein 4-Schicht-System teilt die Belegschaft in vier Gruppen ein, die jeweils etwa sieben bis neun Stunden pro Schicht arbeiten. Diese Gruppen stellen gemeinsam sicher, dass der gesamte Wochenbetrieb abgedeckt wird, wobei die klassische Struktur aus Früh-, Spät- und Nachtschicht erhalten bleibt. Entscheidend ist dabei: Es laufen nicht vier Schichten pro Tag, sondern die vier Teams werden flexibel eingeplant, um den tatsächlichen Personalbedarf zu decken.

Besonders verbreitet ist das 4-Schicht-Modell in Branchen mit vollkontinuierlichem Betrieb, in denen ein klassisches 3-Schicht-System aufgrund tariflicher oder gesetzlicher Vorgaben nicht ausreicht. Durch die Aufteilung in vier Gruppen ergibt sich eine durchschnittliche Wochenarbeitszeit von rund 42 Stunden pro Team, wodurch ein störungsfreier 24/7-Betrieb gewährleistet wird. In einigen Fällen kommt das Modell auch bei teilkontinuierlichen Arbeitsprozessen zum Einsatz.

Wie funktioniert ein 4 Schicht System?

Das 4-Schichtsystem teilt die Belegschaft in vier Schichtgruppen auf, die abwechselnd in Früh-, Spät- und Nachtschichten arbeiten. Anders als der Name vermuten lässt, wird nicht an einem Tag in vier Schichten gearbeitet, sondern die Schichtgruppen rotieren nacheinander, um die Arbeitszeiten abzudecken.

Dieses Schichtmodell wird vor allem in Unternehmen eingesetzt, die einen kontinuierlichen Betrieb benötigen, der durch ein 3-Schichtsystem nicht mehr ausreichend abgebildet werden kann. Durch den Einsatz des 4-Schichtsystems kann eine 24/7-Abdeckung der Arbeitszeiten ermöglicht werden, ohne dabei die gesetzlichen und tariflichen Vorgaben zu verletzen.

4 Schicht System Beispiel

Um das 4-Schicht-System besser zu veranschaulichen, sehen wir uns ein konkretes Beispiel an. Die Mitarbeiter sind in vier Schichtgruppen unterteilt, die über die Woche hinweg rotieren, um den Betrieb kontinuierlich aufrechtzuerhalten. Die Schichten sind in folgende Zeiträume aufgeteilt:

• Frühschicht: 6:00 Uhr bis 14:00 Uhr  
• Spätschicht: 14:00 Uhr bis 22:00 Uhr  
• Nachtschicht: 22:00 Uhr bis 6:00 Uhr  
• Freie Schicht/Reserve: Eine flexible Schichtgruppe, die an Wochenenden, Feiertagen oder bei Bedarf zur Unterstützung der anderen Schichten eingesetzt wird.

Beispielhafte Schichtplanung für eine Woche:

• Montag: Frühschicht: Gruppe A, Spätschicht: Gruppe B, Nachtschicht: Gruppe C, Frei/Reserve: Gruppe D  
• Dienstag: Frühschicht: Gruppe B, Spätschicht: Gruppe C, Nachtschicht: Gruppe D, Frei/Reserve: Gruppe A  
• Mittwoch: Frühschicht: Gruppe C, Spätschicht: Gruppe D, Nachtschicht: Gruppe A, Frei/Reserve: Gruppe B  
• Donnerstag: Frühschicht: Gruppe D, Spätschicht: Gruppe A, Nachtschicht: Gruppe B, Frei/Reserve: Gruppe C  
• Freitag: Frühschicht: Gruppe A, Spätschicht: Gruppe B, Nachtschicht: Gruppe C, Frei/Reserve: Gruppe D  
• Samstag: Frühschicht: Gruppe B, Spätschicht: Gruppe C, Nachtschicht: Gruppe D, Frei/Reserve: Gruppe A  
• Sonntag: Frühschicht: Gruppe C, Spätschicht: Gruppe D, Nachtschicht: Gruppe A, Frei/Reserve: Gruppe B

In diesem Modell wechseln die Schichtgruppen wöchentlich zwischen den Früh-, Spät- und Nachtschichten. Dadurch wird die Belastung gleichmäßig verteilt und die Mitarbeiter haben regelmäßig freie Tage. Die Reservegruppe kann zusätzlich zur Deckung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit eingesetzt werden, was für einen reibungslosen Betriebsablauf sorgt.

Ein solches System erfordert eine durchdachte Schichtplanung und gute Abstimmung zwischen den Gruppen, um eine hohe Produktivität zu gewährleisten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu fördern.

Was ist der Unterschied zwischen einem 3 Schicht System und 4 Schicht System?

Der Hauptunterschied zwischen dem 3-Schicht- und dem 4-Schicht-System liegt in der Organisation der Arbeitszeiten und der Schichtgruppen. Im 3-Schicht-System sind die Mitarbeiter in drei Schichten (Früh-, Spät- und Nachtschicht) aufgeteilt, wobei jede Schicht acht Stunden dauert. Zwischen den Schichten wird der Betrieb rund um die Uhr aufrechterhalten, oft mit freien Wochenenden oder vereinbarten Pausenzeiten.

Im 4-Schicht-System gibt es zusätzlich zu den drei Schichten eine vierte Gruppe, die flexibel eingesetzt wird, um Ausfälle zu kompensieren oder in besonders arbeitsintensiven Phasen zu unterstützen. Die Schichten rotieren oft in kürzeren Intervallen, und es gibt weniger feste Wochenendfreizeiten. Dadurch kann der Betrieb kontinuierlicher abgedeckt werden, was besonders in Branchen mit einem 24/7-Betrieb notwendig ist. Das 4-Schicht-System wird meist dann genutzt, wenn der vollkontinuierliche Betrieb nicht durch ein 3-Schicht-System gewährleistet werden kann.

Was sind die Vorteile eines 4 Schicht Systems?

Ein 4-Schicht-System bietet zahlreiche Vorteile, besonders in Betrieben, die rund um die Uhr arbeiten müssen. Einer der wichtigsten Vorteile ist die optimale Ressourcennutzung, da durch die durchgehenden Betriebszeiten eine effizientere Auslastung der Betriebsmittel möglich wird.

Dadurch steigt auch die Produktivität, da Arbeitsprozesse ohne Unterbrechungen stattfinden und somit die Gesamtproduktivität gesteigert werden kann. Zudem bietet das 4-Schicht-System mehr Flexibilität in der Personalplanung, da durch die verschiedenen Schichten auf Ausfälle oder erhöhte Nachfrage besser reagiert werden kann. So können Engpässe einfacher vermiden werden. Diese Flexibilität ermöglicht es auch, sich schnell an Marktanforderungen, Saisonalität, Wunsche der Belegschaft aber auch  Kundennachfragen anzupassen, was in vielen Branchen entscheidend ist.

Was sind die Nachteile eines 4 Schicht Systems?

Obwohl das 4-Schicht-System viele Vorteile bietet, geht es auch mit einigen Herausforderungen einher. Besonders die unregelmäßigen Arbeitszeiten und Nachtschichten können sich negativ auf Schlafrhythmus und Gesundheit der Mitarbeitenden auswirken.

Auch die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben leidet häufig, da wechselnde Dienstzeiten die Planung des Alltags erschweren. Zudem ist die Dienstplanung komplex und verlangt eine präzise Abstimmung, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Ein weiteres Problem zeigt sich in der Kommunikation zwischen den Schichtteams, da der Informationsaustausch über Schichtgrenzen hinweg oft schwierig ist.

Wie erstellt man mit Kenjo ein 4 Schicht System?

Mit Kenjo lässt sich ein 4-Schicht-System einfach und effizient planen. Um ein solches System zu erstellen, gehst Du in den Bereich „Schichtplanung“ und wählst die Funktion „Neue Schicht hinzufügen“. Hier legst Du die Schichten für Früh-, Spät-, Nachtschicht und die Reserve-Schicht fest. Jede Schicht muss mit den relevanten Details wie Start- und Endzeit, Pausen und Mitarbeiterrolle ausgefüllt werden. 

Du kannst entweder geplante Schichten direkt den Mitarbeitern zuweisen oder offene Schichten erstellen, die später besetzt werden. Kenjo erleichtert die Zuweisung der Schichten durch Mitarbeitervorschläge basierend auf deren Verfügbarkeit und Qualifikation. Nach der Erstellung speicherst Du die Schichten und kannst sie veröffentlichen, um die Mitarbeiter zu informieren.

Dank der flexiblen Schichtplanung in Kenjo ist es einfach, Schichten regelmäßig zu wiederholen und anzupassen, um einen reibungslosen Betrieb im 4-Schicht-System zu gewährleisten.

Warum Du Deinen Schichtplan digitalisieren solltest

Die Digitalisierung mithilfe einer Schichtplanung Software bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die herkömmliche Planung mit Excel hinausgehen. Eine digitale Lösung wie Kenjo optimiert die Effizienz, indem sie manuelle Aufgaben automatisiert, wie etwa die Zeiterfassung und die Berechnung von Überstunden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.

Zudem ermöglicht eine Dienstplan Software Flexibilität, um auf plötzliche Änderungen wie Krankmeldungen sofort reagieren zu können. Die Integration der Mitarbeitenden in den Planungsprozess für Personaleinsatzplanung verbessert die Zufriedenheit und fördert eine bessere Work-Life-Balance. Mit digitalen Tools hast Du jederzeit den Überblick und kannst Schichtpläne effizient anpassen und veröffentlichen – alles auf Knopfdruck.