Alles, was Du über das 4 Schicht System wissen musst

Das 4-Schicht-System ist besonders für Unternehmen mit einem vollkontinuierlichen Betrieb unverzichtbar. Es ermöglicht eine lückenlose Abdeckung der Arbeitszeiten, verteilt die Arbeitslast auf vier Schichtgruppen und sorgt so für einen reibungslosen 24/7-Betrieb. In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du über das 4-Schicht-System wissen musst: wie es funktioniert, welche Vor- und Nachteile es hat und wie Du es mit digitalen Tools wie Kenjo effizient umsetzen kannst.

Was ist ein 4 Schicht System?

Ein 4-Schichtsystem basiert auf der Einteilung in vier Schichtgruppen, die in der Regel sieben bis neun Stunden pro Schicht arbeiten. Diese Schichtgruppen decken die gesamte Wochenarbeitszeit eines Unternehmens ab, wobei die klassische Einteilung in Früh-, Spät- und Nachtschicht erhalten bleibt. Wichtig ist zu beachten, dass nicht vier Schichten an einem Tag eingesetzt werden, sondern dass die vier Gruppen flexibel verplant werden, um den Arbeitsbedarf zu decken.

Besonders relevant ist das 4-Schichtsystem in Branchen mit vollkontinuierlichem Betrieb, in denen ein 3-Schichtsystem aufgrund tariflicher oder gesetzlicher Bestimmungen nicht ausreicht. Durch den Einsatz von vier Schichtgruppen wird eine durchschnittliche Wochenarbeitszeit von 42 Stunden pro Schichtgruppe ermöglicht, was einen reibungslosen Betrieb im 24/7-Modell sicherstellt. In manchen Fällen wird das System auch für teilkontinuierlichen Betrieb genutzt.

Wie funktioniert ein 4 Schicht System?

Das 4-Schichtsystem teilt die Belegschaft in vier Schichtgruppen auf, die abwechselnd in Früh-, Spät- und Nachtschichten arbeiten. Anders als der Name vermuten lässt, wird nicht an einem Tag in vier Schichten gearbeitet, sondern die Schichtgruppen rotieren nacheinander, um die Arbeitszeiten abzudecken. Dieses Schichtmodell wird vor allem in Unternehmen eingesetzt, die einen kontinuierlichen Betrieb benötigen, der durch ein 3-Schichtsystem nicht mehr ausreichend abgebildet werden kann. Durch den Einsatz des 4-Schichtsystems kann eine 24/7-Abdeckung der Arbeitszeiten ermöglicht werden, ohne dabei die gesetzlichen und tariflichen Vorgaben zu verletzen.

4 Schicht System Beispiel

Um das 4-Schicht-System besser zu veranschaulichen, sehen wir uns ein konkretes Beispiel an. Die Mitarbeiter sind in vier Schichtgruppen unterteilt, die über die Woche hinweg rotieren, um den Betrieb kontinuierlich aufrechtzuerhalten. Die Schichten sind in folgende Zeiträume aufgeteilt:

• Frühschicht: 6:00 Uhr bis 14:00 Uhr  
• Spätschicht: 14:00 Uhr bis 22:00 Uhr  
• Nachtschicht: 22:00 Uhr bis 6:00 Uhr  
• Freie Schicht/Reserve: Eine flexible Schichtgruppe, die an Wochenenden, Feiertagen oder bei Bedarf zur Unterstützung der anderen Schichten eingesetzt wird.

Beispielhafte Schichtplanung für eine Woche:

• Montag: Frühschicht: Gruppe A, Spätschicht: Gruppe B, Nachtschicht: Gruppe C, Frei/Reserve: Gruppe D  
• Dienstag: Frühschicht: Gruppe B, Spätschicht: Gruppe C, Nachtschicht: Gruppe D, Frei/Reserve: Gruppe A  
• Mittwoch: Frühschicht: Gruppe C, Spätschicht: Gruppe D, Nachtschicht: Gruppe A, Frei/Reserve: Gruppe B  
• Donnerstag: Frühschicht: Gruppe D, Spätschicht: Gruppe A, Nachtschicht: Gruppe B, Frei/Reserve: Gruppe C  
• Freitag: Frühschicht: Gruppe A, Spätschicht: Gruppe B, Nachtschicht: Gruppe C, Frei/Reserve: Gruppe D  
• Samstag: Frühschicht: Gruppe B, Spätschicht: Gruppe C, Nachtschicht: Gruppe D, Frei/Reserve: Gruppe A  
• Sonntag: Frühschicht: Gruppe C, Spätschicht: Gruppe D, Nachtschicht: Gruppe A, Frei/Reserve: Gruppe B

In diesem Modell wechseln die Schichtgruppen wöchentlich zwischen den Früh-, Spät- und Nachtschichten. Dadurch wird die Belastung gleichmäßig verteilt und die Mitarbeiter haben regelmäßig freie Tage. Die Reservegruppe kann zusätzlich zur Deckung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit eingesetzt werden, was für einen reibungslosen Betriebsablauf sorgt.

Ein solches System erfordert eine durchdachte Schichtplanung und gute Abstimmung zwischen den Gruppen, um eine hohe Produktivität zu gewährleisten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu fördern.

Was ist der Unterschied zwischen einem 3 Schicht System und 4 Schicht System?

Der Hauptunterschied zwischen dem 3-Schicht- und dem 4-Schicht-System liegt in der Organisation der Arbeitszeiten und der Schichtgruppen. Im 3-Schicht-System sind die Mitarbeiter in drei Schichten (Früh-, Spät- und Nachtschicht) aufgeteilt, wobei jede Schicht acht Stunden dauert. Zwischen den Schichten wird der Betrieb rund um die Uhr aufrechterhalten, oft mit freien Wochenenden oder vereinbarten Pausenzeiten.

Im 4-Schicht-System gibt es zusätzlich zu den drei Schichten eine vierte Gruppe, die flexibel eingesetzt wird, um Ausfälle zu kompensieren oder in besonders arbeitsintensiven Phasen zu unterstützen. Die Schichten rotieren oft in kürzeren Intervallen, und es gibt weniger feste Wochenendfreizeiten. Dadurch kann der Betrieb kontinuierlicher abgedeckt werden, was besonders in Branchen mit einem 24/7-Betrieb notwendig ist. Das 4-Schicht-System wird meist dann genutzt, wenn der vollkontinuierliche Betrieb nicht durch ein 3-Schicht-System gewährleistet werden kann.

Was sind die Vorteile eines 4 Schicht Systems?

Ein 4-Schicht-System bietet zahlreiche Vorteile, besonders in Betrieben, die rund um die Uhr arbeiten müssen. Einer der wichtigsten Vorteile ist die optimale Ressourcennutzung, da durch die durchgehenden Betriebszeiten eine effizientere Auslastung der Betriebsmittel möglich wird. Dadurch steigt auch die Produktivität, da Arbeitsprozesse ohne Unterbrechungen stattfinden und somit die Gesamtproduktivität gesteigert werden kann. Zudem bietet das 4-Schicht-System mehr Flexibilität in der Personalplanung, da durch die verschiedenen Schichten auf Ausfälle oder erhöhte Nachfrage besser reagiert werden kann. Diese Flexibilität ermöglicht es auch, sich schnell an Marktanforderungen und Kundennachfragen anzupassen, was in vielen Branchen entscheidend ist.

Was sind die Nachteile eines 4 Schicht Systems?

Trotz seiner Vorteile bringt das 4-Schicht-System auch einige Herausforderungen mit sich. Ein bedeutender Nachteil sind die gesundheitlichen Risiken für die Mitarbeitenden, da unregelmäßige Arbeitszeiten und Nachtschichten negative Auswirkungen auf den Schlaf und die allgemeine Gesundheit haben können. Zudem gestaltet sich die Work-Life-Balance oft schwierig, da die wechselnden Schichten die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben erschweren. Die Schichtplanung selbst ist komplex und erfordert eine sorgfältige Koordination, um eine lückenlose Abdeckung zu gewährleisten. Darüber hinaus gibt es oft Kommunikationsprobleme zwischen den Schichtgruppen, da die Informationsweitergabe über die Schichtgrenzen hinweg eine zusätzliche Herausforderung darstellt.

Wie erstellt man mit Kenjo ein 4 Schicht System?

Mit Kenjo lässt sich ein 4-Schicht-System einfach und effizient planen. Um ein solches System zu erstellen, gehst Du in den Bereich „Schichtplanung“ und wählst die Funktion „Neue Schicht hinzufügen“. Hier legst Du die Schichten für Früh-, Spät-, Nachtschicht und die Reserve-Schicht fest. Jede Schicht muss mit den relevanten Details wie Start- und Endzeit, Pausen und Mitarbeiterrolle ausgefüllt werden. 

Du kannst entweder geplante Schichten direkt den Mitarbeitern zuweisen oder offene Schichten erstellen, die später besetzt werden. Kenjo erleichtert die Zuweisung der Schichten durch Mitarbeitervorschläge basierend auf deren Verfügbarkeit und Qualifikation. Nach der Erstellung speicherst Du die Schichten und kannst sie veröffentlichen, um die Mitarbeiter zu informieren.

Dank der flexiblen Schichtplanung in Kenjo ist es einfach, Schichten regelmäßig zu wiederholen und anzupassen, um einen reibungslosen Betrieb im 4-Schicht-System zu gewährleisten.

Warum Du Deinen Schichtplan digitalisieren solltest

Die Digitalisierung von Schichtplänen bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die herkömmliche Planung mit Excel hinausgehen. Eine digitale Lösung wie Kenjo optimiert die Effizienz, indem sie manuelle Aufgaben automatisiert, wie etwa die Zeiterfassung und die Berechnung von Überstunden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler. Zudem ermöglicht eine digitale Schichtplanung Flexibilität, um auf plötzliche Änderungen wie Krankmeldungen sofort reagieren zu können. Die Integration der Mitarbeitenden in den Planungsprozess verbessert die Zufriedenheit und fördert eine bessere Work-Life-Balance. Mit digitalen Tools hast Du jederzeit den Überblick und kannst Schichtpläne effizient anpassen und veröffentlichen – alles auf Knopfdruck.